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Notifications par e-mail et approbations - Préférences utilisateur

Utilisez les paramètres de notification par e-mail pour contrôler comment et quand vous recevez des mises à jour concernant l’activité du système et les flux de travail d’approbation.

Pour accéder à vos préférences utilisateur :

Sélectionnez votre nom d’utilisateur en haut de n’importe quelle page Sage Intacct, puis Mes préférences.

Notifications générales par e-mail

Option de préférence	Description
Ma signature d’e-mail	Ajoute du texte à la notification par e-mail générée par le système qu’Intacct envoie avec les rapports programmés. Par exemple, vous pouvez écrire : Pour toute question concernant ce rapport, contactez karla.grace@keyword.com. Ce texte est identique au texte saisi dans la notification par e-mail.
Les rapports enregistrés sont générés et disponibles	Recevez un e-mail lorsqu’un rapport hors ligne a été généré.
Recevoir des notifications de la liste de contrôle	Recevoir un e-mail : Quand une affectation vous est attribuée. Si vous êtes le propriétaire de la liste de contrôle et que le statut d’une affectation a changé.
Recevoir des notifications récurrentes en cas d’échec de la planification	Recevez un e-mail en cas de problème avec une transaction récurrente. Si vous ne disposez pas des privilèges d’administrateur : Vous recevrez des notifications pour tous les échecs de transactions récurrentes associés à des calendriers récurrents dont vous êtes propriétaire. Cela signifie que vous êtes la personne ayant configuré la transaction récurrente initialement, ou que vous êtes la dernière à avoir mis à jour le calendrier de la transaction récurrente. Si vous disposez de privilèges d’administrateur : Vous recevrez des notifications pour tous les échecs de transactions récurrentes de CF ou de CC dans votre instance Sage Intacct.

Demandes de notifications d’approbation

Utilisez ces paramètres pour recevoir une notification par e-mail lorsqu’une feuille de temps ou une transaction nécessite votre approbation.

Option de préférence	Description
Achats Montant minimum...	Recevoir un e-mail lorsqu’une transaction d’achat nécessite votre approbation Vous pouvez limiter vos notifications par e-mail aux demandes les plus importantes ou aux montants les plus élevés en saisissant un montant minimum. Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes d’un montant supérieur à 5 000,00, définissez le montant minimum sur 5 000. Cette case à cocher s’applique uniquement si l’option Approbations d’achats et les Notifications par e-mail associées sont activées sur la page Configurer les achats.
Fournisseur	Recevez un e-mail lorsqu’un fournisseur attend votre approbation. Cette case à cocher s’applique uniquement si l’option Activer l’approbation des fournisseurs et son option associée Notifications par e-mail sont activées sur la page Configurer les Comptes fournisseurs.
Facture Montant minimum...	Recevez un e-mail lorsqu’une facture fournisseur créée dans Comptes fournisseurs nécessite votre approbation. Vous pouvez limiter vos notifications par e-mail aux demandes d’approbation de paiement portant sur les montants les plus importants ou élevés en saisissant un montant minimum. Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes d’un montant supérieur à 5 000,00, définissez le montant minimum sur 5 000. Cette case à cocher n’est applicable que si la case à cocher Notifications par e-mail sous Paramètres d’approbation des factures est cochée dans la page Configurer les comptes fournisseurs.
Écriture de journal	Recevez un e-mail à chaque nouvelle demande d’approbation d’écriture de journal. Vous pourriez continuer de recevoir des notifications par e-mail même si cette case n’est pas cochée. C’est le cas lorsque vous êtes défini en tant qu’approbateur sur la page Configurer le Grand livre et que la Fréquence des notifications par e-mail est définie sur Résumé quotidien, Résumé hebdomadaire ou Résumé mensuel. Cette case à cocher s’applique uniquement si l’option Activer les approbations d’écriture de journal est activée sur la page Configurer le Grand livre.
Demande de paiement Montant minimum...	Recevez un e-mail en cas de demande de paiement à approuver. Individuelle : Recevez un e-mail à chaque fois qu’une demande de paiement doit être approuvée. Consolidée : Réduisez le nombre d’e-mails que vous recevez en regroupant les notifications de demande connexes dans un seul e-mail. Pour limiter vos notifications par e-mail aux demandes d’approbation de paiement portant sur les montants les plus importants ou élevés, vous pouvez saisir un montant minimum . Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes d’un montant supérieur à 2 000,00, saisissez 2 000. Cette case à cocher s’applique uniquement si l’option Activer l’approbation des paiements des CF est activée sur la page Configurer les comptes fournisseurs.
Temps	Recevez un e-mail lorsqu’une feuille de temps est soumise pour approbation. Pour limiter vos notifications par e-mail aux demandes d’approbation de feuille de temps portant sur les montant les plus importants ou élevés, vous pouvez saisir un montant minimum . Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes d’un montant supérieur à 2 000,00, saisissez 2 000. Cette case à cocher ne s’applique que si l’option Approbation des feuilles de temps et les Notifications par e-mail associées sont activées sur la page Configurer le temps.

Option de préférence

Description

Achats

Montant minimum...

Recevoir un e-mail lorsqu’une transaction d’achat nécessite votre approbation

Vous pouvez limiter vos notifications par e-mail aux demandes les plus importantes ou aux montants les plus élevés en saisissant un montant minimum. Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes d’un montant supérieur à 5 000,00, définissez le montant minimum sur 5 000.

Cette case à cocher s’applique uniquement si l’option Approbations d’achats et les Notifications par e-mail associées sont activées sur la page Configurer les achats.

Fournisseur

Recevez un e-mail lorsqu’un fournisseur attend votre approbation.

Cette case à cocher s’applique uniquement si l’option Activer l’approbation des fournisseurs et son option associée Notifications par e-mail sont activées sur la page Configurer les Comptes fournisseurs.

Facture

Montant minimum...

Recevez un e-mail lorsqu’une facture fournisseur créée dans Comptes fournisseurs nécessite votre approbation.

Vous pouvez limiter vos notifications par e-mail aux demandes d’approbation de paiement portant sur les montants les plus importants ou élevés en saisissant un montant minimum. Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes d’un montant supérieur à 5 000,00, définissez le montant minimum sur 5 000.

Cette case à cocher n’est applicable que si la case à cocher Notifications par e-mail sous Paramètres d’approbation des factures est cochée dans la page Configurer les comptes fournisseurs.

Écriture de journal

Recevez un e-mail à chaque nouvelle demande d’approbation d’écriture de journal.

Vous pourriez continuer de recevoir des notifications par e-mail même si cette case n’est pas cochée. C’est le cas lorsque vous êtes défini en tant qu’approbateur sur la page Configurer le Grand livre et que la Fréquence des notifications par e-mail est définie sur Résumé quotidien, Résumé hebdomadaire ou Résumé mensuel.

Cette case à cocher s’applique uniquement si l’option Activer les approbations d’écriture de journal est activée sur la page Configurer le Grand livre.

Demande de paiement

Montant minimum...

Recevez un e-mail en cas de demande de paiement à approuver.

Individuelle : Recevez un e-mail à chaque fois qu’une demande de paiement doit être approuvée.
Consolidée : Réduisez le nombre d’e-mails que vous recevez en regroupant les notifications de demande connexes dans un seul e-mail.

Pour limiter vos notifications par e-mail aux demandes d’approbation de paiement portant sur les montants les plus importants ou élevés, vous pouvez saisir un montant minimum . Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes d’un montant supérieur à 2 000,00, saisissez 2 000.

Cette case à cocher s’applique uniquement si l’option Activer l’approbation des paiements des CF est activée sur la page Configurer les comptes fournisseurs.

Temps

Recevez un e-mail lorsqu’une feuille de temps est soumise pour approbation.

Pour limiter vos notifications par e-mail aux demandes d’approbation de feuille de temps portant sur les montant les plus importants ou élevés, vous pouvez saisir un montant minimum . Par exemple, pour limiter les notifications aux demandes d’un montant supérieur à 2 000,00, saisissez 2 000.

Cette case à cocher ne s’applique que si l’option Approbation des feuilles de temps et les Notifications par e-mail associées sont activées sur la page Configurer le temps.

Vous ne recevez pas de notifications d’approbation ?

Si un utilisateur est configuré pour recevoir des notifications par e-mail concernant les approbations des comptes fournisseurs ou des achats, mais qu’il ne les reçoit pas, vérifiez ses restrictions. Sage Intacct n’envoie pas de notifications par e-mail d’approbation aux utilisateurs restreints, à moins que les restrictions de l’utilisateur ne correspondent exactement à l’entité où la transaction est créée.

Voici quelques exemples illustrant l’impact des restrictions sur les e-mails d’approbation :

Exemple 1 : Configuration correcte des restrictions (un e-mail a été envoyé)

Le document 1234 est créé dans l’entité Texas.
La transaction est rattachée au service ABC, qui appartient à l’entité Texas.
L’utilisateur n’a accès qu’à l’entité Texas et au service ABC.

Comme les restrictions relatives à l’entité et au service de l’utilisateur correspondent à celles de la transaction, l’utilisateur reçoit l’e-mail d’approbation.

Exemple 2 : Des restrictions supplémentaires empêchent la livraison d’e-mails

Le document 1234 est créé dans l’entité Texas.
La transaction est rattachée au service ABC.
L’utilisateur est limité aux entités suivantes :
- l’entité Texas et le service ABC, ainsi que
- le service LMN et le service XYZ, qui appartiennent à d’autres entités.

Dans ce cas, l’utilisateur ne reçoit pas l’e-mail d’approbation.

En effet, l’utilisateur est limité aux service associés à plusieurs entités, mais n’est pas limité à toutes ces entités.

Pour recevoir des e-mails d’approbation, l’utilisateur doit être limité à

l’entité Texas, et
Toutes les entités associées à chaque service auquel l’utilisateur n’a pas accès (y compris celles des services LMN et XYZ).

Découvrez les restrictions relatives aux entités utilisateur et aux services.

Notifications de confirmation d’approbation

Utilisez ces paramètres pour être informé lorsqu’un fournisseur ou un paiement que vous avez soumis a été approuvé ou refusé.

Option de préférence	Description
Fournisseur approuvé	Recevez un e-mail lorsqu’un fournisseur que vous avez soumis est approuvé ou refusé. Cette case à cocher s’applique uniquement si l’option Activer l’approbation des fournisseurs et son option associée Notifications par e-mail sont activées sur la page Configurer les Comptes fournisseurs.
Paiement approuvé	Recevez un e-mail lorsqu’un paiement est approuvé. Sélectionnez une option en vue de notifications de paiements approuvés : Individuelle : Recevez un e-mail à chaque fois qu’un paiement est approuvé. Consolidée : Réduisez le nombre d’e-mails que vous recevez en regroupant les notifications de paiements approuvés connexes dans un seul e-mail. Cette case à cocher s’applique uniquement si l’option Activer l’approbation des paiements des CF est activée sur la page Configurer les comptes fournisseurs.

Option de préférence

Description

Fournisseur approuvé

Recevez un e-mail lorsqu’un fournisseur que vous avez soumis est approuvé ou refusé.

Paiement approuvé

Recevez un e-mail lorsqu’un paiement est approuvé. Sélectionnez une option en vue de notifications de paiements approuvés :

Individuelle : Recevez un e-mail à chaque fois qu’un paiement est approuvé.
Consolidée : Réduisez le nombre d’e-mails que vous recevez en regroupant les notifications de paiements approuvés connexes dans un seul e-mail.

Cette case à cocher s’applique uniquement si l’option Activer l’approbation des paiements des CF est activée sur la page Configurer les comptes fournisseurs.

Délégation de l’approbation

Utilisez ces paramètres pour déléguer les approbations des factures fournisseur, des écritures de journal, des feuilles de temps ou des transactions d’achat lorsque vous êtes absent du bureau.

Avant de déléguer des approbations, approuvez toutes les fiches en attente de votre approbation. Tout dossier existant et non approuvé dans vos files d’attente d’approbation avant le début de la délégation devra être approuvé ou réacheminé si nécessaire par l’approbateur sans restriction pendant votre absence.

Veuillez noter le comportement attendu suivant pour les approbations de factures dans Comptes fournisseurs :

La délégation n’est pas prise en charge pour les approbateurs basés sur la valeur.
Une approbation basée sur le fournisseur attribuée à un groupe d’utilisateurs ne peut pas être déléguée.

La section Délégation d’approbation s’affiche uniquement lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :

L’activation de la délégation est configurée pour les comptes fournisseurs (approbations de factures), le grand livre (approbations d’écritures de journal), les approbations de feuilles de temps ou les approbations d’achat.
Vous disposez des permissions d’approbateur pour la fiche concernée.

Option de préférence	Description
Case à cocher	Cochez la case pour activer la délégation d’approbation. Décochez la case pour arrêter la délégation d’approbation. Cette option n’est explicitement requise que pour mettre fin à la délégation de l’approbation du Grand livre ou pour mettre fin à la délégation du Grand livre ou des Achats si vous n’avez pas spécifié de Date de fin.
Approbations du délégataire	Selon votre configuration, une ou plusieurs des options suivantes peuvent apparaître : Déléguer les approbations des factures fournisseurs Déléguer les approbations d’achat Déléguer les approbations du Grand livre Déléguer les approbations de feuilles de temps
Nom du délégataire	L’utilisateur ou le groupe d’utilisateurs spécifié comme délégataire par défaut pour la fiche correspondante. Cette valeur est en lecture seule. Le délégataire est défini dans le tableau Gérer les délégués de la page Configurer les comptes fournisseurs, Configurer le grand livre ou Configurer les achats ou Configurer le temps Si le nom du délégataire est obsolète ou inexact, demandez à votre administrateur Sage Intacct de mettre à jour la configuration avec le nom correct du délégataire.
Date de début Date de fin	Saisissez les dates de début et de fin de la période de délégation pour les factures fournisseurs, les feuilles de temps ou les transactions d’achat. La date de fin doit coïncider avec la date du jour ou être postérieure à celle-ci. Pendant la période de délégation, seul le délégataire désigné peut approuver ou refuser toute facture, feuille de temps ou transaction d’achat réacheminée. À la fin de la période de délégation, les nouvelles demandes d’approbation sont automatiquement envoyées à votre file d’attente comme auparavant. Toutes les autorisations déléguées restent valables auprès de votre délégataire, même si la période de délégation prend fin avant que celui-ci n’ait approuvé ou refusé la transaction. Les dates de début et de fin ne s’appliquent pas aux approbations du Grand livre. Pour mettre fin à la délégation d’approbation du Grand Livre, décochez la case et cliquez sur Enregistrer lorsque vous retournez au bureau.