Résoudre les problèmes d’approbation du fournisseur
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Dans la rubrique suivante, nous vous décrivons les problèmes courants que vous pouvez rencontrer et leurs solutions.
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Vous devez approuver les fournisseurs : Listez les permissions qui vous ont été attribuées avant de pouvoir afficher la page Approuver les fournisseurs.
Si la permission vous a été attribuée et que l’option Approuver les fournisseurs ne s’affiche toujours pas dans le menu Comptes fournisseurs > Tous, rechargez la page de votre navigateur pour actualiser vos options. Si cela ne résout pas le problème, déconnectez-vous et reconnectez-vous.
Tous les utilisateurs disposant des permissions Approuver les fournisseurs voient la même liste de fournisseurs sur la page Approuver les fournisseurs. Lorsqu’un approbateur approuve ou refuse un fournisseur, ce fournisseur est supprimé de la file d’attente d’approbation de tous les approbateurs.
Selon l’emplacement d’une fiche fournisseur dans le flux de travail, il peut avoir le statut Soumis, Approuvé ou Refusé. Certaines actions liées à un fournisseur ne peuvent être effectuées que lorsque le fournisseur est approuvé.
Consultez le tableau suivant pour connaître les actions courantes et le statut du fournisseur requis.
|
Action |
Autorisé à l’état fournisseur |
|---|---|
|
Enregistrer des transactions en tant que brouillons |
Soumis, Approuvé, Refusé |
|
Comptabiliser les transactions |
Approuvé uniquement |
|
Modifier les transactions comptabilisées |
Approuvé uniquement |
|
Sélectionner les transactions pour le paiement |
Approuvé uniquement |
|
Recevoir les transactions entrantes de l’automatisation des CF |
Soumis, Approuvé, Refusé |
|
Référencer le fournisseur dans une transaction en dehors des Comptes fournisseurs ou des Achats |
Soumis, Approuvé, Refusé |
|
Modifier les informations sur le fournisseur ou le collaborateur |
Soumis, Approuvé, Refusé, tant que toutes les demandes de paiement du fournisseur sont complètes. La modification soumet les changements pour approbation. |
L’automatisation des CF crée des transactions en mode brouillon, ce qui signifie que l’approbation du fournisseur n’entre pas en conflit avec le processus de création automatisée de factures fournisseurs.
Toutefois, le fournisseur doit être approuvé avant de pouvoir comptabiliser la transaction automatisée.
La mise à jour de la transaction 1099 du fournisseur via l’importation d’un fichier CSV ne prend pas en charge l’approbation du fournisseur. Le statut des fournisseurs mis à jour avec ces modèles d’importation reste inchangé après l’importation.
Si vous ne recevez pas de notifications de fournisseurs en attente ou d’approbations de fournisseurs après avoir défini vos préférences utilisateur, votre utilisateur administrateur n’a peut-être pas configuré l’approbation du fournisseur pour inclure les notifications par e-mail. Contactez votre utilisateur administrateur pour demander que les notifications par e-mail soient sélectionnées dans la section Approbation des fournisseurs de Configurer les comptes fournisseurs.
Lorsque vous accordez à un utilisateur la permission Approuver les fournisseurs, vous lui donnez accès à tous les fournisseurs de la file d’attente Approuver les fournisseurs. Cela inclut les fournisseurs qui ont été soumis pour approbation avant que vous n’ajoutiez l’approbateur, à condition que le fournisseur n’ait pas été approuvé ou refusé.
Vous pouvez identifier la façon dont le fournisseur a été approuvé en examinant l’onglet Historique ou la piste d’audit dans la fiche du fournisseur.
Onglet Historique
| Méthode d’approbation | Type d’approbation | Action | Commentaires |
|---|---|---|---|
| Approbation automatique | Configuration activée | Approuvé | Système approuvé |
| Approbation initiée par l’utilisateur, via la page Approbation du fournisseur | Créer ou mettre à jour | Approuvé | Tous les commentaires fournis par l’approbateur |
Piste d’audit
| Méthode d’approbation | Action | Source | Après |
|---|---|---|---|
| Approbation automatique | Flux de travail | Système | Approuvé |
| Approbation initiée par l’utilisateur, via la page Approbation du fournisseur | Flux de travail | Interface utilisateur | Approuvé |
Vous pouvez savoir comment cela a été fait en consultant la colonne Source de l’écriture d’approbation dans la piste d’audit :
- Système : L’approbation a été déclenchée automatiquement lorsque l’utilisateur a configuré la fonctionnalité.
- Interface utilisateur : L’utilisateur a approuvé le fournisseur à partir de la page Approbation du fournisseur.
Deux actions d’envoi séquentielles ou plus dans la piste d’audit indiquent que l’auteur de l’envoi a modifié la fiche fournisseur et l’a soumise à nouveau.
Cette fonctionnalité permet à un utilisateur d’ajouter des informations qu’il a peut-être oubliées ou d’apporter des corrections, avant d’attendre qu’un approbateur examine et refuse une fiche incomplète.
Si vous êtes à la fois l’auteur de l’envoi et l’approbateur, les fournisseurs que vous soumettez apparaissent uniquement dans la file d’attente d’approbation des autres approbateurs. Vous ne pouvez pas approuver vos propres modifications.
Il est généralement recommandé aux approbateurs de ne pas avoir la permission d’ajout ou de modification pour les fournisseurs. Toutefois, si vos approbateurs doivent être autorisés à créer et à mettre à jour des fournisseurs, assurez-vous d’avoir plusieurs approbateurs.
