Envoyer des factures fournisseurs par e-mail à l’aide de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs

Automatisation des CF Facturation électronique Crée des factures fournisseurs provisoires à partir des documents fournisseurs que vous envoyez à l’adresse e-mail fournie par Sage.

Vous pouvez transférer des factures fournisseurs de l’une des manières suivantes :

• Transférer les e-mails des fournisseurs comprenant des factures fournisseurs en pièces jointes.

• Envoyer un seul e-mail avec plusieurs factures fournisseurs jointes.

Chaque pièce jointe aux e-mails génère une facture fournisseur provisoire. Si vous transférez un e-mail du fournisseur contenant des pièces jointes de support telles que des reçus, supprimez d’abord les pièces jointes. Sinon, Intacct génère une facture fournisseur provisoire pour chaque reçu. De plus, si le fournisseur inclut des informations supplémentaires dans le corps de l’e-mail, notez-les, car elles ne figurent pas dans la facture fournisseur provisoire.

Rechercher votre adresse e-mail configurée par Sage

Si l’automatisation des CF est activée, les adresses e-mail Sage sont configurées pour vous permettre de les utiliser lorsque vous envoyez des factures par e-mail. Une adresse e-mail unique vous est attribuée pour le niveau général, de même qu’une adresse e-mail pour chaque entité. Ces adresses ne sont pas modifiables.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.

   Si votre société est une société multi-entités, consultez la section Configuration à partir du niveau général pour afficher les paramètres d’automatisation des factures fournisseurs.

2. Sous Paramètres d’automatisation de la facture fournisseur, sélectionnez Configurer en regard de Services de messagerie.

   La fenêtre contextuelle Configurer les services par e-mail s’ouvre et affiche la liste des entités, leurs établissements par défaut et leurs boîtes aux lettres provisionnées. Copiez l’adresse e-mail de la colonne Boîte aux lettres pour l’entité que vous souhaitez utiliser.

Envoyer une facture fournisseur par e-mail pour la création automatique d’un brouillon

1. Transférez les e-mails du fournisseur contenant des pièces jointes de facture fournisseur à l’adresse e-mail configurée par Sage pour l’entité appropriée.

   Vous pouvez transférer des factures fournisseurs une par une ou transmettre un seul e-mail contenant plusieurs factures fournisseurs.

   Lors de l’adressage de l’e-mail, incluez une seule adresse e-mail dans le champ À : et laissez le champ CC : vide. Si vous incluez plus d’une adresse e-mail, Sage Intacct ne traitera pas la facture fournisseur.

   Pièces jointes aux e-mails valides

   Intacct accepte les documents suivants :

   • Fichiers au format PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC ou PNG
   • Fichiers non chiffrés
   • Fichiers de 20 Mo maximum
   • Fichiers de moins de 200 pages

   Les fichiers PDF suivants ne sont pas pris en charge :

   • Les fichiers PDF non standard, tels que les fichiers PDF qui incluent JavaScript ou des fichiers intégrés
   • Les fichiers PDF créés avec la version 1.4 ou une version antérieure
   Considérations lors de l’envoi de plusieurs factures fournisseurs dans un seul e-mail

   Tenez compte des limitations suivantes lorsque vous transférez un seul e-mail contenant plusieurs factures fournisseurs en pièces jointes.

   • Chaque facture fournisseur doit être un fichier distinct.

   • Le nom de fichier de chaque facture fournisseur doit être unique dans le lot de factures fournisseurs.

   • L’e-mail peut contenir un maximum de 200 pièces jointes.

   • La taille de l’e-mail et de toutes les pièces jointes combinées doit être inférieure à 40 Mo.

   Déterminez votre adresse e-mail fournie par Sage si vous ne disposez pas des privilèges d’administrateur

   Si vous, ou un autre utilisateur, avez déjà utilisé l’automatisation des CF pour créer des brouillons pour cette entité, vous pouvez voir l’adresse e-mail qui vous a été attribuée dans la colonne « e-mail du destinataire » dans la liste des factures fournisseurs.

   Dans une vue standard, filtrez la colonne Source pour E-mail. Ce filtre affiche les factures fournisseurs créées à partir des factures fournisseurs transférées.
   

   Les adresses e-mail d’automatisation des CF utilisent le format suivant.

   Les nouveaux clients et les entreprises qui ont opté pour les fonctionnalités de messagerie intelligente verront le format suivant :

   Niveau	Format de l’e-mail	Exemple
   Entité	<company id=""><entity id="">@ai.sage</entity></company>	ID de la société : examplecorp ID de l’entité : E100 Adresse e-mail de l’entité : examplecorpe100@ai.sage.com
   Niveau général	<company id="">@ai.sage</company>	ID de la société : examplecorp Adresse e-mail de niveau général : examplecorp@ai.sage.com

   Les clients existants qui n’ont pas activé les fonctionnalités de messagerie intelligente verront le format suivant :

   Niveau	Format de l’e-mail	Exemple
   Entité	<ID de la société> <ID de l’entité>@sagemail	ID de la société : examplecorp ID de l’entité : E100 Adresse e-mail de l’entité : examplecorpe100@sagemail.com
   Niveau général	<ID de la société>@sagemail	ID de la société : examplecorp Adresse e-mail de niveau général : examplecorp@sagemail.com

   Lorsque vous déterminez votre adresse e-mail, n’incluez pas d’espaces ni de traits de soulignement, même si l’ID de votre société en contient.

   Intacct peut fournir une adresse e-mail différente dans l’une des circonstances suivantes :

   • Si l’identifiant de votre société + l’identifiant de l’entité correspondent à une adresse e-mail déjà utilisée

   • Si vous supprimez une entité, puis que vous la recréez à l’aide du même identifiant d’entité

   Dans ce cas, Intacct ajoute un trait de soulignement et un nombre incrémentiel (commençant par 2) à la fin du nom d’utilisateur.

2. Pour afficher les brouillons créés à partir des factures fournisseurs envoyées par e-mail, accédez à Comptes fournisseurs > Tout > Factures dans l’entité dans laquelle vous avez envoyé les factures fournisseurs par e-mail.

   Si la liste des factures fournisseurs est déjà ouverte, sélectionnez Rafraîchir pour mettre à jour la liste. Pour filtrer la liste des factures fournisseurs pour les brouillons, sélectionnez la vue standard Factures fournisseurs provisoires.

   Contrairement aux factures fournisseurs téléchargées, qui apparaissent dans la liste pendant qu’Intacct analyse le contenu, les factures fournisseurs envoyées par e-mail s’affichent une fois l’analyse terminée. Si vous ne voyez pas vos factures fournisseurs, vous devrez peut-être laisser un peu de temps à Intacct pour terminer le traitement.

   À propos des colonnes de la liste Factures fournisseurs spécifiques à l’automatisation des CF

   Dans les vues standard, les colonnes suivantes fournissent des informations complémentaires sur les factures générées automatiquement :

   • Source: Indique si la facture fournisseur a été créée à partir d’un téléchargement (via la liste des factures fournisseurs) ou d’un e-mail. Si ce champ est vide, cela signifie que la facture fournisseur a été saisie directement dans Intacct, importée à l’aide d’un fichier CSV ou importée à l’aide d’une API.

   • Exceptions d’importation : Vous avertit de tout problème rencontré sur le brouillon. Passez la souris sur ce champ pour plus d’informations.

   • E-mail du destinataire : Affiche l’adresse e-mail fournie par Sage à laquelle la facture fournisseur a été envoyée.

   • E-mail de l’expéditeur : Affiche l’adresse e-mail de l’expéditeur.

Étape suivante : Examiner et comptabiliser les factures fournisseurs entrantes à partir de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs

Configurer la quantité de détails à inclure dans les factures fournisseurs envoyées par e-mail

Par défaut, Intacct résume le total de la facture fournisseur sur une seule ligne lors de la création de factures fournisseurs provisoires à partir de transactions envoyées par e-mail. Vous pouvez modifier la valeur par défaut si vous souhaitez que Sage Intacct crée des factures fournisseurs comportant plusieurs éléments qui correspondent au document fournisseur d’origine.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer > Configuration.

   Si votre société est une société multi-entités, consultez la section Configuration à partir du niveau général pour afficher les paramètres d’automatisation des factures fournisseurs.

2. Sous Paramètres d’automatisation de la facture fournisseur, sélectionnez Configurer en regard de Services de messagerie.

   La fenêtre contextuelle Configurer les services par e-mail s’ouvre, affichant la configuration de la boîte aux lettres et les règles qu’Intacct doit utiliser lors de la création de factures fournisseurs provisoires à partir de transactions envoyées par e-mail.

3. Pour Générez chaque facture avec, sélectionnez la méthode qu’Intacct doit utiliser.

   • Une ligne unique qui résume le total : Si le document de facture fournisseur contient plusieurs éléments, Intacct crée un élément unique dans la facture fournisseur provisoire. Cet élément contient le total de tous les éléments du document de facture fournisseur. Il s’agit de la configuration par défaut.

   • Tous les éléments et montants associés :Intacct crée un élément dans la facture fournisseur provisoire pour qu’il corresponde à chaque élément présent dans le document de facture fournisseur.

4. Choisir Sauvegarder dans la fenêtre contextuelle Configurer les services par e-mail.
5. Choisir Sauvegarder dans Configurer les comptes fournisseurs.