Examiner et comptabiliser les factures fournisseurs entrantes à partir de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs

Utiliser le brouillon Factures des factures fournisseurs brouillon pour examiner les factures fournisseurs que Sage Intacct crée à partir de factures fournisseurs chargées ou envoyées par e-mail. À partir de cette vue, vous pouvez :

• Reportez-vous aux exceptions d’importation nécessitant votre attention.
  
• Affichez le document de facture fournisseur joint directement à partir de la liste, à l’aide de la Joindre raccourci.
• Sélectionner et afficher les détails des factures fournisseurs au statut de brouillon.
• Saisir des éléments de taxe par défaut pour les transactions

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Factures fournisseurs.

2. Sélectionnez la flèche vers le bas en regard du menu Affichage, puis sélectionnez Projets de loi.

   La liste est mise à jour pour afficher toutes les factures fournisseurs au statut de brouillon ou en cours d’analyse.

   Comment Intacct affiche le statut des factures fournisseurs téléchargées et envoyées par e-mail

   • Analyse: Le traitement du document par Intacct est toujours en cours. Vous pouvez afficher le document de facture fournisseur joint, mais les détails de la facture fournisseur ne sont pas encore renseignés.
   • Brouillon: Le traitement est terminé. Vous pouvez afficher et modifier les détails de la facture fournisseur. Lorsque vous êtes prêt, envoyez ou comptabilisez la facture fournisseur.

   Le statut Analyse s’affiche pour les factures fournisseurs téléchargées en cours de traitement. Les factures soumises par e-mail apparaissent dans la liste des Factures fournisseurs lorsque le brouillon est terminé.

   Pour mettre à jour la liste à tout moment, sélectionnez Actualiser. Les factures fournisseurs qui sont arrivées après que vous avez ouvert la liste Factures fournisseurs s’affichent, tandis que le statut des factures fournisseurs qui étaient déjà en cours d’analyse est mis à jour.

3. Passez votre curseur sur toutes les alertes que vous voyez dans la colonne Importer des exceptions pour obtenir plus d’informations.

   Les exceptions d’importation vous alertent des problèmes détectés lors du traitement des documents chargés ou envoyés par e-mail. Par exemple, une facture fournisseur en double ou un fichier illisible.

   Dans les cas où Intacct ne peut pas saisir tout ou partie des informations de la facture fournisseur, renseignez les détails de la facture fournisseur vous-même en utilisant la pièce jointe comme référence. Si la pièce jointe est illisible, soumettez un nouveau fichier ou demandez au fournisseur de renvoyer la facture fournisseur.

   La colonne Exceptions d’importation apparaît dans la liste Factures fournisseurs pour les vues standard. Si vous ne voyez pas la colonne, sélectionnez la vue Toutes ou Factures fournisseurs provisoires. Vous pouvez également ajouter la colonne à une vue personnalisée.

   Lorsque vous modifiez ou affichez un brouillon comportant une exception d’importation, un message d’exception plus détaillé s’affiche. L’exception d’importation disparaît une fois que vous avez enregistré, comptabilisé ou envoyé la transaction.

   Types d’exceptions d’importation

   Les exceptions d’importation potentielles sont les suivantes :

   Type d’exception	Message	Description
   Dupliquer	Duplicata de facture fournisseur existante	La facture envoyée duplique une facture existante de sorte que l’ébauche n’est pas renseignée. Choisir Afficher la facture originale pour afficher la facture fournisseur dupliquée.
   Résoudre	Fournisseur introuvable	Sage Intacct n’a pas pu faire correspondre le fournisseur avec certitude. Sélectionnez un fournisseur avant de comptabiliser.
   Résoudre	Impossible de lire le fichier	Le système n’a pas pu lire la pièce jointe. Transférez ou chargez une nouvelle version du fichier, ou saisissez directement les détails de la facture.
   Résoudre	Le fichier est trop volumineux	Impossible de traiter la facture car elle dépasse la taille de fichier maximale. Envoyez une version de la facture d’une taille inférieure à 20 Mo ou saisissez directement ses détails en utilisant la pièce jointe comme référence.
   Résoudre	Déconnexion potentielle	Un problème technique s’est produit pendant le traitement. Saisissez directement les détails de la facture.
   Résoudre	Virus potentiel	Un éventuel virus a été détecté dans la pièce jointe, ce qui a empêché l’analyse. Saisissez directement les détails de la facture.
   Résoudre	Format de fichier non pris en charge	La facture fournisseur n’a pas pu être traitée pour l’une des raisons suivantes : Le type de fichier n’était pas PDF, JPG, JPEG, TIFF ou PNG. Le fichier était un fichier PDF non standard ou la version PDF était 1.4 ou antérieure. Le fichier était crypté. Envoyez à nouveau la facture à l’aide d’un type de fichier pris en charge ou saisissez directement les détails de la facture.
   Résoudre	L’emplacement est en dehors de la limite de restriction pour la dimension fournisseur.	Le fournisseur est limité à un emplacement différent de celui où la facture a été envoyée. Modifiez l’emplacement de la facture fournisseur. Si la facture a été envoyée à une entité restreinte, supprimez-la et renvoyez-la à la bonne entité.
   Résoudre	La valeur de la ventilation a été fournie avec un ou plusieurs champs de dimension.	La facture précédente contenait un élément avec ventilation. Mettez à jour la ventilation pour l’élément. Si la facture précédente comprenait une ventilation personnalisée, Intacct ne copie pas les valeurs de dimension dans la nouvelle facture provisoire. Modifiez la ventilation pour ajouter des valeurs de dimension.
   Résoudre	Le montant total de la transaction est obligatoire lorsque vous utilisez la taxe inclusive.	La facture précédente de ce fournisseur comportait plus de lignes avec taxe incluse que la facture envoyée. Cela crée une facture d’un montant de 0.

4. Pour examiner et mettre à jour une facture fournisseur, sélectionnez Éditer sur cette ligne.
5. Vérifiez les détails de la facture fournisseur et modifiez-les si nécessaire.

6. Pour les sociétés qui utilisent l’application Taxes, vérifiez les informations fiscales et ajoutez des éléments de taxe.

   Examinez les informations fiscales au niveau de l’en-tête

   Vérifiez les champs suivants pour les informations fiscales au niveau de l’en-tête :

   • La transaction a des conséquences fiscales
   • Solution de taxe
   • Taxe comprise
   Examinez la taxe en devise de transaction de l’écriture de ligne et sélectionnez les éléments de taxe

   1. Vérifiez le Taxe en devise de transaction Montants pour chaque ligne.
   2. Sélectionnez l’icône Éléments de taxe.

7. Sélectionnez Comptabiliser ou Soumettre.

   La facture fournisseur est mise à jour et vous êtes renvoyé à la liste des factures fournisseurs. Toutes les corrections apportées aux champs renseignés par l’IA sont renvoyées au système d’apprentissage automatique en vue de l’amélioration des prévisions futures.