Restreindre un fournisseur à une entité ou un service

Dans les sociétés multi-entités partagées, vous pouvez restreindre les fournisseurs aux entités et aux sites souhaités afin d’éviter que le fournisseur ne soit utilisé par inadvertance dans la mauvaise entité. Vous pouvez également restreindre un fournisseur à un service ou un groupe de services.

Vous pouvez restreindre la visibilité d’un fournisseur depuis la page Visibilité des fournisseurs ou depuis sa fiche.

Outre la mise à jour individuelle des restrictions des fournisseurs, vous pouvez utiliser les fonctions d’importation et d’exportation de la page Visibilités des fournisseurs pour :

• Exporter votre liste de restriction des fournisseurs dans l’un des formats standard (CSV, Excel, Word, PDF) afin d’imprimer ou d’utiliser les informations dans une autre application.
• Mettre rapidement à jour votre liste de restriction de fournisseurs en exportant les données sélectionnées, en apportant des modifications, puis en important ces dernières.

Pour afficher la liste Visibilité des fournisseurs, accédez à Comptes fournisseurs > Configurer  > Fournisseurs > Visibilité.

Directives pour la mise à jour des restrictions de fournisseur

La chose la plus importante à retenir lors de la mise à jour des fiches de restrictions des clients via l’importation CSV est que les modifications que vous apportez dans la feuille de calcul ont une incidence sur les fiches de restrictions de vos clients.

• Si vous mettez à jour les données de la feuille de calcul pour une restriction de fournisseur, les informations que vous spécifiez remplacent les données de la fiche de restriction de fournisseur existante.
• Si vous supprimez des données de la feuille de calcul, les informations correspondantes seront supprimées de la fiche de restriction du fournisseur.

Précautions recommandées :

• Effectuez une sauvegarde de vos informations de restriction de fournisseur avant d’effectuer des modifications. Enregistrez une copie de la feuille de calcul CSV pour l’importation afin de disposer d’un enregistrement de la liste Visibilités des fournisseurs avant de la mettre à jour.
• Avant d’effectuer des modifications à grande échelle, testez le processus de mise à jour. Essayez de modifier quelques restrictions de fournisseur, puis mettez à jour uniquement ces fiches de fournisseurs.
• Lorsque vous exportez le fichier CSV pour importation, veillez à inclure la colonne Identifiant fournisseur. Ceci identifie la fiche du fournisseur que vous mettez à jour.
• L’ordre des colonnes n’est pas important. Par exemple, Identifiant fournisseur n’a pas besoin d’être en premier. La ligne d’en-tête identifie le contenu de chaque colonne.
• Lorsque vous mettez à jour le fichier CSV pour l’importation, n’oubliez pas que vous devez saisir des informations différentes en fonction des types de champs.
  • Pour les options à cocher, saisissez TRUE pour sélectionner l’option et FALSE pour la désélectionner.

Champs obligatoires pour les restrictions liées aux nouveaux fournisseurs

Lorsque vous ajoutez de nouveaux fournisseurs, vous devez inclure au moins les colonnes suivantes :

• Identifiant fournisseur : Champ d’identifiant pour toutes les autres valeurs.
• Visibilité : le type de restriction : Non restreint, Racine uniquement ou Restreint
• Champs personnalisés obligatoires : si vous avez créé des champs personnalisés obligatoires, vous devez également inclure ces colonnes.

Modifier les restrictions de fournisseur individuellement

Si vous devez mettre à jour ou ajouter des restrictions pour un ou deux fournisseurs, le moyen le plus rapide est de modifier la fiche du fournisseur à partir de la page Visibilité des fournisseurs.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer  > Fournisseurs > Visibilité.
2. Recherchez le fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.
3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

   La fiche fournisseur s’ouvre dans l’onglet Restrictions.

4. Dans la section Visibilité, sélectionnez l’une des options suivantes pour indiquer qui peut afficher et comptabiliser des transactions pour ce fournisseur :
   • Fournisseur sans restriction : Le niveau général et toutes les entités de la structure multi-entités
   • Restriction au niveau général uniquement : Uniquement le niveau général de la structure multi-entités
   • Fournisseur avec restrictions : Uniquement les sites, groupes de sites, services ou groupes de services choisis au sein de la structure multi-entités
5. Si vous avez sélectionné Fournisseur restreint, sélectionnez les restrictions comme suit :
   1. Sélectionnez à l’intérieur de la première ligne vide sous Établissements restreints ou Services restreints, en fonction de la restriction que vous souhaitez définir.
   2. Sélectionnez un établissement ou un service dans la liste déroulante.
   3. Pour ajouter une autre restriction, sélectionnez à l’intérieur de la ligne vide suivante et sélectionnez une restriction dans la liste déroulante.
      Si vous sélectionnez une entité comme établissement, vous devez également sélectionner les établissements associés à cette entité.
6. Sélectionnez Enregistrer ou Envoyer.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Configurer  > Fournisseurs > Visibilité.
2. Sélectionnez Modifier en regard du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour.

   La fiche fournisseur s’ouvre dans l’onglet Restrictions.

3. Dans la section Visibilité, sélectionnez l’une des options suivantes pour indiquer qui peut afficher et comptabiliser des transactions pour ce fournisseur :
   • Fournisseur sans restriction : Le niveau général et toutes les entités de la structure multi-entités
   • Restriction au niveau général uniquement : Uniquement le niveau général de la structure multi-entités
   • Fournisseur avec restrictions : Uniquement les sites, groupes de sites, services ou groupes de services choisis au sein de la structure multi-entités
4. Si vous avez sélectionné Fournisseur restreint, sélectionnez les restrictions comme suit :
   1. Sélectionnez à l’intérieur de la première ligne vide sous Établissements restreints ou Services restreints, en fonction de la restriction que vous souhaitez définir.
   2. Sélectionnez un établissement ou un service dans la liste déroulante.
   3. Pour ajouter une autre restriction, sélectionnez à l’intérieur de la ligne vide suivante et sélectionnez une restriction dans la liste déroulante.
      Si vous sélectionnez une entité comme établissement, vous devez également sélectionner les établissements associés à cette entité.
5. Sélectionnez Enregistrer ou Envoyer.

Exporter des restrictions de fournisseur

Vous pouvez exporter tous les éléments que vous pouvez afficher dans la liste Visibilité des fournisseurs. Vous avez ainsi la possibilité de contrôler les éléments exportés, notamment les colonnes de données, l’ordre d’affichage et de tri, de même que la liste de restrictions des clients que vous avez incluse.

Créer une vue de liste contenant les données que vous souhaitez exporter

Pour contrôler les données exportées, vous pouvez créer une vue personnalisée de la liste Visibilité des fournisseurs incluant uniquement les données que vous voulez consulter.

1. Choisissez Créer une nouvelle vue dans le menu déroulant Gérer les vues en haut de la liste Visibilité des fournisseurs.
2. Dans l’assistant Créer une nouvelle vue, à l’étape 1, sélectionnez les colonnes de données à inclure.

   Vous pouvez sélectionner les champs de fournisseur standard (tels que le nom et l’identifiant), ainsi que tous les champs personnalisés que vous avez créés pour votre société.

3. Effectuez vos modifications.

   À l’aide de l’assistant, vous pouvez :

   • Choisir l’ordre d’affichage des colonnes.
   • Filtrer la liste des restrictions de fournisseurs, notamment en filtrant les fournisseurs non restreints ou disponibles uniquement au niveau général.
   • Choisir l’ordre de tri des colonnes, par exemple, trier les fournisseurs par Identifiant ou Visibilité.
4. À l’étape 5, Enregistrer les options avancées, saisissez un Nom pour la nouvelle vue.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Vous êtes renvoyé à la liste Visibilité des fournisseurs. La nouvelle vue est désormais sélectionnable dans la liste déroulante en regard de Gérer les vues.

Exporter la liste des restrictions des fournisseurs

1. Si vous ne l’avez pas déjà fait, sélectionnez la vue de la liste incluant les données que vous souhaitez exporter.

   • Sélectionnez une vue que vous avez créée précédemment ou configurez les colonnes pour ajouter les colonnes dont vous avez besoin.

     En haut de la liste Visibilité des fournisseurs, sélectionnez le menu déroulant en regard de Gérer les vues, puis choisissez le nom de la vue que vous avez créée précédemment.

   • Si vous ne sélectionnez pas de vue avant d’exporter la liste Visibilité des fournisseurs, votre fichier d’exportation inclut la liste des fournisseurs et les colonnes actuellement disponibles dans la liste Visibilité des fournisseurs.
2. Exportez la liste en choisissant un format d’exportation dans le menu déroulant Exporter en haut de la liste Visibilité des fournisseurs.

   Descriptions des champs Format d’exportation

   Format d’exportation	Description
   CSV	Fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) pouvant être ouvert dans la plupart des tableurs.
   Excel	Fichier Microsoft Excel (XLS).
   Word	Fichier Microsoft Word (DOC).
   PDF	Ficher Adobe PDF (PDF).
   Format CSV pour l’importation	Fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) qui inclut les fournisseurs et les champs dans un format que vous pouvez utiliser pour mettre à jour votre liste Visibilité des fournisseurs. Si la vue actuelle de la liste Visibilité des fournisseurs contient des champs impossibles à mettre à jour via un processus d’importation, ces champs ne sont pas inclus dans le fichier d’exportation.

Utiliser l’importation CSV pour mettre à jour en masse les restrictions des fournisseurs

Vous pouvez rapidement mettre à jour les restrictions de fournisseur de façon simultanée en exportant les données des fournisseurs au format CSV pour l’importation, en modifiant la feuille de calcul obtenue, puis en important vos modifications.

Exporter la liste des fournisseurs au format « CSV pour l’importation »

Avant de commencer ce processus, il est recommandé de créer une vue personnalisée de votre liste Visibilité des fournisseurs qui inclut les fournisseurs et les colonnes que vous souhaitez mettre à jour. Ainsi, lorsque vous exportez la liste des fournisseurs, vous disposez d’une feuille de calcul adaptée aux informations que vous souhaitez modifier.

1. Si vous ne l’avez pas déjà fait, choisissez le vue de la liste incluant les données que vous souhaitez exporter.

   • Sélectionnez une vue que vous avez créée précédemment ou configurez les colonnes pour ajouter les colonnes dont vous avez besoin.

     En haut de la liste Visibilité des fournisseurs, sélectionnez le menu déroulant en regard de Gérer les vues, puis choisissez le nom de la vue que vous avez créée précédemment.

   • Si vous ne sélectionnez pas de vue avant d’exporter la liste Visibilité des fournisseurs, votre fichier d’exportation inclut la liste des fournisseurs et les colonnes actuellement disponibles dans la liste Visibilité des fournisseurs.
   Si la vue actuelle de la liste Visibilité des fournisseurs contient des champs qui ne peuvent pas être mis à jour via un processus d’importation, ces champs ne seront pas inclus dans le fichier d’exportation.
2. Exportez la liste des fournisseurs au format CSV pour l’importation.

   Le système exporte les données vers un modèle d’importation prédéfini au format .csv, que vous pouvez ensuite ouvrir et mettre à jour.

Mettre à jour le fichier de modèle CSV

1. Ouvrez le fichier CSV dans une application de feuille de calcul.
2. Mettez à jour la feuille de calcul.
   1. Vous pouvez mettre à jour les restrictions générales pour les fournisseurs existants en procédant comme suit :
      • Fournisseur sans restriction : En plus du niveau général, toutes les entités de la structure multi-entités peuvent afficher ce fournisseur et comptabiliser les transactions correspondantes.
      • Limité au niveau général uniquement (racine uniquement) : Seul le niveau général de la structure multi-entités peut afficher ce fournisseur et comptabiliser les transactions correspondantes.
      • Fournisseur avec restrictions : Seuls les sites, groupes de sites, services ou groupes de services choisis au sein de la structure multi-entités peuvent afficher ce fournisseur et comptabiliser les transactions correspondantes.
   2. Vous pouvez modifier les établissements ou les services de la structure multi-entités qui peuvent afficher les fournisseurs sélectionnés.

      Vous pouvez ajouter autant de colonnes que nécessaire pour les sites et les services.

3. Une fois que vous avez terminé, enregistrez la feuille de calcul au format .csv.

Importer vos modifications

1. Sélectionnez Importer en haut à droite de la liste des fournisseurs.
2. Recherchez et sélectionnez le fichier .csv que vous souhaitez importer.
3. Spécifiez l’adresse e-mail à laquelle les résultats doivent être envoyés.

   En cas d’échec d’importation d’une fiche, vous en serez averti par e-mail.

4. Sélectionnez d’autres options si nécessaire.