Gérer plusieurs entités
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Le composant Gestion multi-entités permet de gérer les entités et les paramètres d’entité de votre société. La page Gérer plusieurs entités vous permet d’activer les comportements multi-entités et inter-entités, notamment :
- Utilisation d’une devise de tenue de compte ou d’une devise de tenue de compte différente par entité.
- Émission de formulaires 1099 distincts par entité.
- Restriction des transactions au niveau de l’entité ou restriction de l’accès par client, fournisseur, compte courant ou compte d’épargne.
- Activation de la dimension standard d’entité affiliée (pour les sociétés disposant d’un abonnement de consolidation).
- Mappage des paires de comptes inter-entités et gestion des transactions inter-entités.
Accédez à Gérer plusieurs entités
| Abonnement | Administration |
|---|---|
| Type d’utilisateur | Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur |
| Permissions | Abonnements aux applications : Liste, Afficher et Configurer |
- Atteindre
- Sur la page Abonnements, sélectionnez Gestion multi-entités, puis sélectionnez Configurer.
Paramètres d’entité
| Champ | Description |
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Activer les devises de tenue de compte multiples |
Avant de sélectionner cette option, vous devez d’abord activer la gestion multidevise dans le Grand livre Cochez cette case pour permettre à chaque entité d’utiliser sa propre devise de tenue de compte. Par exemple, vous pouvez sélectionner cette option si vous avez une entité qui opère en dollars US (USD) et une autre qui opère en euros (EUR). Notez les points suivants concernant les devises de tenue de compte multiples :
Il n’est pas nécessaire d’utiliser plusieurs devises de tenue de compte pour effectuer des transactions dans plusieurs devises. Par exemple, même si chaque entité d’une société utilise l’USD comme devise de tenue de compte, vous pouvez toujours effectuer des transactions dans d’autres devises. Vous pouvez activer plusieurs devises de transaction dans le Grand livre. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Activer les devises de transaction multiples. |
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Lorsque vous activez plusieurs devises de tenue de compte, vous pouvez définir une devise d’approbation de la valeur pour les transactions d’achat et Rapports de dépenses. Une devise d’approbation de la valeur permet à Sage Intacct de convertir la devise de transaction dans une devise commune. Cette devise commune sert à évaluer les seuils d’approbation des transactions et à déterminer si une transaction doit être approuvée. Pour définir une devise d’approbation de la valeur, sélectionnez une devise dans le menu déroulant. Seules les devises que vous activez dans Sage Intacct peuvent être sélectionnées. |
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| Champ | Description |
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Cochez cette case pour imprimer des formulaires 1099 avec des informations au niveau de l’entité plutôt que des informations de niveau général sur la société. Cela signifie que :
Décochez cette case si vous souhaitez que la société de niveau général imprime un seul jeu de formulaires 1099 pour toutes les entités et tous les fournisseurs. Dans ce cas, les formulaires s’impriment avec le nom légal de la société, l’adresse et le numéro d’immatriculation fiscale de l’entité de niveau général, même si une entité subordonnée a effectué le paiement. Si vous devez imprimer un formulaire 1099 distinct pour une entité individuelle, passez à cette entité et imprimez-y les formulaires. Lorsque le Émettre un 1099 distinct par entité n’est pas sélectionnée, la structure multi-entités se comporte comme s’il s’agissait d’une seule société.
Dans ce mode, la société de niveau général imprime généralement un ensemble de formulaires 1099 pour toutes les entités et tous les fournisseurs ; Cependant, la même liste est également disponible au niveau de l’entité. Les formulaires 1099 contiennent le nom de la société, l’adresse et le numéro d’immatriculation fiscale de l’entité de niveau général, même si une entité subordonnée a effectué le paiement. |
Par défaut, vous créez des clients, des fournisseurs et des comptes bancaires au niveau général et les partagez entre toutes les entités. Toutefois, vous pouvez restreindre l’accès par emplacement, groupe d’emplacements, services et groupes de services.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez restreindre un fournisseur à un certain service et à un certain emplacement afin que les autres sites et services ne puissent pas effectuer de transactions avec le fournisseur. Ou supposons que vous limitiez une entité à un certain compte bancaire pour l’empêcher de payer des factures à partir d’un mauvais compte.
Lors de la configuration de groupes d’établissements ou de groupes de services, les restrictions peuvent être basées sur des groupes qui contiennent des établissements ou des services spécifiques. Les restrictions ne peuvent pas être basées sur des groupes qui filtrent dynamiquement en fonction de la valeur de certains champs (par exemple, les établissements dont le statut est Actif). Les groupes de sites et les groupes de services qui contiennent un filtrage dynamique n’apparaissent pas dans l’onglet Restrictions.
| Champ | Description |
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Limiter l’accès au niveau général uniquement |
Cette option permet de configurer les sociétés multi-entités pour travailler uniquement au niveau général. Travailler au niveau général offre une plus grande transparence et une meilleure visibilité sur les transactions, quelles que soient les entités impliquées.
Lorsque vous restreignez l’accès au niveau général uniquement, les composants d’interface utilisateur suivants sont masqués :
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Limiter les transactions du Grand livre au niveau de l’entité uniquement
Limiter les transactions du livre auxiliaire au niveau de l’entité uniquement |
Vous pouvez utiliser ces deux options pour limiter les utilisateurs à la saisie de transactions au niveau de l’entité uniquement. Avant de sélectionner l’une de ces options :
Si vous sélectionnez l’une de ces options, vous ne pouvez pas utiliser la fenêtre Limiter l’accès au niveau général uniquement option.
Lorsque vous limitez les utilisateurs au niveau de l’entité, vous devez vous attendre aux éléments suivants : Niveau général
Niveau de l’entité Tous les utilisateurs peuvent afficher toutes les transactions de cette entité, à l’exception des transactions créées au niveau général avant l’activation de cette fonctionnalité. Lorsque vous travaillez au niveau de l’entité, les applications Comptes fournisseurs et Comptes clients ne peuvent pas saisir de transactions inter-entités automatisées. Projets Vous pouvez toujours créer des projets au niveau général avec cette fonctionnalité activée. Après avoir créé un projet au niveau général, vous ne pouvez créer des transactions liées à votre projet qu’au niveau de l’entité. Contrats Voir Configurer les contrats : Considérations relatives aux entités multiples pour plus d’informations sur l’impact de cette option sur les utilisateurs de Contrats. |
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Clients Fournisseurs |
Limiter la visibilité des clients ou des fournisseurs. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez créer des clients ou des fournisseurs au niveau général. Utilisez ensuite les pages Visibilité du client ou du fournisseur respectivement pour spécifier les sites et les services qui peuvent effectuer des transactions avec un client ou un fournisseur. |
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Comptes courants Comptes d’épargne |
Restreindre un compte à un site ou un service spécifique. Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez utiliser l’onglet Restrictions de la page Informations sur le compte pour spécifier les établissements et les services qui ont accès au compte. |
Sélectionnez cette option pour activer la dimension standard d’entité affiliée pour votre société.
En savoir plus sur Configuration de la dimension d’entité affiliée et Réaffectation des données avec la dimension d’entité affiliée et consolidation.
Paramètres de comptes inter-entités
Dans une société multi-entités partagée, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un registre comptable garanti de manière distincte et parfaitement équilibré. Les entités correspondent généralement à des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des établissements, des chapitres, des fonds autonomes ou des filiales avec un plan comptable partagé.
Une société multi-entités partagée comprend une ou plusieurs entités de niveau général. La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées comprennent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.
Les administrateurs peuvent également limiter le travail au niveau de l’entité uniquement aux utilisateurs et aux membres de la liste de données de référence tels que les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Les administrateurs peuvent même restreindre les utilisateurs à travailler uniquement dans des entités particulières.
Une société de gestion immobilière est un exemple de société partagée multi-entités. Une entité représente le siège social de l’entreprise et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.
Sage Intacct enregistre les transactions inter-entités séparément des autres types de transactions débitrices et créditrices. Un exemple de transaction inter-entités est lorsqu’une entité paie une facture fournisseur pour le compte d’une autre entité. Pour chaque entité de votre société, vous pouvez spécifier les comptes créditeurs et débiteurs que vous souhaitez utiliser pour les transactions inter-entités.
Vous pouvez configurer des comptes de transaction inter-entités (IET) pour toutes vos entités sur une page centrale. Tout d’abord, sélectionnez un plan de mappage de compte inter-entités, soit de base, soit avancé. Le plan de base permet d’utiliser deux comptes par entité pour les transactions inter-entités. Le plan avancé permet d’utiliser quatre comptes par entité pour les transactions inter-entités.
| Champ | Description | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Sélectionnez le plan de mappage de comptes inter-entités que vous souhaitez utiliser : Basiqueou Avancé. Le plan de base vous permet d’utiliser un seul ensemble de comptes inter-entités par entité pour le suivi de niveau supérieur, tandis que le plan avancé vous permet de définir des ensembles distincts de comptes inter-entités pour chaque relation d’entité ou paire d’entités, et adopte une approche plus granulaire. Étant donné que les comptes débiteurs inter-entités (IER) et les comptes créditeurs inter-entités (IEP) reflètent une obligation pour une entité de régler avec une autre, la séparation de ces comptes entre paires d’entités vous permet d’établir des rapports plus spécifiques sur la manière dont ces obligations surviennent. L’utilisation du plan avancé ne signifie pas nécessairement que vous avez besoin de quatre comptes pour chaque paire d’entités. Vous pouvez réutiliser les comptes si vous avez des exigences différentes en matière de granularité entre vos entités. Par exemple, vous pouvez configurer un compte IEP et un compte IER pour vos entités UK et US, tout en utilisant quatre comptes différents pour les entités Australie et France. Lorsque vous réfléchissez à la configuration qui vous convient le mieux, il est important de comprendre comment les soldes des comptes débiteurs et créditeurs inter-entités sont finalement réglés, c’est-à-dire comment et quand le paiement doit être effectué. Pour une nouvelle société, le plan par défaut est Basique.
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Basique Avancée |
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Transactions inter-entités
Les transactions inter-entités nécessitent que vous teniez compte des montants inter-entités « dus à » et « dus de ». Par exemple, une entité peut payer une facture fournisseur pour le compte d’une autre entité.
Dans une société multi-entités partagée, les entités représentent une identification fiscale distincte ou un registre comptable garanti de manière distincte et parfaitement équilibré. Les entités correspondent généralement à des divisions, des franchises, des sociétés affiliées, des associations, des établissements, des chapitres, des fonds autonomes ou des filiales avec un plan comptable partagé.
Une société multi-entités partagée comprend une ou plusieurs entités de niveau général. La société dispose d’un ensemble de listes de données partagées entre toutes les entités. Ces listes de données partagées comprennent les utilisateurs, le plan comptable, les clients, les fournisseurs et les collaborateurs. Les administrateurs définissent les listes de données partagées une fois au niveau général et les utilisent dans toutes les entités de la société. Les administrateurs utilisent le niveau général pour gérer les entités et leurs données.
Les administrateurs peuvent également limiter le travail au niveau de l’entité uniquement aux utilisateurs et aux membres de la liste de données de référence tels que les fournisseurs, les clients et les collaborateurs. Les administrateurs peuvent même restreindre les utilisateurs à travailler uniquement dans des entités particulières.
Une société de gestion immobilière est un exemple de société partagée multi-entités. Une entité représente le siège social de l’entreprise et chaque propriété gérée est représentée par sa propre entité distincte.
Sage Intacct enregistre les transactions inter-entités séparément des autres types de transactions débitrices et créditrices. Un exemple de transaction inter-entités est lorsqu’une entité paie une facture fournisseur pour le compte d’une autre entité. Pour chaque entité de votre société, vous pouvez spécifier les comptes créditeurs et débiteurs que vous souhaitez utiliser pour les transactions inter-entités.
Contrôlez la façon dont Intacct enregistre les transactions inter-entités dans le Grand livre et les livres auxiliaires :
- Pour les écritures de journal : Pour les écritures de journal impliquant deux entités ou plus, Intacct crée automatiquement des éléments supplémentaires pour les montants créditeurs et débiteurs inter-entités. Choisir Activer les transactions inter-entités si vous souhaitez qu’Intacct crée automatiquement ces écritures de compensation. Laissez l’option décochée si vous préférez équilibrer manuellement les éléments.
- Pour les transactions du livre auxiliaire : Si vous saisissez une transaction de livre auxiliaire (comme une facture fournisseur, une facture ou un acompte), Intacct enregistre automatiquement les écritures de journal compensatoires pour les comptes créditeurs et débiteurs inter-entités dans les entités concernées. Si vous ne souhaitez pas qu’Intacct enregistre automatiquement ces écritures pour vous, vous pouvez choisir l’équilibrage manuel uniquement.
| Champ | Description |
|---|---|
| Activer les transactions inter-entités |
Par défaut, lorsque vous saisissez une écriture de journal manuelle qui implique deux entités ou plus, les transactions de compensation supplémentaires sont les suivantes non Ajouté automatiquement aux journaux de chaque entité affectée. Cela signifie que vous devez saisir manuellement tous les éléments de ligne d’équilibrage. Sélectionnez cette option si vous souhaitez qu’Intacct enregistre automatiquement les dettes et les créances inter-entités dans votre grand livre. Lors de l’activation des transactions inter-entités, l’équilibrage automatique est effectué uniquement par entité. Vous devrez équilibrer manuellement les écritures de journal pour les autres dimensions. Sage Intacct enregistre les transactions inter-entités séparément des autres types de transactions débitrices et créditrices. Un exemple de transaction inter-entités est lorsqu’une entité paie une facture fournisseur pour le compte d’une autre entité. Pour chaque entité de votre société, vous pouvez spécifier les comptes créditeurs et débiteurs que vous souhaitez utiliser pour les transactions inter-entités. Vous pouvez configurer des comptes de transaction inter-entités (IET) pour toutes vos entités sur une page centrale. Tout d’abord, sélectionnez un plan de mappage de compte inter-entités, soit de base, soit avancé. Le plan de base permet d’utiliser deux comptes par entité pour les transactions inter-entités. Le plan avancé permet d’utiliser quatre comptes par entité pour les transactions inter-entités. Cette option n’est pas compatible avec la méthode Activer l’équilibrage automatique d’écriture de journal de la page Configuration du Grand livre, qui équilibre automatiquement les écritures de journal du Grand livre à l’aide du compte d’équilibrage automatique du Grand livre spécifié. Si vous devez activer les transactions inter-entités pour votre société et que vous avez précédemment sélectionné Activer l’équilibrage automatique d’écriture de journal dans le Grand livre, réfléchissez bien à l’option la plus importante pour les besoins de votre entreprise.
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| Appliquer l’équilibrage des écritures de journal par : Établissement ou entité |
Si vous choisissez non Pour activer les transactions inter-entités, vous pouvez appliquer un équilibrage des écritures de journal par emplacement plutôt que par entité. Meilleures pratiques : À moins que vous n’ayez un besoin métier clair d’équilibrer par emplacement, une bonne pratique consiste à équilibrer par entité. L’équilibrage par entité inclut toutes les écritures de journal de l’entité et inclut les éléments pour tous les établissements de l’entité. |
Contrôlez la façon dont Intacct enregistre les transactions inter-entités dans le Grand livre et les livres auxiliaires :
- Pour les écritures de journal : Pour les écritures de journal impliquant deux entités ou plus, Intacct crée automatiquement des éléments supplémentaires pour les montants créditeurs et débiteurs inter-entités. Choisir Activer les transactions inter-entités si vous souhaitez qu’Intacct crée automatiquement ces écritures de compensation. Laissez l’option décochée si vous préférez équilibrer manuellement les éléments.
- Pour les transactions du livre auxiliaire : Si vous saisissez une transaction de livre auxiliaire (comme une facture fournisseur, une facture ou un acompte), Intacct enregistre automatiquement les écritures de journal compensatoires pour les comptes créditeurs et débiteurs inter-entités dans les entités concernées. Si vous ne souhaitez pas qu’Intacct enregistre automatiquement ces écritures pour vous, vous pouvez choisir l’équilibrage manuel uniquement.
