FAQ sur les paiements avec MineralTree

Une carte virtuelle est un paiement par carte de crédit à usage unique envoyé par e-mail. L’e-mail comprend un numéro à 16 chiffres, un CVV et une date d’expiration. Elle peut être traitée comme n’importe quelle autre transaction par carte de crédit, sauf qu’elle ne peut être traitée que pour le montant exact en dollars spécifié dans l’e-mail. Les cartes virtuelles sont également fournies avec des informations de versement pour indiquer les factures fournisseurs en cours de paiement.

Les cartes virtuelles offrent les avantages suivants :

• Accès plus rapide aux fonds de paiement

• Élimination des chèques retardés ou perdus

• Réduction des coûts d’impression des chèques

• Informations de versement incluses dans le paiement

• Mode de paiement sécurisé envoyé par voie électronique

Lorsque vous payez des fournisseurs avec des paiements par carte virtuelle, vous recevez un pourcentage de ces paiements en remises. Ces remises vous sont versées chaque année par l’intermédiaire d’ACH.

Non, MineralTree ne modifiera pas un mode de paiement sans votre autorisation.

Non, MineralTree ne facture pas de frais aux fournisseurs qui acceptent les paiements par carte virtuelle.

Dans le cadre du processus d’inscription par carte virtuelle, MineralTree vérifie que les fournisseurs inscrits aux paiements par carte virtuelle ne vous facturent pas de frais dans le cadre de leur processus. Lors de l’inscription, si un fournisseur répond qu’il facture des frais, MineralTree ne l’inscrira pas dans les paiements par carte virtuelle.

Dans le cas où un fournisseur déciderait à l’avenir de facturer des frais sur paiement, MineralTree désinscrira le fournisseur et vous en informera.

Si un fournisseur n’accepte pas les paiements par carte virtuelle, MineralTree verse le paiement par chèque ou ACH.

Oui, MineralTree peut inscrire des fournisseurs à son programme de cartes virtuelles à tout moment en supposant qu’ils répondent aux critères de MineralTree.

Vous pouvez afficher le dernier statut d’un paiement par carte virtuelle à partir de l’onglet Historique du paiement comptabilisé.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements > Paiements comptabilisés.

2. Recherchez le paiement de la carte virtuelle et sélectionnez Afficher.

3. Dans l’onglet Historique, vérifiez l’historique des paiements électroniques.

   Si une carte virtuelle a été utilisée par le fournisseur, le message « Carte virtuelle utilisée intégralement » s’affiche dans la colonne de description.

   

Les modes de paiement sont déterminés en fonction des informations que vous fournissez pour chaque fournisseur.

Les champs suivants sont obligatoires pour abonner un fournisseur au service de paiement : nom du fournisseur,adresse du fournisseur, numéro de téléphone et adresse e-mail. Si seules ces informations sont fournies, le mode de paiement par défaut sera le chèque.

Si, en plus des champs obligatoires, vous enregistrez les informations bancaires du fournisseur (numéro de compte bancaire et numéro d’acheminement), le mode de paiement par défaut sera défini sur ACH.

Si votre partenaire d’optimisation des paiements détermine qu’un fournisseur accepte les paiements par carte virtuelle et que vous choisissez de payer votre fournisseur de cette manière, MineralTree définira le mode de paiement par défaut sur carte virtuelle.

Vous ne pouvez pas modifier ou personnaliser les chèques que MineralTree envoie aux fournisseurs, notamment les informations qui apparaissent dans le champ memo et sur le talon de chèque.

MineralTree travaillera avec vous et vos fournisseurs pour déterminer le mode de paiement qu’ils préfèrent lors de l’intégration.

Vous pouvez trouver le mode de paiement qui sera utilisé par défaut à l’onglet Fournisseur de services de paiement dans la fiche du fournisseur. Le mode de paiement par défaut s’affiche ici tant que le fournisseur est abonné.

Vous pouvez également créer un rapport personnalisé pour afficher la liste des modes de paiement préférés par fournisseur dans Intacct.

Pour créer un rapport personnalisé, procédez comme suit :

1. Accédez à Rapports > Rapports personnalisés.

2. Sélectionnez Ajouter.

3. Sélectionnez les colonnes appropriées. Nous vous recommandons d’ajouter les colonnes suivantes :

   1. Sous Fournisseur

      • Identifiant fournisseur

      • Nom du fournisseur

   2. Sous Prestataire du fournisseur

      • Nom du prestataire

      • Statut

      • État

      • Mode de paiement préféré

4. Enregistrez le rapport.

Non, une fois que vous avez soumis un paiement, il ne peut pas être rappelé ni interrompu.

Une fois le paiement envoyé, vous pouvez l’annuler dans Intacct et extourner la transaction d’un point de vue comptable. L’annulation du paiement dans Intacct ne met pas fin au transfert de fonds. Vous devez tout de même émettre un arrêt de paiement auprès de votre banque et résoudre le problème lié au paiement avec votre fournisseur.

Une fois qu’un paiement dans Intacct est marqué comme terminé, procédez comme suit en fonction du mode de paiement :

• Chèque : une fois le chèque imprimé et envoyé, vous pouvez émettre un arrêt de paiement directement auprès de votre banque, puis annuler le paiement dans Intacct.

• ACH : une fois le paiement ACH traité et réglé, vous pouvez demander une résolution avec votre fournisseur soit par un remboursement, soit en émettant un crédit fournisseur. Selon l’option de résolution que vous choisissez, vous pouvez soit annuler le paiement dans Intacct, soit le conserver tel quel dans le cas d’un crédit fournisseur.

• Carte virtuelle : Une fois la carte virtuelle traitée et envoyée, vous pouvez demander à l’assistance Intacct d’annuler le paiement. Ces demandes sont ensuite déposées auprès de l’assistance MineralTree. Une fois l’annulation de la carte confirmée par MineralTree, vous pouvez annuler le paiement dans Intacct.

MineralTree envoie les informations relatives au versement aux fournisseurs dans une notification automatique par e-mail. Cet e-mail contient les informations nécessaires au rapprochement du paiement entrant, y compris une ventilation des factures fournisseurs en cours de paiement.

Oui,une notification contenant les informations relatives au versement est automatiquement envoyée par e-mail aux fournisseurs. Ces e-mails fournissent aux fournisseurs tous les détails dont ils ont besoin pour rapprocher les paiements entrants avec les factures fournisseurs impayées et les fiches de comptes. L’e-mail contient des informations complètes, telles que :

• Nom et adresse du client effectuant le paiement

• Confirmation du nom et de l’adresse du fournisseur destinataire

• Montant total du paiement

• Mode de paiement (ACH, carte virtuelle ou chèque)

• Identifiant unique du paiement spécifique

• Décomposition claire des factures spécifiques incluses dans le paiement

• Remises appliquées

• Crédits appliqués

La cause de l’erreur dépend de l’action groupée concernée.

• Annuler la demande : Vous ne pouvez annuler des demandes de paiement à MineralTree que lorsque le statut du paiement fournisseur est Échec.

• Actualiser le statut : Vous ne pouvez actualiser le statut du paiement fournisseur que 24 heures après la comptabilisation du paiement.

• Réessayer le paiement : Vous ne pouvez réessayer des demandes de paiement à MineralTree que lorsque le statut du paiement fournisseur est Échec.

Si la demande de paiement échoue, vous pouvez réessayer de traiter le paiement ou annuler la demande de paiement.

Pour réessayer le paiement :

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement pour lesquelles vous souhaitez réessayer le paiement.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Réessayer le paiement à la fin de la ligne.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement pour lesquelles vous souhaitez réessayer le paiement.
3. Sélectionnez Réessayer le paiement.

Pour annuler le paiement :

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement que vous souhaitez annuler.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Annuler la demande à la fin de la ligne.

1. Accédez à Comptes fournisseurs > Tous > Paiements > Demandes de paiement.

2. Sélectionnez les demandes de paiement que vous souhaitez annuler.
3. Sélectionnez Annuler la demande.

Après avoir annulé la demande de paiement, vous pouvez payer à nouveau la facture pour soumettre une nouvelle fois le paiement.

Cet utilisateur peut contacter l’assistance Sage Intacct pour obtenir de l’aide supplémentaire.