Convertir plusieurs documents en une seule transaction d’achat

Convertissez plusieurs documents, y compris des lignes de documents, en une seule transaction d’Achats afin de pouvoir payer un fournisseur en un seul paiement.

Lorsqu’un fournisseur facture son travail pour plusieurs projets dans une seule facture, vous pouvez créer une transaction d’achat unique qui comprend plusieurs documents que vous souhaitez convertir pour répliquer la facture.

Vous pouvez convertir des éléments de différentes transactions pour créer une seule transaction lorsque vous combinez des éléments de deux transactions ou plus qui ne sont pas comptabilisées dans les Comptes fournisseurs.
Vous travaillez avec un sous-traitant sur plusieurs projets. Lorsque le sous-traitant envoie sa facture fournisseur pour le mois, la facture fournisseur inclut des frais pour chaque projet sur lequel il a travaillé. Chacun des projets a un document, qui est une commande d’achat ou un contrat de sous-traitance, créé par votre société. Dans Achats, vous créez une facture et sélectionnez Convertir à partir d’une transaction existante pour convertir tous les documents de commande d’achat. À l’aide des listes déroulantes Identifiant du document source et Identifiant de la ligne du document source, vous sélectionnez les commandes d’achat et, si nécessaire, les éléments spécifiques que vous souhaitez inclure dans une seule transaction de paiement.

Avant de commencer

Pour convertir plusieurs documents, y compris des lignes de documents, en une seule transaction d’Achats, les conditions suivantes doivent être appliquées :

  • Un administrateur doit sélectionner l’icône Activer les conversions pour plusieurs documents sources Case à cocher de la page Configurer les Achats. Découvrez comment Configurer les Achats.

  • Les documents doivent avoir le même fournisseur.

  • Les documents doivent être inclus dans la même définition de transaction.

    Par exemple, votre fournisseur envoie une facture pour les projets sur lesquels il a travaillé. Lorsque vous créez une définition de transaction pour la facture, dans le champ Peut être créé à partir de, vous sélectionnez les commandes fournisseurs et les contrats de sous-traitance associés à la facture. Ensuite, vous pouvez convertir ces bons de commande et contrats de sous-traitance en une seule transaction d’achat, car ils sont inclus dans la définition de transaction de la facture.

    Les éléments restent des éléments distincts dans la transaction de destination. Ils ne sont pas combinés en un seul élément. Par exemple, si vous sélectionnez un élément de la transaction A pour 10 widgets et un élément de la transaction B qui contient 5 widgets, la nouvelle transaction contiendra deux éléments, un pour 10 widgets et un pour 5 widgets.

    Découvrez comment Ajouter une définition de transaction.

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Permissions

Transactions d’achats : Liste, Afficher et Ajouter
Configuration

Vous ne pouvez convertir que des transactions dont le statut est En attente ou Partiellement convertie.

  1. Aller à Achats > Tous > Transactions et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard du type de transaction.

  2. Sélectionner une fournisseur.

  3. Sélectionnez Convertir à partir d’une transaction existante.

  4. Sélectionnez une transaction d’achat.

    Si vous ne voyez pas le document que vous souhaitez convertir, assurez-vous que le type de document est inclus dans la définition de transaction Peut être créée à partir de liste.

  5. Répétez les étapes 3 et 4 pour convertir des documents supplémentaires.

  6. Confirmez les informations sur la transaction.

  7. Sélectionnez Brouillon ou Comptabiliser.

Convertir des lignes de documents en une transaction d’Achats

  1. Aller à Achats > Tous > Transactions et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard du type de transaction.

  2. Sélectionner une fournisseur

  3. Dans le tableau Écritures de la première ligne d’article, sélectionnez Afficher les détails.

  4. Dans le Identifiant du document source , sélectionnez un document d’achat dans la liste des transactions disponibles.

    Si vous ne voyez pas le document que vous souhaitez convertir, assurez-vous que le type de document est inclus dans la définition de transaction Peut être créée à partir de liste.

  5. Dans le Identifiant de la ligne du document source , choisissez un élément dans le document sélectionné.

    Répétez les étapes 4 et 5 pour convertir une autre ligne d’un document.

  6. Sélectionnez Masquer les détails et confirmez les informations que vous souhaitez inclure dans la transaction.

  7. Sélectionnez Brouillon ou Comptabiliser.