Définitions de transactions d’achats

Une définition de transaction comprend les règles comptables, les paramètres de flux de travail, les paramètres de sécurité et d’autres caractéristiques d’une transaction. Si votre société a activé Flux de travail avancés, vous pouvez ajouter de nouvelles définitions de transaction, modifier ou créer des doublons de définitions de transaction existantes.

Si votre société utilise Flux de travail standard, vous ne pouvez apporter que des modifications mineures aux définitions de transaction existantes.

Ajouter une définition de transaction

Si votre société utilise des flux de travail avancés, vous pouvez ajouter une nouvelle définition de transaction.

1. Accédez à Achats > Configurer > Plus et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Définitions de transaction.

2. Saisissez les informations dans les champs applicables. Au minimum, vous devez saisir un Nom de modèle pour enregistrer la définition de transaction. Voir le Descriptions des champs pour plus de détails sur chaque champ.
3. Si cette transaction est comptabilisée, saisissez les informations de comptabilisation applicables dans la Configuration de la comptabilisation onglet.
4. Si vous souhaitez définir des permissions de document, des permissions d’utilisateur et de groupe, ou les deux pour cette définition de transaction, saisissez les informations sur la Configuration de sécurité onglet.
5. Multi-entités uniquement : Pour spécifier les paramètres d’entité pour cette définition de transaction, saisissez les informations sur la Paramètres d’entité onglet.
6. Lorsque vous avez terminé de saisir les informations sur la définition de transaction, sélectionnez Sauvegarder.

Dupliquer une définition de transaction

Vous pouvez copier une définition de transaction existante pour en créer une nouvelle. Vous pouvez ensuite modifier la nouvelle définition, le cas échéant.

1. Accédez à Achats > Configurer > Plus > Définitions de transaction.

2. Recherchez la définition de transaction que vous souhaitez copier.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Afficher à la fin de la ligne.

4. Sélectionnez Dupliquer.

   Une copie de la définition de transaction s’affiche sur la page en mode de modification.

5. Saisissez un fichier unique Nom de modèle et modifiez les champs applicables.

   Voir le Descriptions des champs pour plus de détails sur chaque champ.

6. Lorsque vous avez terminé de modifier les informations de définition de transaction, sélectionnez Sauvegarder.

1. Accédez à Achats > Configurer > Plus > Définitions de transaction.

2. Choisir Vue en regard de la définition de transaction que vous souhaitez copier.
3. Sélectionnez Dupliquer.

   Une copie de la définition de transaction s’affiche sur la page en mode de modification.

4. Saisissez un fichier unique Nom de modèle et modifiez les champs applicables.
   Voir le Descriptions des champs pour plus de détails sur chaque champ.
5. Lorsque vous avez terminé de modifier les informations de définition de transaction, sélectionnez Sauvegarder.

Importer les définitions de transaction

Les utilisateurs disposant des permissions appropriées peuvent créer plusieurs définitions de transaction en important les données à l’aide d’un fichier CSV.

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Importer des données.

2. Dans le Importer les définitions de transaction de la section Liste de contrôle de configuration de la société page, trouver Définitions de transactions d’achats et sélectionnez l’icône Modèle lien.

3. Le modèle s’ouvre dans Excel.
4. Préparez le fichier CSV pour l’importation. Voir Importer les définitions de transactions d’achats pour plus d’informations.

5. Lorsque vous êtes prêt à importer le fichier, retournez à la Liste de contrôle de configuration de la société et sélectionnez Importation À côté de Définitions de transactions d’achats.

6. Le Importer les informations de la société La boîte de dialogue s’affiche.
7. Cherchez le fichier CSV que vous souhaitez importer.
8. Spécifiez l’adresse e-mail à laquelle les résultats doivent être envoyés. En cas d’échec d’importation d’une fiche, vous en serez averti par e-mail.
9. Sélectionnez d’autres options si nécessaire.
Importer les informations sur la société : options

Importer les descriptions des options de fichier

Option	Description
Parcourir	Utilisez le bouton Parcourir pour localiser et sélectionner le fichier CSV que vous souhaitez importer.
Format de date	Lorsque vous sélectionnez un format de date ici, Sage Intacct tente d’importer votre fichier à l’aide du format de date sélectionné. Si cela n’est pas possible, Intacct tente de détecter le format de date utilisé dans votre fichier et d’importer les données à l’aide de ce format.
Encodage de fichier	Laissez l’option définie sur « Détection automatique », sauf si vous ne parvenez pas à importer votre fichier. Selon votre système d’exploitation, vous devrez peut-être sélectionner un autre type d’encodage de fichier.
Traiter hors ligne	Certaines importations peuvent prendre un temps considérable selon leur taille et la quantité de traitement que le système doit effectuer sur les données chargées. Si vous n’êtes pas sûr de la durée que prendra votre chargement, sélectionnez Traiter hors ligne. Une fois le processus terminé, le système envoie un e-mail à l’adresse que vous avez fournie dans le champ Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse. Le système vous envoie également toutes les erreurs qui ont pu se produire au cours du processus. Si vous préférez attendre que le processus de chargement soit terminé, ne cochez pas la case Traiter hors ligne. Les transactions et autres fiches traitées hors ligne affichent comme source Système dans la piste d’audit, au lieu d’afficher Importation CSV.
Envoyer les résultats par e-mail à cette adresse	Adresse e-mail à laquelle les résultats et les erreurs d’importation doivent être envoyés. Vous pouvez saisir plusieurs adresses e-mail, séparées par des points-virgules (;) ou des virgules (,). Sage Intacct vous recommande vivement de saisir une adresse e-mail.

10. Choisir Importation.

    L’un des messages suivants s’affiche :

    • Notification de réussite de l’importation : Toutes les définitions de transaction ont été importées avec succès. Choisir Fait pour fermer la boîte de dialogue.
    • Notification d’erreur d’importation : Au moins une définition de transaction n’a pas pu être importée. Voir Notification d’erreur d’importation pour plus d’informations sur la façon de résoudre les erreurs.

Modifier une définition de transaction

Les modifications apportées à une définition de transaction s’appliquent aux transactions créées après ces modifications. Les modifications ne s’appliquent pas aux transactions existantes, sauf si vous modifiez et enregistrez la transaction après avoir apporté des modifications.

1. Accédez à Achats > Configurer > Plus > Définitions de transaction.

2. Recherchez la définition de transaction que vous souhaitez modifier.

3. Choisir Éditer à la fin de la ligne.

4. Modifiez les champs si nécessaire et sélectionnez Sauvegarder.

1. Accédez à Achats > Configurer > Plus > Définitions de transaction.

2. Choisir Éditer en regard de la définition de transaction applicable.

3. Modifiez les champs si nécessaire et sélectionnez Sauvegarder.

Afficher une définition de transaction

1. Accédez à Achats > Configurer > Plus > Définitions de transaction.

2. Recherchez la transaction que vous souhaitez afficher.

3. Sélectionnez Plus d’actions > Afficher à la fin de la ligne.

   Besoin d’aide pour trouver une transaction ?

   • Les fiches désignées comme inactives n’apparaissent pas dans la liste par défaut. Pour afficher ces fiches, sélectionnez Filtres en haut de la liste et sélectionnez Supprimer en regard du filtre Statut pour le retirer.

   • Lorsque vous accédez à la liste depuis le niveau général, vous ne voyez initialement que les fiches créées au niveau général. Pour afficher les fiches créées au sein des entités, sélectionnez Filtres, puis Inclure les fiches de l’entité. Sélectionnez Appliquer pour mettre à jour le filtre.

1. Accédez à Achats > Configurer > Plus > Définitions de transaction.

2. Recherchez la transaction que vous souhaitez afficher et sélectionnez Vue.

   • Pour afficher les définitions de transaction inactives, sélectionnez Inclure inactif case à cocher.

   • Si vous avez accédé à cette page depuis le niveau général d’un environnement multi-entités partagé, sélectionnez l’icône Inclure privé case à cocher pour afficher les définitions de transaction créées au niveau de l’entité.

   Ne voit pas Inclure inactif ou Inclure privé Sur votre page ?

   La raison la plus courante pour laquelle vous ne voyez pas cette fonctionnalité est que vous utilisez une vue personnalisée.

   Lorsque vous sélectionnez une vue personnalisée, certaines options sont masquées. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez, les options Inclure inactifs, Inclure usage unique, Inclure privé et Afficher la hiérarchie ne sont pas visibles. Par exemple, si vous affichez à partir d’une vue personnalisée, la liste Rapports financiers ne fournit pas l’option Inclure inactifs.

   Pour afficher à nouveau les options, revenez à Afficher tout. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Vues personnalisées.

Étapes suivantes

• Flux de travail avancés seulement. Définissez les journaux de comptabilisation ou l’ordre d’affichage de cette définition de transaction dans le menu de la Configuration des documents de la Page Configurer les achats.
• Modifier la mise en page des écritures de la transaction.