Lier des contrats à des projets

Si vous êtes abonné à la fois à Contrats et calcul des coûts de projet ou à Calcul des coûts et facturation des projets, vous avez la possibilité de générer une seule facture combinée pour les contrats et projets liés. Vous pouvez également reconnaître les revenus d’un contrat en fonction d’un pourcentage d’achèvement du projet ou de la tâche associée. Pour ce faire, vous devez associer un projet à un contrat, en créant un lien entre les deux fiches et les données associées.

Règles de liaison des projets aux contrats

Gardez à l’esprit les règles suivantes lorsque vous décidez de la manière dont vous souhaitez lier vos projets aux contrats :

• Le client associé au projet doit être le même client associé au contrat
• Un projet ne peut être associé qu’à un seul contrat. Le projet peut être associé à une ou plusieurs lignes de contrat d’un contrat particulier.
  Comme un projet ne peut être associé qu’à un seul contrat, le contrat enfant d’un renouvellement ne sera pas lié au projet qui était lié au parent. Dans ce scénario, reportez-vous à la section Étendre le lien projet-contrat lors du renouvellement d’un contrat.
• Un contrat peut être associé à plusieurs projets.
• Pour les sociétés multi-entités uniquement : Le établissement ou entité projet ne peut pas être vide et est limité aux établissement ou entité associés au contrat. Le établissement ou entité projet peut être un enfant du établissement ou du entité du contrat.
• Pour les projets hiérarchiques (où les factures de projet enfant avec le projet parent) : Associez le projet parent au contrat. Le champ Contrat du projet parent et tous les projets enfants qui sont facturés avec le parent affichent le contrat associé.

Lier un projet à un contrat

Vous créez le lien vers le projet dans le contrat. Plus précisément, vous spécifiez un projet sur chaque ligne de contrat applicable d’un contrat. Le projet affichera le contrat associé sous forme de champ en lecture seule.

La procédure suivante suppose que le contrat et le projet souhaités existent déjà dans le système. En savoir plus sur Création de contrats et Création de projets.

Pour lier un projet à un contrat :

1. Ouvrez le contrat souhaité dans Modifier mode.
2. Si vous le souhaitez, dans la section Contrat , utilisez la liste déroulante pour sélectionner la page Projet Pour définir un projet par défaut pour toutes les nouvelles lignes de contrat,.
   Cette option ne définit la valeur par défaut que pour toutes les lignes de contrat que vous ajoutez après avoir défini la valeur par défaut du projet. Le projet n’est pas utilisé par défaut sur des lignes de contrat existantes.
3. Pour définir un projet sur une ligne de contrat existante, ouvrez la ligne de contrat dans Modifier et utilisez la liste déroulante pour sélectionner le mode Projet. Vous pouvez sélectionner le même projet que le projet par défaut que vous avez sélectionné à l’étape 2 ou sélectionner un autre projet.
4. Si la ligne de contrat est associée à une tâche spécifique, utilisez la Tâche liste déroulant pour sélectionner la tâche applicable.
5. Sélectionnez Enregistrer. Si vous ouvrez le projet au niveau de l’entité applicable, il affichera désormais l’ID de contrat de ce contrat dans la Contrat sur le champ du projet Informations supplémentaires Tab.
   Le lien vers le projet n’est créé que si le statut de la ligne de contrat est En cours. Le système ne liera pas un projet de ligne de contrat à un projet.

Modifications apportées aux projets hiérarchiques susceptibles d’affecter les contrats liés

Pour les projets hiérarchiques où les projets enfants ont Facturer avec parent Cette option est sélectionnée, vous pouvez uniquement associer le projet parent à une ligne de contrat. Tous les enfants du projet parent qui ont Facturer avec parent sélectionné sera lié au contrat associé au projet parent. Les scénarios suivants peuvent se produire lorsque des modifications sont apportées aux projets de la hiérarchie :

• Si vous désélectionnez Facturer avec parent Sur un projet enfant, l’enfant n’est plus associé au contrat associé au parent.
• Si vous modifiez le projet parent d’un projet enfant qui a Facturer avec parent sélectionné, l’une des situations suivantes se produit :
  • Si le nouveau parent n’est associé à aucun contrat, la Contrat le champ sera effacé
  • Si le nouveau parent est associé à un contrat, la Contrat Le champ deviendra le contrat du nouveau parent.

En savoir plus sur Projets hiérarchiques.

Étendre le lien projet-contrat lors du renouvellement d’un contrat

Dans la plupart des scénarios, la fin d’un projet coïncide généralement avec la fin de la ligne de contrat à laquelle il est lié. La facturation et la reconnaissance de revenu sont effectuées selon le processus habituel et la ligne de contrat n’est pas configurée pour être renouvelée. Toutefois, si une projet se prolonge au-delà de la date de fin de la ligne de contrat initial et que la ligne de contrat est configurée pour le renouvellement, vous devez dupliquer le projet initial et lier le nouveau projet au contrat enfant afin de continuer à facturer et à reconnaissance de revenu.

Pour étendre le lien d’un projet à un contrat renouvelé :

1. Dupliquez le projet applicable. Le processus de duplication copie toutes les données de projet, de tâche et de ressource, à l’exception des pièces jointes de tâche, dans le nouveau projet.
   À ne pas faire Modifiez les dates du projet avant d’enregistrer le nouveau projet. Enregistrez d’abord le projet, puis ouvrez le nouveau projet dans Modifier et apporter les modifications nécessaires aux dates ou autres données du projet. Cela vous permet de replanifier automatiquement toutes les ressources et/ou tâches aux dates appropriées.

2. Ouvrez le nouveau projet dans Modifier , sélectionnez le projet initial comme Projet parent, assurez-vous que Facturer avec parent est pas sélectionné, puis sélectionnez Enregistrer.
3. Ouvrir le contrat enfant dans Modifier et ouvrez la ligne de contrat applicable dans Modifier mode.
   Si le contrat enfant a déjà des factures générées à partir de celui-ci ou des revenus reconnus pour celui-ci, vous ne pourrez pas établir le lien.
4. Dans la fenêtre Ligne de contrat, utilisez la liste déroulante pour sélectionner nouveau projet . Si la ligne de contrat est associée à une tâche spécifique, utilisez la Tâche liste déroulant pour sélectionner la tâche applicable.
5. Apportez les modifications nécessaires au modèle de facturation et/ou de revenus. Voir le Tableau de champs de ligne de contrat pour plus d’informations.
6. Sélectionnez Enregistrer. Si vous ouvrez le nouveau projet, il affichera désormais le numéro de contrat du contrat enfant dans la Contrat sur le champ du projet Informations supplémentaires Tab.

Dissocier un projet d’un contrat

Si une ligne de contrat a des revenus reconnus pour elle ou si la ligne de contrat a été facturée, vous ne pouvez pas dissocier le projet de la ligne de contrat à moins de pouvoir supprimer la facture et/ou la reconnaissance comptabilisée. En savoir plus sur Suppression d’une transaction de vente et Effacer la reconnaissance de revenu.

Si projet transactions ont été facturées via Ventes mais que la ligne de contrat n’a pas été facturée via Contrats, vous pouvez dissocier le projet.

Pour dissocier un projet d’un contrat :

1. Ouvrez le contrat dans Modifier mode.
2. Ouvrez une ligne de contrat associée au projet dans Modifier mode.
3. Supprimez l’identifiant de projet du Projet champ.
4. Si une tâche est associée, supprimer la identifiant de tâche à partir du Tâche champ.
5. Sélectionnez Enregistrer.
6. Répétez les étapes 2 à 4.
7. Dans le Contrat , supprimez l’identifiant de projet par défaut de la page Projet (le cas échéant).
8. Sélectionnez Enregistrer. Le Contrat Le champ du projet sera désormais vide.