Lier des contrats à des projets

Si vous êtes abonné à la fois à Contrats et calcul des coûts de projet ou à Calcul des coûts et facturation des projets, vous avez la possibilité de générer une seule facture combinée pour les contrats et projets liés. Vous pouvez également reconnaître les revenus dans un contrat en fonction d’une forme de pourcentage d’achèvement du projet ou de la tâche associée. Pour ce faire, vous devez associer un projet à un contrat, en créant un lien entre les deux fiches et les données associées.

Règles de liaison des projets aux contrats

Gardez à l’esprit les règles suivantes lorsque vous décidez de la manière dont vous souhaitez lier vos projets aux contrats :

• Le client associé au projet doit être le même que celui associé au contrat
• Un projet ne peut être associé qu’à un seul contrat. Le projet peut être associé à une ou plusieurs lignes de contrat d’un contrat particulier.
  Comme un projet ne peut être associé qu’à un seul contrat, le contrat enfant d’un renouvellement ne sera pas lié au projet qui était lié au parent. Dans ce scénario, reportez-vous à la section Étendre le lien projet-contrat lors du renouvellement d’un contrat.
• Un contrat peut être associé à plusieurs projets.
• Pour les sociétés multi-entités uniquement : L’établissement ou l’entité du projet ne peut pas être vide et est limité à l’établissement ou à l’entité associé au contrat. L’emplacement ou l’entité du projet peut être un enfant de l’emplacement ou de l’entité du contrat.
• Pour les projets hiérarchiques (où les factures de projet enfant avec le projet parent) : Associez le projet parent au contrat. Le champ Contrat du projet parent et de tous les projets enfants qui facturent avec le parent affichera le contrat associé.

Lier un projet à un contrat

Vous créez le lien vers le projet dans le contrat. Plus précisément, vous spécifiez un projet sur chaque ligne de contrat applicable d’un contrat. Le projet affichera le contrat associé sous forme de champ en lecture seule.

La procédure suivante suppose que le contrat et le projet souhaités existent déjà dans le système. En savoir plus sur Création de contrats et Création de projets.

Pour lier un projet à un contrat :

1. Ouvrez le contrat souhaité dans Éditer mode.
2. Si vous le souhaitez, dans la Contrat , utilisez la liste déroulante pour sélectionner la page Projet pour définir un projet par défaut pour toutes les nouvelles lignes de contrat,.
   Cette option définit uniquement la valeur par défaut pour toutes les lignes de contrat que vous ajoutez après avoir défini la valeur par défaut du projet. Elle n’utilise pas par défaut les lignes de contrat existantes pour le projet.
3. Pour définir un projet sur une ligne de contrat existante, ouvrez la ligne de contrat dans Éditer et utilisez la liste déroulante pour sélectionner le mode Projet. Vous pouvez sélectionner le même projet que le projet par défaut que vous avez sélectionné à l’étape 2 ou sélectionner un autre projet.
4. Si la ligne de contrat est associée à une tâche spécifique, utilisez la Tâche liste déroulante pour sélectionner la tâche applicable.
5. Sélectionnez Enregistrer. Si vous ouvrez le projet au niveau de l’entité applicable, il affichera désormais l’ID de contrat de ce contrat dans la Contrat sur le champ Informations supplémentaires onglet.
   Le lien vers le projet n’est créé que si le statut de la ligne de contrat est En cours. Le système ne liera pas une ligne de contrat provisoire à un projet.

Modifications apportées aux projets hiérarchiques pouvant affecter les contrats liés

Pour les projets hiérarchiques où les projets enfants ont Facturer avec parent sélectionné, vous pouvez uniquement associer le projet parent à une ligne de contrat. Tous les enfants du projet parent qui ont Facturer avec parent sélectionné sera lié au contrat associé au projet parent. Les scénarios suivants peuvent se produire lorsque des modifications sont apportées aux projets au sein de la hiérarchie :

• Si vous désélectionnez Facturer avec parent Sur un projet enfant, l’enfant n’est plus associé au contrat associé au parent.
• Si vous modifiez le projet parent d’un projet enfant qui a Facturer avec parent sélectionné, l’une des situations suivantes se produit :
  • Si le nouveau parent n’est associé à aucun contrat, le Contrat champ sera effacé
  • Si le nouveau parent est associé à un contrat, le Contrat deviendra le contrat du nouveau parent.

En savoir plus sur Projets hiérarchiques.

Étendre le lien projet-contrat lors du renouvellement d’un contrat

Dans la plupart des scénarios, la fin d’un projet coïncide généralement avec la fin de la ligne de contrat à laquelle il est lié. La facturation et la reconnaissance de revenu sont effectuées selon le processus habituel et la ligne de contrat n’est pas configurée pour être renouvelée. Toutefois, si un projet se prolonge au-delà de la date de fin de la ligne de contrat d’origine et que la ligne de contrat est configurée pour le renouvellement, vous devez dupliquer le projet d’origine et lier le nouveau projet au contrat enfant afin de continuer la facturation et la reconnaissance des revenus.

Pour étendre le lien d’un projet à un contrat renouvelé :

1. Dupliquer le projet applicable. Le processus de duplication copie toutes les données de projet, de tâche et de ressource, à l’exception des pièces jointes de tâche, dans le nouveau projet.
   Ne pas Modifiez les dates du projet avant d’enregistrer le nouveau projet. Enregistrez d’abord le projet, puis ouvrez le nouveau projet dans Éditer et apporter les modifications nécessaires aux dates ou à d’autres données du projet. Cela vous permet de replanifier automatiquement toutes les ressources et/ou tâches aux dates appropriées.

2. Ouvrez le nouveau projet dans Éditer , sélectionnez le projet d’origine comme mode Projet parentS’assurer Facturer avec parent est non sélectionné, puis sélectionnez Sauvegarder.
3. Ouvrez le contrat enfant dans Éditer et ouvrez la ligne de contrat applicable dans Éditer mode.
   Si le contrat enfant contient déjà des factures générées ou des revenus reconnus, vous ne pourrez pas établir le lien.
4. Dans la fenêtre Ligne de contrat, utilisez la liste déroulante pour sélectionner nouveau projet . Si la ligne de contrat est associée à une tâche spécifique, utilisez la Tâche liste déroulante pour sélectionner la tâche applicable.
5. Apportez les modifications nécessaires au modèle de facturation et/ou de revenus. Voir le Tableau de champs de ligne de contrat pour plus d’informations.
6. Sélectionnez Enregistrer. Si vous ouvrez le nouveau projet, il affichera désormais le numéro de contrat du contrat enfant dans la Contrat sur le champ Informations supplémentaires onglet.

Dissocier un projet d’un contrat

Si une ligne de contrat a des revenus reconnus pour elle ou si la ligne de contrat a été facturée, vous ne pouvez pas dissocier le projet de la ligne de contrat à moins de pouvoir supprimer la facture et/ou la reconnaissance comptabilisée. En savoir plus sur Suppression d’une transaction de vente et Effacer la reconnaissance de revenu.

Si les transactions de projet ont été facturées via Ventes mais que la ligne de contrat n’a pas été facturée via Contrats, vous pouvez dissocier le projet.

Pour dissocier un projet d’un contrat :

1. Ouvrez le contrat dans Éditer mode.
2. Ouvrez une ligne de contrat associée au projet dans Éditer mode.
3. Supprimez l’identifiant de projet de la Projet champ.
4. Si une tâche est associée, supprimez l’identifiant de tâche de la Tâche champ.
5. Sélectionnez Enregistrer.
6. Répétez les étapes 2 à 4.
7. Dans le Contrat , supprimez l’identifiant de projet par défaut de la page Projet (le cas échéant).
8. Sélectionnez Enregistrer. Le Contrat du projet sera désormais vide.