Conseils pour configurer l’espace de travail de clôture

Gardez ces conseils à l’esprit lorsque vous configurez l’espace de travail de clôture et gérez vos modèles.

Gestion de plusieurs fréquences de clôture

Si vous avez des entités dans lesquelles vous fermez les livres à des intervalles différents, créez une liste de contrôle distincte pour chaque intervalle. Par exemple, vous pouvez créer une liste de contrôle mensuelle et une liste de contrôle trimestrielle.

Garder les catégories au minimum

L’espace de travail de clôture est livré avec plusieurs catégories de liste de contrôle et de tâches prêtes à l’emploi. Vous pouvez créer de nouvelles catégories pour répondre à vos besoins. Mais nous vous recommandons de limiter le numéro de catégories au plus petit nombre.

Les catégories sont utilisées à des fins de génération de rapports. Par exemple, le moniteur de progression de clôture affiche la progression des tâches par catégorie de tâches.

Moins vous utilisez de catégories de tâches, plus il est probable que les outils de reporting fournissent des informations exploitables. Nous vous recommandons également de limiter la numéro des catégories de modèles pour simplifier le filtrage et la maintenance.

Créez deux tâches pour les rapprochements

Pour chaque rapprochement, créez deux tâches : une tâche pour la personne qui prépare le rapprochement et une pour la personne qui l’examine. Désignez ensuite la tâche de révision comme tâche dépendante, car elle ne peut pas être terminée tant que la tâche de préparation n’est pas terminée. La tâche de préparation est donc considérée comme la tâche préalable.

  1. Aller Espace de travail de clôture > Coup monté > Modèles de l’Espace de travail de clôture > Modèles de listes de contrôle.

  2. Recherchez le modèle de liste de contrôle contenant les tâches de rapprochement.

    Les deux tâches doivent figurer dans la même liste de contrôle.

  3. Sélectionnez Modifier.

  4. Recherchez la tâche de révision et sélectionnez Éditer à la fin de la ligne.

  5. Dans la Dépendances , sélectionnez ce qui suit :

    • Condition: Commencer le

    • Type de Date : Achèvement de

    • Nom de la tâche : Sélectionnez la tâche de préparation

  6. Sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez configurer des notifications dans Configurer l’espace de travail de clôture en lien avec les tâches :

  • La personne chargée d’examiner le rapprochement est informée lorsque les événements suivants se produisent :

    • La tâche de préparation est marquée comme terminée.

    • La tâche de préparation est en retard

  • La personne chargée de préparer le rapprochement reçoit une notification si sa tâche est en retard, ce qui l’informe qu’une tâche dépendante est à risque.

Mise à jour des modèles de listes de contrôle

Une fois que vous avez utilisé un modèle de liste de contrôle pour créer une liste de contrôle, vous ne pouvez plus ajouter ou supprimer des tâches de ce modèle. Le modèle est verrouillé pour conserver une fiche de processus liés à la clôture à un moment donné. Ces informations peuvent être utiles lors d’un audit.

Au lieu de modifier le modèle de la liste de contrôle, créez une copie de celui-ci. Vous pouvez alors apporter les modifications nécessaires à la copie. Lorsque vous avez terminé avec l’initial, vous pouvez définir le statut sur Inactif pour qu’il n’apparaisse plus dans les listes.