Descriptions des champs : Modèle d’e-mail

Les tableaux suivants liste chaque champ de la page Modèle d’e-mail.

Champs dans la section d’informations générales
Champ Descriptions

Nom

Utilisez un nom qui vous aide à identifier le modèle à partir d’une liste de sélection. Par exemple, Facture de vente mensuelle.

Description

Entrez les informations que vous souhaitez conserver avec cette fiche.

Type de modèle

Utilisez la liste déroulante pour sélectionner le type de transaction qui utilisera le modèle d’e-mail. Les options sont les suivantes :

  • Facture Comptes clients : le modèle d’e-mail sera utilisé pour les factures envoyées par e-mail à partir des Comptes clients.
  • Relevé des comptes clients : le modèle d’e-mail sera utilisé pour les relevés envoyés par e-mail à partir des Comptes clients.
  • Contrat : le modèle d’e-mail sera utilisé pour les renouvellements dans l’application Contrats.
  • Ventes Transaction d’entrée : le modèle d’e-mail sera utilisé pour les factures envoyées par e-mail à partir de Ventes (ce qui inclut les factures générées à partir de contrats ou de Projets).
  • Achats Transaction : Le modèle d'e-mail sera utilisé pour les transactions Achats (qui incluent les commandes achat, les demandes d’achat, etc.).
  • Demande de modification : Le modèle d’e-mail sera utilisé pour communiquer les demandes de modification du projet aux fournisseurs ou aux propriétaires de projet.
  • Comptes fournisseurs Versement: le modèle d’e-mail sera utilisé pour créer les informations de remise du fichier bancaire.

Pièces jointes

Les deux options de pièce jointe augmentent la taille de l’e-mail, car l’e-mail, les pièces jointes et le PDF de la facture sont envoyés ensemble. Les e-mails volumineux peuvent dépasser les limites de taille et empêcher la livraison.

  • Inclure toutes les pièces jointes dans l’e-mail

    Inclut les fichiers qui sont déjà joints directement à la transaction ou au document envoyé par e-mail. Si la fiche n’est pas accompagnée de pièces justificatives, cette option n’a aucun effet. Disponible pour la plupart des types de modèles d’e-mail.

    Lorsque cette option est sélectionnée, toutes les pièces jointes actuelles et futures de la transaction sont toujours incluses chaque fois que ce modèle est utilisé.

  • Inclure toutes les pièces jointes des documents sources dans l’e-mail

    Inclut les pièces jointes des enregistrements source liés à une facture de projet (tels que les feuilles de temps ou les enregistrements de dépenses). Les pièces jointes sont envoyées dans leur format de fichier initial.

    Cette option s’applique uniquement aux types de modèles de Ventes.

Afficher les dates dans le paramètre de préférences utilisateur

Par défaut, le format de date pour le champ de fusion de dates utilisé dans l’e-mail est MM/JJ/AAAA.

Cochez la case pour utiliser le format de date défini dans les préférences personnelles de l’utilisateur qui envoie l’e-mail.

Une organisation européenne envoie des factures à la fois à des clients européens et à des clients américains. Les clients européens préfèrent le format de date JJ/MM/AAAA. Les clients américains préfèrent le format de date MM/JJ/AAAA.

La personne qui envoie les factures par e-mail peut avoir sa préférence de format de date définie sur JJ/MM/AAAA, mais elle peut utiliser un modèle d’e-mail pour envoyer des e-mails à l’aide de l’option de format de date préférée du client :

La case à cocher n’apparaît que lorsque le type de modèle est :

  • Transaction de ventes
  • Transactions d’achats
  • Comptes clients (factures, relevés et avis de relance)

Statut

Le statut par défaut est Actif.

Si vous n’utilisez plus le modèle d’e-mail et que vous souhaitez le supprimer des listes déroulantes, sélectionnez Inactif.

Vous pouvez toujours afficher les modèles d’e-mails inactifs en sélectionnant l’icône Inclure Inactif dans la case Modèles d’e-mails liste.

Adresses

Champs de la section Adresses
Champ Descriptions

Adresse e-mail de réponse

Entrez une adresse e-mail à laquelle vous souhaitez que le destinataire réponde. Cela correspond à la À partir de l’adresse e-mail que l’utilisateur voit dans le Imprimer ou envoyer par e-mail lorsqu’ils envoient un e-mail à partir d’une transaction.
Utiliser l’adresse e-mail de mon compte

Cochez la case pour utiliser l’adresse e-mail de votre compte comme Réponse à adresse e-mail.
Nom de la personne à qui répondre

Entrez le nom qui correspond à l’adresse e-mail de réponse lors de l’envoi de l’e-mail.

Par exemple, si le nom de l’expéditeur est John Smith et que l’adresse e-mail de réponse est jsmith@company.com, les destinataires voient John Smith jsmith@company.com dans la ligne de l’expéditeur.

Recherche de champs pour les contacts

Utilisez cet outil pour rechercher des champs de contact. Vous pouvez ensuite copier et coller le jeton de champ de fusion dans les champs À, CC ou Cci. Lors de l’envoi de l’e-mail, ces jetons de fusion sont automatiquement remplacés par les adresses des clients associés.

À

CC

Cci

Les destinataires de l’e-mail.

Vous pouvez saisir un ou plusieurs champs de fusion dans chaque champ. Intacct remplace automatiquement les champs de fusion dans le À, CC, et C.C. avec les adresses e-mail associées à vos clients et à votre société lors de la génération et de l’envoi de l’e-mail.

Séparez les adresses e-mail multiples par des virgules.

Contenu du message

Champs de la section Contenu du message
Champ Descriptions

Recherche de champs pour les éléments de document

Recherche de champs pour les éléments de l’entreprise

Utilisez ces outils pour rechercher document et société éléments d’information.

Vous pouvez ensuite copier et coller l’icône Champ de fusion jetons. Les jetons de champ de fusion sont remplacés par des valeurs de transaction dans l’objet ou le message de l’e-mail lors de l’envoi de l’e-mail.

Objet

Entrez une combinaison de champs de texte et de fusion pour créer une ligne d’objet informative. Ce champ est obligatoire.

Voir Exemples de modèles d’e-mails.

Ajuster le ton

Ce champ n’est disponible que pour Fermer l’espace de travail et Analyse des écarts modèles.

Sélectionnez une option pour que Copilot rende votre message plus formel ou informel.

Après avoir sélectionné une option, sélectionnez Générer. Copilot crée un nouveau brouillon avec le texte mis à jour.

Si vous avez plusieurs brouillons, vous pouvez utiliser les flèches dans le coin supérieur droit de cette section pour naviguer de l’un à l’autre.

Si vous avez directement modifié le texte du message, ces modifications ne sont pas reflétées dans les brouillons générés par Copilot. Apportez donc des modifications au message après avoir ajusté le ton.

Ajuster la longueur

Ce champ n’est disponible que pour Fermer l’espace de travail et Analyse des écarts modèles.

Sélectionnez une option pour que Copilot allonge ou raccourcisse votre message.

Après avoir sélectionné une option, sélectionnez Générer. Copilot crée un nouveau brouillon avec le texte mis à jour.

Si vous avez plusieurs brouillons, vous pouvez utiliser les flèches dans le coin supérieur droit de cette section pour naviguer de l’un à l’autre.

Si vous avez directement modifié le texte du message, ces modifications ne sont pas reflétées dans les brouillons générés par Copilot. Apportez donc les modifications nécessaires au message après avoir ajusté la longueur.

Message

Entrez une combinaison de texte, de champs de fusion et de balisage HTML comme vous le souhaitez pour créer et personnaliser votre message. Ce champ est obligatoire.

Voir Exemples de modèles d’e-mails.

Si vous travaillez sur un modèle pour Espace de travail de clôture ou Analyse des écarts, un message par défaut s’affiche dans cette zone, mais vous pouvez le modifier.

Inclure le logo

Cochez cette case pour inclure l’icône Fichier image du logo identifié sur la page Informations sur la Société dans le modèle d’e-mail.

Logo en position verticale

Indiquez si le logo apparaît en haut ou en bas de l’e-mail. Ce champ ne s’affiche que si vous sélectionnez Inclure le logo.

Logo en position horizontale

Indiquez si le logo apparaît à gauche ou à droite de l’e-mail. Ce champ ne s’affiche que si vous sélectionnez Inclure le logo.