Valider ou refuser les rapports de dépenses

Approuver ou refuser des rapports de dépenses individuels. Les collaborateurs créent et soumettent des rapports de dépenses, qui sont présentés à leurs responsables pour approbation. Une fois approuvés, les rapports de dépenses deviennent des candidats à la demande de remboursement que le service de comptabilité peut traiter en remboursements en attente, à partir desquels les chèques sont imprimés.

Si votre société utilise la méthode Comptabilité d’exercice, la dépense est comptabilisée dans le Grand livre lorsqu’elle est approuvée. Si votre société utilise la méthode Comptabilité de trésorerie, la dépense est comptabilisée lorsque le chèque est confirmé.

1. Atteindre Dépense > Tout > Plus > Valider les dépenses.

2. Recherchez le rapport de dépenses et sélectionnez Rapport.

3. Dans la section Écritures des dépenses, recherchez la dépense et sélectionnez Approuver la ligne ou Refuser la ligne.

4. Entrer Commentaires du réviseur.

5. Sélectionnez Approuver ou Refuser.

Vous ne voyez pas les dépenses à approuver ?

Si vous ne pouvez pas voir certaines dépenses ou aucune d’entre elles, la vue sélectionnée peut exclure les dépenses qui ne correspondent pas aux paramètres de la vue, telles que les modifications récentes. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Filtrer une liste.

1. Atteindre Dépense > Tout > Plus > Valider les dépenses.

2. Choisir Voir tout.

   Affiche tous les rapports de dépenses approuvés ou refusés.

Vous pouvez sélectionner Afficher les éléments soumis pour afficher les rapports de dépenses soumis pour approbation. Vous pouvez sélectionner Tout pour afficher les rapports de dépenses soumis pour approbation. Les rapports de dépenses approuvés deviennent des candidats pour les demandes de remboursement.

Autoriser le collaborateur à apporter des modifications et à soumettre à nouveau

Une fois que vous avez refusé des éléments d’un rapport de dépenses précédemment approuvé, un avis est envoyé au collaborateur pour lui indiquer : « Veuillez modifier le rapport de dépenses et le soumettre à nouveau. » Une fois que l’employé a mis à jour le rapport de dépenses, il passe par le processus standard d’approbation ou de remboursement.