Aperçu du processus du rapport de dépenses

Les employés créent et soumettent des rapports de dépenses, qui sont présentés à leurs gestionnaires pour approbation. Après approbation, les rapports de dépenses deviennent des candidats à la demande de remboursement que le service comptable doit traiter en remboursements en attente, à partir desquels les chèques sont imprimés.

Les deux exceptions suivantes sont les suivantes :

  • Une paiement acompte est émise avant que le collaborateur ne crée une rapport de dépenses. Dans ce cas, le service comptable crée d’abord un paiement d’acompte et imprime un chèque. Plus tard, le collaborateur crée un rapport de dépenses. Le service comptable applique ensuite le paiement d’acompte à la demande de paiement de ce rapport de dépenses.

  • Les collaborateurs envoient par e-mail leurs reçus de déplacement ou autres et utilisent l’intelligence artificielle (IA) pour les aider à les coder. L’apprentissage automatique (ML) mémorise les modifications pour les reçus futurs. Les employés peuvent utiliser ces reçus électroniques pour créer des rapports de dépenses.

Approuver ou refuser les rapports de dépenses

Cette section s’adresse au gestionnaire du collaborateur.

  • Les responsables doivent configurer les utilisateurs pour approuver ou refuser les dépenses.

  • Si la notification par e-mail est activée, vous recevrez un e-mail vous informant qu’un rapport de dépenses est prêt pour votre examen.

  • Si la notification par e-mail est désactivée, vous devez examiner les rapports de dépenses qui sont prêts pour votre approbation.

  • Les employés peuvent modifier leurs propres rapports de dépenses non approuvés.

  • Les rapports de dépenses approuvés deviennent des candidats pour les demandes de remboursement.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur Paramétrage des approbations pour dépense rapports ou Approuver ou refuser les rapports de dépenses.

Rembourser les dépenses

Le remboursement des dépenses se fait en deux étapes :

  1. Créez des demandes de remboursement à partir des rapports de dépenses approuvés.

  2. Complétez le remboursement (sauf si une acompte paiement en espèces a déjà été effectuée).

Si vous utilisez le processus d’approbation facultatif, les remboursements doivent être approuvés lorsqu’ils se situent dans la fourchette de montant requise.

Ensuite, sélectionnez les états de dépenses à payer et choisissez un mode de remboursement :

  • Argent comptant: Enregistre les paiements manuels.

  • En ligne: Imprime et envoie un chèque par l’intermédiaire du centre d’impression en ligne.

  • Chèque : La méthode la plus courante et peut être imprimée localement dans le cadre d’une exécution de contrôle.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur Sélectionnez dépense rapports à rembourser ou Imprimer les chèques de remboursement des dépenses.

Entretien

Le personnel comptable doit effectuer un numéro de tâches régulières.

  • Créer des rapports de dépenses pour d’autres personnes

    • Il peut être nécessaire que vous saisissiez un rapport de dépenses pour quelqu’un d’autre. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Créer des rapports de dépenses.

    • Par exemple, une personne a quitté la société et n’a plus accès à Intacct.

  • Modifier ou réaffecter partiellement les notes de dépenses soumises

    • Vous devrez peut-être modifier les erreurs dans les notes de dépenses une fois qu’elles ont été soumises. Pour plus d’informations, rendez-vous sur Reclasser un rapport de dépenses.

  • Révision en attente

  • Exécuter des rapports

Sage Expense Management

Sage Expense Management (SEM) est une solution Sage Intacct qui simplifie le suivi des dépenses et la production de rapports, facilitant ainsi la gestion des dépenses d’entreprise.

  • Notes de frais: Les notes de frais regroupent plusieurs dépenses pour la soumission et l’approbation. Ils fournissent une vue résumée de vos dépenses sur une période spécifique.

  • Approbations : Une fois que vous avez soumis un rapport de dépenses, celui-ci passe par un flux de travail d’approbation. Cela implique généralement votre responsable et potentiellement d’autres approbateurs.

  • Remboursements : Une fois vos rapports de dépenses approuvés, vous recevrez des remboursements pour tous les frais remboursables.

Pour plus d’informations, rendez-vous sur Gestion des dépenses Sage.