Aperçu du processus du rapport de dépenses

Après vous être abonné à Temps et dépenses, le cycle de vie d’un rapport de dépenses suit un chemin traditionnel qui doit être intuitivement familier. Les collaborateurs créent et soumettent des rapports de dépenses, qui sont présentés à leurs responsables pour approbation. Une fois approuvés, les rapports de dépenses deviennent des candidats à la demande de remboursement que le service de comptabilité peut traiter en remboursements en attente, à partir desquels les chèques sont imprimés.

Deux exceptions sont :

  • Lorsqu’un acompte est émis avant que le collaborateur ne crée un rapport de dépenses. Dans ce cas, le service de comptabilité crée d’abord un acompte et imprime un chèque. Par la suite, le collaborateur crée un rapport de dépenses et le service de comptabilité applique l’acompte à la demande de paiement de ce rapport de dépenses.

  • Lorsque les employés envoient par e-mail leurs reçus de déplacement ou autres et utilisent l’intelligence artificielle (IA) pour les aider à les coder. L’apprentissage automatique (ML) mémorise les modifications pour les reçus futurs. Les collaborateurs peuvent utiliser ces reçus électroniques pour créer des rapports de dépenses.

Valider ou refuser les rapports de dépenses

Cette section est destinée au responsable du collaborateur.

Si la notification par e-mail est activée, vous recevrez un e-mail vous informant qu’un rapport de dépenses est prêt pour examen. Si ce n’est pas le cas, vous devez examiner régulièrement les rapports de dépenses qui sont prêts pour votre approbation. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Valider ou refuser les rapports de dépenses.

Les rapports de dépenses non approuvés deviennent modifiables dans la liste des rapports de dépenses du collaborateur. Les rapports de dépenses approuvés deviennent des candidats pour les demandes de remboursement.

Rembourser les dépenses

Le remboursement des dépenses est un processus en deux étapes :

  1. Créez des demandes de remboursement à partir des rapports de dépenses approuvés.
  2. Effectuez le remboursement effectif (sauf si un remboursement anticipé a déjà été effectué en espèces).

Tout d’abord, les remboursements doivent être approuvés si vous avez mis en œuvre le processus facultatif d’approbation des remboursements et si le remboursement se situe dans la fourchette de montants nécessitant une approbation.

Sélectionnez ensuite les rapports de dépenses que vous souhaitez payer. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Sélectionnez les rapports de dépenses à rembourser. Ici, vous pouvez sélectionner le mode de remboursement, qui peut être par chèque, en ligne ou en espèces. La méthode de remboursement en espèces est un moyen d’enregistrer le fait que vous avez effectué (ou effectuerez) un remboursement en espèces. Si vous sélectionnez En ligne, un chèque est imprimé et envoyé par courrier par le centre d’impression en ligne.

Cependant, la méthode la plus courante consiste à imprimer localement les chèques. Si vous sélectionnez cette méthode, vous pouvez effectuer un traitement des chèques. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Imprimer des chèques de remboursement.

Entretien

Le personnel comptable doit effectuer un certain nombre de tâches régulières.

  • Révision en attente

    Examinez régulièrement les rapports de dépenses qui ont été approuvés et qui sont prêts à être remboursés. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Afficher les remboursements en attente.

  • Modifier ou réaffecter partiellement les rapports de dépenses envoyés

    Vous devrez peut-être modifier les erreurs dans les rapports de dépenses une fois qu’ils ont été soumis.

  • Créer des rapports de dépenses pour d’autres personnes

    Il peut être nécessaire que vous saisissiez un rapport de dépenses pour quelqu’un d’autre. Par exemple, la personne a quitté la société et n’a plus accès à Intacct. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Résumés des dépenses.

  • Exécuter des rapports

    Vous pouvez exécuter des rapports, tels qu’un livre de dépenses. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Rapport du livre-journal des dépenses.

    Vous pouvez également afficher et annuler les remboursements comptabilisés. Pour en savoir plus, rendez-vous sur Annuler les remboursements des dépenses des collaborateurs.