Rembourser les collaborateurs par le biais d’un paiement ACH standard

Si vous utilisez Dépenses, vous pouvez utiliser la Chambre de compensation automatisée (ACH) standard pour rembourser les dépenses des collaborateurs, ce qui vous permet de déposer efficacement les paiements de dépenses directement dans les comptes bancaires des collaborateurs.

Dans la pratique, le paiement via ACH standard est similaire au processus utilisé pour rembourser les collaborateurs par chèque, sauf que vous générez un fichier de paiement ACH que vous envoyez à la banque.

En savoir plus sur configuration pour effectuer des paiements ACH standard.

Sélectionner les dépenses que vous souhaitez rembourser avec ACH standard

Lorsque vous remboursez les dépenses des collaborateurs dans Dépenses, vous pouvez sélectionner ACH comme mode de paiement.

1. Atteindre Dépense > Tout > Remboursements > Sélectionner les dépenses à rembourser.

2. Filtrez la liste des rapports de dépenses ou sélectionnez Vue.

   Si vous avez sélectionné ACH Comme mode de paiement préféré pour les collaborateurs sélectionnés, vous pouvez utiliser le Mode de paiement menu déroulant pour filtrer uniquement les rapports de dépenses qui doivent être remboursés via ACH standard.

3. Recherchez le Mode de paiement et choisissez ACH.

   La liste filtre pour afficher uniquement les rapports de dépenses des collaborateurs pour lesquels vous avez activé l’ACH standard.

   Si vous avez déjà filtré la liste des rapports de dépenses pour les paiements ACH standard uniquement, ce mode de paiement sera prérempli pour vous.

4. Sélectionnez les rapports de dépenses que vous souhaitez payer, ainsi que les montants de paiement.

   Par défaut, plusieurs rapports de dépenses d’un même collaborateur donnent lieu à un paiement ACH standard. Si vous souhaitez des paiements ACH standard distincts pour chaque rapport de dépenses, définissez l’icône Demandes de paiement option pour Un par rapport de dépenses.

5. Sélectionnez Enregistrer.

   • Les paiements sont enregistrés en tant que demandes de paiement.
   • Si les paiements ne nécessitent pas d’approbation, les paiements sont également immédiatement disponibles pour génération dans un fichier de paiement ACH standard.

    

   Les paiements ne sont pas comptabilisés tant que vous n’avez pas généré le fichier ACH standard et que vous n’avez pas confirmé que les paiements ont été traités par votre banque.

Générer le fichier de paiement ACH standard

1. Atteindre Gestion de la trésorerie > Tout > génération de fichiers ACH > ACH.

   Si vous ne voyez pas d’options pour les paiements ACH standard :

   Pour générer des paiements ACH standard, vous devez disposer de permissions supplémentaires dans Gestion de la trésorerie.

   Permissions requises pour les applications

   Application	Permissions requises
   Gestion de la trésorerie	Localisez les permissions pour Générateur de fichiers ACHet ajouter des permissions pour Courir. Localisez les permissions pour Fichier de paiement ACH et ajouter des permissions pour Liste, Vue, Exportation, Confirmer, Videet Supprimer.

2. Vous pouvez également sélectionner Personnaliser la liste Pour filtrer la liste des paiements par compte courant, fournisseur, collaborateur ou date.
   Si vous avez traité les paiements des fournisseurs avec ACH standard, ces paiements apparaissent avec les remboursements de dépenses. Pour générer un récapitulatif ACH standard distinct pour les seuls paiements des collaborateurs, sélectionnez Personnaliser la liste et désélectionnez l’option Sélectionner tous les fournisseurs.
3. Sélectionnez les paiements que vous souhaitez inclure dans le fichier de paiement ACH standard.
4. Choisir Générer le fichier.

   Le paiement apparaît sur la Fichier de paiement ACH page. Vous pourrez également retrouver cette page ultérieurement en accédant à Gestion de la trésorerie > Tout > fichier de paiement ACH > ACH.

Envoyez le fichier de paiement ACH standard à votre banque

Vous pouvez télécharger le fichier de paiement ACH standard et l’envoyer à votre banque. Vous avez également la possibilité d’enregistrer ou d’afficher les fichiers de paiement au format Excel, texte ou .ach.

1. À partir de la Gestion de trésorerie menu, choisissez Fichier ACH Et puis Fichier de paiement ACH.

   La liste des fichiers de paiement que vous avez générés s’affiche.

2. Vous pouvez examiner le contenu du fichier de paiement.
3. Choisir Télécharger puis le fichier de paiement.
   Sélectionnez le nom du fichier de paiement créé et examinez les paiements créés
4. Les fichiers de paiement sont enregistrés au format .ach.

Confirmer et comptabiliser les paiements ACH standard

Les paiements ne sont pas comptabilisés tant que vous n’avez pas confirmé le fichier de paiement ACH standard. Si la banque n’est pas en mesure de traiter l’un des paiements, vous pouvez annuler des paiements individuels et confirmer le reste du fichier. En cas d’erreurs multiples, il peut être plus facile de supprimer le fichier ACH standard et de recommencer.

Instructions pour corriger les paiements

Options de confirmation ou de correction des paiements	Instructions
Si tous les paiements ont été compensés	Procédez comme suit pour confirmer le fichier de paiement : Choisir Confirmer en regard du fichier de paiement. Cela permet de comptabiliser les paiements sur les comptes fournisseurs.
Si la banque n’est pas en mesure de traiter un ou plusieurs paiements	Procédez comme suit pour annuler les paiements qui n’ont pas été compensés et confirmez le reste. Revenez à la page Fichier de paiement ACH (Gestion de la trésorerie > Tout > fichier de paiement ACH > ACH). Sélectionnez le nom du fichier de paiement créé et examinez les paiements créés. Choisir Vide pour tout paiement qui n’a pas été traité par la banque. Cela supprimera le paiement du fichier ACH standard et le renverra au Générer le fichier ACH page. Si vous souhaitez recommencer le paiement, accédez à Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Demandes de paiement ou Dépenses > Tout > Remboursements > en attente et supprimez la demande de paiement. La facture fournisseur ou la dépense peut ainsi être à nouveau payée, ce qui vous permet de corriger les informations de paiement. Une fois que vous avez supprimé tout paiement qui n’a pas été compensé, sélectionnez Confirmer en regard du fichier de paiement. Cela permet de comptabiliser les paiements sur les comptes fournisseurs.
Si vous souhaitez annuler tous les paiements ACH et recommencer	Procédez comme suit pour supprimer le fichier de paiement ACH standard et recommencer : Revenez à la page Fichier de paiement ACH (Gestion de la trésorerie > Tout > fichier de paiement ACH > ACH). Recherchez le fichier de paiement dans la liste, puis sélectionnez Supprimer à droite du fichier de paiement. Cela va annuler tous les paiements du fichier. Atteindre Comptes fournisseurs > Tout > Paiements > Demandes de paiement ou Dépenses > Tout > Remboursements > en attente et supprimer les demandes de paiement. Les factures fournisseurs ou les dépenses peuvent ainsi être à nouveau payées, ce qui vous permet de corriger les informations de paiement.

Foire aux questions (FAQ)

Qu’est-ce qui détermine la date de paiement des paiements comptabilisés ?

La date de paiement estimée que vous saisissez sur la page Payer les factures fournisseurs ou Rembourser les dépenses comme étant la date de paiement. La date de paiement réelle dépend du moment où la banque reçoit et traite le paiement.

Puis-je annuler un paiement ACH standard que j’ai déjà envoyé à la banque ?

Oui, mais vous devez également contacter votre banque pour annuler le paiement. L’annulation d’un paiement dans Sage Intacct n’affecte pas le processus de paiement de la banque. Si vous ne communiquez pas avec votre banque, elle procédera à l’émission du paiement, indépendamment de votre annulation ou non du paiement ici.

En savoir plus sur annulation d’un paiement ACH standard.