Aperçu des dépenses

Les notes de frais simplifient le processus de déclaration et d’approbation des dépenses de votre société. Les employés peuvent soumettre des rapports de dépenses depuis n’importe quel établissement, et Intacct les achemine automatiquement vers le superviseur approprié pour approbation. Les superviseurs reçoivent une notification par e-mail lorsqu’un rapport est soumis.

Les superviseurs peuvent faire ce qui suit :

Consultez le rapport de dépenses soumis.
Approuvez le rapport de dépenses soumis tel quel.
Demandez des modifications ou des détails supplémentaires.

Une fois le rapport de dépenses approuvé, il devient une facture fournisseur. Ensuite, l’équipe comptable traite la facture fournisseur et émet un chèque ou un paiement en ligne. Les données appropriées sont automatiquement validées dans d’autres applications, telles que la Comptabilité fournisseurs et le Grand livre.

Les employés peuvent faire ce qui suit :

Vérifiez le statut de leurs rapports de dépenses dans le cycle d’approbation et de paiement.
Examinez l’ensemble de l’historique de leurs dépenses.

Paiements d’acompte

L’équipe comptable peut émettre un acompte de paiement avant qu’un collaborateur ne soumette un rapport de dépenses. Par exemple, un nouvel employé peut avoir besoin de fonds pour une dépense de déménagement importante. Une fois la dépense effectuée et le rapport soumis, l’acompte est appliqué à la facture fournisseur.

Détails des rapports de dépenses

Les notes de frais peuvent inclure un nombre illimité de postes, chacun d’entre eux pouvant spécifier différents types de dépenses, services et emplacements. Les employés peuvent ajouter des notes en plus des données obligatoires, telles que le type de dépense et le coût. En outre, ils peuvent ajouter des pièces jointes à leurs rapports de dépenses. Par exemple, les employés à New York numérisent et joignent des reçus pour soumettre des rapports de dépenses à leur responsable en Californie.

Types de dépenses

Au lieu d’utiliser un numéro de compte ou des libellés, vous pouvez utiliser des types de dépenses pour effectuer les opérations suivantes :

Donnez aux comptes du Grand livre (GL) utilisés pour les rapports de dépenses des collaborateurs des noms plus reconnaissables.
Limitez l’accès aux comptes que vous ne souhaitez pas que les employés utilisent.

Par exemple, vous ne voulez pas que les employés comptabilisation des dépenses dans un compte de capitaux propres. Pour éviter cela, ne créez pas de type de dépense pour ce compte.

Vous pouvez attribuer un ou plusieurs types de dépenses à n’importe quel compte du grand livre. Par exemple, le compte de kilométrage de voiture est « 7216 Transport », mais le type de dépense pourrait être « Kilométrage » pour permettre aux employés de le reconnaître plus facilement et plus rapidement.

Types de paiement des dépenses

Vous pouvez utiliser les types de paiement de dépenses pour effectuer les opérations suivantes :

Suivez la façon dont les dépenses ont été payées.
Créez des dépenses remboursables et non remboursables.

Par exemple, vous créez des types de paiement pour les cartes de crédit de la société ou les chèques pour les dépenses non remboursables. Chaque type de paiement de dépenses peut avoir un compte de contrepartie spécifique attribué pour faciliter le rapprochement.

Vous pouvez attribuer des types de paiement de dépenses aux états de dépenses et aux ajustements de dépenses.

Rapports

Les rapports d’application incluent le livre-journal des dépenses, le registre des chèques pour les dépenses des collaborateurs et la liste des collaborateurs.

Une déclaration de dépenses client facultative La solution est disponible pour les sociétés de services professionnels ayant des exigences plus sophistiquées en matière de déclaration des dépenses. Cette application comprend la facturation fournisseur de dépenses, le suivi des dépenses de projet et la prise en charge des PDA, entre autres fonctionnalités.

Le cycle de vie des demandes de remboursement et des paiements livrés

Les demandes de remboursement et les paiements livrés passent par plusieurs états au cours de leur cycle de vie. Les actions centrées ne peuvent être effectuées qu’à des étapes spécifiques de ce cycle.

Sage Expense Management

Sage Expense Management (SEM) est une solution Sage Intacct qui simplifie le suivi des dépenses et la production de rapports, facilitant ainsi la gestion des dépenses d’entreprise. Dans Sage Gestion des dépenses, les dépenses sont des enregistrements individuels de chaque achat d’entreprise que vous effectuez, que ce soit par carte d’entreprise, carte personnelle ou argent comptant. Chaque dépense comprend des détails, tels que le montant, la date, le commerçant et la catégorie.