Vérifier le statut d’un rapport de dépenses

Il arrive qu’un collaborateur, un approbateur de dépenses ou un responsable ait besoin de connaître le statut d’un rapport de dépenses au fur et à mesure de son processus d’approbation et de remboursement. Utilisez la page Statut d’un rapport de dépenses pour connaître le statut d’un rapport de dépenses.

Sous certaines conditions, le rapport de dépenses peut être modifié et soumis de nouveau.

Si vous êtes responsable ou approbateur, vous pouvez généralement afficher une liste des dépenses des collaborateurs sur la page Rapports de dépenses du personnel et Approuver les dépenses. Les responsables et les approbateurs peuvent uniquement consulter les rapports de dépenses de leurs propres collaborateurs désignés. Les approbateurs peuvent ajouter des commentaires sur les raisons pour lesquelles ils ont décidé d’approuver ou de refuser les éléments du rapport de dépenses ou du rapport de dépenses.

1. Atteindre Dépense > Tout > Dépense > Mes dépenses ou Dépenses du personnel.

2. Recherchez le rapport de dépenses que vous souhaitez afficher.

3. Choisir Plus d’actions >Vue à la fin de la ligne.

1. Atteindre Dépense > Tout > Dépense > Mes dépenses ou Dépenses du personnel.

2. Recherchez le rapport de dépenses et sélectionnez Vue.

Descriptions des statuts des rapports de dépenses

Sur la page Liste des dépenses, vous pouvez également afficher le statut d’un rapport de dépenses dans la colonne Statut. Le tableau suivant décrit la signification de chaque état et indique si le rapport de dépenses est modifiable ou non.

États modifiables des rapports de dépenses

Statut	Description	Modifiable?
Brouillon	Version modifiable d’un rapport de dépenses qui a été enregistré en vue d’une modification ultérieure. Les brouillons n’ont pas encore été soumis pour approbation ni comptabilisés dans le grand livre.	Oui
Soumis	Le rapport de dépenses a été soumis à un approbateur. Elle n’a pas été approuvée, payée ou comptabilisée dans le grand livre.	Non
Partiellement approuvé	Les rapports de dépenses partiellement approuvés peuvent attendre d’autres approbateurs et/ou avoir des éléments qui n’ont pas encore été approuvés. Les rapports de dépenses partiellement approuvés ne sont pas encore comptabilisés dans le GL.	Oui
Approuvé	Le rapport de dépenses est approuvé et comptabilisé dans le Grand livre, mais n’est pas encore payé.	Uniquement pour les rapports de dépenses du personnel (avec des modifications limitées*)
Partiellement refusé	Un ou plusieurs éléments ont été refusés. Pour ce faire, vous devez généralement modifier le rapport de dépenses, puis le soumettre à nouveau.	Oui
Refusé	L’intégralité du rapport de dépenses a été refusée. (Par exemple, un rapport de dépenses qui n’a pas été approuvé par un responsable.) Pour ce faire, vous devez généralement modifier le rapport de dépenses, puis le soumettre à nouveau.	Oui
Partiellement payée	Un ou plusieurs articles du rapport de dépenses ont été payés.	Non
Payé	Le rapport de dépenses a été entièrement payé.	Non
Extourner Extourne	Vous pouvez uniquement extourner les notes de frais qui ont déjà été payées. Après avoir extourné un rapport de dépenses, son statut passe à Extourné. Une fiche d’extourne est créée avec un montant négatif pour compenser votre rapport de dépenses extournées.	Non
Sélectionné	Le rapport de dépenses a été sélectionné pour remboursement par un responsable. Les rapports de dépenses sélectionnés ne sont pas modifiables.	Non

* Pour les rapports de dépenses du personnel approuvés, vous ne pouvez apporter que des modifications limitées, telles que la modification des détails Payé à ou Payé pour, ou le téléchargement d’une pièce jointe. Vous pouvez également modifier un élément de remboursable en non remboursable en sélectionnant un autre type de paiement. Vous pouvez ajouter un autre élément à un rapport de dépenses si l’élément n’est pas remboursable.