Rapports des dépenses réelles par rapport au budget
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Vous pouvez utiliser l’Assistant de création de rapport financier préparatoire pour suivre vos performances par rapport au budget. Atteignez-vous vos objectifs en matière de revenus ? Les dépenses sont-elles supérieures ou inférieures à vos attentes ?
Après avoir créé ce rapport, vous pouvez l’exécuter à partir de la liste des rapports financiers préparatoires dans le grand livre ou à partir du Centre de rapports.
À propos du rapport
Bien qu’il existe de nombreuses façons de paramétrer un budget par rapport au rapport réel, le rapport suivant inclut de nombreux éléments typiques.
- Le détail des revenus et des dépenses.
- Des colonnes pour le réel, le budget et les écarts réel/budget.
Conditions préalables
| Conditions préalables | Description |
|---|---|
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Groupe de compte (comme « Résultat net ») qui contient des groupes de compte pour les revenus et les dépenses |
Il est recommandé d’organiser vos groupes de comptes de sorte que les revenus et les dépenses soient regroupés dans un groupe de comptes parent dont le solde normal est créditeur ou débiteur. La fusion de comptes avec des soldes normaux différents n’est pas recommandée. Le système prend le signe du groupe parent immédiat. Par exemple, s’il y a des écarts entre les soldes normaux du Groupe de groupes de comptes et legroupe de compte sous-jacent, le système change le signe tout en normalisant l’écart budgétaire.
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|
Un budget |
Au moins un budget défini pour votre société est requis. Dans l’exemple de rapport précédent, la 3e colonne affiche les montants d’un budget. |
Créer le rapport
-
Accédez à Grand livre > Tous et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Rapports financiers préparatoires.
- Indiquez un nom et une structure de rapport pour le rapport.
- À l’onglet Lignes, sélectionnez le groupe de comptes parent qui contient vos groupes de comptes de revenus et de dépenses. Dans l’exemple précédent, il s’agit du groupe de comptes « Résultat net ».
- Définissez les colonnes de votre rapport.
L’onglet Colonnes est l’endroit où vous allez ajouter des colonnes de budget.
Vous pouvez ajouter des colonnes qui :
- Affichent les données budgétaires d’une période de référence : Pour chaque colonne de budget, définissez le type de colonne sur « Budget » et sélectionnez l’ID du budget et la période de référence.
- Afficher la différence ou l’écart budgétaire : Calculez automatiquement la différence ou l’écart entre le montant budgété pour une période et le montant réel sans créer de calcul. Vous pouvez définir le type de colonne sur l’une des options de budget normalisées, telles que Différence budgétaire (normalisée).
Exécuter le rapport
Procédez de l’une des manières suivantes :
- Rendez-vous dans l’Assistant de création de rapport financier préparatoire : (Accédez à Grand livre > Tous > Génération de rapports financiers préparatoires > Rapports financiers préparatoires.
OU
- Rendez-vous dans le Centre de rapports : (Accédez à Rapports > Tous > Centre de rapports. )
Foire aux questions (FAQ)
Les sociétés souhaitent généralement afficher les différences ou les écarts de dépenses de sorte que :
- Une diminution des dépenses est un numéro positif
- Une augmentation des dépenses est un numéro négatif
Si votre rapport affiche le mauvais signe d’écarts de dépenses, c’est généralement parce que le rapport inclut directement un groupe de comptes de dépenses qui a un Solde normal débiteur.
Si vous souhaitez afficher uniquement les dépenses dans le rapport, vous pouvez créer un groupe de comptes parent, dont le solde normal est créditeur, et inclure uniquement votre groupe de compte Dépenses en tant que membre.
Expenses_Parent (Normal balance = CR)
Expenses (Normal balance = DB)
...Si votre rapport affiche le mauvais signe ou d’écarts de dépenses :
- À l’onglet Lignes du rapport financier préparatoire, vérifiez que le groupe de comptes que vous avez sélectionné dispose d’un solde créditeur normal.
- À l’onglet Colonnes du rapport financier préparatoire, vérifiez que la colonne Différence budgétaire ou Écart budgétaire est définie sur « Normalisé ».
Pour le Type de colonne, choisissez l’une des options suivantes :
- Écart budgétaire (normalisé)
- Différence budgétaire (normalisée)
- Pour les rapports qui affichent uniquement les dépenses : À l’onglet Format du rapport financier préparatoire, masquez les lignes d’en-tête et de total pour le groupe de comptes Dépenses_parent.
Lorsque vous effectuez une analyse détaillée à partir d’un montant budgétaire, le rapport sous-jacent affiche les montants du budget tels qu’ils ont été saisis dans votre société. Par conséquent, le rapport d’analyse détaillée affiche généralement plusieurs lignes avec des montants plus petits étiquetés pour différentes périodes budgétaires et combinaisons de dimensions.
Par exemple, supposons qu’un rapport indique un montant budgétaire de 200 000 $ pour les frais de déplacement sur un trimestre. Lorsque vous analysez en détail ce montant sur un rapport financier préparatoire, vous pouvez voir plusieurs lignes pour le même compte budgétaire, ventilées par période budgétaire mensuelle et par combinaison établissement/service.
Si vous avez créé un budget pour le premier mois fiscal, mais qu’aucun autre mois n’a de valeurs budgétaires, l’exécution du rapport pour de la création à ce jour ou de la création au mois en cours fait que la colonne de budget du deuxième mois affiche la valeur du premier mois comme négative.
Si la méthode de calcul du groupe de compte est définie sur Pour la période et les comptes sont des comptes de bilan, le changement Pour la période est la valeur négative du budget du mois précédent.
Pour corriger ce problème, remplacez la méthode de calcul du groupe de compte par Fin de la périodeou ajoutez des valeurs budgétaires du même montant pour toutes les périodes.
