Aperçu des dépenses

Les utilisateurs de toutes sortes, qu’ils saisissent, passent en revue ou approuvent des transactions, peuvent utiliser l’aperçu des dépenses pour connaître l’impact de la transaction sur le budget avant qu’elle ne soit comptabilisée. Ceci aide les utilisateurs à prendre des décisions éclairées pendant le processus de dépenses.

Abonnement	Gestion des dépenses et au moins l’une des applications suivantes : Comptes fournisseurs Grand livre Achats
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Utilisateur professionnel avec des privilèges d’administrateur (pour la configuration)
Permissions	Liste, Afficher, Ajouter, Modifier pour la zone appropriée Aperçu des dépenses - Exécuter
Conditions préalables	Vous devez configurer l’application Gestion des dépenses. Le cas échéant, les livres définis par l’utilisateur doivent être activés et spécifiés dans la Gestion des dépenses.

Utiliser l’aperçu des dépenses pour une transaction

Créez ou ouvrez une transaction prise en charge par la Gestion des dépenses : une écriture de journal de Grand livre, une facture fournisseur, ou une transaction d’achats configurée.
Si vous ne savez pas quelles transactions sont prises en charge, demandez à votre administrateur de budget ou à votre administrateur système de vérifier pour vous.
À tout moment après l’ajout d’un élément, mais avant de comptabiliser la transaction, sélectionnez Afficher l’aperçu des dépenses.
La boîte de dialogue Aperçu des dépenses s’affiche, indiquant l’impact que la transaction aura sur le budget disponible.
Si vous avez plusieurs budgets, le budget utilisé est basé sur la date de comptabilisation de la transaction.
Par exemple, supposons que vous ayez un budget pour chaque année civile. Si la date de comptabilisation d’une transaction est le 28/12/2022 et la date du document le 15/01/2023, l’aperçu des dépenses montre la relation de la transaction avec le budget pour l’année 2022.
Pour explorer le budget, les dépenses réelles ou engagées dans le détail, sélectionnez le lien bleu approprié.
Si vous ajoutez d’autres éléments, sélectionnez Afficher l’aperçu des dépenses encore une fois pour actualiser les informations.
L’aperçu des dépenses vérifie chaque élément. Il est donc important d’actualiser si vous ajoutez d’autres éléments après avoir affiché l’aperçu des dépenses.

Si tous les éléments d’une demande d’achat sont uniques, chaque élément s’affiche individuellement sur sa propre ligne. Toutefois, s’il y a plus de 10 éléments non uniques pour une seule demande, 3 éléments maximum sont combinés en une seule ligne dans la liste Aperçu des dépenses.

Si vous suivez les dépenses engagées dans un livre défini par l’utilisateur et que vous utilisez l’application Achats

L’aperçu des dépenses est calculé en fonction de la comptabilisation principale du grand livre définie pour la définition de transaction. Si vous avez activé une comptabilisation supplémentaire, cette comptabilisation secondaire n’est pas reflétée dans l’aperçu des dépenses.

Par exemple:

Vous avez configuré la gestion des dépenses pour inclure les dépenses engagées et créé un livre défini par l’utilisateur pour en assurer le suivi.
Une définition de transaction de bon de commande est configurée pour être comptabilisée dans le livre des dépenses engagées.
Vous souhaitez que le montant indiqué dans le livre des dépenses engagées soit déduit de vos dépenses engagées lorsque vous affichez les informations d’aperçu des dépenses dans la facture d’achat.

La solution basée sur les meilleures pratiques :

Créez une définition de transaction qui précède immédiatement la facture dans le flux de travail d’achat.
Configurez cette transaction pour libérer le montant de la facture du livre de dépenses engagées.

Cette étape permet également d’assurer la bonne compensation du livre des dépenses engagées et d’éviter d’avoir à régulariser les écarts entre le total du bon de commande et le total de la facture.