Traiter plusieurs écritures de journal

Les écritures de journal sont des transactions essentielles dans un système financier. Utiliser ces écritures une par une est logique dans de nombreuses circonstances, mais vous pouvez également comptabiliser, dupliquer ou extourner un groupe d’écritures. Vous pouvez traitez plusieurs écritures de journal au sein d’un même journal, d’un journal à l’autre ou même d’un livre à l’autre.

À l’exception du bouton Supprimer, les fonctionnalités d’action groupée ne sont pas disponibles dans la version améliorée de cette page de liste des écritures de journal. Désactivez la liste améliorée pour utiliser ces fonctionnalités.

Les mises à jour groupées peuvent être utilisées pour traiter plusieurs transactions, notamment :

Comptabiliser
Dupliquer (livre identique ou différent)
Extourner
Supprimer
Joindre

Les actions groupées sont destinées à vous faciliter la tâche. Sage Intacct est nécessaire pour appliquer toutes les validations pour les transactions sélectionnées. Cela signifie que le temps de traitement est le même pour ces écritures que si vous enregistriez chaque écriture une par une. Le temps de traitement d’un vaste lot d’écritures peut être trop long pour Intacct. Le nombre de transactions sélectionnées et la taille de chaque transaction influent sur le temps de traitement.

Mises à jour en masse

La mise à jour en masse traite simplement plusieurs transactions sélectionnées en même temps. Sélectionnez autant d’écritures de journal que nécessaire et traitez-les en une seule étape.

Ces mises à jour s’appliquent aux transactions du même journal. Le respect des règles d’approbation de la comptabilisation associées au journal dans lequel les écritures sont enregistrées s’appliquent aux doublons et aux extournes.

Abonnement	Grand livre Projets (pour la reconnaissance de revenu des projets)
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions	Écritures de journal : Lister, Afficher, Modifier, Ajouter, Supprimer, Extourner

Si vous effectuez des mises à jour en masse pour des écritures de journal contenant un grand nombre de données, le délai d’attente du navigateur peut expirer ou cela peut avoir une incidence sur Intacct. Envisagez d’exécuter plusieurs mises à jour comprenant moins d’articles.

Restrictions de niveau général et d’entité

Vous pouvez effectuer une mise à jour en masse uniquement au même niveau d’entité que celui où les écritures ont été créées.

Si vous travaillez au niveau général, vous ne pouvez pas effectuer de mises à jour en masse sur les écritures de journal créées au niveau d’entité.
Si vous travaillez au niveau de l’entité, vous ne pouvez pas effectuer de mises à jour en masse sur les écritures de journal créées au niveau général.

Comptabiliser plusieurs écritures de journal

Lorsque vous comptabilisez une transaction de journal, la transaction entière doit être équilibrée et toutes les informations requises doivent être saisies. La comptabilisation simultanée de plusieurs transactions est principalement utilisée pour les transactions au statut Ébauche.

Étant donné que vous sélectionnez des transactions dans le même journal, les sélections sont comptabilisées dans ce journal.

Le processus de comptabilisation ou de soumission des mises à jour en masse est similaire. Le bouton soumettre s’affiche lorsqu’une approbation est requise. Seules les ébauches d’écritures de journal peuvent être comptabilisées ou soumises. Les ébauches d’écritures de journal peuvent également être dupliquées.

Pour comptabiliser ou soumettre plusieurs écritures :

Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.
Recherchez le journal applicable dans la liste et sélectionnez Afficher les transactions.
Cochez la case correspondant à chaque ébauche de transaction à comptabiliser ou à soumettre pour approbation.

Pour tout sélectionner, cochez la case en haut de la colonne.
Sélectionnez Comptabiliser ou Soumettre dans la partie supérieure de la page.
Sélectionnez OK.
Dans la boîte de dialogue Comptabiliser/Soumettre, des informations relatives à votre action groupée s’affichent. Sélectionnez Continuer.

Les écritures qui font partie d’un processus d’approbation sont soumises pour approbation, et non comptabilisées.

Dupliquer plusieurs écritures

La possibilité de dupliquer plusieurs écritures dans un journal associé au même livre ou à un autre livre permet d’accélérer le traitement et les options de test.

Ces modifications étant effectuées ensemble, sélectionnez les écritures dont les modifications sont apportées au même livre et au même journal.

Pour dupliquer plusieurs écritures dans un autre journal :

Pour extourner automatiquement les transactions en double, vous devez indiquer la date d’extourne.

Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.
Recherchez le journal applicable dans la liste et sélectionnez Afficher les transactions.
Cochez la case correspondant à chaque transaction à dupliquer.

Pour tout sélectionner, cochez la case en haut de la colonne.
Sélectionnez Dupliquer en haut de la page.
Sélectionnez OK.
Sur la boîte de dialogue Dupliquer dans :
1. Sélectionnez le livre et le journal dans lesquels les écritures seront dupliquées.
2. Vous pouvez également saisir des dates différentes.
Sélectionnez Continuer.

Dupliquer des écritures dans un autre livre

Vous pouvez dupliquer des écritures dans un journal associé à un autre livre. Cela vous permet d’examiner l’impact des écritures avant d’enregistrer la transaction dans vos livres principaux.

Par exemple, pour voir l’impact d’une écriture, créez un livre défini par l’utilisateur nommé « Provisoire » et enregistrez la transaction dans ce livre. Examinez ensuite l’impact d’un relevé financier. Si la modification est acceptable, déplacez (dupliquez) l’écriture dans votre livre principal (habituellement la comptabilité d’exercice) et extournez-la du livre provisoire.

Extourner plusieurs écritures

Utilisez la fonction de mise à jour en masse pour extourner plusieurs écritures en même temps. Pour les extournes, vous pouvez utiliser la date initiale (à condition qu’elle se trouve dans une période ouverte) ou en saisir une nouvelle. Seules les écritures de journal enregistrées peuvent être extournées.

Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.
Recherchez le journal applicable dans la liste et sélectionnez Afficher les transactions.
Cochez la case correspondant à chaque transaction à extourner.

Pour tout sélectionner, cochez la case en haut de la colonne.
Sélectionnez Extourner en haut de la page.
Sélectionnez OK.
Si vous le souhaitez, sur la boîte de dialogue Paramètres d’extourne des écritures, entrez des dates différentes.
Sélectionnez Continuer.

Ajouter une pièce jointe à plusieurs écritures de journal

Cette section explique comment ajouter une pièce jointe à plusieurs écritures de journal. Pour plus d’informations sur l’ajout de pièces jointes en général, y compris dans une fiche, accédez à Aperçu des pièces jointes.

Lorsque vous ajoutez simultanément une pièce jointe à plusieurs écritures de journal, la pièce jointe partage le même ID sur toutes ces écritures. Dans ce cas, toute modification apportée à la pièce jointe affecte toutes les écritures de journal utilisant le même ID de pièce jointe.

Pour ajouter la même pièce jointe à plusieurs écritures de journal simultanément :

Accédez à Grand livre > Tous > Écritures de journal.

Vous pouvez également sélectionner un autre type d’écriture, tel que Régularisation ou Définie par l’utilisateur.
Sélectionnez Afficher les transactions.
Seules les écritures de journal qui sont publiées directement dans le Grand livre peuvent utiliser cette fonction de pièce jointe. Un message d’erreur s’affiche si vous essayez d’ajouter une pièce jointe à une écriture de journal qui a été comptabilisée via un livre auxiliaire.
Sélectionnez les écritures de journal à cibler pour la pièce jointe.
Sélectionnez Joindre dans le coin supérieur droit de la page, puis OK.
Sélectionnez une pièce jointe existante ou créez une pièce jointe.
Sélectionnez Continuer pour enregistrer vos modifications.

Une icône de trombone apparaît à la fin de chaque ligne sélectionnée dans la liste.

S’il vous faut ajouter une pièce jointe à une seule écriture de journal, vous pouvez le faire à la volée à l’aide de la même procédure décrite ci-dessus.

Supprimer des écritures de journal

Vous pouvez supprimer plusieurs écritures de journal tant que l’écriture ne se trouve pas dans une période clôturée.

Accédez à la liste des écritures de journal appropriée (par exemple, Grand livre > Tous > Écritures de journal ou Grand livre > Tous > Écritures de journal statistiques) et sélectionnez Afficher les transactions pour afficher les transactions du journal.
Sélectionnez les transactions à supprimer à l’aide de la colonne Supprimer située à droite des transactions.
Sélectionnez Supprimer en haut de la page, puis OK.