Aperçu des pièces jointes

Considérez une pièce jointe comme un groupe d’un ou plusieurs fichiers. Vous pouvez joindre plusieurs fichiers (quel qu’en soit le type) à une transaction à l’aide d’une pièce jointe, y compris, mais sans s’y limiter, des images numérisées, des feuilles de calcul et des documents créés par traitement de texte. Par exemple, vous pouvez ajouter dix images numérisées à une seule pièce jointe pour une facture fournisseur.

Une seule pièce jointe peut être affectée à une transaction ou à une fiche. Après avoir ajouté une pièce jointe, continuez à ajouter ou à supprimer des documents individuels selon les besoins de la pièce jointe, en veillant à ce que vos pièces justificatives soient toujours à jour.

Pourquoi utiliser des pièces jointes ?

En plus de l’ajout et de la modification d’un attachement Une pièce jointe est un groupe d’un ou plusieurs documents justificatifs, comme des feuilles de calcul, des images numérisées ou des documents de traitement de texte. Dans la liste des pièces jointes, vous pouvez sélectionner ou créer des pièces jointes en tant que pièces justificatives sur de nombreuses pages de transaction ; y compris, mais sans s’y limiter, les pages de dépenses des factures fournisseurs, des fournisseurs, des clients et des collaborateurs.

Voici quelques exemples de la valeur de l’utilisation de pièces jointes :

• Les cabinets comptables peuvent télécharger de grandes quantités de documents papier qu’ils reçoivent de leurs clients.
• Les employés peuvent numériser et joindre des reçus à leurs notes de frais, éliminant ainsi le besoin de documents papier.
• Les CPA peuvent joindre des lettres de mission qui décrivent les objectifs d’un nouveau projet.
• Les contrôleurs peuvent joindre des feuilles de calcul et des feuilles de calcul de différents services au budget global de l’entreprise afin de fournir un accès facile aux détails des chiffres du budget global.
• Les auditeurs peuvent inspecter les transactions comptables plus efficacement si des pièces jointes sont déposées avec les transactions comptables spécifiques auxquelles elles se rapportent.

Dossiers de pièces jointes et hiérarchie

Les pièces jointes sont stockées dans des dossiers pour faciliter leur regroupement. Les dossiers de pièces jointes affichent les mêmes noms dans la liste principale de l’application et dans la liste déroulante de sélection des pièces jointes. Assurez-vous d’avoir les permissions Permissions appropriées pour créer des dossiers de pièces jointes.

Par exemple, si vous travaillez sur un projet spécifique, créez un dossier de pièces jointes portant le nom de ce projet. Stockez ensuite chaque document de support de ce projet dans le dossier de pièces jointes de ce projet.

Les dossiers de pièces jointes peuvent être des dossiers de niveau général sans sous-dossiers, des dossiers parents avec de nombreux sous-dossiers ou simplement des sous-dossiers qui peuvent ou non avoir leurs propres dossiers enfants. Pour cette raison, vous pouvez rendre la hiérarchie de vos dossiers aussi large ou approfondie que votre entreprise l’exige.

Clé d’image :

Considérez l’image suivante. Le Dossier 1 et le Dossier 2 sont des dossiers de niveau général répertoriés dans la liste des dossiers de pièces jointes. Pour afficher les sous-dossiers enfants de chaque dossier parent, accédez au dossier parent.

Dossier	Type
1	Dossier parent avec sous-dossiers enfants
2	Dossier sans sous-dossiers. Chaque pièce jointe représente un ou plusieurs fichiers individuels.
3	Sous-dossier parent avec sous-dossiers enfants
4	Sous-dossier sans sous-dossiers
5	Sous-dossier enfant
6	Sous-dossier enfant

Créer une numérotation automatique pour les pièces jointes

Utilisez la numérotation automatique pour ajouter rapidement des pièces jointes. La numérotation automatique vous permet d’ignorer le processus manuel de numérotation de vos pièces jointes. Configurer la numérotation automatique des pièces jointes dans la Séquences de documents pour les identifiants à numérotation automatique et l’activer dans la Section Paramètres généraux de la page Informations sur la société. Ainsi, chaque fois que vous créez une pièce jointe, un nouvel identifiant est automatiquement généré pour celle-ci.

Pour activer la numérotation automatique, vous devez créer le système de numérotation, puis définir la numérotation pour qu’elle s’applique automatiquement à chaque pièce jointe.

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Paramètres et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Séquences de documents.

2. Renseignez les champs obligatoires et toute autre information que vous souhaitez inclure dans votre séquence.

   Les champs suivants sont obligatoires :

   • Identifiant de séquence

     Saisissez un libellé pour le nom de la séquence, tel que Pièces jointes.
     Il est important que vous nommiez la séquence en utilisant des mots qui décrivent les documents pour lesquels vous allez l’utiliser.

     Cet ID ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Nom de la séquence

   • Statut de la séquence

   • Type de séquence

     Ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Séquence principale

     Ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Séquence principale suivante

     Générée automatiquement, elle peut être modifiée.

3. Sélectionnez Enregistrer.

1. Atteindre Compagnie > Coup monté > Paramètres et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Séquences de documents.

2. Renseignez les champs obligatoires et toute autre information que vous souhaitez inclure dans votre séquence.

   Les champs suivants sont obligatoires :

   • Identifiant de séquence

     Saisissez un libellé pour le nom de la séquence, tel que Pièces jointes.
     Il est important que vous nommiez la séquence en utilisant des mots qui décrivent les documents pour lesquels vous allez l’utiliser.

     Cet ID ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Nom de la séquence

   • Statut de la séquence

   • Type de séquence

     Ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Séquence principale

     Ne peut pas être modifié après l’enregistrement.

   • Séquence principale suivante

     Générée automatiquement, elle peut être modifiée.

3. Sélectionnez Enregistrer.

Voir le Descriptions des champs pour en savoir plus sur les informations à saisir dans chaque champ.

Définissez le numéro à appliquer automatiquement :

1. Accédez à Société > Configurer > Configuration > Société.

2. Sélectionnez Modifier.
3. Dans la liste déroulante pour Type de séquence de pièce jointe Sous Paramètres généraux, sélectionnez le nom de la séquence que vous avez créée, par exemple Pièces jointes.

4. Sélectionnez Enregistrer.

Une fois l’enregistrement effectué, Intacct génère automatiquement un numéro unique pour chaque nouvelle pièce jointe que vous créez.

Partage de pièces jointes

Intacct utilise des pièces jointes partagées. Lorsque vous joignez un fichier à plusieurs transactions, vous ne créez pas de copies. Toute modification apportée à la pièce jointe référencée, telle que l’ajout d’un nouveau document justificatif, est répercutée dans les deux transactions.

• Partage de pièces jointes dans des transactions en double : Le même lien de pièce jointe est copié dans la transaction en double ; Aucune nouvelle instance de pièce jointe n’est créée. Si vous modifiez la pièce jointe, par exemple en supprimant un document justificatif de la pièce jointe, cette modification est répercutée dans les deux transactions.

  Si vous ne souhaitez pas utiliser la même pièce jointe lorsque vous dupliquez une transaction, vous pouvez supprimer manuellement le lien de pièce jointe et, si nécessaire, ajouter un autre lien de pièce jointe.

• Partage de pièces jointes dans des transactions récurrentes : Le même lien de pièce jointe est copié dans toutes les instances de la transaction récurrente. Joignez séparément les versions de document mises à jour, au lieu d’écraser l’original, pour conserver les deux.

Meilleures pratiques pour les pièces jointes

Quel que soit le type de pièce jointe, il est toujours préférable d’organiser vos pièces jointes afin qu’elles puissent être facilement retrouvées et supprimées ultérieurement si nécessaire. Afin de faciliter le suivi de vos pièces jointes, nous vous suggérons les meilleures pratiques suivantes :

• Configurez la structure de votre dossier de pièces jointes pour faciliter l’utilisation et la recherche. Par exemple, vous pouvez avoir un dossier Factures fournisseurs et un dossier Factures qui ont leurs propres sous-dossiers avec une hiérarchie logique pour votre organisation. Cette pratique vous permet de trouver plus facilement les pièces jointes si elles doivent être mises à jour ou supprimées ultérieurement.
• Utilisez une convention d’affectation de noms pour vos pièces jointes qui inclut le nom de la personne ou de la société associée. Par exemple, si vous joignez une facture fournisseur d’un fournisseur, vous pouvez l’appeler Utilities_Aug2020-Western_Energy. De cette façon, il ne se perd pas dans un dossier rempli de nombreuses autres factures fournisseurs et peut être facilement retrouvé et mis à jour ou supprimé ultérieurement si nécessaire.
• Limitez le nombre de fiches dans lesquelles une pièce jointe est stockée. Par exemple, s’il s’agit d’une pièce jointe d’un fournisseur, il est préférable de la stocker uniquement dans la fiche du fournisseur en question. Bien que vous puissiez supprimer des pièces jointes du Liste des pièces jointes, ils doivent être supprimées des fiches où elles sont jointes premier. De plus, il est toujours recommandé de limiter l’endroit où les pièces jointes sont stockées pour des raisons de sécurité.