Configurer la délégation des approbations d’écriture de journal

Lorsque votre organisation utilise la délégation d’approbation, les approbateurs peuvent déléguer leurs responsabilités d’approbation à d’autres approbateurs. Lorsque les approbateurs sont absents pour les approbations d’achats, Sage Intacct redirige automatiquement leurs nouvelles demandes d’approbation vers les délégataires qui leur ont été affectés.

Abonnement

Société
Disponibilité régionale

Toutes les régions
Type d’utilisateur Utilisateur professionnel avec privilèges d’administrateur
Permissions Afficher, Ajouter, Modifier, Supprimer
Conditions préalables Approbations activées

Activer la délégation

Activez la délégation sur la page Configurer le Grand livre et, dans une société à plusieurs entités, au niveau général.

  1. Accédez à Grand livre > Configurer > Configuration.
  2. Dans la section Options d’approbation, cochez la case Activer la délégation.

Affecter des délégataires

Attribuez un délégataire à chaque approbateur. Par exemple, un collègue du service de l’approbateur ou son supérieur hiérarchique peut être le délégataire.

  1. Après avoir activé la délégation, sélectionnez Gérer.
  2. Sélectionnez un Délégataire par défaut. Cette valeur est utilisée pour préremplir la table Gérer les délégataires.

  3. Assurez-vous qu’un délégataire approprié est sélectionné pour chaque approbateur de la table.

    Vous devrez sélectionner un autre délégataire pour la personne sélectionnée comme délégataire par défaut.

  4. Sélectionnez Enregistrer.
  5. Sélectionnez Enregistrer sur la page de configuration.
Si un utilisateur obtient une permission d’approbation après que vous avez affecté des délégataires, le délégataire du nouvel approbateur est le délégataire par défaut jusqu’à ce que vous le modifiez.

Descriptions des champs :

Le tableau suivant décrit chaque champ de la page Informations sur le délégataire d’approbation.

Les utilisateurs qui sont limités à une ou plusieurs entités, services ou territoires ne peuvent pas être désignés comme approbateurs. Ils n’apparaissent pas dans la liste déroulante des délégataires par défaut, dans le tableau des approbateurs ni dans la liste déroulante des délégataires sur cette page.
Description des champs de la page d’informations sur les délégataire d’approbation
Champ Description

Délégataire par défaut

Seuls les utilisateurs disposant de permissions d’approbation pour les écritures de journal du Grand livre apparaissent dans la liste. Le délégataire par défaut que vous sélectionnez a deux objectifs :

  • Remplir des délégataires pour chaque approbateur dans le tableau. Lorsque vous configurez initialement la délégation, le champ de délégataire est prérenseigné pour chaque approbateur dans le tableau au moyen du délégataire par défaut. Si vous ne modifiez pas le délégataire d’un approbateur à partir de la valeur par défaut préremplie, puis modifiez le délégataire par défaut, le délégataire pour cet approbateur devient le nouveau délégataire par défaut.
  • Servir de délégataire à tout nouvel approbateur (utilisateur qui obtient par la suite des permissions d’approbation) jusqu’à ce que vous sélectionniez un autre approbateur.

Approbateur

Chaque utilisateur autorisé à approuver les écritures de journal du Grand livre apparaît dans le tableau. Cette colonne est en lecture seule.

Délégataire

Un utilisateur ayant la capacité d’approuver au nom de l’approbateur. Seuls les utilisateurs autorisés à approuver les écritures de journal du Grand livre apparaissent dans la liste déroulante. Lorsque l’approbateur active la délégation d’approbation en son absence, Intacct renvoie toute nouvelle demande d’approbation au délégataire.

Le délégataire reste l’approbateur de la transaction même après que l’approbateur a désactivé la délégation d’approbation en son absence.

Approbation du délégataire (absent)

Si votre société est configurée pour inclure les approbateurs délégués, vous pouvez démarrer la délégation chaque fois que vous avez besoin que l’approbateur délégué prenne le relais pour vous.

  1. Sélectionnez votre nom d’utilisateur en haut de n’importe quelle page, puis sélectionnez Mes préférences.

  2. Dans la section Notifications par e-mail sous Délégation d’approbation, cochez la case correspondant à chaque application pour laquelle vous devez déléguer des approbations.

  3. Définissez vos dates de début et de fin d’absence du bureau.
    Les nouvelles demandes d’approbation envoyées au cours de cette période sont envoyées au délégataire qui vous a été affecté jusqu’à la date de fin spécifiée.
  4. Sélectionnez Enregistrer.