Aperçu de l’approbation d’écriture de journal

Les approbations d’écriture de journal sont spécifiques aux transactions du Grand livre qui sont directement comptabilisées dans un journal spécifique. Les transactions qui ne sont pas soumises directement, par exemple les transactions soumises à un livre auxiliaire, ne sont pas approuvées de cette façon.

L’approbation des écritures de journal est facultative. Vous n’avez pas besoin d’approbation pour les écritures de journal. Si vous configurez le journal de Grand livre pour les approbations, chaque soumission pour comptabiliser une écriture de journal nécessite une approbation.

Lorsque les utilisateurs soumettent des écritures directement au grand livre, elles doivent être approuvées. Mais les approbations affectent également les écritures de journal des éléments suivants :

Transactions récurrentes
Transactions mémorisées
Modèles de transaction
Importations CSV
Services Web

Abonnement	Grand livre
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Utilisateur professionnel
Permissions	Écritures de journal : Lister, Afficher, Modifier, Ajouter Approbations : Liste
Étape précédente	Configurer les approbations

Notifications par e-mail

Vous pouvez configurer le système Sage Intacct afin qu’il vous envoie des notifications par e-mail concernant les transactions en attente d’approbation. Selon la configuration de votre système, un e-mail de notification est envoyé :

à chaque fois qu’une transaction nécessite approbation.
une fois par jour, sous forme de liste incluant toutes les demandes reçues ce jour-là.
Une fois par semaine, sous forme de liste incluant toutes les demandes reçues cette semaine-là.
Une fois par mois, sous forme de liste incluant toutes les demandes reçues ce mois-là.

Si vous êtes affecté à plusieurs journaux, vous recevrez une notification par journal, qui inclut le nom de journal concerné.

Si la notification par e-mail est désactivée, vérifiez régulièrement la Approuver les écritures de journal pour voir les transactions en attente d’approbation.

Flux de travail d’approbation d’écriture de journal

Les approbations d’écriture de journal diffèrent légèrement de la plupart des approbations d’application. Le processus est plus simple. Elles ne sont pas basées sur des valeurs et des seuils de valeurs, mais sur des approbateurs que vous configurez.

Le processus d’approbation des écritures de journal comporte 3 étapes de base : configuration, soumission et approbation.

1. Configurer les approbations

Activez les approbations dans le Grand livre.
Ajoutez des approbateurs et accordez des permissions d’approbation pour les journaux.
Créez un approbateur administratif et des approbateurs suppléants.

2. Créer et soumettre des écritures de journal

L’utilisateur crée et envoie une écriture de journal.
L’approbateur ou son suppléant est notifié de l’exigence d’approbation.

3. Approuver ou refuser des écritures

Si la détection des valeurs aberrantes du Grand livre est activée, l’écriture est évaluée.
L’écriture est validée ou refusée.
Si elle est approuvée, l’écriture est comptabilisée.
Si elle est refusée, l’écriture est modifiée ou renvoyée pour être soumise à nouveau.

Configurer l’approbation de l’écriture de journal

La configuration du Grand livre pour les approbations d’écritures de journal est un processus en plusieurs étapes, qui est entièrement décrit dans la section Configurer les approbations d’écriture de journal.

En bref, les étapes nécessaires sont les suivantes :

Activez l’approbation des écritures de journal dans la configuration du Grand livre. C’est également ici que vous attribuez un approbateur administratif, qui peut intervenir et approuver les écritures si nécessaire.
Accordez aux utilisateurs des permissions d’approbation d’écriture de journal. Seuls les utilisateurs disposant déjà de la permission Approbateur d’écriture de journal peuvent être sélectionnés comme approbateurs ou délégataires.
Meilleures pratiques : Créez un rôle avec la permission Valider les écritures de journal, puis ajoutez les utilisateurs appropriés si nécessaire.
Définissez les approbations d’écriture de journal pour chaque journal du Grand livre nécessitant une approbation. Chaque journal peut avoir un approbateur ou une chaîne d’approbateurs. Les journaux qui n’ont pas besoin d’approbation doivent être laissés hors de la liste.

Détection des valeurs aberrantes du Grand livre

Si votre société a activé l’option, les écritures du Grand livre soumises pour approbation peuvent être évaluées automatiquement pour les valeurs aberrantes historiques. La détection des valeurs aberrantes est un autre outil que vous pouvez utiliser pour déterminer comment une soumission est gérée.

Vous pouvez également activer l’Assistant valeurs aberrantes, qui modifie le flux de travail pour renvoyer les valeurs aberrantes signalées à l’émetteur en vue d’une réévaluation.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Aperçu de la détection des valeurs aberrantes dans le grand livre.

Gérer les soumissions d’approbation

Lors de la soumission d’une écriture, elle est envoyée pour approbation. Les écritures provisoires ne sont pas envoyées pour approbation.

L’approbateur d’une écriture peut effectuer les opérations suivantes :

Approuver l’écriture. L’écriture est consignée dans le Grand livre.
Refuser l’écriture et la renvoyer à l’émetteur pour apporter des modifications, puis la soumettre à nouveau.
Refuser l’écriture, la modifier, puis l’approuver. Dans ce cas, toute autre personne de la chaîne d’approbation doit approuver à nouveau l’écriture.

Écritures de journal partiellement approuvées

Si les écritures doivent être validées par plusieurs approbateurs, l’approbation partielle signifie qu’au moins un approbateur a approuvé l’écriture, mais pas tous.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Valider les écritures de journal.

Approbateur de transaction

Si un approbateur modifie une transaction, il est considéré comme un émetteur. Si l’approbateur (désormais émetteur) peut s’auto-approuver, la transaction est approuvée. Si l’approbateur ou l’émetteur ne peut pas s’auto-approuver, l’approbateur suppléant en est informé.
Si l’approbateur approuve la transaction, l’écriture du journal est envoyée au niveau suivant pour approbation, à condition qu’Intacct soit configuré pour plusieurs approbations.
Si le responsable du collaborateur est défini au deuxième ou au troisième niveau de l’approbateur et qu’aucune modification n’a été effectuée aux niveaux précédents, il est responsable de l’émetteur d’origine.
Si l’approbateur du responsable du collaborateur se trouve au deuxième, au troisième niveau ou au niveau suivant et qu’un approbateur précédent a effectué une modification, l’approbateur effectuant la modification est considéré comme l’émetteur. La demande d’approbation est envoyée au responsable du collaborateur plutôt qu’à l’utilisateur qui a créé l’écriture.
Si l’approbateur du responsable du collaborateur est dupliqué, il est ignoré et le niveau d’approbation suivant est sélectionné, le cas échéant. Sinon, l’écriture est comptabilisée.

Restriction des utilisateurs

Pour les approbations, si un utilisateur a des restrictions ajoutées après avoir obtenu des permissions, cet utilisateur ne voit aucune partie de l’écriture correspondant à sa restriction. L’utilisateur n’est pas autorisé à approuver une transaction s’il ne la voit pas dans son intégralité.

Par exemple :

Un utilisateur non restreint est un approbateur, qui est ensuite limité à des entités spécifiques.
L’utilisateur n’est plus en mesure d’approuver les écritures qui font référence à d’autres entités. En fait, ils ne verront même pas les détails associés à ces entités.