Configuration des livres définis par l’utilisateur

Les livres définis par l’utilisateur vous permettent de gérer différentes normes de reporting au-delà de ce qui est possible avec les PCGR et les livres fiscaux. Après les avoir activés dans le Grand livre, vous pouvez créer un ou plusieurs livres de rapports que vous utilisez pour suivre les écritures de journal spécialisées distinctes de vos livres réels. Par exemple, une société de gestion immobilière peut créer un livre Immobilier à des fins de suivi et de reporting des écritures de journal spécifiques à ce secteur.

Cette rubrique vous guide tout au long du processus de configuration des livres définis par l’utilisateur. Elle couvre l’activation de la fonctionnalité, la définition des niveaux de sécurité dans les rapports et la définition des livres et des journaux. Si vous ne connaissez pas les livres définis par l’utilisateur, nous vous recommandons de commencer par notre introduction.

La configuration des livres définis par l’utilisateur implique quelques étapes.

1. Activer les livres définis par l’utilisateur dans le Grand livre.
2. Accorder à l’utilisateur les permissions d’accéder et de comptabiliser le livre.
3. Définir les informations du livre.
4. Ajouter au moins 1 journal au livre.

Activer les livres définis par l’utilisateur dans le Grand livre.

1. Accédez à Grand livre > Configurer > Configuration.
2. Faites défiler l’écran jusqu’à la section Options avancées du Grand livre et sélectionnez l’option Activer les livres définis par l’utilisateur.

Accorder des permissions aux utilisateurs

Il existe des permissions distinctes pour les livres, les journaux et les écritures de journal définis par l’utilisateur. Par exemple, vous pouvez donner à quelqu’un la permission de saisir des transactions dans des livres définis par l’utilisateur, mais pas nécessairement d’ajouter des écritures de journal au livre.

Sur la page Permissions du Grand livre, accordez les permissions suivantes relatives aux livres définis par l’utilisateur :

• Livres définis par l’utilisateur
• Journaux définis par l’utilisateur

• Entrées de journal définies par l’utilisateur

L’octroi d’une permission pour les livres selon les PCGR (principes comptables généralement reconnus), les livres d’impôt et les livres définis par l’utilisateur permet aux utilisateurs de saisir des transactions dans ces livres. Cependant, tous les utilisateurs ayant accès aux rapports du grand livre peuvent voir les données dans les livres, même s’ils ne disposent pas d’autorisations spécifiques.

Il n’y a pas de restriction d’accès aux données pour les livres définis par l’utilisateur, les livres selon les PCGR ou les livres d’impôt. Les utilisateurs ayant des droits sur les rapports du grand livre sont autorisés à voir les données des journaux ou des livres dans les rapports.

Définir un livre

Vous pouvez ajouter autant de livres définis par l’utilisateur que nécessaire à des fins de création de rapports.

1. Accédez à Grand livre > Configurer > Plus > Livres définis par l’utilisateur.
2. Sélectionnez Créer.
3. Saisissez un ID de livre qui sera pertinent pour vous au moment de la création de rapports.

   L’ID du livre apparaît dans la liste des « autres livres » lorsque vous créez des rapports financiers ou d’autres rapports de Grand livre.

4. Donnez une description au livre.
5. Activez Accès direct au livre et au journal pour permettre à des utilisateurs ou groupes spécifiques d’accéder à ce livre. Ces permissions ne sont en place que pour les utilisateurs qui accèdent directement au livre et aux journaux associés.
6. Vous pouvez également cocher la case Rapport d’exploitation pour permettre à ce livre d’ignorer les périodes clôturées.

   Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre après la création du livre.

   Les livres de rapports de gestion n’ont pas d’impact sur les livres réels. En outre, vous ne pouvez configurer que les journaux définis par l’utilisateur et le Livre de bord numérique pour qu’ils soient comptabilisés dans les livres de rapports de gestion. Les livres auxiliaires, tels que les Comptes fournisseurs, ne peuvent pas être comptabilisés dans les livres d’exploitation.

1. Accédez à Grand livre > Configurer > Plus > Livres définis par l’utilisateur.
2. Sélectionnez Ajouter pour ajouter un nouveau livre.
3. Saisissez un ID de livre qui sera pertinent pour vous au moment de la création de rapports.

   L’ID du livre apparaît dans la liste des « autres livres » lorsque vous créez des rapports financiers ou d’autres rapports de Grand livre.

4. Donnez une description au livre.
5. Activez Accès direct au livre et au journal pour permettre à des utilisateurs ou groupes spécifiques d’accéder à ce livre. Ces permissions ne sont en place que pour les utilisateurs qui accèdent directement au livre et aux journaux associés.
6. Vous pouvez également cocher la case Rapport d’exploitation pour permettre à ce livre d’ignorer les périodes clôturées.

   Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre après la création du livre.

   Les livres de rapports de gestion n’ont pas d’impact sur les livres réels. En outre, vous ne pouvez configurer que les journaux définis par l’utilisateur et le Livre de bord numérique pour qu’ils soient comptabilisés dans les livres de rapports de gestion. Les livres auxiliaires, tels que les Comptes fournisseurs, ne peuvent pas être comptabilisés dans les livres d’exploitation.

Associer un journal au livre

Pour pouvoir ajouter des écritures de journal à votre livre défini par l’utilisateur, vous devez d’abord ajouter au moins un journal.

1. Accédez à Grand livre > Configurer et sélectionnez Ajouter (cercle) en regard de Défini par l’utilisateur.
2. Saisissez un Symbole et un Titre pour le journal.
3. Sélectionnez le Livre défini par l’utilisateur auquel ce journal appartient.
4. Assurez-vous que l’état est défini sur Actif.
5. Si vous utilisez Projets et que vous avez activé les transactions du Grand livre facturables, vous pouvez sélectionner Activer l’indicateur de facturation du projet. Cela vous permettra de marquer les éléments d’écritures de journal d’un projet comme étant à facturer.