Objectifs des contrôles internes

Les objectifs de contrôle interne aident les auditeurs à déterminer l’incidence des contrôles de l’organisation sur les assertions de relevé financières. Les principaux objectifs des contrôles sont les suivants :

Des descriptions plus détaillées de chacun de ces objectifs de contrôle sont incluses ci-dessous.

Les objectifs de contrôle doivent être adaptés individuellement aux activités exécutées par l’organisation. La direction de l’organisation doit choisir des objectifs de contrôle qui se rapportent aux types d’assertions présentées dans les états financiers des entités et aux activités liées à ces transactions.

Les auditeurs tiennent également compte de la culture de contrôle globale, le « ton au sommet » d’une organisation. Ces contrôles sont indépendants du système et ne sont donc pas pris en compte ici.

Contrôles d’exhaustivité

Les contrôles d’exhaustivité garantissent que toutes les transactions pertinentes sont saisies et traitées.

Ces contrôles sont souvent les plus difficiles à mettre en œuvre et surtout à automatiser. Le défi avec un contrôle d’exhaustivité est que pour l’exécuter, vous devez chercher à vous assurer que vous n’avez rien manqué. Le problème est que la raison la plus probable pour laquelle il manque quelque chose est que vous ne l’avez jamais enregistré sur le système en premier lieu. Dans ce cas, les rapports basés sur le système ne vous aideront pas à trouver l’article manquant. Par conséquent, de nombreux contrôles d’exhaustivité comportent un élément de processus, qui compare ce qui est enregistré sur le système à d’autres sources de données, telles qu’un relevé bancaire, fournisseur relevé ou des données provenant d’un autre système. Les rapprochements vers ces autres sources de données sont des moyens courants d’effectuer des contrôles d’exhaustivité.

Les contrôles d’exhaustivité peuvent souvent donner une certaine assurance quant à l’exactitude. Par exemple, tout en prouvant que rien ne manque, ils peuvent également prouver que la valeur totale est exacte. Cependant, faites attention à ne pas supposer que si le numéro total est correct, tout le reste est exact. Bien qu’un total puisse être correct, la valeur a peut-être été attribuée aux mauvais comptes.

Les contrôles de complétude sont très rarement combinés avec les contrôles d’existence car leurs objectifs sont opposés. L’exhaustivité cherche à s’assurer que vous avez tout capturé, et les contrôles d’existence cherchent à s’assurer que tout ce que vous avez capturé est authentique.

Contrôles d’existence

Les contrôles d’existence garantissent que les transactions capturées sont authentiques.

Les contrôles d’existence sont communs à tous les processus. La plupart des activités qui impliquent un examen et une approbation ont un aspect de vérification que ce qui est examiné est authentique. Les contrôles d’accès sont un autre moyen d’atteindre le confort plutôt que l’existence ; Seuls les utilisateurs autorisés sont en mesure d’effectuer des activités. Cependant, l’accès seul est rarement suffisant. Par exemple, un collaborateur peut être autorisé à générer un paiement, mais en général, les organisations voudront que quelqu’un d’autre approuve ce paiement.

Les contrôles d’existence peuvent souvent donner une certaine assurance quant à l’exactitude car un examinateur effectuera généralement des vérifications sur ce qu’il examine.  Cependant, à moins que ces contrôles ne soient prouvés, les auditeurs chercheront d’autres contrôles pour vérifier l’exactitude des transactions qui ont été examinées.  Il s’agit souvent d’un élément clé lors de la conception de processus dans la solution Sage Intacct.

Les contrôles d’existence couvrent souvent la propriété, qui détermine si la transaction appartient à l’organisation. Dans la plupart des processus, il y a un degré élevé de chevauchement. Toutefois, dans des domaines tels que les contrats de location et la comptabilité des actifs, la question de la propriété peut nécessiter des informations comptables supplémentaires pour garantir que la transaction est correctement classée.

Contrôles de précision

Les contrôles de précision garantissent que les transactions sont correctement enregistrées.

Si vous êtes sûr que toutes les transactions ont été enregistrées (exhaustivité) et qu’elles sont toutes authentiques (existence), vous devez toujours savoir que le bon montant a été enregistré de la bonne manière. En règle générale, les cinq aspects de la précision sont pris en compte :

  • Date et heure. La transaction est-elle enregistrée à la bonne date ? Le temps n’est généralement pas pertinent pour la comptabilité financière, mais peut l’être davantage pour les contrôles opérationnels.
  • Fête. La transaction est-elle enregistrée par rapport au bon client, fournisseur, partenaire commercial, matériel, etc.
  • Prix. La transaction est-elle enregistrée avec le prix ou le montant correct ? Cela peut également inclure la devise.
  • Quantité. La transaction est-elle enregistrée avec la bonne quantité ?
  • Description et codage. La description de la transaction est-elle correcte à des fins comptables ? Cela inclut également les compte grand livre correctes, les entité et d’autres informations organisationnelles.

Un ou plusieurs contrôles peuvent être nécessaires pour vérifier tous les aspects ci-dessus. Lors de la conception des contrôles, il est important de s’assurer que tous ces aspects sont pris en compte dans un processus de bout en bout. Les commandes conçues pour l’exhaustivité et l’existence peuvent également offrir un certain confort plutôt que la précision. Par exemple, un rapprochement prouvera souvent que les montants sont corrects, et la révision et l’approbation impliquent souvent la vérification des détails de la transaction. Cependant, il est important de s’assurer que lorsque ces types de contrôle sont utilisés pour appuyer le contrôle de l’exhaustivité, l’élément du contrôle qui se rapporte à l’exactitude est mis en évidence (c’est-à-dire que si un examinateur approuve quelque chose, qu’a-t-il vérifié lors de cet examen ?).

Les contrôles de précision sont souvent partiellement automatisés en dérivant des valeurs à partir des données de base. Par exemple, la sélection d’un fournisseur ou d’un client peut prédéterminer le compte de contrôle sur lequel les transactions sont comptabilisées.

Contrôles de valorisation

Les contrôles d’exhaustivité, d’existence et d’exactitude s’appliquent aux transactions, tandis que les contrôles d’évaluation sont davantage axés sur les actifs et la valeur comptable des transactions. Les trois domaines les plus courants dans lesquels l’évaluation est importante sont les suivants :

  • La valeur comptable des actifs, qui comprend :
    • La amortissement, la dépréciation et l’évaluation de immobilisations. Ces contrôles peuvent être partiellement automatisés par le biais de calculs d’amortissement, mais doivent généralement encore être révisés.
    • Le recouvrement des débiteurs et la provision pour créances irrécouvrables. Ces contrôles peuvent être automatisés par l’analyse des dettes anciennes, mais nécessitent généralement un certain degré de jugement et d’examen manuels.
    • Valorisation des stocks, lorsque les marchandises peuvent être altérées en raison d’un stockage excessif, d’une détérioration ou d’une obsolescence (y compris les marchandises périssables qui atteignent leur date de péremption).
  • Évaluation des transactions libellées dans une devise étrangère. Ces problèmes sont résolus par des contrôles sur les opérations de change.
  • Contrôle des charges à payer, des provisions et d’autres ajustements de la valeur des actifs, généralement par le traitement des écritures de journal.  Lorsque le jugement est requis, l’objectif de valorisation est généralement atteint par des contrôles purement manuels plutôt que par un système, qui ne peut qu’aider à prouver que les écritures de journal sont complètes, authentiques et exactes.

Contrôles de présentation

Les contrôles de présentation garantissent que les soldes sont correctement divulgués dans les états financiers.

Ces contrôles sont généralement manuels et impliquent l’examen des rapports. Dans les systèmes traditionnels, la plupart des organisations tiennent compte de la présentation des comptes lorsqu’elles élaborent leur plan comptable afin de s’assurer qu’il existe un regroupement logique des comptes et une correspondance avec les éléments à fournir dans les états financiers. Ces considérations de configuration réduisent considérablement les efforts nécessaires à la création de rapports de fin de mois et au rapprochement des relevés financiers avec les fiches financières sous-jacentes.

Contrôles de coupure

Les contrôles d’arrêté garantissent que les transactions sont enregistrées au cours de la bonne période comptable.

Le calendrier des transactions est l’une des composantes de l’objectif d’exactitude, mais de nombreux auditeurs considèrent que la coupure est un objectif de contrôle en soi.  Un principe comptable clé est le suivant Correspondance, ce qui garantit que les revenus et les coûts liés à ces revenus sont comptabilisés au cours de la même période comptable.  Lorsqu’il n’y a pas de correspondance, les comptes peuvent donner une image trompeuse. Par exemple, si une vente est enregistrée juste avant la fin du mois, mais que le coût de la vente est enregistré juste après la fin de ce mois, les comptes de fin de mois affichent un bénéfice artificiel. Les bénéfices artificiels sont particulièrement sensibles lorsqu’ils se produisent en fin de trimestre ou d’exercice.

Contrôles de fraude

Les contrôles de fraude sont principalement conçus pour détecter la fraude.

Bien qu’elle soit souvent considérée comme un objectif de contrôle, la fraude est en réalité un motif d’inexactitude. Les autres objectifs de contrôle sont les moyens de prévenir ou de détecter la fraude.  Voici quelques exemples :

  • Une fraude peut être commise en excluant les comptes qui montrent une image trompeuse ou qui ont des preuves de fraude (par exemple, dissimuler des relevés bancaires qui montrent une fraude en espèces). Les contrôles d’exhaustivité permettent souvent de détecter ce type de fraude.
  • Une fraude peut être menée en créant des comptes fictifs (par exemple, en falsifiant des clients de vente et des factures de vente pour augmenter les revenus ou en créant des achats à des fins personnelles sur des comptes de la société). Les contrôles d’existence sont souvent conçus pour détecter ce type de fraude. Les contrôles d’accès et les autorisations rendent également plus difficile la fraude.
  • De nombreuses fraudes impliquent une collusion avec des fournisseurs ou des clients pour obtenir des conditions de paiement commerciales favorables, où un collaborateur reçoit un pot-de-vin ou une autre incitation pour faciliter ce poste. Cette fraude peut être réalisée en manipulant les prix, les dates paiement conditions de paiement, etc.  Les contrôles de précision qui dépendent de la validation des données de référence peuvent souvent empêcher une telle fraude.

Les contrôles de présentation dans les rapports permettent souvent de détecter les valeurs aberrantes qui indiquent que quelqu’un a tenté de commettre une fraude.  De même, les contrôles de propriété et de coupure peuvent souvent être utilisés pour prévenir ou détecter les fraudes.

Parfois, lorsqu’il existe un risque de fraude particulièrement répandu, des contrôles peuvent être mis en place pour adresse ce risque et peuvent être classés comme ayant un objectif de fraude spécifique.