Contrôles du flux de travail Order to Cash

Quels types de commandes de vente doivent être approuvés ?

• Certains clients
• Certaines valeurs
• Certains utilisateurs
• Certaines unités commerciales ou entités
• Certains types de produits

Avec les permissions d’accès et les types de utilisateur, seuls certains utilisateurs peuvent convertir ou approuver un commande de vente.

Créez un définition de transaction pour « Brouillon de commande de vente » qui se convertit en définition de transaction « Commande de vente approuvée », où la conversion est limitée à certains utilisateurs. Créez un événement intelligent pour envoyer un e-mail à un utilisateur lorsqu’un nouveau « Brouillon de commande de vente » est créé afin de l’inviter à approuver.

• Créer une commande de vente
• Convertir une transaction de vente

• Fréquence d’exécution de cet examen
• L’âge d’une commande de vente avant qu’elle ne soit considérée comme un problème potentiel

Créez une vue de liste personnalisée filtrée par le statut de la transaction approprié :

1. Aller à Ventes > Tous > Autre activité transaction et sélectionnez Afficher les transactions.
2. Sélectionnez Gérer les vues puis sélectionnez Créer une nouvelle vue.
3. Sélectionnez des filtres à l’étape 3 et assurez-vous que État soit défini sur la valeur appropriée, telle que Brouillon ou En attente.

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les commandes de vente manquantes sont identifiées et suivies.

Selon votre processus, vous pouvez avoir quelques ou un grand nombre de commandes de vente ouvertes à un moment donné. L’examen de vos commandes de vente en cours peut vous faire adresse à deux risques :

• Commandes de vente qui ont été laissées ouvertes par accident et qui doivent être exécutées
• Une erreur s’est produite et la commande de vente aurait dû être clôturée ou annulée.

• Quelles sont les raisons valables pour lesquelles les commandes de vente peuvent être ouvertes ? Voulez-vous les exclure ?
• À quelle fréquence effectuer cette révision ? Comment allez-vous vous assurer que vous n’examinez pas les mêmes commandes de vente ouvertes ?
• Quels godets vieillissants utiliser ?

Créez une vue de liste personnalisée filtrée par le statut de la transaction approprié :

1. Aller à Ventes > Tous > Autre activité transaction et sélectionnez Afficher les transactions.
2. Sélectionnez Gérer les vues puis sélectionnez Créer une nouvelle vue.
3. Sélectionnez des filtres à l’étape 3 et assurez-vous que État soit défini sur la valeur appropriée, telle que Brouillon ou En attente.

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les envois ou les factures manquants sont identifiés et suivis.

Quels types de commandes de vente doivent être approuvés ?

• Certains clients
• Certaines valeurs
• Certains utilisateurs
• Certaines unités commerciales ou entités
• Certains types de produits

Avec les permissions d’accès et les types de utilisateur, seuls certains utilisateurs peuvent convertir ou approuver un commande de vente.

Créez un définition de transaction pour « Brouillon de commande de vente » qui se convertit en définition de transaction « Commande de vente approuvée », où la conversion est limitée à certains utilisateurs. Créez un événement intelligent pour envoyer un e-mail à un utilisateur lorsqu’un nouveau « Brouillon de commande de vente » est créé afin de l’inviter à approuver.

• Créer une commande de vente
• Convertir une transaction de vente

Type de contrôle

Préventif

Types d’objectifs

Précision

Exigence fonctionnelle

Les commandes de vente ne peuvent contenir que des articles préexistants avec des prix préexistants

Justification du contrôle

Pour activer les contrôles sur les remplacements de prix

Pourquoi c’est important

Ce contrôle garantit que les vendeurs ne sapent pas la commercialisation de l’entreprise par des remises excessives. Considérez les facteurs de risque ici. Par exemple, qu’est-ce qui pousserait un vendeur à ajuster le prix ou à essayer de créer un produit inapproprié ?

Il convient de noter qu’il ne s’agit pas à proprement parler d’un contrôle comptable (les contrôles comptables visent à déterminer si les ventes sont enregistrées au bon prix). Si un vendeur offre un remise excessif, c’est un problème commercial plutôt qu’un problème comptable. Cependant, indirectement, si le prix de vente est inférieur au coût, un auditeur peut soulever une préoccupation au sujet de la valeur comptable des stocks.

Facteurs à considérer

• Comment allez-vous vous assurer que ce contrôle n’est pas contourné ?

• D’autres limitations sont-elles nécessaires ? Par exemple, vous ne souhaitez peut-être pas autoriser la sélection de tous les produits par tout le monde.

• Avez-vous besoin que les données de tarification soient ajustables à la hausse ?

• Comment les données sur les produits et les prix sont-elles tenues à jour ?

Configuration de Sage Intacct

Configurer les Ventes pour activer les tarifs standard :

1. Aller à Ventes > Mise en place > Configuration.

2. Faites défiler jusqu’à la sous-section Prix et remises.
3. Sélectionnez Barèmes de prix.
4. Sélectionnez Listes de tarifs clients, le cas échéant.

Configurez les définitions de transaction de commande de vente avec les paramètres appropriés :

1. Aller à Ventes > Mise en place > En savoir plus > Définitions de transaction.

2. Pour chaque commande de vente applicable définition de transaction :

   1. Sélectionnez Modifier en regard de la définition de transaction.
   2. Faites défiler jusqu’à la sous-section Remplacements de l’utilisateur dans la section Comptabilité.
   3. Assurez-vous que Prix de l’article n’est pas sélectionné.
   4. Sélectionnez Suivre la remise ou la surcharge de l’article, le cas échéant.

Page d’aide de Sage Intacct

• Tarifs - Ventes - Ventes
• Définitions de transactions - Commandes clients

Preuves de contrôle

Page de configuration dans Sage Intacct

Comment tester

Voir Test de configuration.

Le test doit se concentrer sur les éléments de la validation qui garantissent l’intégrité des rapports financiers.

Quels champs seront obligatoires sur une commande de vente et quels champs peuvent rester facultatifs ?

Plusieurs champs sont déjà obligatoires sur les commandes de vente. Vous pouvez ajouter des champs personnalisés. Vous pouvez également utiliser des règles intelligentes pour exiger l’utilisation de champs essentiels à vos opérations commerciales.

• Champs personnalisés
• Règles intelligentes

Voir Test de contrôle de la configuration.

Le test doit se concentrer sur les domaines pertinents aux fins du cadre de contrôle, par exemple les rapports financiers.

Selon votre processus, vous pouvez avoir quelques ou un grand nombre de commandes de vente ouvertes à un moment donné. L’examen de vos commandes de vente en cours peut vous faire adresse à deux risques :

• Commandes de vente qui ont été laissées ouvertes par accident et qui doivent être exécutées
• Une erreur s’est produite et la commande de vente aurait dû être clôturée ou annulée.

• Quelles sont les raisons valables pour lesquelles les commandes de vente peuvent être ouvertes ? Voulez-vous les exclure ?
• À quelle fréquence effectuer cette révision ? Comment allez-vous vous assurer que vous n’examinez pas les mêmes commandes de vente ouvertes ?
• Quels godets vieillissants utiliser ?

Créez une vue de liste personnalisée filtrée par le statut de la transaction approprié :

1. Aller à Ventes > Tous > Autre activité transaction et sélectionnez Afficher les transactions.
2. Sélectionnez Gérer les vues puis sélectionnez Créer une nouvelle vue.
3. Sélectionnez des filtres à l’étape 3 et assurez-vous que État soit défini sur la valeur appropriée, telle que Brouillon ou En attente.

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les envois ou les factures manquants sont identifiés et suivis.

Il est peu probable que ce contrôle soit un contrôle de l’information financière, bien qu’il fasse partie de la démonstration de l’exhaustivité des revenus. Ce contrôle permet de s’assurer que toutes les commandes sont expédiées et facturées. S’assurer que vous exécutez les commandes à temps est une partie importante de votre processus d’expédition.

La clé pour s’assurer que cela fonctionne bien est de l’intégrer dans un processus de suivi qui peut être répété, hebdomadaire ou quotidien, sans duplication. Comment allez-vous vous assurer que le chèque ne couvre pas les mêmes éléments encore et encore, tout en utilisant les informations les plus récentes.

• Avez-vous des conditions de paiement avec des clients qui entraînent des pénalités financières pour un certain numéro de jours de retard ?
• Quel est le processus de suivi et de résolution des expéditions en retard ?

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test devrait être axé sur la façon dont les expéditions en dehors du seuil des délais de livraison acceptables sont identifiées et suivies.

Ce contrôle peut faire adresse les risques suivants :

• Le risque que le processus d’exécution ne fonctionne pas bien, ce qui peut entraîner des problèmes avec les clients.
• Risque que les factures soient incorrectes, ce qui peut entraîner une mauvaise reconnaissance de revenu. L’exactitude des factures dépend de la façon dont elles sont créées.

• Quel est un écart acceptable par rapport à la quantité de traitement ?
• À quelle fréquence fera-t-on l’examen ?
• Quelles mesures prendrez-vous si vous constatez des différences ?
• Comment allez-vous différencier les commandes qui ont des problèmes avec les commandes où l’écart est acceptable ? Un écart peut être acceptable si le client l’accepte ou si une expédition ultérieure complète la commande de vente.
• Voir aussi Examen des commandes de vente clôturées avec un écart de quantité.

Utilisez les rapports standard de l’application Ventes, qui affichent diverses informations. Aller à Ventes > tous les rapports >.

Vous pouvez également créer des rapports personnalisés pour obtenir plus d’informations, si nécessaire.

• Rapports sur les commandes clients
• Assistant d’assistant de création de rapport personnalisé — CRWZ

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la façon dont l’exécution des écarts inappropriés est identifiée et suivie.

Ce contrôle peut faire adresse les risques suivants :

• Le risque que le processus d’expédition ne fonctionne pas bien, ce qui peut entraîner des problèmes avec les clients.
• Risque que les factures soient incorrectes, ce qui peut entraîner une mauvaise reconnaissance de revenu. L’exactitude des factures dépend de la façon dont elles sont créées.
• Le risque de fraude qu’une personne ait incorrectement enregistré des expéditions à des clients pour dissimuler un vol ou une collusion avec un client (par exemple, pour lui fournir gratuitement des marchandises supplémentaires).

La différence entre ce contrôle et Examen de l’écart de quantité d’exécution est que ce contrôle concerne les commandes clôturées, ce qui signifie que la facture est susceptible d’être émise sans autres expéditions.

• Quel est un écart acceptable sur la quantité expédiée ?
• À quelle fréquence ferez-vous l’examen ?
• Quelles mesures prendrez-vous si vous constatez des différences ?
• Comment allez-vous différencier les commandes qui ont des problèmes avec les commandes où l’écart est acceptable ? Un écart peut être acceptable si le client l’accepte ou si une expédition ultérieure complète la commande de vente.
• Voir aussi Examen de l’écart de quantité d’exécution.

• Rapports sur les commandes clients
• Assistant d’assistant de création de rapport personnalisé — CRWZ

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test devrait être axé sur la façon dont les expéditions présentant des écarts inappropriés sont identifiées et suivies.

Il est peu probable que ce contrôle soit un contrôle de l’information financière, bien qu’il fasse partie de la démonstration de l’exhaustivité des revenus. Ce contrôle permet de s’assurer que toutes les commandes sont expédiées et facturées. S’assurer que vous exécutez les commandes à temps est une partie importante de votre processus d’expédition.

La clé pour s’assurer que cela fonctionne bien est de l’intégrer dans un processus de suivi qui peut être répété, hebdomadaire ou quotidien, sans duplication. Comment allez-vous vous assurer que le chèque ne couvre pas les mêmes éléments encore et encore, tout en utilisant les informations les plus récentes.

• Avez-vous des conditions de paiement avec des clients qui entraînent des pénalités financières pour un certain numéro de jours de retard ?
• Quel est le processus de suivi et de résolution des expéditions en retard ?

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test devrait être axé sur la façon dont les expéditions en dehors du seuil des délais de livraison acceptables sont identifiées et suivies.

Concevoir le processus sans avoir besoin de beaucoup de modifications facture est le meilleur moyen d’éviter toute modification inappropriée ou erronée des factures. Toutefois, lorsque des changements sont nécessaires, vous pouvez les vérifier pour vous assurer qu’ils sont appropriés.

Voir aussi Remplissage automatisé des factures en fonction de la quantité du bon de livraison et du prix de la commande de vente.

• Quel sera le volume probable des changements ? Alors, à quelle fréquence ce contrôle devra-t-il être exécuté ?
• Comment allez-vous identifier la différence entre les modifications valides et les modifications inappropriées ?

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les modifications inappropriées des factures sont identifiées et suivies.

Les factures manuelles sont souvent utilisées pour contourner l’itinéraire principal, qui consiste à expédier les quantités et les prix des commandes de vente pour remplir automatiquement les factures. Par conséquent, utilisez ce contrôle pour appliquer la politique de facture manuelle.

Utilisez également cette commande en conjonction avec Accès restreint pour créer des factures manuelles.

• Quel sera le volume probable de factures manuelles ? Alors, à quelle fréquence ce contrôle devra-t-il être exécuté ?
• Comment allez-vous faire la différence entre les factures manuelles appropriées et celles qui n’auraient pas dû être relevées ?

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les factures manuelles inappropriées sont identifiées et suivies.

Donnez des considérations normales comme pour tous les contrôles d’accès restreint, avec un accès minimisé et exclu de ceux qui ne devraient pas l’avoir.

Vous pouvez utiliser ce contrôle en conjonction avec Révision manuelle des listes de factures.

Y a-t-il des personnes en particulier qui doivent être empêchées d’avoir cet accès pour des raisons de séparation des tâches ?

Créer une définition de transaction de « facture manuelle » dont l’accès est restreint à certains utilisateurs.

1. Aller à Ventes > Mise en place > plus, puis sélectionnez Définitions de transaction.
2. Sélectionnez Modifier en regard de la définition de transaction applicable.
3. Sélectionnez l’icône Configuration de sécurité et faites défiler jusqu’au Permissions des utilisateurs et des groupes .
4. Sélectionnez Activer les permissions pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques.
5. Utilisez les champs et le tableau qui s’affichent pour restreindre l’accès à certains utilisateurs ou groupes.

Concevoir le processus sans avoir besoin de beaucoup de modifications facture est le meilleur moyen d’éviter toute modification inappropriée ou erronée des factures. Toutefois, lorsque des changements sont nécessaires, vous pouvez les vérifier pour vous assurer qu’ils sont appropriés.

Voir aussi Remplissage automatisé des factures en fonction de la quantité du bon de livraison et du prix de la commande de vente.

• Quel sera le volume probable des changements ? Alors, à quelle fréquence ce contrôle devra-t-il être exécuté ?
• Comment allez-vous identifier la différence entre les modifications valides et les modifications inappropriées ?

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les modifications inappropriées des factures sont identifiées et suivies.

Les factures manuelles sont souvent utilisées pour contourner l’itinéraire principal, qui consiste à expédier les quantités et les prix des commandes de vente pour remplir automatiquement les factures. Par conséquent, utilisez ce contrôle pour appliquer la politique de facture manuelle.

Utilisez également cette commande en conjonction avec Accès restreint pour créer des factures manuelles.

• Quel sera le volume probable de factures manuelles ? Alors, à quelle fréquence ce contrôle devra-t-il être exécuté ?
• Comment allez-vous faire la différence entre les factures manuelles appropriées et celles qui n’auraient pas dû être relevées ?

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les factures manuelles inappropriées sont identifiées et suivies.

Lorsque les entreprises opèrent sur des marchés où les règles fiscales locales sont complexes ou évoluent rapidement, le maintien de ces règles fiscales dans un système financier central peut être difficile à faire et sujet à des erreurs. Dans ces cas, il peut être intéressant d’utiliser des moteurs fiscaux locaux pour calculer les taxes et les droits.

Êtes-vous soumis à des régimes fiscaux complexes ou en évolution rapide (tels que la taxe statut américaine et locale) ?

Il existe plusieurs options pour la configuration des calculs automatisés des taxes, de la comptabilisation et des rapports. Chaque organisation devrait examiner les options pertinentes pour les exigences de conformité.

Taxe de vente, TVA et TPS

Sera généralement conservé dans la documentation du moteur de taxe. Les utilisateurs ne doivent pas avoir accès à la gestion manuelle des taux d’imposition gérés par les moteurs de taxe (car cela leur permettrait de les remplacer).

Voir Test de configuration (pour la configuration des taux d’imposition) et Test de contrôle d’accès (où l’accès doit être restreint).

Un contrôle fiscal compte rapprochement est important pour s’assurer que le solde fiscal est correct et/ou que le envoi de déclaration fiscale est correct. Le premier se fait en vérifiant le solde de taxe à toutes les attentes (l’aspect pratique empêchera un examen de toutes les transactions fiscales), tandis que le second se fait en vérifiant le solde de taxe à l’envoi de déclaration fiscale, où cela se fait sur la base de données extérieures au système.

• Quels sont les seuils de rapprochement des articles ? Que ferez-vous s’il y a, par exemple, une seule différence d’un dollar ?

• Le contrôle compte rapprochement fait souvent partie du processus plus large de rapprochement des bilans - l’application d’une approche cohérente à tous les rapprochements doit être envisagée.

Les configurations varient selon la solution de taxe.

Taxe de vente, TVA et TPS

Documentation de rapprochement, y compris le rapprochement des articles et le suivi.

Voir Test de contrôle du rapprochement.

Il est peu probable que ce contrôle soit un contrôle de l’information financière, bien qu’il fasse partie de la démonstration de l’exhaustivité des revenus. Ce contrôle permet de s’assurer que toutes les commandes sont expédiées et facturées. S’assurer que vous exécutez les commandes à temps est une partie importante de votre processus d’expédition.

La clé pour s’assurer que cela fonctionne bien est de l’intégrer dans un processus de suivi qui peut être répété, hebdomadaire ou quotidien, sans duplication. Comment allez-vous vous assurer que le chèque ne couvre pas les mêmes éléments encore et encore, tout en utilisant les informations les plus récentes.

• Avez-vous des conditions de paiement avec des clients qui entraînent des pénalités financières pour un certain numéro de jours de retard ?
• Quel est le processus de suivi et de résolution des expéditions en retard ?

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test devrait être axé sur la façon dont les expéditions en dehors du seuil des délais de livraison acceptables sont identifiées et suivies.

Les correspondances suggérées, si elles sont utilisées, ne sont pas une garantie que les correspondances sont correctes. Réfléchissez au processus de correspondance et assurez-vous que ce contrôle est un facteur contribuant à assurer une correspondance précise.

Comment définir des seuils de tolérance conformes à la politique de votre société ?

La configuration de Sage Intacct est définie par défaut pour faire des suggestions de paiement automatique, en mettant en correspondance les paiements des clients avec les factures ouvertes.

Voir Test de contrôle de la configuration.

La fonctionnalité de triple correspondance doit être testée, ainsi que tout seuil d’acceptation et de blocage des factures au-dessus du seuil.

Les correspondances suggérées, si elles sont utilisées, ne sont pas une garantie que les correspondances sont correctes. Réfléchissez au processus de correspondance et assurez-vous que ce contrôle est un facteur contribuant à assurer une correspondance précise.

Comment définir des seuils de tolérance conformes à la politique de votre société ?

La configuration de Sage Intacct est définie par défaut pour faire des suggestions de paiement automatique, en mettant en correspondance les paiements des clients avec les factures ouvertes.

Un examen des liquidités non allouées sera probablement effectué très fréquemment lorsque les utilisateurs tenteront de résoudre les reçus qui ne sont pas très compensés ou qui proviennent d’endroits inattendus. Ces examens quotidiens ou hebdomadaires n’ont pas nécessairement besoin d’être formalisés car ils sont de nature opérationnelle.

Toutefois, à la fin du mois, vous pouvez effectuer un examen de la trésorerie non allouée pour vous assurer que la situation des comptes clients de fin de mois est exacte et non surévaluée.

• Considérez l’ensemble du processus de ventilation. Quelles sont les raisons de la trésorerie non allouée et comment ce contrôle identifiera-t-il ceux qui posent problème ?
• À quel stade du processus ce contrôle sera-t-il exécuté ?

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les éléments de trésorerie non affectés problématiques sont examinés et suivis.

La production d’un rapport est un processus et non un contrôle. Si la comptabilité d’exercice est automatiquement calculée en fonction des conditions de paiement dans le système, il s’agit d’un contrôle. Dans le cas contraire, un calcul manuel, qui peut dépendre d’un rapport et menant à une comptabilisation dans un journal, est nécessaire. Toutefois, l’examen du rapport basé sur le système et la vérification par rapport aux contrats peuvent être utilisés comme un contrôle manuel dépendant de l’informatique dans ce domaine difficile.

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit être soigneusement conçu pour s’assurer que l’objectif de contrôle est atteint et n’est pas seulement une vérification générale qu’une sorte d’examen a eu lieu.

Donnez des considérations normales comme pour tous les contrôles d’accès restreint, avec un accès minimisé et exclu de ceux qui ne devraient pas l’avoir.

Ce contrôle est principalement destiné à la lutte contre la fraude, mais empêche également l’utilisation inappropriée des retours au lieu de régulariser les factures.

Utilisez cette commande en conjonction avec Examen des retours des clients.

• Qui doit être restreint pour prévenir la fraude ?
• D’autres restrictions sont-elles nécessaires, par exemple par entité ?

Créez une définition de transaction « Retours » dont l’accès est restreint à certains utilisateurs.

1. Aller à Ventes > Mise en place > plus, puis sélectionnez Définitions de transaction.
2. Sélectionnez Modifier en regard de la définition de transaction applicable.
3. Sélectionnez l’icône Configuration de sécurité et faites défiler jusqu’au Permissions des utilisateurs et des groupes .
4. Sélectionnez Activer les permissions pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques.
5. Utilisez les champs et le tableau qui s’affichent pour restreindre l’accès à certains utilisateurs ou groupes.

Ce contrôle peut faire adresse les risques suivants :

• Les livraisons sont incorrectes. Cette considération opérationnelle garantit que le processus d’exécution fonctionne et que la qualité est appropriée.
• Les retours sont inappropriés. Des retours appropriés garantissent que personne ne crédite accidentellement trop les clients ou ne saisit frauduleusement des retours.

Concevez cet examen de manière à déterminer les éléments de suivi pour les deux risques. Faites attention au risque qu’il devienne un examen généralisé lorsqu’il n’est pas facile de prouver comment le contrôle traite les risques.

• Compte tenu du volume et de la valeur probables des retours des clients, assurez-vous que ce contrôle se concentre sur les bons domaines pour identifier les retours problématiques, plutôt que d’être simplement un examen opérationnel des volumes de retours des clients.
• Pour adresse exhaustif, il faudrait effectuer une comparaison globale des niveaux de rendement par rapport aux rendements attendus.

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test devrait se concentrer sur la façon dont les retours inappropriés sont identifiés et suivis.

Donnez des considérations normales comme pour tous les contrôles d’accès restreint, avec un accès minimisé et exclu de ceux qui ne devraient pas l’avoir.

Utilisez cette commande en conjonction avec Flux de travail d’approbation des notes de crédit et Révision de la liste des notes de crédit.

• Qui doit être restreint pour prévenir la fraude ?
• D’autres restrictions sont-elles nécessaires, par exemple par entité ?

Vous pouvez créer des définitions de transaction (par exemple, Remboursement client) dont l’accès est restreint à certains utilisateurs.

1. Aller à Ventes > Mise en place > plus, puis sélectionnez Définitions de transaction.
2. Sélectionnez Modifier en regard de la définition de transaction applicable.
3. Sélectionnez l’icône Configuration de sécurité et faites défiler jusqu’au Permissions des utilisateurs et des groupes .
4. Sélectionnez Activer les permissions pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques.
5. Utilisez les champs et le tableau qui s’affichent pour restreindre l’accès à certains utilisateurs ou groupes.

Ce contrôle consiste en un examen de toutes les notes de crédit pour s’assurer de leur validité. Cette liste devrait être relativement petite. Cependant, s’il est ingérable ou inefficace de toutes les vérifier, réfléchissez aux critères que vous souhaitez appliquer pour trouver les notes de crédit problématiques, tels que la valeur, l’utilisateur qui l’a créée, le client.

• Comment déterminerez-vous ce qui constitue une erreur, une inexactitude ou une fraude ?
• Comment allez-vous vous assurer que cet examen est effectué de manière cohérente chaque fois qu’il est effectué ?
• Vous pouvez le diviser par entité ou par montant. Comment allez-vous vous assurer que tout le monde le fait de manière cohérente ? Y aura-t-il une organisation et un suivi centraux des examens ?
• Comment allez-vous vous assurer que la personne qui signe n’est pas responsable de l’émission de notes de crédit ? Envisagez soit une vérification secondaire, soit assurez-vous que l’examinateur n’a pas accès à des notes de crédit.

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les notes de crédit inappropriées sont identifiées et suivies.

La production d’un rapport est un processus et non un contrôle. Si la comptabilité d’exercice est automatiquement calculée en fonction des conditions de paiement dans le système, il s’agit d’un contrôle. Dans le cas contraire, un calcul manuel, qui peut dépendre d’un rapport et menant à une comptabilisation dans un journal, est nécessaire. Toutefois, l’examen du rapport basé sur le système et la vérification par rapport aux contrats peuvent être utilisés comme un contrôle manuel dépendant de l’informatique dans ce domaine difficile.

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit être soigneusement conçu pour s’assurer que l’objectif de contrôle est atteint et n’est pas seulement une vérification générale qu’une sorte d’examen a eu lieu.

Ce contrôle peut faire adresse les risques suivants :

• Les livraisons sont incorrectes. Cette considération opérationnelle garantit que le processus d’exécution fonctionne et que la qualité est appropriée.
• Les retours sont inappropriés. Des retours appropriés garantissent que personne ne crédite accidentellement trop les clients ou ne saisit frauduleusement des retours.

Concevez cet examen de manière à déterminer les éléments de suivi pour les deux risques. Faites attention au risque qu’il devienne un examen généralisé lorsqu’il n’est pas facile de prouver comment le contrôle traite les risques.

• Compte tenu du volume et de la valeur probables des retours des clients, assurez-vous que ce contrôle se concentre sur les bons domaines pour identifier les retours problématiques, plutôt que d’être simplement un examen opérationnel des volumes de retours des clients.
• Pour adresse exhaustif, il faudrait effectuer une comparaison globale des niveaux de rendement par rapport aux rendements attendus.

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test devrait se concentrer sur la façon dont les retours inappropriés sont identifiés et suivis.

Donnez des considérations normales comme pour tous les contrôles d’accès restreint, avec un accès minimisé et exclu de ceux qui ne devraient pas l’avoir.

Utilisez cette commande en conjonction avec Flux de travail d’approbation des notes de crédit et Révision de la liste des notes de crédit.

• Qui doit être restreint pour prévenir la fraude ?
• D’autres restrictions sont-elles nécessaires, par exemple par entité ?

Vous pouvez créer des définitions de transaction (par exemple, Remboursement client) dont l’accès est restreint à certains utilisateurs.

1. Aller à Ventes > Mise en place > plus, puis sélectionnez Définitions de transaction.
2. Sélectionnez Modifier en regard de la définition de transaction applicable.
3. Sélectionnez l’icône Configuration de sécurité et faites défiler jusqu’au Permissions des utilisateurs et des groupes .
4. Sélectionnez Activer les permissions pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques.
5. Utilisez les champs et le tableau qui s’affichent pour restreindre l’accès à certains utilisateurs ou groupes.

Ce contrôle consiste en un examen de toutes les notes de crédit pour s’assurer de leur validité. Cette liste devrait être relativement petite. Cependant, s’il est ingérable ou inefficace de toutes les vérifier, réfléchissez aux critères que vous souhaitez appliquer pour trouver les notes de crédit problématiques, tels que la valeur, l’utilisateur qui l’a créée, le client.

• Comment déterminerez-vous ce qui constitue une erreur, une inexactitude ou une fraude ?
• Comment allez-vous vous assurer que cet examen est effectué de manière cohérente chaque fois qu’il est effectué ?
• Vous pouvez le diviser par entité ou par montant. Comment allez-vous vous assurer que tout le monde le fait de manière cohérente ? Y aura-t-il une organisation et un suivi centraux des examens ?
• Comment allez-vous vous assurer que la personne qui signe n’est pas responsable de l’émission de notes de crédit ? Envisagez soit une vérification secondaire, soit assurez-vous que l’examinateur n’a pas accès à des notes de crédit.

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les notes de crédit inappropriées sont identifiées et suivies.

Ce contrôle peut faire adresse les risques suivants :

• Les livraisons sont incorrectes. Cette considération opérationnelle garantit que le processus d’exécution fonctionne et que la qualité est appropriée.
• Les retours sont inappropriés. Des retours appropriés garantissent que personne ne crédite accidentellement trop les clients ou ne saisit frauduleusement des retours.

Concevez cet examen de manière à déterminer les éléments de suivi pour les deux risques. Faites attention au risque qu’il devienne un examen généralisé lorsqu’il n’est pas facile de prouver comment le contrôle traite les risques.

• Compte tenu du volume et de la valeur probables des retours des clients, assurez-vous que ce contrôle se concentre sur les bons domaines pour identifier les retours problématiques, plutôt que d’être simplement un examen opérationnel des volumes de retours des clients.
• Pour adresse exhaustif, il faudrait effectuer une comparaison globale des niveaux de rendement par rapport aux rendements attendus.

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test devrait se concentrer sur la façon dont les retours inappropriés sont identifiés et suivis.

Le rapport Balance âgée client offre cette fonctionnalité. Vous pouvez exécuter le rapport à la date de la facture ou à la date d’échéance.

Configurez des périodes de balance âgée personnalisées sur la page Configurer les Comptes clients, définissez les conditions de paiement des Comptes clients et attribuez les conditions de paiement aux clients. Sage Intacct automatisera les conditions de paiement et l’âge calculés des factures en souffrance.

• Configurer les Comptes clients : Vieillissement
• Conditions de paiement : Comptes clients
• Exécuter des rapports de balance âgée d’un client

Voir Test de contrôle de la configuration.

Le test doit permettre de s’assurer que l’âge de la facture est calculé correctement.

• Comment contourner les contrôles de limite de crédit ?
• Qu’est-ce qui empêchera ces contournements d’être utilisés ?

Vous pouvez ajouter une limite de crédit à un client en modifiant la fiche du client :

1. Accédez à Comptes clients >  Tous > Clients.

2. Recherchez le client pour lequel vous souhaitez définir une limite de crédit.
3. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.
4. Sélectionnez l’onglet Informations supplémentaires.
5. Dans la zone de texte Limite de crédit, saisissez le montant du crédit que vous souhaitez accorder au client.
6. Sélectionnez Enregistrer.

1. Accédez à Comptes clients >  Tous > Clients.

2. Recherchez le client pour lequel vous souhaitez définir une limite de crédit.
3. Sélectionnez Modifier.
4. Sélectionnez l’onglet Informations supplémentaires.
5. Dans la zone de texte Limite de crédit, saisissez le montant du crédit que vous souhaitez accorder au client.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez déterminer ce qui se passe en cas de dépassement d’une limite de crédit sur la page Configurer les Comptes clients :

1. Aller à Comptes clients > Mise en place Configuration >.
2. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Seuils.
3. Sélectionnez l’option appropriée pour Si le client est en attente, par exemple en bloquant la création de la transaction.

Voir Test de contrôle de la configuration.

Le test doit se concentrer sur la vérification que le blocage est appliqué automatiquement lorsque la limite de crédit est dépassée.

• Comment allez-vous prouver que les changements sont appropriés ?
• Quelles preuves à l’appui seront examinées ?

Effectuez l’une des actions suivantes ou les deux :

• Configurez un événement intelligent pour envoyer un e-mail au réviseur lorsque des modifications sont apportées à la limite de crédit d’un client.
• Exécutez le rapport Historique d’audit, filtré par zones de données d’objet appropriées.

• Événements intelligents
• Utiliser un rapport d’historique d’audit

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit porter sur la manière dont les modifications inappropriées des limites de crédit sont identifiées et suivies.

• Quelles sont les sanctions et les juridictions qui ont un impact sur l’organisation ?
• Quelles instructions ont été fournies par les équipes de gestion des risques juridiques ou commerciaux ou par le directeur juridique ?

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test devrait se concentrer sur la manière dont les contrôles ont été effectués et sur les preuves qui ont été inspectées.

Donnez des considérations normales comme pour tous les contrôles d’accès restreint, avec un accès minimisé et exclu de ceux qui ne devraient pas l’avoir.

En particulier, cela est important pour prévenir la fraude par la création de clients fictifs contre lesquels des ventes fictives pourraient être enregistrées

Utilisez cette commande en conjonction avec Examen des modifications apportées aux données de référence du client.

• Qui doit être restreint pour prévenir la fraude ?
• D’autres restrictions sont-elles nécessaires, par exemple par entité ?

Le contrôle consiste à identifier les clients fictifs, qui sont principalement des créations de nouveaux clients. Cependant, il est également possible de transformer un client existant en un client fictif en effectuant un grand numéro de modifications.

Utilisez cette commande en conjonction avec Accès restreint pour créer des clients ou modifier les données principales des clients.

• Quels champs seront définis comme potentiellement risqués ?
• Combien de vérifications des informations initiales seront effectuées ?
• Utiliserez-vous une approche basée sur des échantillons ?

Effectuez l’une des actions suivantes ou les deux :

• Configurez un événement intelligent pour envoyer un e-mail au réviseur lorsque des modifications sont apportées à la limite de crédit d’un client.
• Exécutez le rapport Historique d’audit, filtré par zones de données d’objet appropriées.

• Événements intelligents
• Utiliser un rapport d’historique d’audit

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les modifications inappropriées apportées aux fiches des clients sont identifiées et suivies.

• Champs personnalisés
• Règles intelligentes

Voir Test de contrôle de la configuration.

Le test doit se concentrer sur les domaines pertinents aux fins du cadre de contrôle, par exemple les rapports financiers.

• Comment ferez-vous la différence entre les remplacements de prix valides et non valides ?
• À quelle fréquence un remplacement manuel du prix se produit-il et, par conséquent, à quelle fréquence devrez-vous l’examiner ?

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test devrait se concentrer sur la manière dont les modifications inappropriées apportées au prix des commandes de vente sont identifiées et suivies.

• À quelle fréquence les prix des produits changent-ils ? S’agit-il d’une base spécifique (par exemple, une révision annuelle des prix) ou plus fréquemment ?
• Y a-t-il certaines personnes qui ne seraient pas censées changer les prix ?

Utilisez cette commande en conjonction avec Accès restreint aux données de base de tarification.

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test devrait se concentrer sur la manière dont les modifications inappropriées apportées au prix des commandes de vente sont identifiées et suivies.

Donnez des considérations normales comme pour tous les contrôles d’accès restreint, avec un accès minimisé et exclu de ceux qui ne devraient pas l’avoir.

Vous pouvez utiliser ce contrôle en conjonction avec Révision du changement de prix du produit.

• Qui doit être empêché d’y avoir accès ?
• Existe-t-il un processus en place pour modifier les données de tarification de base ? Un tel processus permet d’éviter une prolifération d’accès de la part de personnes qui ont un besoin justifié d’obtenir un changement de prix et qui demandent donc l’accès pour le faire elles-mêmes.

• Quelle est la politique de l’entreprise en matière de factures en retard ?
• Qui effectuera cet examen ? Idéalement, il devrait s’agir d’une personne responsable du recouvrement.

Voir Test de contrôle de la configuration.

Le test doit se concentrer sur la manière dont les factures et les clients problématiques sont identifiés et suivis.

Les régularisations de revenus constituent un risque de fraude potentiellement important. Concevez ce contrôle pour appliquer la politique de journal manuelle et détecter les écritures frauduleuses.

Comme tous les contrôles d’examen, l’examen ne doit pas être seulement un scan, ou un « contrôle sensoriel », car cela ne constituerait pas une preuve suffisante d’examen. Identifiez une combinaison de seuils et de variables pour détecter les entrées à risque et documentez la conclusion. Une enquête plus détaillée peut toujours être effectuée si l’opérateur de contrôle le souhaite.

• Quand cet examen sera-t-il effectué ? Sera-t-elle effectuée avant ou comptabiliser-clôture, ou moins fréquemment ?
• La nature des ajustements attendus guidera la conception de ce contrôle. S’il y a beaucoup de petits ajustements, assurez-vous qu’ils ne sont pas ignorés s’ils peuvent avoir un impact important.

Voir Réviser le test de contrôle.

Le test devrait se concentrer sur la façon dont les ajustements inappropriés des revenus sont identifiés et suivis.

Dans un contrôle de séparation des tâches, le scénario idéal est que personne n’ait accès aux deux activités. Même dans ce cas, le contrôle devrait idéalement être utilisé pour s’assurer que cela est vrai sur une base continue, car il est facile pour quelqu’un d’obtenir un accès par inadvertance (ou de changer de rôle et de conserver l’ancien accès). Des contrôles préventifs dans le processus de provisionnement des accès devraient empêcher que cela ne se produise. Cependant, en raison du risque de fraude, la séparation des tâches des chèques entre régulièrement en conflit.

En cas de conflit, une simple approbation du conflit n’est normalement pas suffisante. Les « contrôles d’atténuation » doivent être identifiés, par exemple, un examen des journaux d’activité pour s’assurer que le conflit n’est pas abusé.

• Octroyer des permissions aux utilisateurs
• Exemple de rapport de permissions pour tous les utilisateurs — CRW

Dans un contrôle de séparation des tâches, le scénario idéal est que personne n’ait accès aux deux activités. Même dans ce cas, le contrôle devrait idéalement être utilisé pour s’assurer que cela est vrai sur une base continue, car il est facile pour quelqu’un d’obtenir un accès par inadvertance (ou de changer de rôle et de conserver l’ancien accès). Des contrôles préventifs dans le processus de provisionnement des accès devraient empêcher que cela ne se produise. Cependant, en raison du risque de fraude, la séparation des tâches des chèques entre régulièrement en conflit.

En cas de conflit, une simple approbation du conflit n’est normalement pas suffisante. Les « contrôles d’atténuation » doivent être identifiés, par exemple, un examen des journaux d’activité pour s’assurer que le conflit n’est pas abusé.

• Octroyer des permissions aux utilisateurs
• Exemple de rapport de permissions pour tous les utilisateurs — CRW

Ce contrôle est important pour prévenir la fraude. Il est important de se rappeler que la séparation des tâches est facilement violée si l’accès change régulièrement.

Dans un contrôle de séparation des tâches, le scénario idéal est que personne n’ait accès aux deux activités. Même dans ce cas, le contrôle devrait idéalement être utilisé pour s’assurer que cela est vrai sur une base continue, car il est facile pour quelqu’un d’obtenir un accès par inadvertance (ou de changer de rôle et de conserver l’ancien accès). Des contrôles préventifs dans le processus de provisionnement des accès devraient empêcher que cela ne se produise. Cependant, en raison du risque de fraude, la séparation des tâches des chèques entre régulièrement en conflit.

En cas de conflit, une simple approbation du conflit n’est normalement pas suffisante. Les « contrôles d’atténuation » doivent être identifiés, par exemple, un examen des journaux d’activité pour s’assurer que le conflit n’est pas abusé.

• Octroyer des permissions aux utilisateurs
• Exemple de rapport de permissions pour tous les utilisateurs — CRW