Autorisations externes

Un Autorisation externe permet à une autre société Intacct d’accéder à votre société en externe pendant une période de temps spécifiée ou jusqu’à ce que vous désactiviez l’accès.

À propos des autorisations externes

Vous pouvez voir l’un des types d’autorisations externes suivants :

• Consolidation : Utilisé par l’application Consolidation dans un environnement distribué multi-entités. L’entité filiale ajoute la fiche d’autorisation externe pour l’entité parente.
• Pratique : Utilisé par une console pour créer un lien vers un client ou une entité. L’équipe de provisionnement d’Intacct crée ce type d’enregistrement d’autorisation externe pour chaque client ou entité applicable. Un client ou une entité peut désactiver cette fiche d’autorisation, le cas échéant.
• Services : Utilisé par une société fournisseur de services Intacct pour fournir des services à une autre société Intacct. La société qui souhaite les services crée ce type d’enregistrement d’autorisation externe pour la société du fournisseur de services Intacct. La société fournisseur de services Intacct doit être abonnée à l’application Fournisseur de services externe pour que l’autorisation soit valide.
• Service client : Utilisé par le support Intacct. Le système crée automatiquement une autorisation externe de support dans chaque société et y associe un utilisateur externe « intacct ».

Une fiche d’autorisation externe est en vigueur jusqu’à son Accès est défini sur « Désactivé » ou, pour les Services ou l’assistance clientèle uniquement, le Échéance n’a pas été dépassé.

Ajouter une autorisation externe

Vous pouvez uniquement ajouter une fiche d’autorisation externe pour une société de consolidation parente ou pour un fournisseur de services. Le système ajoute automatiquement un utilisateur externe pour chaque société à laquelle vous donnez une autorisation externe.

1. Dans le ID de société , saisissez l’ID de la société à laquelle vous donnez l’accès. Il s’agira soit de l’identifiant de la société mère pour les consolidations, soit de l’identifiant de la société du fournisseur de services externe pour les services.
2. Utilisez la liste déroulante dans la Type d’accès pour sélectionner Services ou Consolidations.
3. Si vous souhaitez ajouter un texte décrivant la nécessité de l’autorisation, entrez le texte souhaité dans la Description champ.
4. Si Type d’accès = « Services », utilisez l’outil de calendrier pour saisir une date dans la Échéance champ. La fiche d’autorisation expirera à cette date.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier une autorisation externe

Vous pouvez activer ou désactiver une autorisation externe ou modifier la description. Si le Type d’accès = « Services » ou « Support » (associé à l’utilisateur externe Intacct), vous pouvez également modifier la Échéance pour prolonger ou raccourcir la durée de l’autorisation externe.

1. Choisir Éditer en regard de l’autorisation externe souhaitée.
2. Si vous souhaitez modifier l’attribut Accès, sélectionnez l’option souhaitée.
3. Si vous souhaitez ajouter un texte décrivant la nécessité de l’autorisation, entrez le texte souhaité dans la Description champ.
4. Si Type d’accès = « Services » ou « Support » et que vous souhaitez modifier le Échéance, utilisez l’outil de calendrier pour modifier la date, le cas échéant.
   Le Échéance ne peut pas dépasser le nombre de jours que l’entreprise du fournisseur de services a spécifié comme étant le Durée maximum pour les autorisations de service. Si vous saisissez une date qui dépasse la durée maximale du fournisseur de services, vous recevrez un message d’erreur indiquant que la date d’expiration doit être inférieure ou égale à X jours à partir d’aujourd’hui, où X est le nombre de jours défini par le fournisseur de services externe. Choisir Retour puis saisissez une date valide dans la Échéance champ.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Supprimer une autorisation externe

Vous pouvez uniquement supprimer une fiche d’autorisation externe pour une société mère consolidante. Vous pouvez également définir l’attribut Accès sur « Désactivé », ce qui empêche la société externe d’accéder à votre société, mais conserve l’autorisation externe à des fins d’historique.

1. Choisir Supprimer en regard de l’autorisation externe souhaitée.

   Selon vos préférences utilisateur, le système peut vous inviter à confirmer la suppression.

Désactiver une autorisation externe

Lorsqu’une autorisation externe est désactivée, aucun utilisateur associé à la société externe associée à l’autorisation externe ne peut accéder à votre société en externe. Vous pouvez réactiver l’accès ultérieurement si vous le souhaitez.

1. Choisir Éditer en regard de l’autorisation externe souhaitée.
2. Utilisez la Accès liste déroulante pour sélectionner « Désactivé ».
3. Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs

Champ	Description
ID de société	L’identifiant de la société à laquelle vous donnez l’accès. Par exemple, si cette autorisation concerne une société mère de consolidation, saisissez l’identifiant de la société mère dans ce champ. Ce champ est sensible à la casse.
Nom de la société	Nom de la société associée au ID de société. Ce champ est en lecture seule et apparaît en mode Édition ou Affichage.
Type d’accès	Les types d’accès externes sont les suivants : Services : Sélectionnez ce type si vous donnez accès à un prestataire de services externe. Consolidation : Sélectionnez ce type si vous donnez accès à votre société de consolidation parente pour une utilisation avec Consolidations avancées. Pratique : Indique que votre société est associée à une console. Par exemple, votre société est une société cliente d’une société partenaire comptable qui effectue régulièrement des travaux dans votre société. Vous ne pouvez pas créer de fiche d’autorisation externe de type Pratique. Cette fiche est créée automatiquement lorsque votre société est associée à la console applicable. Le système crée également automatiquement une fiche d’utilisateur externe CPAUser et l’associe à la fiche d’autorisation externe de la pratique. Service client : Utilisé uniquement par l’assistance clientèle et les services de plateforme Intacct. Vous ne pouvez pas créer de fiche d’autorisation externe de type Assistance. Le système crée automatiquement ce type d’autorisation externe dans chaque société et y associe un utilisateur externe « intacct ».
ID utilisateur	Cette colonne s’affiche uniquement dans la Autorisations externes liste. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher l’utilisateur externe par défaut pour l’autorisation externe correspondante.
Statut	Affiche l’une des options suivantes : Lié: Votre société est liée à la société sur l’autorisation externe. Non lié : Votre société n’est pas liée à la société sur l’autorisation externe.
Accès	Affiche l’une des options suivantes : Activée : L’autorisation externe est effective. Désactivée : Votre société a désactivé l’autorisation externe. Aucun utilisateur associé à l’identifiant de société sur cet enregistrement ne peut accéder à votre société. La désactivation d’une autorisation externe désactive l’accès dès l’enregistrement de la fiche, que l' Échéance a été atteint.
Description	Tout texte relatif à l’autorisation externe. Par exemple, si cette autorisation externe concerne un fournisseur de services externe, vous pouvez saisir un texte décrivant le service fourni ici.
Date d’expiration	Ce champ s’applique uniquement si Type d’accès = « Services » ou « Support » (associé à l’utilisateur externe « intacct »). Date à laquelle l’enregistrement d’autorisation externe prend fin. Aucun utilisateur du ID de société sur cet enregistrement peut accéder à votre société après la date d’expiration. Pour étendre l’accès à une société, saisissez une nouvelle Échéance pour cette fiche. Le Échéance ne peut pas dépasser le nombre de jours que l’entreprise du fournisseur de services a spécifié comme étant le Durée maximum pour les autorisations de service. Si vous saisissez une date qui dépasse la durée maximale du fournisseur de services, vous recevrez un message d’erreur indiquant que la date d’expiration doit être inférieure ou égale à X jours à partir d’aujourd’hui, où X est le nombre de jours défini par le fournisseur de services externe.