Autorisations externes

Un autorisation externe La fiche permet à une autre société Intacct d’accéder à votre société en externe pendant une période spécifique ou jusqu’à ce que vous désactiviez l’accès.

À propos des autorisations externes

Vous pouvez voir l’un des types d’autorisations externes suivants :

• Consolidation : Utilisé par l’application Consolidation dans un environnement distribué multi-entités. L’entité filiale ajoute la fiche d’autorisation externe pour l’entité parente.
• Pratique : Utilisé par une console pour établir un lien vers un client ou une entité. L’équipe de provisionnement Intacct crée ce type de fiche d’autorisation externe pour chaque client ou entité applicable. Un client ou une entité peut désactiver cette fiche d’autorisation, le cas échéant.
• Services : Utilisé par une société fournisseur de services Intacct pour fournir des services à une autre société Intacct. Le société qui souhaite les services crée ce type de fiche d’autorisation externe pour le fournisseur de services Intacct société. La société fournisseur de services Intacct doit être abonnée à l’application Fournisseur de services externe pour que l’autorisation soit valide.
• Service client : Utilisé par l’assistance Intacct. Le système crée automatiquement une autorisation externe de support dans chaque société et y associe un utilisateur externe « intacct ».

Une fiche d’autorisation externe est en vigueur jusqu’à ce que Accès est défini sur « Désactivé » ou, pour les Services ou l’assistance clientèle uniquement, le Date d’expiration n’a pas été dépassé.

Ajouter une autorisation externe

Vous pouvez uniquement ajouter une fiche d’autorisation externe pour une société mère consolidante ou pour un fournisseur de services. Le système ajoute automatiquement un utilisateur externe pour chaque société à laquelle vous accordez une autorisation externe.

1. Dans le ID de société , saisissez l’ID de la société à laquelle vous donnez l’accès. Il s’agira soit de l’ID société du société parent pour les consolidations, soit de l’ID du fournisseur de services externe société pour les services.
2. Utilisez la liste déroulante dans la Type d’accès pour sélectionner Services ou Consolidations.
3. Si vous souhaitez ajouter un texte décrivant la nécessité de l’autorisation, entrez le texte souhaité dans la Descriptif champ.
4. Si Type d’accès = « Services », utilisez l’outil de calendrier pour saisir une date dans le Date d’expiration champ. La fiche d’autorisation expirera à cette date.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier une autorisation externe

Vous pouvez activer ou désactiver une autorisation externe ou modifier la description. Si l’attribut Type d’accès = « Services » ou « Assistance » (associé à l’utilisateur externe Intacct), vous pouvez également modifier la Date d’expiration pour prolonger ou raccourcir la durée de l’autorisation externe.

1. Sélectionnez Modifier en regard de l’autorisation externe souhaitée.
2. Si vous souhaitez modifier le Accès, sélectionnez l’option souhaitée.
3. Si vous souhaitez ajouter un texte décrivant la nécessité de l’autorisation, entrez le texte souhaité dans la Descriptif champ.
4. Si Type d’accès = « Services » ou « Assistance » et vous souhaitez modifier le Date d’expiration, utilisez l’outil Calendrier pour modifier la date, le cas échéant.
   Le Date d’expiration ne peut pas dépasser le numéro de jours que la société fournisseur de services a indiqué comme étant le Durée maximum pour les autorisations de service. Si vous saisissez une date qui dépasse la durée maximum du fournisseur de services, vous recevrez un message d’erreur indiquant que la date d'expiration doit être inférieure ou égale à X jours à partir d’aujourd’hui, où X est le numéro de jours défini par le fournisseur de services externe. Sélectionnez Retourner en arrière puis saisissez une date valide dans le Date d’expiration champ.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Supprimer une autorisation externe

Vous pouvez uniquement supprimer une fiche d’autorisation externe pour une société mère consolidée. Vous pouvez également définir l’option Accès sur « Désactivé », ce qui empêche la société externe d’accéder à votre société mais conserve l’autorisation externe à des fins d’historique.

1. Sélectionnez Supprimer en regard de l’autorisation externe souhaitée.

   Selon vos préférences utilisateur, le système peut vous inviter à confirmer la suppression.

Désactiver une autorisation externe

Lorsqu’une autorisation externe est désactivée, aucun utilisateur associé à la société externe associée à l’autorisation externe ne peut accéder à votre société en externe. Vous pouvez réactiver l’accès ultérieurement si vous le souhaitez.

1. Sélectionnez Modifier en regard de l’autorisation externe souhaitée.
2. Utilisez la Accès liste déroulant pour sélectionner « Désactivé ».
3. Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs :

Champ	Description
ID de société	ID société du société auquel vous donnez l’accès. Par exemple, si cette autorisation concerne un société de consolidation parent, saisissez l’identifiant société du société parent dans ce champ. Ce champ est sensible à la casse.
Nom de la société	Nom de la société associée au ID de société. Ce champ est en lecture seule et apparaît en mode Édition ou Affichage.
Type d’accès	Les types d’accès externes sont les suivants : Services : Sélectionnez ce type si vous donnez accès à un fournisseur de services externe. Consolidation : Sélectionnez ce type si vous donnez accès à votre société de consolidation parente pour une utilisation avec Consolidations avancées. Pratique : Indique que votre société est associée à une console. Par exemple, votre société est une société cliente d’une société partenaire comptable qui effectue régulièrement des travaux dans votre société. Vous ne pouvez pas créer de fiche d’autorisation externe de type Pratique. Cette fiche est créée automatiquement lorsque votre société est associée à la console applicable. Le système crée également automatiquement une fiche d’utilisateur externe CPAUser et l’associe à la fiche d’autorisation externe de la pratique. Service client : Utilisé par le service client et les services de plateforme Intacct uniquement. Vous ne pouvez pas créer de fiche d’autorisation externe de type Assistance. Le système crée automatiquement ce type d’autorisation externe dans chaque société et y associe un utilisateur externe « intacct ».
ID utilisateur	Cette colonne s’affiche uniquement dans la Autorisations externes liste. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher l’utilisateur externe par défaut pour l’autorisation externe correspondante.
Statut	Affiche l’une des options suivantes : Lié : Votre société est liée à la société sur l’autorisation externe. Non lié : Votre société n’est pas liée à la société figurant sur l’autorisation externe.
Accès	Affiche l’une des options suivantes : Activée : L’autorisation externe est effective. Désactivée : Votre société a désactivé l’autorisation externe. Aucun utilisateur associé à l’ID de société sur cette fiche ne peut accéder à votre société. La désactivation d’une autorisation externe désactive l’accès dès l’enregistrement de la fiche, que la fiche soit activée ou non Date d’expiration a été atteint.
Description	Tout texte relatif à l’autorisation externe. Par exemple, si cette autorisation externe est destinée à un fournisseur de services externe, vous pouvez saisir un texte décrivant le service fourni ici.
Date d’expiration	Ce champ s’applique uniquement si Type d’accès = « Services » ou « Assistance » (associé à l’utilisateur externe « intacct »). Date à laquelle l’enregistrement d’autorisation externe prend fin. Aucun utilisateur associé à l’ID de société sur cette fiche ne peut accéder à votre société après la date d’expiration. Pour étendre l’accès à une société, saisissez un nouveau Date d’expiration pour cette fiche. Le Date d’expiration ne peut pas dépasser le numéro de jours que la société fournisseur de services a indiqué comme étant le Durée maximum pour les autorisations de service. Si vous saisissez une date qui dépasse la durée maximum du fournisseur de services, vous recevrez un message d’erreur indiquant que la date d'expiration doit être inférieure ou égale à X jours à partir d’aujourd’hui, où X est le numéro de jours défini par le fournisseur de services externe.