Autorisations externes

Un Autorisation externe fiche permet à une autre société Intacct d’accéder à votre société en externe pendant une période de temps spécifiée ou jusqu’à ce que vous désactiviez l’accès.

À propos des autorisations externes

Vous pouvez voir l’un des types d’autorisations externes suivants :

• Consolidation : Utilisé par l’application Consolidation dans un environnement distribué multi-entités. L’entité filiale ajoute la fiche d’autorisation externe pour l’entité mère.
• Pratique : Utilisé par une console pour établir un lien vers un client ou une entité. L’équipe de provisionnement d’Intacct crée ce type de fiche d’autorisation externe pour chaque client ou entité applicable. Un client ou une entité peut désactiver cette fiche d’autorisation, le cas échéant.
• Services : Utilisé par une société prestataire de services Intacct pour effectuer des services dans une autre société Intacct. La société qui souhaite les services crée ce type de fiche d’autorisation externe pour la société prestataire de services Intacct. La société prestataire Intacct doit être abonnée à l’application Prestataire Externe pour que l’autorisation soit valide.
• Service client : Utilisé par le support Intacct. Le système crée automatiquement une autorisation externe de support dans chaque société et y associe un utilisateur externe « intuitif ».

Une fiche d’autorisation externe est en vigueur jusqu’à ce que : Accès est défini sur « Désactivé » ou, pour les services ou le service client uniquement, le Date d’expiration n’a pas été dépassé.

Ajouter une autorisation externe

Vous ne pouvez ajouter une fiche d’autorisation externe que pour une société de consolidation mère ou pour un fournisseur de services. Le système ajoute automatiquement un utilisateur externe pour chaque société à laquelle vous accordez une autorisation externe.

1. Dans le ID de société , entrez l’ID de la société à laquelle vous autorisez l’accès. Il s’agira soit de l’identifiant de société de la société mère pour les consolidations, soit de l’identifiant de la société du prestataire de services externe pour les services.
2. Utilisez la liste déroulante dans le Type d’accès pour sélectionner Services ou Consolidations.
3. Si vous souhaitez ajouter un texte décrivant la nécessité de l’autorisation, entrez le texte souhaité dans le Descriptif domaine.
4. Si Type d’accès = « Services », utilisez l’outil calendrier pour saisir une date dans le Date d’expiration domaine. La fiche d’autorisation expirera à cette date.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Modifier une autorisation externe

Vous pouvez activer ou désactiver une autorisation externe ou modifier la description. Si l’attribut Type d’accès = « Services » ou « Assistance » (associé à l’utilisateur externe Intacct), vous pouvez également modifier la Date d’expiration pour prolonger ou raccourcir la durée de l’autorisation externe.

1. Sélectionnez Modifier à côté de l’autorisation externe souhaitée.
2. Si vous souhaitez modifier le Accès, sélectionnez l’option souhaitée.
3. Si vous souhaitez ajouter un texte décrivant la nécessité de l’autorisation, entrez le texte souhaité dans le Descriptif domaine.
4. Si Type d’accès = « Services » ou « Assistance » et vous souhaitez modifier le Date d’expiration, utilisez l’outil Calendrier pour modifier la date, le cas échéant.
   Le Date d’expiration ne peut pas dépasser le numéro de jours que la société fournisseur de services a indiqué comme étant le Durée maximum pour les autorisations de service. Si vous saisissez une date qui dépasse la durée maximum du fournisseur de services, vous recevrez un message d’erreur indiquant que la date d'expiration doit être inférieure ou égale à X jours à partir d’aujourd’hui, où X est le numéro de jours défini par le fournisseur de services externe. Sélectionnez Retour puis entrez une date valide dans le Date d’expiration domaine.
5. Sélectionnez Enregistrer.

1. Recherchez l’autorisation externe que vous souhaitez modifier.

2. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

3. Si vous souhaitez modifier le Accès, sélectionnez l’option souhaitée.
4. Si vous souhaitez ajouter un texte décrivant la nécessité de l’autorisation, entrez le texte souhaité dans le Descriptif domaine.
5. Si Type d’accès = « Services » ou « Assistance » et vous souhaitez modifier le Date d’expiration, utilisez l’outil Calendrier pour modifier la date, le cas échéant.
   Le Date d’expiration ne peut pas dépasser le numéro de jours que la société fournisseur de services a indiqué comme étant le Durée maximum pour les autorisations de service. Si vous saisissez une date qui dépasse la durée maximum du fournisseur de services, vous recevrez un message d’erreur indiquant que la date d'expiration doit être inférieure ou égale à X jours à partir d’aujourd’hui, où X est le numéro de jours défini par le fournisseur de services externe. Sélectionnez Retour puis entrez une date valide dans le Date d’expiration domaine.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Supprimer une autorisation externe

Vous ne pouvez supprimer une fiche d’autorisation externe que pour une société de consolidation mère. Vous pouvez également définir l’option Accès sur « Désactivé », ce qui empêche la société externe d’accéder à votre société mais conserve l’autorisation externe à des fins d’historique.

1. Sélectionnez Supprimer à côté de l’autorisation externe souhaitée.

   Selon vos préférences utilisateur, Intacct peut vous inviter à confirmer la suppression.

1. Recherchez l’autorisation externe que vous souhaitez supprimer.

2. Sélectionnez Plus d’actions > Supprimer à la fin de la ligne.

   Selon vos préférences utilisateur, Intacct peut vous inviter à confirmer la suppression.

Désactiver une autorisation externe

Lorsqu’une autorisation externe est désactivée, aucun utilisateur associé à la société externe associée à l’autorisation externe ne peut accéder à votre société en externe. Vous pouvez réactiver l’accès ultérieurement si vous le souhaitez.

1. Sélectionnez Modifier à côté de l’autorisation externe souhaitée.
2. Utilisez l’icône Accès liste déroulante pour sélectionner « Désactivé ».
3. Sélectionnez Enregistrer.

1. Recherchez l’autorisation externe que vous souhaitez désactiver.

2. Sélectionnez Modifier à la fin de la ligne.

3. Utilisez l’icône Accès liste déroulante pour sélectionner « Désactivé ».
4. Sélectionnez Enregistrer.

Descriptions des champs :

Champ	Description
ID de société	L’identifiant de la société de la société à laquelle vous autorisez l’accès. Par exemple, si cette autorisation concerne une société de consolidation mère, entrez l’ID de société de la société mère dans ce champ. Ce champ est sensible à la casse.
Nom de la société	Le nom de la société associée à l' ID de société. Ce champ est en lecture seule et apparaît en mode Édition ou Affichage.
Type d’accès	Les types d’accès externes sont les suivants : Services : Sélectionnez ce type si vous donnez accès à un fournisseur de services externe. Consolidation : Sélectionnez ce type si vous donnez accès à votre société de consolidation mère pour une utilisation avec Consolidations avancées. Pratique : Indique que votre société est liée à une console. Par exemple, votre société est une société cliente d’une société partenaire comptable qui effectue régulièrement des travaux dans votre société. Vous ne pouvez pas créer une fiche d’autorisation externe de type Pratique. Cette fiche est créée automatiquement lorsque votre société est liée à la console applicable. De plus, le système crée automatiquement une fiche d’utilisateur externe CPAUser et l’associe à la fiche d’autorisation externe Cabinet. Service client : Utilisé uniquement par le service client et les Services de plateforme d’Intacct. Vous ne pouvez pas créer une fiche d’autorisation externe de type Support. Le système crée automatiquement ce type d’autorisation externe dans chaque société et y associe un utilisateur externe « intacct ».
ID utilisateur	Cette colonne ne s’affiche que dans le Autorisations externes liste. Sélectionnez le lien dans ce champ pour afficher l’utilisateur externe par défaut pour l’autorisation externe correspondante.
Statut	Affiche l’une des options suivantes : Lié : Votre société est liée à la société sur l’autorisation externe. Non lié : Votre société n’est pas liée à la société sur l’autorisation externe.
Accès	Affiche l’une des options suivantes : Activée : L’autorisation externe est effective. Désactivée : Votre société a désactivé l’autorisation externe. Aucun utilisateur associé à l’ID de société sur cette fiche d’enregistrement ne peut accéder à votre société. La désactivation d’une autorisation externe désactive l’accès à partir du moment où vous enregistrez la fiche, que la Date d’expiration a été atteinte.
Description	Tout texte relatif à l’autorisation externe. Par exemple, si cette autorisation externe est destinée à un fournisseur de services externe, vous pouvez saisir un texte décrivant le service fourni ici.
Date d’expiration	Ce champ s’applique uniquement si Type d’accès = « Services » ou « Assistance » (associé à l’utilisateur externe « intacct »). Date à laquelle l’enregistrement d’autorisation externe prend fin. Aucun utilisateur associé à l’ID de société sur cette fiche ne peut accéder à votre société après la date d’expiration. Pour étendre l’accès à une société, entrez un nouveau Date d’expiration pour ce fiche. Le Date d’expiration ne peut pas dépasser le numéro de jours que la société fournisseur de services a indiqué comme étant le Durée maximum pour les autorisations de service. Si vous saisissez une date qui dépasse la durée maximum du fournisseur de services, vous recevrez un message d’erreur indiquant que la date d'expiration doit être inférieure ou égale à X jours à partir d’aujourd’hui, où X est le numéro de jours défini par le fournisseur de services externe.