Rapport sur l’utilisation des employés

Vous pouvez utiliser l’Assistant de création de rapport financier préparatoire pour créer un rapport d’utilisation des collaborateurs qui analyse l’efficacité des collaborateurs. Vous pouvez générer des rapports sur une combinaison de mesures, y compris les heures facturables et non facturables, et les heures utilisées et non utilisées, pour analyser exactement la façon dont le temps est dépensé.

Dans cette rubrique, vous allez apprendre à :

  • Configurez votre société pour capturer les indicateurs d’utilisation
  • Rendre compte de ces indicateurs dans l’Assistant de création de rapport financier préparatoire

Après avoir créé ce rapport, vous pouvez l’exécuter à partir de la liste des états financiers dans la Grand livre ou à partir du centre des rapports.

À propos du rapport

Un rapport d’utilisation des collaborateurs présente une ventilation des heures réelles travaillées par un collaborateur par rapport à ses heures budgétées. Vous pouvez également choisir d’inclure les heures facturables ou non facturables et celles qui sont utilisées ou non utilisées.

Voici un exemple de rapport sur l’utilisation par les collaborateurs :

Rapport d’utilisation des employés indiquant les heures facturables et non facturables par rapport aux heures budgétées pour deux employés actifs.

Conditions préalables

Avant de créer un rapport d’utilisation des collaborateurs dans l’Assistant de création de rapport financier préparatoire, vous devez vous assurer que les conditions préalables suivantes sont remplies :

Conditions préalables Description

Configurer Projets pour capturer les heures de travail

Vous pouvez configurer votre société de manière à ce que les heures de travail soient suivies au fur et à mesure que les feuilles de temps sont enregistrées. Ces informations sont automatiquement suivies à l’aide d’un journal statistique et de comptes statistiques que vous sélectionnez sur la page Configurer les Projets.

Pour sélectionner un journal statistique :

  1. Accédez à Société > Admin > Abonnements.

  2. Sélectionnez Projets.

    La page Configurer les Projets s’affiche.

  3. Dans la section Comptabilisation GL de la feuille de temps, pour Journaux, sélectionnez le journal statistique pour lequel vous souhaitez capturer les heures de travail.

    Pour plus d’informations sur la création d’un journal statistique, consultez Revues statistiques.

Pour sélectionner un compte statistique :

    Accédez à Société > Admin > Abonnements.

  1. Sélectionnez Projets.

    La page Configurer les Projets s’affiche.

  2. Dans la section Validation GL de la feuille de temps, pour Comptes, sélectionnez Comptes statistiques pour capturer les heures de main-d’œuvre.
    1. Vous pouvez sélectionner des comptes statistiques individuels pour chaque domaine sur lequel vous souhaitez créer un rapport, par exemple, facturable et non facturable, et heures utilisées et non utilisées. Cette option offre la plus grande flexibilité pour la création de rapports.
    2. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner un seul compte statistique pour suivre tous les types de main-d’œuvre, par exemple, « Heures de main-d’œuvre ». Cette configuration fonctionne si vous ne prévoyez pas de générer de rapports distincts sur les heures facturables, non facturables, utilisées et non utilisées.

    Pour plus d’informations sur la création d’un compte statistique, consultez Comptes statistiques

Configurer les budgets de main-d’œuvre des collaborateurs

Si vous ne l’avez pas déjà fait, créez des budgets de main-d’œuvre pour chaque collaborateur à inclure dans le rapport. Cela vous permet d’inclure les heures réelles et totales budgétées pour chaque collaborateur dans le rapport. Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de faire la distinction entre les heures facturables et non facturables, et les heures de main-d’œuvre utilisées et non utilisées, en configurant des budgets pour chacun de ces comptes.

  1. Aller à Grand livre > Tous > Rapports et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Le budget.

  2. Donnez un coup à votre budget Budget ID et Descriptif et sélectionnez Enregistrer.

    Vous reviendrez à la page de liste Budgets.

  3. Une fois que vous avez créé un budget, par exemple « Objectifs d’utilisation », vous pouvez ajouter des employés et des comptes sur la page Informations sur le budget. Aller à Grand livre > Tous > rapports > budget et sélectionnez Détails pour le budget.
  4. Pour sélectionner un compte et un collaborateur pour lesquels vous souhaitez ajouter un budget à votre budget, sélectionnez Ajouter. Vous devrez configurer une fiche d’enregistrement pour chaque collaborateur.
    En mode Ajouter, la partie inférieure de la page est vide jusqu’à ce que vous sélectionniez Afficher les périodes, à ce moment-là, la page est actualisée pour afficher les périodes que vous pouvez budget et les champs correspondants dans lesquels vous pouvez attribuer des montants budget.
  5. Définissez le nombre total d’heures de budget pour chaque mois par mois.

    Pour plus d’informations sur la création d’un budget, consultez Détails budgétaires d’un compte.

Distinguer les tâches utilisées des tâches non utilisées

Modifiez les tâches pour indiquer si elles sont facturables ou non facturables, et utilisées ou non utilisées. Les employés sélectionnent une tâche lorsqu’ils saisissent les informations de leur feuille de temps. Cela permet de suivre et de catégoriser automatiquement différents types d’heures de travail dans votre rapport.

Pour modifier une tâche :

  1. Aller à Projets > Tous > Projets > tâches. Sélectionnez une tâche à modifier.
  2. Sur le Tâche , cochez la case Facturable, ou laissez-le vide.
  3. Sur le Informations complémentaires , cochez la case Utilisé, ou laissez-le vide.
    Pour plus d’informations sur les tâches, consultez la page Travailler avec des tâches de projet.

Paramétrer vos structures de reporting : groupes de dimensions et groupes de comptes

Les lignes et les colonnes de votre rapport d’utilisation des collaborateurs seront composées de groupes de dimensions et de groupes de comptes statistique.

Par exemple, l’exemple de rapport utilise les éléments suivants :

  • une structure de dimension collaborateur dans les lignes
  • groupes de comptes statistiques dans les colonnes

Au minimum, vous devez créer des groupes de comptes statistiques qui contiennent les comptes statistiques qui représentent les heures de travail que vous souhaitez afficher dans le rapport.

Par exemple, si vous souhaitez afficher les heures facturables sous forme de colonne dans votre rapport, vous devez créer un groupe de comptes statistique pour les heures facturables.

Les groupes de comptes sont les éléments fondamentaux des rapports financiers. Chaque compte que vous possédez doit faire partie d’un groupe de comptes si vous souhaitez utiliser ses données dans un bilan, un relevé des résultats, un flux de trésorerie ou tout autre rapport.

Pour configurer une structure de dimension collaborateur :

  1. Aller à Dépenses > Configuration > Employés > groupes .

    La page d’informations sur le groupe d’employés s’affiche.

  2. Sélectionnez Ajouter pour créer un groupe de dimension collaborateur qui est également une structure de dimension. Pour ce faire, vérifiez le Structure dimensionnelle case à cocher. Par exemple, vous pouvez créer un groupe de dimension d’collaborateur appelé « Employés actifs » pour obtenir des données pour tous les employés actuellement actifs dans votre société.
  3. Sélectionnez l’une ou l’autre Tous les membres ou Membres spécifiques à inclure dans le groupe.
    • Pour inclure tous les employés actifs, sélectionnez Tous les membres, puis filtrez les employés dont le statut est « Actif ».
    Pour plus d’informations, consultez la page .

Pour paramétrer des groupes de comptes statistiques :

  1. Aller à Rapports > Configuration > comptes > groupes. La page Groupes de comptes s’affiche.
  2. Sélectionnez Ajouter pour créer un ou plusieurs groupes de comptes statistiques qui serviront de conteneur pour vos comptes.
    1. La création de groupes de comptes pour chaque compte (facturable, non facturable, utilisé et non utilisé) vous permet d’afficher et de comparer les détails de l’utilisation et de la facturation des heures dans votre rapport. Il s’agit des comptes que vous avez sélectionnés sur la page Configurer les Projets.
    2. La création d’un groupe de compte, par exemple, « Heures de main-d’œuvre », vous permet de générer simplement un rapport sur toutes les heures totales.
    Pour en savoir plus sur les groupes de comptes statistiques, allez à Comptes statistiques

Créer le rapport

Vous pouvez créer de nombreux types de rapports à l’aide des informations que vous venez de configurer. Voici quelques conseils sur la création du rapport illustré dans l’exemple.

Pour créer un rapport qui comporte des dimensions dans des lignes ou des colonnes de rapport :

  1. Aller à Grand livre > Tous > Information financière et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Rapports financiers.
  2. Sur la page Assistant de création de rapport financier préparatoire, sur la page Infos sur le rapport , donnez un nom à votre rapport.
  3. Dans le Structure du rapport de la Infos sur le rapport Onglet :
    • Entrez un Nom du rapport, par exemple « Utilisation des employés ».
    • Pour Structure du rapport, sélectionnez Les dimensions.
  4. Sur le Rangées , sélectionnez Sélection des structures de dimension. Sélectionnez la structure de dimension de l’collaborateur que vous avez créée ci-dessus à l’étape 4, par exemple « Employés actifs ».
  5. Sur le Colonnes , sélectionnez les groupes de comptes que vous avez créés ci-dessus à l’étape 4 et le budget de main-d’œuvre que vous avez créé à l’étape 2.
    • Créez une colonne pour chaque groupe de compte que vous avez créé ci-dessus à l’étape 4. Par exemple, pour créer un rapport comme celui de l’exemple ci-dessus, vous devez sélectionner les groupes de comptes « Heures facturables », « Heures utilisées » et « Heures non utilisées ». Sélectionnez Réel pour le type de colonne.
    • Créez une colonne pour le nombre total d’heures travaillées. Sélectionnez le groupe de compte pour les heures de collaborateur. Sélectionnez Réel pour le type de colonne.
    • Créez une colonne pour les heures budgétées. Sélectionnez le groupe de compte pour les heures de collaborateur, mais sélectionnez Le budget pour le type de colonne.

Exécuter le rapport

Pour exécuter le rapport, accédez à l’une des opérations suivantes :

  • L' Assistant de création de rapport financier préparatoire (Grand livre > Tous > Rapports financiers de base >)

OU

  • L' Centre de rapports (sélectionnez Rapports dans le menu principal).