Rapport des transactions d’achats

Le rapport sur les transactions d’achats affiche toutes les transactions d’achat qui ont eu lieu au cours de la période que vous spécifiez. Plus précisément, ce rapport vous informe des caractéristiques de chaque transaction, y compris la date, le nom du fournisseur, le nom de retour et de paiement, la date de livraison et le montant total de la transaction.

Vous pouvez filtrer la liste par n’importe quelle combinaison de fournisseur, d’article, de type de transaction et de période. En outre, vous pouvez explorer les pages d’informations de la transaction et du fournisseur.

Ce rapport est utile à tous ceux qui ont besoin d’avoir un aperçu rapide des transactions pour la période avec des informations pertinentes telles que le fournisseur, le paiement à, le retour, la date d’échéance et le montant de la transaction.

Pour accéder à ce rapport, allez à Achats > Tous > rapports et sélectionnez Achats transaction.

Abonnement	Achats
Type d’utilisateur	Entreprise Collaborateur Responsable projet Entrepôt
Permissions	Achats transaction : Exécuter

Afficher un rapport mensuel

Générez le rapport.
Sur la page Paramètres du rapport, sélectionnez Afficher.

Un rapport contenant les résultats de la période de référence par défaut s’affiche dans votre navigateur.
Si vous le souhaitez, pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser.

Personnaliser et exécuter

Si vous souhaitez afficher tous les résultats d’une catégorie particulière, n’effectuez aucune sélection dans les zones de saisie de données. Vous pouvez exécuter ce rapport sans saisir d’informations de recherche. Toutefois, si vous en saisissez, l’exécution du rapport risque de prendre beaucoup de temps et de renvoyer trop de résultats pour être utile.

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez que le rapport couvre. Si vous ne spécifiez pas de période de référence, le système génère un rapport pour le mois en cours à ce jour.
- Vous pouvez spécifier soit la période de référence, soit les dates de début et de fin, mais pas les deux.
Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.
- Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que le client, l’article, le code universel des produits, la valeur ou le compte. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.
Effectuer la mise en page du rapport.
- Les options de format seront différentes d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.
Entrez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.
Pour afficher, traiter, enregistrer, exporter ou personnaliser le rapport ou l’ajouter au tableau de bord, sélectionnez l’une des options suivantes :
- Afficher : Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.
- Imprimer : Affichez le rapport maintenant, au format PDF imprimable.
- Traiter et stocker : Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les rapports sont enregistrés dans la liste Mes rapports enregistrés, ou envoyés vers un site de stockage dans le cloud, de type Dropbox. En savoir plus sur le traitement et le stockage des rapports.
- Ajouter au tableau de bord : Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.
- Enregistrer : Enregistrez le rapport pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter.
  
  Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.
- Exporter : Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local. Les formats de fichier vers lesquels vous pouvez exporter les données du rapport varient selon les rapports.
- Personnaliser : Après avoir exécuté le rapport, revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.
- E-mail : Après avoir exécuté le rapport, envoyez-le par e-mail à d’autres utilisateurs.
Certaines options ne sont disponibles que si vous accédez au rapport à partir du Centre de rapports.

Vous pouvez procéder par essais successifs afin d’obtenir exactement les résultats escomptés. Il vous suffit de remplir les champs souhaités et de sélectionner Afficher pour afficher le rapport. Si le résultat ne correspond pas à vos attentes, sélectionnez Personnaliser pour revenir à la page de configuration du rapport et affiner davantage le rapport. Répétez ce processus jusqu’à ce que les résultats vous conviennent.

Pour les rapports financiers préparatoires complexes exécutés régulièrement, enregistrez le rapport une fois que vous avez terminé de le configurer. La prochaine fois que vous souhaiterez exécuter le rapport, vous n’aurez qu’à modifier le champ Date d’effet avant l’exécution.

Période

Vous pouvez utiliser l’une des nombreuses périodes de rapport prédéfinies disponibles dans le Période visée par le rapport et À ce jour ou de créer votre propre période de déclaration à l’aide de la fonction Date de début et Date de fin champs.

Définir la période

Dans la section Période, effectuez l’une des actions suivantes :

Utilisez la liste déroulante Période de référence pour sélectionner la période de référence. Saisissez une date dans le champ Date d’effet ou utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner une date.
Saisissez une date de début spécifique, une date de fin ou les deux. Vous pouvez également utiliser l’outil de calendrier pour sélectionner les dates souhaitées.

Si vous renseignez tous les champs relatifs à la période (c’est-à-dire, les champs Période de référence, Date d’effet, Date de début et Date de fin), Intacct génère votre rapport sur la base des dates de début et de fin. Il ignore la date d’effet.

Le tableau suivant décrit les champs de la section Période.

Champ	Description
Période de référence	Ces périodes sont toujours relatives à la date d’effet. Toutes les périodes commencent le premier jour de la période, c’est-à-dire le premier jour du mois, du trimestre ou de l’année que vous sélectionnez.
Date d’effet	La date qu’Intacct utilisera comme référence pour la période de référence sélectionnée. La date du jour est sélectionnée par défaut.
Date de début	N’indiquez rien dans le champ Date de début afin d’inclure toutes les informations depuis la date la plus ancienne de vos données Intacct jusqu’à la date de fin.
Date de fin	N’indiquez rien dans le champ Date de fin pour inclure toutes les informations de la date de début jusqu’à la date du jour.
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour obliger Intacct à attendre que vous (ou toute personne utilisant ce rapport) saisissiez un établissement, un service et/ou une période avant d’exécuter le rapport.

Filtres du rapport

Utilisez les filtres pour cibler les résultats du rapport. Les filtres vous permettent en effet d’isoler les données de votre choix en vue de les regrouper. Vous pouvez définir la combinaison de filtres de votre choix.

Pour définir les filtres afin d’affiner les résultats de votre rapport :

Définissez le rapport pour qu’il affiche les résultats d’un fournisseur spécifique ou d’une plage de fournisseurs. Pour afficher uniquement les résultats d’un fournisseur spécifique, sélectionnez un fournisseur dans le Du fournisseur menu déroulant. Pour spécifier une plage de fournisseurs, sélectionnez également un fournisseur dans la liste Au fournisseur menu déroulant.
Vous pouvez suivre les articles par ID d’article ou par code UPC. Pour suivre les articles par ID d’article :

Pour le Rapport sur option, sélectionnez ID de l’objet, puis utilisez l’icône À partir de l’article et Vers l’article listes déroulantes ou le Opérateur et Valeur pour spécifier les éléments à inclure dans votre rapport.

L' Opérateur et Valeur Les champs vous aident à filtrer sur des éléments spécifiques. Par exemple, si vous souhaitez un rapport sur un article avec l’ID 879HGT453, mais que vous ne vous souvenez que d’une partie de l’ID, comme les caractères HGT, vous pouvez sélectionner Contient à partir de la Opérateur , puis entrez HGT dans le Valeur et sélectionnez Voir. Le système recherche et affiche tous les éléments dont l’ID d’élément contient la chaîne de caractères « HGT ». Si vous sélectionnez Inclut ou Exclut dans la liste déroulante, le Valeur peut contenir une liste de valeurs séparées par des virgules.

Pour faire le suivi des articles par code CUP :

Sélectionnez UPC comme le Rapport sur , puis utilisez l’option De UPC et Vers UPC listes déroulantes ou le Opérateur et Valeur pour spécifier les éléments à inclure dans votre rapport.

Pour limiter les résultats du rapport à un type de transaction spécifique, sélectionnez le type de transaction dans le Type de transaction liste déroulante.
Pour les sociétés multi-devises, pour limiter les résultats du rapport à une devise de transaction spécifique, sélectionnez la devise dans la section Devise de transaction liste déroulante.
Pour les sociétés multi-entités et partagées, vous pouvez également filtrer par établissement et par service.

Si vous vous trouvez dans un environnement multi-entités, vous pouvez filtrer par emplacement, service ou les deux.

Pour définir les options d’emplacement et de service :

Pour filtrer le rapport par établissement géographique, entrez le nom de la région, du pays, de l’statut ou du territoire, ou de la ville dans le Emplacement liste déroulante. Vous pouvez également sélectionner l’emplacement dans la liste.

Saisissez ou sélectionnez un site si vous souhaitez exécuter ce rapport au niveau général. Le système utilise le site que vous spécifiez pour déterminer la devise appropriée.
Pour filtrer le rapport par service au sein de la société, entrez le nom du service dans le Département liste déroulante. Vous pouvez également sélectionner le service dans la liste.
Si vous souhaitez que le rapport couvre certains emplacements, indépendamment de ce qui est sélectionné dans la section Emplacement liste déroulante, utilisez l’icône Afficher pour liste déroulante pour sélectionner les emplacements du rapport :
- Tous les établissements : Pour inclure les données pour tous les établissements, quelle que soit l’entité que vous utilisez actuellement.
- Cet établissement : Pour inclure les données uniquement pour l’entité que vous utilisez actuellement.
- Établissements enfants : Pour inclure les données uniquement pour les emplacements qui sont des emplacements enfants de l’entité actuelle. Par exemple, si votre entité actuelle est la Californie et que vous avez des sites enfants pour San Francisco et Los Angeles, utilisez cette option pour que le rapport inclue les données uniquement pour Los Angeles et la Californie.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exporter au format Excel ou CSV, ou sélectionner Imprimer pour une version PDF.