Comment Sage Intacct remplit les brouillons de factures fournisseurs

intelligence artificielle/apprentissage automatique (IA/ML) extrait des données de plusieurs sources lors du remplissage des informations de en-tête, de élément et de sous-totaux dans les facture fournisseur provisoires. Ces sources sont les suivantes :

Prédictions IA/ML
Le fournisseur document que vous avez chargé ou envoyé par e-mail
La définition de transaction pour la facture fournisseur
La transaction d’achat source, telle qu’une commande d’achat mise en correspondance

Vous pouvez rechercher des sources de champs spécifiques en fonction du type de transaction.

Mise en correspondance des documents au niveau de l’en-tête

Champs de la section En-tête

Champ	Source
Date	Le fournisseur document que vous avez chargé ou envoyé par e-mail.
Fournisseur	L’IA/ML prédit le meilleur rapprochement des fournisseurs. Si l’IA/ML ne peut pas établir de correspondance fiable, vous êtes alerté par une exception d’importation. Vous devrez sélectionner un fournisseur, puis choisir la transaction d’achat source à partir de laquelle vous souhaitez effectuer la conversion.
Payer à	La fiche d’informations sur le fournisseur.
Retourner à	La fiche d’informations sur le fournisseur.
Projet	La transaction d’achat source.
Objets personnalisés	Les objets personnalisés dans l’en-tête ne sont pas renseignés.
Numéro de document	Utilise le prochain numéro disponible dans la séquence sélectionnée dans la définition de transaction, sauf si la définition de transaction est configurée pour hériter du numéro de document source.
Converti à partir de	Les transaction d’achat sources correspondent aux prévisions de l’IA/ML. Vous pouvez remplacer cette sélection.
Conditions de paiement	Échéance définie sous l’onglet Informations de paiement de la page d’informations sur le fournisseur. Si vous n’avez pas défini d’échéance pour le fournisseur, ce champ reste vide.
Date d’échéance	La date d’échéance est renseignée de la manière suivante : Si l’échéance est définie sur la page d’informations sur le fournisseur, Intacct utilise l’échéance pour calculer la date d’échéance. Si vous n’avez pas défini d’échéance pour le fournisseur, la date d’échéance provient du fournisseur document. Si aucune date d’échéance n’est incluse dans le fournisseur ou si elle n’est pas lisible, la date d’échéance reste vide.
Référence	Ce champ reste vide.
Numéro de document du fournisseur	Le numéro de facture depuis la facture fournisseur source.
Message	La transaction d’achat source.
Mode d’expédition	La transaction d’achat source.
Pièce jointe	Il s’agit du document fournisseur que vous avez chargé ou envoyé par e-mail.
Devise de transaction	Pour les sociétés multi-devises, la devise de transaction est la devise indiquée sur le document du fournisseur. Si l’IA/ML ne peut pas lire la devise dans le document du fournisseur, ce champ reste vide.
Date de taux de change	La date de facture figurant sur le document fournisseur que vous avez chargé ou envoyé par e-mail.
Type de taux de change	Si votre société utilise des types de taux de change personnalisés, Intacct utilise votre type de taux de change par défaut. Les transactions de rapprochement au niveau de l’en-tête utilisent le taux de change défini dans la transaction source. Toutes les transactions sans correspondance utilisent le taux de change configuré dans la définition de transaction correspondante. Si votre société n’a pas défini de type de taux de change personnalisé, le taux de change journalier Intacct est utilisé.
Taux de change	Le taux de change actuel que votre société a défini pour cette devise.
Statut	Le statut est toujours défini sur Brouillon.

Champs de la section Écritures

Champ	Description
ID de l’article	La transaction d’achat source.
Identifiant de référence croisée des articles	Ce champ reste vide.
Quantité	Prédit par l’IA/ML.
Unité	La transaction d’achat source.
Ventilation	La transaction d’achat source.
Prix ou Prix en devise de tenue de compte	Prédit par l’IA/ML.
Prix détaillé ou prix en devise de tenue de compte étendu	Calcul du prix de l’élément multiplié par la quantité.
Description de l’article	Prédit par l’IA/ML.
Mémo	La transaction d’achat source.
Facturable	La transaction d’achat source.
Formulaire 1099	La transaction d’achat source.
Type de formulaire 1099	La transaction d’achat source.
Case de formulaire 1099	La transaction d’achat source.
Dimensions standard	La transaction d’achat source.
Dimensions personnalisées	La transaction d’achat source.

Champs de la section Sous-totaux

Champ	Source
Description	La définition de transaction pour la facture fournisseur.
Pourcentage	La définition de transaction pour la facture fournisseur.
Valeur de la transaction	La définition de transaction pour la facture fournisseur.
Valeur de base	La définition de transaction pour la facture fournisseur.
Total transaction	Total de la transaction calculé à partir de la facture fournisseur provisoire.
Total en tenue de compte	Calculé à l’aide des sous-totaux de la définition de transaction et du total de la transaction de la facture fournisseur.

Mise en correspondance des documents au niveau des lignes

Champs de la section En-tête

Champ	Source
Date	Le fournisseur document que vous avez chargé ou envoyé par e-mail.
Fournisseur	L’IA/ML prédit le meilleur rapprochement des fournisseurs. Si l’IA/ML ne peut pas établir de correspondance fiable, vous êtes alerté par une exception d’importation. Vous devrez sélectionner un fournisseur, puis choisir la transaction d’achat source à partir de laquelle vous souhaitez effectuer la conversion.
Payer à	La fiche d’informations sur le fournisseur.
Retourner à	La fiche d’informations sur le fournisseur.
Projet	La transaction d’achat source.
Objets personnalisés	Les objets personnalisés dans l’en-tête ne sont pas renseignés.
Numéro de document	Utilise le prochain numéro disponible dans la séquence sélectionnée dans la définition de transaction, sauf si la définition de transaction est configurée pour hériter du numéro de document source.
Converti à partir de	Les transaction d’achat sources correspondent aux prévisions de l’IA/ML. Vous pouvez remplacer cette sélection.
Conditions de paiement	Échéance définie sous l’onglet Informations de paiement de la page d’informations sur le fournisseur. Si vous n’avez pas défini d’échéance pour le fournisseur, ce champ reste vide.
Date d’échéance	La date d’échéance est renseignée de la manière suivante : Si l’échéance est définie sur la page d’informations sur le fournisseur, Intacct utilise l’échéance pour calculer la date d’échéance. Si vous n’avez pas défini d’échéance pour le fournisseur, la date d’échéance provient du fournisseur document. Si aucune date d’échéance n’est incluse dans le fournisseur ou si elle n’est pas lisible, la date d’échéance reste vide.
Référence	Ce champ reste vide.
Numéro de document du fournisseur	Le numéro de facture depuis la facture fournisseur source.
Message	La transaction d’achat source.
Mode d’expédition	Ce champ reste vide.
Pièce jointe	Il s’agit du document fournisseur que vous avez chargé ou envoyé par e-mail.
Devise de transaction	Pour les sociétés multi-devises, la devise de transaction est la devise indiquée sur le document du fournisseur. Si l’IA/ML ne peut pas lire la devise dans le document du fournisseur, ce champ reste vide.
Date de taux de change	La date de facture figurant sur le document fournisseur que vous avez chargé ou envoyé par e-mail.
Type de taux de change	Si votre société utilise des types de taux de change personnalisés, Intacct utilise votre type de taux de change par défaut. Les transactions de rapprochement au niveau des lignes utilisent le taux de change défini dans la transaction source. Toutes les transactions sans correspondance utilisent le taux de change configuré dans la définition de transaction correspondante. Si votre société n’a pas défini de type de taux de change personnalisé, le taux de change journalier Intacct est utilisé.
Taux de change	Le taux de change actuel que votre société a défini pour cette devise.
Statut	Le statut est toujours défini sur Brouillon.

Champs de la section Écritures

Champ	Description
Exception	Cette colonne vous avertit lorsque l’IA/ML met en correspondance le élément avec le transaction d’achat source, avec des écarts de quantité ou de prix.
ID de l’article	Prédit par l’IA/ML.
Identifiant de référence croisée des articles	Ce champ reste vide.
Quantité	Prédit par l’IA/ML.
Unité	Prédit par l’IA/ML.
Ventilation	Ce champ reste vide.
Prix ou Prix en devise de tenue de compte	Prédit par l’IA/ML.
Prix détaillé ou prix en devise de tenue de compte étendu	Calcul du prix de l’élément multiplié par la quantité.
Description de l’article	Prédit par l’IA/ML.
Mémo	La transaction d’achat source.
Facturable	La transaction d’achat source.
Formulaire 1099	La fiche d’informations sur le fournisseur.
Type de formulaire 1099	La fiche d’informations sur le fournisseur.
Case de formulaire 1099	La fiche d’informations sur le fournisseur.
Dimensions standard	La transaction d’achat source.
Dimensions personnalisées	La transaction d’achat source.

Champs de la section Sous-totaux

Champ	Source
Description	La définition de transaction pour la facture fournisseur.
Pourcentage	La définition de transaction pour la facture fournisseur.
Valeur de la transaction	La définition de transaction pour la facture fournisseur.
Valeur de base	La définition de transaction pour la facture fournisseur.
Total transaction	Total de la transaction calculé à partir de la facture fournisseur provisoire.
Total en tenue de compte	Calculé à l’aide des sous-totaux de la définition de transaction et du total de la transaction de la facture fournisseur.

Sans rapprochement

Champs de la section En-tête

Champ	Source
Date	Le fournisseur document que vous avez chargé ou envoyé par e-mail.
Fournisseur	L’IA/ML prédit le meilleur rapprochement des fournisseurs. Si l’IA/ML ne peut pas établir de correspondance fiable, vous êtes alerté par une exception d’importation. Vous devrez sélectionner un fournisseur, puis choisir la transaction d’achat source à partir de laquelle vous souhaitez effectuer la conversion.
Payer à	La fiche d’informations sur le fournisseur.
Retourner à	La fiche d’informations sur le fournisseur.
Projet	Le projet dans l’en-tête n’est pas renseigné.
Objets personnalisés	Les objets personnalisés dans l’en-tête ne sont pas renseignés.
Numéro de document	Utilise le prochain numéro disponible dans la séquence sélectionnée dans la définition de transaction, sauf si la définition de transaction est configurée pour hériter du numéro de document source.
Conditions de paiement	Échéance définie sous l’onglet Informations de paiement de la page d’informations sur le fournisseur. Si vous n’avez pas défini d’échéance pour le fournisseur, ce champ reste vide.
Date d’échéance	La date d’échéance est renseignée de la manière suivante :
Référence	Ce champ reste vide.
Numéro de document du fournisseur	Le facture numéro du fournisseur document que vous avez envoyé par e-mail ou chargé.
Message	Ce champ reste vide.
Mode d’expédition	Ce champ reste vide.
Pièce jointe	Il s’agit du document fournisseur que vous avez chargé ou envoyé par e-mail.
Devise de transaction	Pour les sociétés multi-devises, la devise de transaction est la devise indiquée sur le document du fournisseur. Si l’IA/ML ne peut pas lire la devise dans le document du fournisseur, ce champ reste vide.
Date de taux de change	La date de facture figurant sur le document fournisseur que vous avez chargé ou envoyé par e-mail.
Type de taux de change	Si votre société utilise des types de taux de change personnalisés, Intacct utilise votre type de taux de change par défaut. Si votre société n’a pas défini de type de taux de change personnalisé, le taux de change journalier Intacct est utilisé.
Taux de change	Le taux de change actuel que votre société a défini pour cette devise.
Statut	Le statut est toujours défini sur Brouillon.

Champs de la section Écritures

Champ	Description
ID de l’article	Prédit par l’IA/ML.
Établissement	Prédit par l’IA/ML.
Service	Prédit par l’IA/ML.
Identifiant de référence croisée des articles	Ce champ reste vide.
Quantité	Prédit par l’IA/ML.
Unité	Ce champ reste vide.
Ventilation	Ce champ reste vide.
Prix ou Prix en devise de tenue de compte	Prédit par l’IA/ML.
Prix détaillé ou prix en devise de tenue de compte étendu	Calcul du prix de l’élément multiplié par la quantité.
Description de l’article	Prédit par l’IA/ML.
Mémo	Ce champ reste vide.
Facturable	Ce champ reste vide.
Formulaire 1099	Ce champ reste vide.
Type de formulaire 1099	Ce champ reste vide.
Case de formulaire 1099	Ce champ reste vide.
Dimensions standard	Ce champ reste vide.
Dimensions personnalisées	Ce champ reste vide.

Champs de la section Sous-totaux

Champ	Source
Description	La définition de transaction pour la facture fournisseur.
Pourcentage	La définition de transaction pour la facture fournisseur.
Valeur de la transaction	La définition de transaction pour la facture fournisseur.
Valeur de base	La définition de transaction pour la facture fournisseur.
Total transaction	Total de la transaction calculé à partir de la facture fournisseur provisoire.
Total en tenue de compte	Calculé à l’aide des sous-totaux de la définition de transaction et du total de la transaction de la facture fournisseur.

Informations de l’en-tête

L’IA/ML utilise des prédictions pour faire correspondre le document fournisseur aux éléments suivants :

La bonne fiche d’informations sur le fournisseur
La transaction d’achat source, qui s’affiche dans la Converti à partir de champ, lorsque la correspondance des documents est sélectionnée

Une fois les transaction d’achat fournisseur et source identifiés, en-tête champs sont renseignés. Les données sont extraites du fiche d’informations fournisseur, du document de fournisseur chargé ou envoyé par e-mail et du transaction d’achat source.

Éléments

Grâce à la mise en correspondance des documents au niveau de l’en-tête, les éléments sont copiés directement à partir de la transaction d’achat source. Vous pouvez ensuite les comparer à la pièce jointe pour voir si d’autres modifications sont nécessaires.

Lorsque la correspondance au niveau des lignes est activée, l’IA/ML utilise des prédictions pour renseigner les éléments. Lorsque l’IA/ML détecte une correspondance proche qui n’est pas exacte, Sage Intacct vous avertit par un point d’exclamation ( !) dans la colonne Exception pour cette ligne.

Pour les transactions automatisées sans correspondance de document, les éléments sont prédits par l’IA/ML.

Sous-totaux

La section Sous-totaux de la facture fournisseur est renseignée à l’aide des remises et frais que vous avez définis dans le modèle de définition de transaction utilisé pour créer la facture fournisseur.

Si une remise ou des frais sur le document fournisseur diffèrent de ce qui a été défini sur le définition de transaction, vous pouvez modifier la valeur sur le facture fournisseur.

La section Sous-totaux n’apparaît pas dans les cas suivants :

Lorsque l’fournisseur et les identifiants de tous les articles ne sont pas taxable
Lorsque les sous-totaux n’ont pas été activés dans la définition de transaction

Formats de Date

L’IA utilise divers paramètres pour interpréter les formats de date dans les documents, notamment les facteurs suivants :

Pays du fournisseur : Détermine les préférences de format de date régional. Par exemple, le 11/04/2025 peut être le 11 avril ou le 4 novembre.
Données historiques : Utilise les données passées pour identifier les modèles de date courants.
Modèles de modèles : Applique des modèles entraînés spécifiques aux fournisseurs pour une meilleure précision.
Structure de chaîne de Date : Analyse le format pour déterminer quelle partie représente le jour, le mois et l’année.
Signaux contextuels : Prend en compte le texte environnant pour lui attribuer un sens. Par exemple, la date d’échéance ou la date d’émission.

En combinant ces éléments, l’IA peut extraire et interpréter avec précision les dates des documents.