FAQ sur l’automatisation des comptes fournisseurs avec les Achats

Vous pouvez soumettre des factures fournisseur pour l’automatisation des achats de l’une des manières suivantes :

• Téléchargez des documents directement dans la liste des transactions automatisées dans Achats ou Comptes fournisseurs.
• Envoyez des documents par e-mail à l’une de vos adresses e-mail fournies par Sage.

Sage Intacct crée une ébauche de transaction à partir du document et l’ajoute à la liste des transactions automatisées dans Achats ou Comptes fournisseurs.

Vous pouvez prendre une longueur d’avance sur les correspondances précises de la manière suivante.

• Utilisez les noms des fournisseurs dans vos enregistrements d’informations sur le fournisseur qui correspondent à la façon dont les noms apparaissent sur les factures des fournisseurs.
  Exemple

  Si vous fiche le nom d’un fournisseur en tant que Flyright LLC dans la fiche d’informations sur le fournisseur, mais que la facture fournisseur indique Flyright Enterprise Expeditions, il se peut que l’IA/ML ne corresponde pas correctement au fournisseur au départ. Il apprendra la bonne correspondance, mais cela prendra du temps.

• Fournir aux fournisseurs des numéros de transaction source identiques aux numéros enregistrés dans le système.
  Exemple

  Si vous utilisez des numéros de commande d’achat qui incluent un suffixe, mais que vous fournissez aux fournisseurs des numéros de commande d’achat sans le suffixe, le système mettra du temps à apprendre à mettre en correspondance les deux transactions. Si les chiffres sont identiques, l’IA/ML est capable d’établir une correspondance plus rapide au début.

Lors de l’automatisation de la correspondance de documents, l’IA détecte les correspondances entre les factures fournisseurs et les transactions sources à l’aide de divers moyens, y compris ce qu’elle apprend des transactions corrigées que vous comptabilisez. Cela signifie que même si vos données ne sont pas les plus faciles à rapprocher, le système IA/ML apprend toujours à faire des correspondances, au fil du temps.

L’IA crée différents types de transactions en fonction de vos configurations d’automatisation. Certains types de transactions sont crédités différemment en fonction de la complexité des exigences de prédiction.

Votre société paie un numéro de crédits à utiliser chaque mois.

Pour les transactions d’Achats, les crédits sont consommés en fonction du type de transaction prédit par l’IA. Lorsque vous modifiez ou supprimez manuellement la correspondance de transaction, cette modification n’est pas reflétée dans votre utilisation des abonnements. Vous pouvez afficher les modifications apportées aux transactions automatisées dans la piste d’audit.

Comparer la correspondance des transactions au niveau de l’en-tête et au niveau de la ligne

Configurer l’automatisation de la comptabilité fournisseurs avec les Achats

Un numéro de bon de commande sur la facture fournisseur est idéal, mais il n’est pas obligatoire. L’IA/ML utilise d’autres facteurs pour prédire une correspondance de transaction, tels que l’article, la quantité, le prix et l’historique du fournisseur précédent.

Cela signifie qu’au fil du temps, l’IA/ML peut prédire et faire correspondre une transaction même s’il n’y a pas de numéro de bon de commande sur la facture fournisseur.

Intacct fait correspondre une facture fournisseur à un document source unique, par exemple une commande d’achat.

Si vous devez lier plusieurs documents sources à une seule facture fournisseur, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l’icône Activer les conversions pour plusieurs documents sources dans vos configurations d’Achats et enregistrez.

2. Lorsque vous modifiez des traites de transaction automatisées, sélectionnez un autre document open source sur n’importe quel élément de la fenêtre Afficher les détails.

La gestion des articles de campagne dépend de l’activation ou non du rapprochement au niveau de la ligne dans votre configuration Achats lors de la configuration.

Avec le rapprochement au niveau de la ligne, l’IA/ML prédit les correspondances d’éléments entre la transaction source et la facture fournisseur. Toute différence est signalée pour que vous puissiez l’examiner. Vous pouvez modifier les éléments de campagne selon vos besoins lorsque vous examinez le brouillon.

Sans correspondance au niveau des lignes, Sage Intacct remplit la facture fournisseur avec toutes les lignes de la transaction d’achat source et ignore le document du fournisseur. Lorsque vous examinez le brouillon, vous comparez chaque ligne au document du fournisseur et apportez les ajustements nécessaires.

En savoir plus sur la correspondance de document au niveau de la ligne et au niveau de l’en-tête.

L’automatisation de la comptabilité fournisseurs avec les achats crée de nouvelles factures fournisseurs provisoires à partir de documents téléchargés ou envoyés par e-mail, puis les fait correspondre aux transactions d’achat à la source existantes. Il ne crée pas de transactions d’achat source à partir des factures fournisseur.

Une fois l’automatisation des Achats activée, la façon dont les factures de comptabilité fournisseurs sont traitées est modifiée.

Lorsque l’automatisation de la comptabilité fournisseurs avec Achats est activée, les règles intelligentes et les événements intelligents ne s’exécutent pas sur les transactions provisoires tant que vous n’avez pas soumis ou comptabilisé.

Ceci est vrai pour toute transaction provisoire que vous créez dans les applications Achats, Ventes ou Inventaire, même si la transaction provisoire utilise une définition de transaction qui n’est pas mise en correspondance avec les transactions automatisées.

L’automatisation de la comptabilité fournisseurs avec les Achats est optimisée pour la devise USD. Bien que les autres devises soient généralement enregistrées correctement, nous ne pouvons pas garantir que l’IA/ML reconnaîtra la devise.

Les factures fournisseur sans symboles de devise sont enregistrées à l’aide de la devise de tenue de compte de l’entité ou du niveau où la facture fournisseur a été téléchargée ou envoyée par e-mail.

Intacct accepte les documents formatés comme suit :

• Format : XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC ou PNG
• Chiffrement : Fichiers non chiffrés
• Taille de fichier : Fichiers de 20 Mo maximum
• Longueur du document : Moins de 200 pages

Les pièces jointes sont stockées avec vos autres pièces jointes Intacct, dans les dossiers suivants :

• ATUPLOADGROUP_apbill : Documents que vous avez téléchargés à partir de la liste des factures.

• ATUPLOADGROUP_EMAIL : Les documents que vous avez transmis par e-mail.

• ATUPLOADGROUP_podocument : Documents que vous téléchargez à partir de la liste des transactions automatisées.

Pour afficher la liste de toutes les pièces jointes, accédez à Société > Configurer > Stockage > Pièces jointes.

Lorsqu’une facture fournisseur comprend des fichiers supplémentaires, téléchargez ou envoyez par e-mail uniquement la facture fournisseur. Ceci est important car Sage Intacct crée une ébauche de transaction pour chaque fichier que vous téléchargez ou envoyez par e-mail, qu’il s’agisse d’une facture fournisseur ou de documents justificatifs.

Une fois qu’Intacct a créé le brouillon de transaction, vous pouvez ajouter des fichiers de support à la facture fournisseur en tant que pièces jointes.

Les détails fiscaux ne sont pas capturés à partir du document du fournisseur.

Si vous avez défini des informations fiscales dans la définition de transaction d’origine, ces calculs sont appliqués dans la transaction provisoire.

Apprendre Comment Sage Intacct remplit les factures provisoires des fournisseurs

Vous pouvez télécharger jusqu’à 30 documents à la fois. Pour en télécharger d’autres, sélectionnez Télécharger à nouveau, puis faites glisser et déposez d’autres fichiers.

Si vous avez plusieurs documents d’achat, téléchargez-les dans des fichiers séparés. Vous pouvez charger plusieurs fichiers en tant que lot. Ceci est nécessaire car pour chaque fichier que vous téléchargez, Intacct crée une seule transaction de brouillon.

Vous pouvez afficher la liste de vos adresses e-mail configurées dans Configurer les comptes fournisseurs. Vous devez disposer de privilèges d’administrateur pour afficher cette page.

Automatisation de la réception des factures fournisseurs Facturation électronique Les adresses e-mail doivent respecter le format suivant.

Lorsque vous déterminez votre adresse e-mail, n’incluez pas d’espaces ni de traits de soulignement, même si l’ID de votre société en contient.

Oui, vous pouvez transférer un lot de documents joints à un seul e-mail. Intacct crée un brouillon de transaction pour chaque pièce jointe.

Les limitations suivantes existent lorsque vous transférez un seul e-mail contenant plusieurs documents en pièces jointes :

• Chaque document doit faire l’objet d’un fichier distinct.

• Les noms de fichier de chaque document doivent être uniques dans le lot de documents.

• L’e-mail peut contenir un maximum de 200 pièces jointes.

• La taille de l’e-mail et de toutes les pièces jointes combinées doit être inférieure à 40 Mo.

Les adresses e-mail ne sont pas modifiables.

De nombreux clients préfèrent commencer par transférer eux-mêmes les documents à l’adresse e-mail. Ensuite, à mesure qu’ils deviennent plus à l’aise avec le processus et confiants dans les résultats, ils peuvent demander aux fournisseurs d’envoyer directement des documents.

Voici quelques éléments à prendre en compte avant de demander à un fournisseur d’envoyer des factures fournisseur à des boîtes aux lettres approvisionnées :

• Le fournisseur inclut-il souvent des pièces jointes supplémentaires qui généreraient des brouillons dupliqués ou superflus ?

  Il s’agit, par exemple, de documents à l’appui ou de matériel promotionnel. Pour ces fournisseurs, vous souhaiterez peut-être leur transmettre leurs documents, après avoir supprimé les pièces jointes supplémentaires.

• Le fournisseur est-il susceptible d’envoyer des e-mails nécessitant votre réponse, autres que les factures du fournisseur ?

  Communiquez avec le fournisseur pour lui faire savoir qu’il s’agit d’une boîte aux lettres non surveillée pour les factures du fournisseur uniquement.

• Le fournisseur enverra-t-il des e-mails marketing automatisés à la boîte aux lettres provisionnée ?

  De tels e-mails peuvent entraîner des exceptions d’importation et des factures fournisseur non valides. Il peut être préférable de transmettre vous-même les factures du fournisseur.

Lorsque le système rencontre une erreur avec un document envoyé par e-mail, il envoie un message d’erreur à l’expéditeur. Par exemple, si aucune pièce jointe n’a été détectée ou si la pièce jointe n’était pas l’un des types de fichiers acceptés, la réponse inclut ces informations.

Si le fournisseur envoie le document par e-mail à partir d’une adresse e-mail non surveillée, telle qu’un e-mail de non-réponse, le fournisseur ne saura pas qu’il doit soumettre à nouveau le document. Pour cette raison, vous pouvez transférer les documents des fournisseurs qui envoient à partir d’adresses e-mail non surveillées, au lieu de leur demander d’envoyer directement des factures par e-mail fournisseur. De cette façon, vous recevrez tous les messages d’erreur et pourrez faire un suivi avec le fournisseur si nécessaire.