FAQ sur l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats

Vous pouvez soumettre des factures fournisseur pour l’automatisation Achats de l’une des manières suivantes :

• Chargez des documents directement dans la liste Transactions automatisées dans Achats ou Comptes fournisseurs.
• Envoyez des documents par e-mail à l’une de vos adresses e-mail fournies par Sage.

Sage Intacct crée un brouillon de transaction à partir du document et l’ajoute à la liste Transactions automatisées dans Achats ou Comptes fournisseurs.

Vous pouvez prendre une longueur d’avance sur les correspondances précises des manières suivantes.

• Utilisez les noms des fournisseurs dans vos fiches d’informations sur le fournisseur qui correspondent à la façon dont les noms apparaissent sur les factures des fournisseurs.
  Exemple

  Si vous fiche un nom fournisseur comme Flyright LLC dans la fiche d’informations fournisseur, mais que la facture fournisseur indique Flyright Enterprise Expeditions, il se peut que l’IA/ML ne corresponde pas correctement à la fournisseur au début. Il apprendra la bonne correspondance, mais cela prendra du temps.

• Fournir aux fournisseurs des numéros de transaction source identiques aux numéros enregistrés dans le système.
  Exemple

  Si vous utilisez des numéros de commande d’achat qui incluent un suffixe, mais que vous fournissez aux fournisseurs des numéros de commande d’achat sans le suffixe, le système mettra du temps à apprendre à mettre en correspondance les deux transactions. Si les chiffres sont les mêmes, l’IA/ML est en mesure d’établir une correspondance plus rapide au début.

Lors de l’automatisation avec document correspondance, l’IA détecte les correspondances entre les factures fournisseur et les transactions sources à l’aide de divers moyens, y compris ce qu’elle apprend des transactions corrigées que vous comptabiliser. Cela signifie que même si vos données ne sont pas les plus faciles à rapprocher, le système IA/ML apprend toujours à faire des correspondances, au fil du temps.

L’IA crée différents types de transactions en fonction de vos configurations d’automatisation. Certains types de transactions sont crédités différemment en fonction de la complexité des exigences de prédiction.

Votre société paie pour un numéro de crédits à utiliser chaque mois.

Pour les transactions d’Achats, les crédits sont consommés en fonction du type de transaction prédit par l’IA. Lorsque vous modifiez ou supprimez manuellement la correspondance de transaction, cette modification n’est pas reflétée dans votre utilisation des abonnements. Vous pouvez afficher les modifications apportées aux transactions automatisées dans la piste d’audit.

Comparer la correspondance des transaction au niveau des en-tête et des lignes

Configurer l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats

L’idéal est d’indiquer un numéro de bon de commande sur la facture fournisseur, mais ce n’est pas obligatoire. L’IA/ML utilise d’autres facteurs pour prédire une correspondance de transaction, tels que l’article, la quantité, le prix et l’historique précédent du fournisseur.

Cela signifie qu’au fil du temps, l’IA/ML peut prédire et faire correspondre une transaction, même en l’absence de numéro de commande d’achat sur la facture fournisseur.

Intacct met en correspondance une facture fournisseur avec un document source unique, par exemple une commande d’achat.

Si vous devez lier plusieurs documents sources à une seule facture fournisseur, procédez comme suit :

1. Sélectionnez l’icône Activer les conversions pour plusieurs documents sources dans vos configurations d’Achats et enregistrez.

2. Lors de la modification de brouillons de transactions automatisées, sélectionnez un autre document open source sur n’importe quel élément dans la fenêtre Afficher les détails.

La gestion des articles dépend de l’activation ou non de la correspondance au niveau des lignes dans votre configuration d’Achats lors de la configuration.

Grâce à la mise en correspondance au niveau des lignes, l’IA/ML prédit la correspondance des éléments entre la transaction source et la facture fournisseur. Toute différence est signalée pour que vous puissiez l’examiner. Vous pouvez modifier les éléments selon vos besoins lorsque vous révisez le brouillon.

Sans correspondance au niveau des lignes, Sage Intacct remplit la facture fournisseur avec toutes les lignes de la transaction d’achat source et ignore le document du fournisseur. Lorsque vous révisez le brouillon, vous comparez chaque ligne au document fournisseur et apportez les ajustements nécessaires.

En savoir plus sur la mise en correspondance des documents au niveau des lignes et des en-têtes.

L’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats crée de nouvelles factures fournisseur provisoires à partir de documents chargés ou envoyés par e-mail, puis les met en correspondance avec les transactions d’achat sources existantes. Elle ne crée pas de transactions d’achat source à partir des factures des fournisseurs.

Une fois l’automatisation des Achats activée, la façon dont les factures des CF sont traitées a été modifiée.

Lorsque l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats est activée, les règles intelligentes et les événements intelligents ne s’exécutent pas sur les transactions brouillons tant que vous n’avez pas soumis ou comptabiliser.

Ceci est vrai pour toute transaction provisoire que vous créez dans les applications Achats, Ventes ou Inventaire, même si la transaction provisoire utilise une définition de transaction qui n’est pas mise en correspondance avec les transactions automatisées.

L’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats est optimisée pour la devise USD. Bien que les autres devises soient généralement enregistrées correctement, nous ne pouvons pas garantir que l’IA/ML reconnaîtra la devise.

Les factures fournisseurs sans symboles devise sont enregistrées à l’aide du devise de tenue de compte du entité ou du niveau où le facture fournisseur a été chargé ou envoyé par e-mail.

Intacct accepte les documents formatés comme suit :

• Format : XML (EN16931), PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC ou PNG
• Chiffrement : Fichiers non chiffrés
• Taille de fichier : Fichiers de 20 Mo maximum
• Longueur du document : Moins de 200 pages

Les pièces jointes sont stockées avec vos autres pièces jointes Intacct, dans les dossiers suivants :

• ATUPLOADGROUP_apbill : Les documents que vous avez chargés à partir de la liste Factures fournisseurs.

• ATUPLOADGROUP_EMAIL : Les documents que vous avez transmis par e-mail.

• ATUPLOADGROUP_podocument : Documents que vous chargez à partir de la liste Transactions automatisées.

Pour afficher la liste de toutes les pièces jointes, accédez à Société > Configurer > Stockage > Pièces jointes.

Lorsqu’une facture fournisseur inclut des fichiers supplémentaires, chargez ou envoyez par e-mail uniquement le facture fournisseur. Cela est important, car Sage Intacct crée une transaction provisoire pour chaque fichier que vous chargez ou envoyez par e-mail, qu’il s’agisse d’une facture fournisseur ou de documents de support.

Une fois qu’Intacct a créé la transaction provisoire vous pouvez ajouter des fichiers de support à la facture fournisseur sous forme de pièces jointes.

Les éléments de taxe ne sont pas saisis dans le document du fournisseur.

Si vous avez défini des informations fiscales dans la définition de transaction initiale, ces calculs sont appliqués dans la transaction provisoire.

Apprendre Comment Sage Intacct remplit les brouillons de factures fournisseurs

Vous pouvez charger jusqu’à 30 documents à la fois. Pour en charger davantage, sélectionnez Charger puis glisser-déposer d’autres fichiers.

Si vous avez plusieurs documents d’achat, chargez-les dans des fichiers distincts. Vous pouvez charger plusieurs fichiers en tant que lot. Cela est nécessaire, car pour chaque fichier que vous chargez, Intacct crée une seule transaction provisoire.

Vous pouvez afficher la liste de vos adresses e-mail configurées dans Configurer les comptes fournisseurs. Vous devez disposer de privilèges d’administrateur pour afficher cette page.

Automatisation de la réception des factures fournisseurs Facturation électronique Les adresses e-mail doivent respecter le format suivant.

Lorsque vous déterminez votre adresse e-mail, n’incluez pas d’espaces ni de traits de soulignement, même si l’ID de votre société en contient.

Oui, vous pouvez transférer un lot de documents joints à un seul e-mail. Intacct crée une transaction provisoire pour chaque pièce jointe.

Les limitations suivantes s’appliquent lorsque vous transférez un seul e-mail contenant plusieurs documents en pièces jointes :

• Chaque document doit être un fichier distinct.

• Les noms de fichier de chaque document doivent être uniques dans le lot de documents.

• L’e-mail peut contenir un maximum de 200 pièces jointes.

• La taille de l’e-mail et de toutes les pièces jointes combinées doit être inférieure à 40 Mo.

Les adresses e-mail ne sont pas modifiables.

De nombreux clients préfèrent commencer par transférer eux-mêmes des documents à l’adresse e-mail. Ensuite, à mesure qu’ils seront plus à l’aise avec le processus et confiants dans les résultats, ils pourront demander aux fournisseurs d’envoyer directement des documents.

Quelques éléments à prendre en compte avant de demander à un fournisseur d’envoyer des factures fournisseur à des boîtes aux lettres configurées :

• Le fournisseur inclut-il souvent des pièces jointes supplémentaires qui pourraient générer des brouillons dupliqués ou superflus ?

  Il peut s’agir, par exemple, de documents justificatifs ou de matériel promotionnel. Pour ces fournisseurs, vous pouvez transférer leurs documents pour eux, après avoir supprimé les pièces jointes supplémentaires.

• Le fournisseur est-il susceptible d’envoyer un e-mail nécessitant votre réponse, autre que fournisseur factures ?

  Communiquez avec le fournisseur pour lui faire savoir qu’il s’agit d’une boîte aux lettres non surveillée pour les factures fournisseur uniquement.

• Le fournisseur enverra-t-il des e-mails marketing automatisés à la boîte aux lettres configurée ?

  Ces e-mails peuvent entraîner des exceptions d’importation et des factures de fournisseur provisoires non valides. Transférer vous-même les factures des fournisseurs peut être une option préférable.

Lorsque le système rencontre une erreur avec un document envoyé par e-mail, il envoie un message d’erreur à l’expéditeur. Par exemple, si aucune pièce jointe n’a été détectée ou si la pièce jointe n’était pas l’un des types de fichiers acceptés, la réponse inclut ces informations.

Si le fournisseur envoie le document à partir d’un adresse de messagerie non surveillé, tel qu’un e-mail de non-réponse, le fournisseur ne saura pas qu’il doit soumettre à nouveau le document. Pour cette raison, vous pouvez transférer les documents des fournisseurs qui envoient à partir d’adresses e-mail non surveillées, au lieu de leur demander d’envoyer directement des factures par e-mail fournisseur. De cette façon, vous recevrez tous les messages d’erreur et pourrez faire un suivi avec le fournisseur si nécessaire.