FAQ sur l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats

Vous pouvez soumettre des factures fournisseurs pour l’automatisation des achats de l’une des manières suivantes :

• Chargez des documents directement dans la liste Transactions automatisées dans Achats ou Comptes fournisseurs.
• Envoyez des documents par e-mail à l’une de vos adresses e-mail fournies par Sage.

Sage Intacct crée une transaction provisoire à partir du document et l’ajoute à la liste Transactions automatisées dans Achats ou Comptes fournisseurs.

Vous pouvez prendre une longueur d’avance sur les correspondances précises des manières suivantes.

• Utilisez les noms des fournisseurs dans vos fiches d’informations sur les fournisseurs qui correspondent à la façon dont les noms apparaissent sur les factures des fournisseurs.
  Exemple

  Si vous enregistrez un nom de fournisseur en tant que Flyright LLC dans la fiche d’informations sur le fournisseur, mais que la facture fournisseur indique Flyright Enterprise Expeditions, il se peut que l’IA/ML ne corresponde pas correctement au fournisseur au début. Il apprendra la bonne correspondance, mais cela prendra du temps.

• Fournir aux fournisseurs des numéros de transaction source identiques aux numéros enregistrés dans le système.
  Exemple

  Si vous utilisez des numéros de bon de commande qui incluent un suffixe, mais que vous fournissez aux fournisseurs des numéros de bon de commande sans le suffixe, le système mettra du temps à apprendre à faire correspondre les deux transactions. Si les chiffres sont identiques, l’IA/ML est capable d’établir une correspondance plus rapide au début.

Lors de l’automatisation avec la mise en correspondance de documents, l’IA détecte les correspondances entre les factures fournisseurs et les transactions sources à l’aide de divers moyens, y compris ce qu’elle apprend des transactions corrigées que vous comptabilisez. Cela signifie que même si vos données ne sont pas les plus faciles à mettre en correspondance, le système IA/ML apprend toujours à faire des correspondances, au fil du temps.

L’idéal est d’attribuer un numéro de bon de commande sur la facture fournisseur, mais ce n’est pas obligatoire. L’IA/ML utilise d’autres facteurs pour prédire une correspondance de transaction source, tels que la quantité, le montant et la dimension du projet référencée dans la commande d’achat.

Cela signifie qu’au fil du temps, l’IA/ML peut prédire et faire correspondre une facture même en l’absence de numéro de bon de commande sur la facture.

Intacct met en correspondance une facture fournisseur avec une transaction d’achat à source unique.

Le traitement des éléments dépend de l’activation ou non de la mise en correspondance des éléments dans votre configuration d’achats lors de la configuration.

Grâce à la correspondance au niveau des lignes, l’IA/ML prédit les correspondances d’éléments entre la transaction source et la facture fournisseur. Toute différence est signalée pour que vous puissiez l’examiner.

Sans correspondance au niveau des lignes, Sage Intacct remplit la facture fournisseur avec toutes les lignes de la transaction d’achat source et ignore le document fournisseur. Lorsque vous examinez le brouillon, vous comparez chaque ligne au document du fournisseur et effectuez les ajustements nécessaires.

L’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats crée de nouvelles factures fournisseurs provisoires à partir de documents téléchargés ou envoyés par e-mail, puis les met en correspondance avec les transactions d’achat sources existantes. Elle ne crée pas de transactions d’achat source à partir des factures fournisseurs.

Une fois l’automatisation d’Achats activée, la façon dont les factures des CF sont traitées a changé.

Lorsque l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats est activée, les règles intelligentes et les événements intelligents ne s’exécutent pas sur les transactions provisoires tant que vous n’avez pas soumis ou comptabilisé.

Cela est vrai pour tout brouillon que vous créez dans les applications Achats, Ventes ou Inventaire, même lorsque le brouillon utilise une définition de transaction qui n’est pas mise en correspondance pour la mise en correspondance des transactions automatisées.

L’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats est optimisée pour le dollar américain. Bien que les autres devises soient généralement enregistrées correctement, nous ne pouvons pas garantir que l’IA/ML reconnaîtra la devise.

Les factures fournisseurs sans symboles de devise sont enregistrées à l’aide de la devise de tenue de compte de l’entité ou du niveau où la facture fournisseur a été chargée ou envoyée par e-mail.

Intacct accepte les documents suivants :

• Fichiers au format PDF, JPG, JPEG, TIFF, HEIC ou PNG
• Fichiers non chiffrés
• Fichiers de 20 Mo maximum
• Fichiers de moins de 200 pages

Les pièces jointes sont stockées avec vos autres pièces jointes Intacct, dans les dossiers suivants :

• STXUPLOADGROUP_EMAIL : Les documents que vous avez transmis par e-mail.

• STXUPLOADGROUP_podocument: Les documents que vous chargez à partir de la liste des transactions automatisées.

Pour afficher la liste de toutes les pièces jointes, accédez à > de la société Coup monté > Stockage > pièces jointes.

Lorsqu’une facture fournisseur comprend des fichiers supplémentaires, chargez ou envoyez par e-mail uniquement la facture fournisseur. Cela est important, car Sage Intacct crée une transaction provisoire pour chaque fichier que vous chargez ou envoyez par e-mail, qu’il s’agisse d’une facture fournisseur ou de documents de support.

Une fois qu’Intacct a créé la transaction provisoire, vous pouvez ajouter des fichiers de support à la facture fournisseur sous forme de pièces jointes.

Les éléments de taxe ne sont pas saisis à partir du document du fournisseur.

Si vous avez défini des informations fiscales dans la définition de transaction d’origine, ces calculs sont appliqués dans la transaction provisoire.

Apprendre Comment Sage Intacct remplit les factures fournisseurs provisoires

Vous pouvez charger jusqu’à 30 documents à la fois. Pour en charger davantage, sélectionnez Télécharger puis glisser-déposez d’autres fichiers.

Si vous avez plusieurs documents d’achat, chargez-les dans des fichiers distincts. Vous pouvez charger plusieurs fichiers en tant que lot. Cela est nécessaire, car pour chaque fichier que vous chargez, Intacct crée une seule transaction provisoire.

Vous pouvez afficher la liste de vos adresses e-mail configurées dans Configurer les comptes fournisseurs. Vous devez disposer de privilèges d’administrateur pour afficher cette page.

Les adresses e-mail d’automatisation des CF utilisent le format suivant.

Les nouveaux clients et les entreprises qui ont opté pour les fonctionnalités de messagerie intelligente verront le format suivant :

Les clients existants qui n’ont pas activé les fonctionnalités de messagerie intelligente verront le format suivant :

Lorsque vous déterminez votre adresse e-mail, n’incluez pas d’espaces ni de traits de soulignement, même si l’ID de votre société en contient.

Oui, vous pouvez transférer un lot de documents joints à un seul e-mail. Intacct crée une transaction provisoire pour chaque pièce jointe.

Les limitations suivantes s’appliquent lorsque vous transférez un seul e-mail contenant plusieurs documents en pièces jointes :

• Chaque document doit être un fichier distinct.

• Les noms de fichier de chaque document doivent être uniques dans le lot de documents.

• L’e-mail peut contenir un maximum de 200 pièces jointes.

• La taille de l’e-mail et de toutes les pièces jointes combinées doit être inférieure à 40 Mo.

Les adresses e-mail ne sont pas modifiables.

De nombreux clients préfèrent commencer par transférer eux-mêmes des documents à l’adresse e-mail. Ensuite, à mesure qu’ils seront plus à l’aise avec le processus et confiants dans les résultats, ils pourront demander aux fournisseurs d’envoyer directement des documents.

Quelques éléments à prendre en compte avant de demander à un fournisseur d’envoyer des factures fournisseurs à des boîtes aux lettres configurées :

• Le fournisseur inclut-il souvent des pièces jointes supplémentaires qui généreraient des brouillons en double ou superflus ?

  Il peut s’agir, par exemple, de documents justificatifs ou de matériel promotionnel. Pour ces fournisseurs, vous pouvez leur transférer leurs documents après avoir supprimé les pièces jointes supplémentaires.

• Le fournisseur est-il susceptible d’envoyer des e-mails nécessitant votre réponse, autres que des factures fournisseurs ?

  Communiquez avec le fournisseur pour lui indiquer qu’il s’agit d’une boîte aux lettres non surveillée pour les factures fournisseurs uniquement.

• Le fournisseur enverra-t-il des e-mails de marketing automatisés à la boîte aux lettres configurée ?

  Ces e-mails peuvent entraîner des exceptions d’importation et des brouillons de factures fournisseurs non valides. Transférer vous-même les factures fournisseurs peut être une option préférable.

Lorsque le système rencontre une erreur avec un document envoyé par e-mail, il envoie un message d’erreur à l’expéditeur. Par exemple, si aucune pièce jointe n’a été détectée ou si la pièce jointe n’était pas l’un des types de fichiers acceptés, la réponse inclut ces informations.

Si le fournisseur envoie le document par e-mail à partir d’une adresse e-mail non surveillée, telle qu’un e-mail de non-réponse, le fournisseur ne saura pas qu’il doit soumettre à nouveau le document. Pour cette raison, vous pouvez transférer les documents des fournisseurs qui envoient à partir d’adresses e-mail non surveillées, au lieu de leur demander d’envoyer directement les factures fournisseurs par e-mail. De cette façon, vous recevrez tous les messages d’erreur et pourrez faire un suivi avec le fournisseur si nécessaire.