Rapport du livre-journal des CF

Le rapport du livre-journal des CF fournit une liste détaillée des comptes fournisseurs, y compris ce qui est dû à chaque fournisseur. Ce rapport indique le solde d’ouverture pour la période que vous avez sélectionnée et chaque transaction pour chaque fournisseur. Utilisez ce rapport pour voir si le solde du livre-journal des CF correspond au nombre du grand livre et pour voir quels fournisseurs ont des soldes supérieurs à zéro.

Vous pouvez ajuster la période, le fournisseur, le type de fournisseur et le relevé des paiements en fonction de vos besoins en matière de rapports. Normalement, ce rapport ne montre que les fournisseurs dont les soldes sont supérieurs à zéro. Cependant, vous pouvez choisir d’inclure également les fournisseurs à solde nul. Dans le rapport, vous pouvez sélectionner le nom du fournisseur pour afficher plus de détails.

Qui sont les destinataires de ce rapport ?

• Comptables, contrôleurs, tous ceux qui ont besoin de voir qui doit de l’argent à qui.
• Comptables et contrôleurs qui doivent équilibrer le livre-journal des CF et le compte de contrôle.
• Les comptables et les contrôleurs qui doivent s’assurer que le solde de début du livre des CF plus l’activité nette des comptes fournisseurs pour la journée en cours sont égaux au solde de fin du livre des CF pour la journée.

Pour plus d’informations sur les conditions qui peuvent différer selon votre emplacement, reportez-vous à la section Terminologie dans tous les paramètres régionaux.

Pour générer ce rapport, accédez à Comptes fournisseurs > Tout > Rapports > livre-journal des CF.

Afficher un rapport mensuel

1. Générez le rapport.
2. Lorsque la page des paramètres du rapport s’affiche, sélectionnez Vue.
   Un rapport contenant les résultats de la période de référence par défaut s’affiche dans votre navigateur.
3. Facultatif : Choisir Personnaliser pour affiner le rapport, et suivez les étapes de la section suivante, Personnaliser et exécuter.

Personnaliser et exécuter

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

1. Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez que le rapport couvre. Si vous ne spécifiez pas de période de référence, le système génère un rapport pour le mois en cours à ce jour.

   Vous pouvez spécifier la période de référence ou les dates de début et de fin, mais pas les deux.

2. Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.

   Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que le fournisseur et le site. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.

3. Effectuer la mise en page du rapport.

   Les options de format varient d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et/ou organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.

4. Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.

5. Procédez de l’une des manières suivantes :

   Comment travailler avec les rapports

   À :	Sélectionnez :
   Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.	Afficher
   Affichez le rapport au format PDF pour pouvoir l’imprimer ou l’enregistrer sur votre disque local.	Imprimer
   Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les formats disponibles sont HTML, imprimable (PDF), Excel, CSV (valeurs séparées par des virgules) et texte. Les rapports peuvent être enregistrés : Dans Intacct Dans la liste Mes rapports enregistrés Transmis vers un emplacement de stockage dans le cloud, tel que Dropbox En savoir plus sur Traitement et stockage des rapports.	Traiter et stocker
   Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.	Ajouter au tableau de bord
   Enregistrez le rapport dans la liste Rapports enregistrés pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter. Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.	Enregistrer
   Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local.  Les formats de fichier disponibles varient selon les rapports.	Exporter

   Après avoir exécuté un rapport, vous pouvez également l’envoyer par e-mail à d’autres personnes ou revenir à la page Configuration des rapports pour affiner les résultats.

   Partager et affiner les rapports

   Après l’exécution du rapport, pour…	Sélectionnez
   Envoyez le rapport par e-mail à d’autres utilisateurs.	E-mail
   Revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.	Personnaliser

Période

Vous pouvez utiliser l’une des nombreuses périodes de référence prédéfinies disponibles dans la Période et En date du ou de créer votre propre période de référence à l’aide de la commande Date de début et Date de fin Boîtes.

Filtres du rapport

Vous pouvez filtrer la liste par nom ou type de fournisseur. Vous pouvez également choisir de supprimer ou d’afficher les comptes avec des soldes nuls et d’exclure les transactions par carte de crédit impayées.

Pour définir des filtres afin d’affiner les résultats du rapport :

1. Pour que le rapport affiche les résultats d’un type de fournisseur spécifique, sélectionnez l’icône Type de fournisseur , puis choisissez la valeur que vous souhaitez inclure dans le rapport.

   Par exemple, vous pouvez choisir des entrepreneurs ou des distributeurs.

2. Pour filtrer par relevé des paiements, sélectionnez l’icône Résumé , puis sélectionnez le résumé que vous souhaitez que le rapport couvre.

   Pour inclure tous les résumés, ne sélectionnez rien.

3. Pour que le rapport affiche les résultats d’un fournisseur ou d’une gamme de fournisseurs spécifique, utilisez la Du fournisseur et Au fournisseur listes déroulantes.
   Comment utiliser le De et À champs

   Tout De et À Les paires de champs fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi fine que vous le souhaitez, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique.

   Pour exécuter ce rapport pour un seul objet :

   1. À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité.
   2. À partir de la À liste déroulante, sélectionnez le même objet.

   Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets :

   1. À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité au début de la plage.
   2. À partir de la À liste déroulante, sélectionnez l’objet que vous souhaitez voir à la fin de la plage.

   Pour exécuter ce rapport pour tous les objets :

   Laissez les deux champs vides.

   Si vous avez un grand nombre d’objets ou si le rapport prend trop de temps à traiter, utilisez la commande De et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour chacun des objets dont les noms commencent par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z.

   Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un élément de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets.

4. Pour filtrer par plusieurs fournisseurs, sélectionnez Fournisseurs multiples puis sélectionnez Sélectionner des fournisseurs.

   Dans la fenêtre contextuelle Sélectionner des fournisseurs, sélectionnez Ajouter pour ajouter un fournisseur ou ajouter une gamme de fournisseurs.

5. Pour trier par groupe de fournisseurs, sélectionnez Groupe de fournisseurs, puis sélectionnez le groupe dans la liste déroulante.

6. Dans Afficher les fournisseurs uniques, sélectionnez l’icône Inclure pour inclure les fournisseurs auxquels vous faites appel occasionnellement (ou « ponctuels »).

   Sélectionnez l’icône Groupé Possibilité d’inclure les fournisseurs uniques en tant que groupe autonome. Choisir Exclure si vous ne souhaitez pas inclure de fournisseurs uniques dans votre rapport.

7. Dans Fondé surchoisir Date du document pour baser votre rapport sur la date de création du document correspondant, ou sélectionnez Date de comptabilisation dans le grand livre pour la baser sur le moment où la transaction a été comptabilisée dans le Grand livre.
8. Sélectionnez l’icône Inclure tous les fournisseurs Case à cocher pour inclure les transactions de tous les fournisseurs, y compris ceux dont le solde est nul.
9. Choisir Inclure les fournisseurs à solde nul avec activité pour inclure les comptes dont le solde est nul.

Filtres multi-entités et multidevises

Les sociétés multi-entités et multidevises spécifient le type de devise, l’emplacement et le service dans leurs filtres.

Devise de transaction

Si votre société utilise plusieurs devises, vous pouvez filtrer les transactions en fonction d’une devise spécifique. (Ce champ n’est visible que dans un environnement multidevise).  À partir de la Devise de transaction liste déroulante, sélectionnez la devise dans laquelle vous souhaitez que le rapport affiche.  Si vous ne sélectionnez pas de devise, le rapport inclut les transactions dans votre devise de tenue de compte.

Emplacement et service

Les options de filtre suivantes s’affichent uniquement si vous travaillez dans un environnement multidevise et multi-entités.

• Pour filtrer le rapport par emplacement géographique, saisissez le nom de la région, du pays, de l’État ou du territoire, ou la ville dans la Emplacement ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis sélectionnez l’emplacement souhaité dans la liste qui s’affiche.
  L’établissement est requis pour exécuter ce rapport au niveau général. L’établissement que vous spécifiez détermine la devise appropriée.
• Pour filtrer le rapport par service dans la société, saisissez le nom du service dans la Département ou sélectionnez la flèche vers le bas, puis, dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le service souhaité.
• Pour remplacer la sélection dans la zone Emplacement, utilisez la commande Afficher pour champ.
  

  L’emplacement de votre position dans l’organisation a une incidence sur le contenu du rapport.

  • Tous les emplacements : Incluez les données pour tous les établissements, quelle que soit l’entité que vous utilisez actuellement.
  • Cet établissement : Afficher uniquement les données de l’établissement/entité/groupe que vous avez sélectionné, mais pas les données de ses enfants.
  • Emplacements enfants : Afficher uniquement les données des enfants de l’établissement ou de l’entité sélectionné.

Transactions comportant plusieurs éléments provenant de différents établissements

Lorsque vous créez une transaction avec plusieurs éléments provenant de différents emplacements, le rapport ne filtre pas au niveau de la ligne.

Par exemple, en utilisant la même configuration, si vous avez une seule transaction qui inclut :

Ligne	Établissement	Montant
1	Californie	$1000.00
2	New York	$1500.00

Peu importe ce que vous sélectionnez dans l’option Afficher pour, le rapport affichera 2 500,00 $, qui est le total, et non des lignes individuelles.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Champ Filtre	Remarques
Type de fournisseur	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour le type de fournisseur que vous spécifiez ici. Par défaut, ce champ est vide, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les types de fournisseurs.
Résumé	Vous permet d’obtenir les données dans le résumé sélectionné. Par défaut, ce champ est vide, ce qui signifie que le rapport obtient des résultats pour tous les résumés.
Sélection de fournisseurs	Gamme: Cette option vous permet de configurer le rapport de manière à ce qu’il affiche les résultats d’un fournisseur ou d’une gamme de fournisseurs spécifique avec la commande Du fournisseur et Au fournisseur listes déroulantes. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les fournisseurs. Avec cette option, vous pouvez choisir Inclure les fournisseurs enfants dans vos résultats de filtre. Comment utiliser le De et À champs Tout De et À Les paires de champs fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi fine que vous le souhaitez, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique. Pour exécuter ce rapport pour un seul objet : À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité. À partir de la À liste déroulante, sélectionnez le même objet. Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets : À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité au début de la plage. À partir de la À liste déroulante, sélectionnez l’objet que vous souhaitez voir à la fin de la plage. Pour exécuter ce rapport pour tous les objets : Laissez les deux champs vides. Si vous avez un grand nombre d’objets ou si le rapport prend trop de temps à traiter, utilisez la commande De et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour chacun des objets dont les noms commencent par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z. Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un élément de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets. Fournisseurs multiples: Cette option vous permet d’ajouter plusieurs fournisseurs et gammes de fournisseurs pour mieux cibler les résultats de vos rapports. Groupe de fournisseurs: Cette option vous permet de filtrer tous les fournisseurs au sein d’un groupe de fournisseurs particulier.
Actualité des transactions	Vous permet de spécifier le filtre pour les transactions avec cette devise. Par défaut, cette option est désactivée, ce qui signifie que le rapport contient des transactions de toutes les devises. Toutefois, le rapport lui-même est dans la devise de tenue de compte.
Exclure du rapport les transactions par carte de crédit	Activez cette option pour exécuter les rapports sans inclure les transactions par carte de crédit qui ont été comptabilisées dans les CF mais qui ne sont pas encore associées à un remboursement. Cela permet de s’assurer que le rapport du livre-journal des CF est correctement lié au compte du grand livre des CF.
Établissement	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un établissement ou à un groupe d’établissements spécifique. S’affiche uniquement pour les sociétés multidevises et multi-entités uniquement.
Service	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un groupe de services spécifique.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité, service, emplacement ou les deux aient leur propre rapport. En raison de leur taille potentiellement importante, les rapports avec les services et les emplacements sur des pages individuelles ne peuvent être exécutés que hors ligne. Par conséquent, si vous sélectionnez l’icône Rapport individuel , vous ne pouvez sélectionner que Traiter et stocker. Lorsque vous sélectionnez des rapports individuels, tous les rapports individuels sont contenus dans un seul rapport ou classeur Excel.
Invite en cours d’exécution	Utilisé lorsque vous mémorisez un rapport et accédez aux rapports enregistrés. Lorsque vous exécutez le rapport, vous ne voyez aucun des filtres. Avec une invite, l’utilisateur effectue les sélections avant d’exécuter le rapport ou d’accepter ce qui a été précédemment enregistré dans le rapport mémorisé.
Afficher les fournisseurs uniques	Les fournisseurs auxquels vous faites appel occasionnellement (ou « ponctuellement ») sont normalement exclus du rapport. Vous pouvez les inclure dans le rapport en sélectionnant Inclureou incluez-les en tant que groupe autonome en sélectionnant Groupé.
Basé sur	Vous pouvez choisir de baser le rapport sur la date de création du document correspondant ou sur la date de comptabilisation de la transaction dans le grand livre. Vous pouvez voir le type Basé sur la date en tête du rapport.
Inclure tous les fournisseurs	Affichez tous les fournisseurs, y compris ceux dont le solde est nul.
Inclure les fournisseurs à solde nul avec activité	Pour afficher tous les fournisseurs et exclure ceux dont le solde est nul, à l’exception des fournisseurs dont le solde est nul, mais dont l’activité est pour la période, sélectionnez cette option.
Afficher pour	Sélectionnez cette option pour afficher différentes vues des données, en fonction de l’établissement ou de l’entité que vous choisissez : Tous les emplacements : Cette option affiche les données comptabilisées sur l’établissement ou l’entité et ses enfants. Cet établissement : Cette option affiche uniquement les données comptabilisées pour l’établissement ou l’entité que vous sélectionnez. Les données comptabilisées sur un emplacement enfant ne sont pas affichées. Emplacements enfants : Cette option affiche uniquement les données comptabilisées sur les sites enfants de l’établissement ou de l’entité que vous sélectionnez. Les données comptabilisées sur l’emplacement ou l’entité parent ne sont pas affichées. Exemple : Supposons que votre emplacement soit États-Unis > Californie > San Francisco. Tous les emplacements afficherait les transactions pour les États-Unis, la Californie et San Francisco. Cet établissement afficherait les transactions pour les États-Unis. Emplacements enfants afficherait les transactions pour la Californie et San Francisco uniquement.

Formatage

Utilisez cette section pour spécifier l’ordre de tri et pour modifier la mise en page du rapport.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exportez au format Excel ou CSV, ou sélectionnez Imprimer pour une version PDF.

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exportez au format Excel ou CSV, ou sélectionnez Imprimer pour une version PDF.

Que contient ce rapport ?

Le rapport par défaut du livre-journal des CF comporte les colonnes suivantes :

En-tête de colonne du rapport	Description
Basé sur	Le filtre de date sur lequel le rapport est basé : Date du document Date de comptabilisation dans le grand livre
Fournisseur	Le ou les fournisseurs sur lesquels vous avez filtré.
Date	Date de comptabilisation du document ou du grand livre, en fonction de votre sélection de filtrage.
Document	L’ID du document, par exemple, le numéro de chèque pour un paiement par chèque.
Référence	Un numéro tel qu’un bon de commande ou un numéro de compte associé.
Mémo	L’identifiant associé à votre fournisseur et le nom du fournisseur.
Frais	Les débits ont été comptabilisés sur le compte du fournisseur pour la période sélectionnée.
Paiement	Les crédits ont été comptabilisés sur le compte du fournisseur pour la période sélectionnée.
Solde	Montant total du solde que vous devez au fournisseur pour la période sélectionnée.
Total	Le montant total du solde que vous devez au fournisseur pour la période sélectionnée.

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.

Que sont les crédits externes ?

Les crédits externes sont des régularisations, des acomptes ou des factures fournisseurs négatives qui appartiennent à une entité mais qui sont appliqués aux factures fournisseurs d’une autre entité.

Par exemple, vous avez une facture fournisseur de votre entité de San Francisco et une régularisation de votre entité de Los Angeles. Dans l’entité San Francisco, vous appliquez la régularisation en tant que crédit à la facture fournisseur.

Lorsque vous exécutez le rapport de grand livre à partir de l’une ou l’autre des entités pour cette période, vous voyez une écriture de crédit externe appliquée.

Pour afficher les crédits externes à partir du niveau général, filtrez les rapports du grand livre par entité. Les crédits externes apparaissent uniquement dans la période au cours de laquelle ils apparaissent.