Comprendre les écarts entre votre livre auxiliaire CF et le Grand livre

Les raisons possibles pour lesquelles les deux rapports ne correspondent pas sont les suivantes.

• La période sélectionnée inclut les transactions pour lesquelles des crédits sont partiellement ou entièrement appliqués.

  Ces transactions ne figurent pas dans le rapport du livre-journal des CF, alors que le rapport de balance âgée des CF affiche les soldes ouverts de toutes les transactions.

• Lorsque vous avez filtré le rapport, vous n’avez pas inclus les fournisseurs occasionnels.

  Réexécutez le rapport du livre-journal des CF et sélectionnez les fournisseurs uniques.

Le rapport de balance âgée est basé sur la date de comptabilisation dans le grand livre, mais la date de sélection que vous avez choisie entraîne une discordance si un paiement a été effectué avant la date de la facture fournisseur.

Solution : Utilisez l’une des deux procédures suivantes pour lier les soldes :

• Créez des écritures de journal pour :
  1. Compensez le paiement.
  2. Ajoutez le paiement dans la bonne période, en utilisant la date de facture fournisseur ou toute date ultérieure.
• Dans l’application CF :
  1. Extournez le paiement.
  2. Recréez le paiement (sélectionnez à nouveau la facture fournisseur à payer).

Exemple : Vous créez une facture fournisseur le 1er décembre et avez enregistré par erreur que le paiement a été effectué le 15 novembre. Lorsque vous créez une écriture de journal pour ajouter le paiement ou sélectionner à nouveau la facture fournisseur à payer, utilisez le 1er décembre ou toute date ultérieure comme date de paiement.

Certaines transactions n’ont peut-être pas été importées correctement.

Solution : Déterminez s’il manque des transactions dans les transactions importées à l’origine. En fonction de ce que vous trouvez, effectuez l’une des actions suivantes :

• Si des transactions étaient manquantes : Importez les transactions manquantes en tant que transactions historiques.
• Si les transactions étaient non manquant: Ajoutez une écriture de journal pour que le solde d’ouverture du grand livre corresponde au montant des transactions importées à l’origine.

Causes possibles :

• Les extournes ont été effectuées au cours de la mauvaise période. Vérifiez vos extournes pour voir si la date de transaction correspond à la date d’extourne. Si ce n’est pas le cas, la transaction a probablement été extournée au cours d’une période incorrecte.
• Comptes fournisseurs mal configurés.

Solutions:

• Pour les extournes effectuées au cours de la mauvaise période, créez une écriture de journal afin de les supprimer de la période incorrecte. Ensuite, créez une autre écriture de journal pour ajouter l’extourne à la bonne période.
• Vérifiez que la configuration est correcte, et corrigez-la si nécessaire. Sur le Configurer les comptes fournisseurs page:
• Corrigez les périodes de chronologie. Pour la première ligne de la plage de périodes de chronologie, laissez le champ Plage minimale vide et définissez le champ Plage maximale sur 0.
• Assurez-vous de cocher la case pour Afficher les extournes en tant que transactions historiques est coché.

Les crédits externes ne s’affichent que lorsque vous filtrez le rapport pour un emplacement. Si vous exécutez le rapport pour le niveau général et que vous ne sélectionnez pas d’emplacement, ces transactions ne sont pas incluses. En savoir plus sur les crédits externes.

Solution : Filtrez les rapports par établissement.

Les acomptes apparaissent dans le rapport du livre-journal des CF lorsqu’ils sont créés, plutôt que lorsqu’ils sont appliqués à une transaction.

Ce comportement est normal. Les écritures de journal effectuées directement sur le compte du grand livre des Comptes fournisseurs ne sont pas transmises au livre auxiliaire des Comptes fournisseurs.

Solution : Rapprochez et suivez manuellement les écritures de journal directes pour vous assurer que le GL est lié au rapport de balance âgée des CF. Si les écritures de journal sont codées sur des comptes du grand livre incorrects, modifiez-les pour corriger le codage.

Lorsque vous créez une transaction par carte de crédit dans Gestion de la trésorerie, le montant est comptabilisé dans le compte de compensation de carte de crédit et de passif de la transaction.

Solution : Lorsque vous créez le remboursement par carte de crédit, Intacct crée une facture fournisseur et le montant est comptabilisé dans le grand livre sur le compte CF.

Solution : Déterminez le montant des transactions qui ont été importées en tant qu’historiques et créez une écriture de journal pour équilibrer le compte CF.