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Rapport d’analyse des factures

Le rapport d’analyse des factures fournisseurs vous aide à analyser vos achats en affichant les éléments de dépenses dans les factures fournisseurs. Par exemple, ce rapport peut vous montrer la quantité d’un certain type de papeterie que vous avez commandée sur une période donnée et auprès de quels fournisseurs. Ce rapport est utile aux comptables et aux contrôleurs qui souhaitent voir comment l’argent est dépensé par article.

Pour plus d’informations sur les conditions qui peuvent différer selon votre emplacement, reportez-vous à la section Terminologie dans tous les paramètres régionaux.

La fonctionnalité d’accès direct est désactivée lorsque vous Restreindre les transactions du livre auxiliaire au niveau général.

Pour générer ce rapport, accédez à Comptes fournisseurs > Tout > Rapports > l’analyse des factures.

Abonnement	Comptes fournisseurs
Type d’utilisateur	Entreprise, collaborateur, approbation
Permissions	Afficher les factures

Afficher un rapport mensuel

Générez le rapport.
Lorsque la page des paramètres du rapport s’affiche, sélectionnez Vue.
Un rapport contenant les résultats de la période de référence par défaut s’affiche dans votre navigateur.
Facultatif : Choisir Personnaliser pour affiner le rapport, et suivez les étapes de la section suivante, Personnaliser et exécuter.

Personnaliser et exécuter

Si vous souhaitez voir tous les résultats d’une catégorie particulière, n’effectuez aucune sélection dans les zones de saisie de données. Vous pouvez exécuter ce rapport sans saisir d’informations de recherche. Toutefois, si vous le faites, l’exécution du rapport risque de prendre beaucoup de temps et de renvoyer trop de résultats pour être utile.

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

Pour personnaliser et exécuter un rapport :

Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez que le rapport couvre. Si vous ne spécifiez pas de période de référence, le système génère un rapport pour le mois en cours à ce jour.

Vous pouvez spécifier la période de référence ou les dates de début et de fin, mais pas les deux.

Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.

Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que le fournisseur ou le type de fournisseur. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.

Effectuer la mise en page du rapport.
- Les options de format varient d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.
Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.
Affichez, imprimez, traitez et stockez, mémorisez, exportez ou personnalisez le rapport ou ajoutez-le au tableau de bord.

Après avoir exécuté le rapport, vous pouvez également l’envoyer par e-mail à d’autres personnes ou revenir à la page de configuration du rapport pour affiner les résultats.

Partager et affiner un rapport
Après l’exécution du rapport, pour…	...select
Envoyez le rapport par e-mail à d’autres utilisateurs.	E-mail
Revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport	Personnaliser

Période

Vous pouvez utiliser l’une des périodes de référence prédéfinies disponibles à partir de la Période et En date du ou de créer votre propre période de référence à l’aide de la commande Date de début et Date de fin Boîtes.

Pour définir la période :

Dans le Période , effectuez l’une des opérations suivantes :

Utilisez la Période liste déroulante pour sélectionner la période de référence. Saisissez une date dans la En date du ou utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner une date.
Saisissez un élément spécifique Date de début, Date de fin, ou les deux. Vous pouvez également utiliser l’outil de calendrier pour sélectionner les dates souhaitées.

Si vous remplissez tous les champs de la période (c’est-à-dire si vous remplissez la Période, En date du, Date de débutet Date de fin champs), Sage Intacct génère votre rapport sur la base des dates de début et de fin. Il ignore l’attribut En date du.

Le tableau suivant décrit les champs de la Période section.

Champ	Description
Période de référence	Ces périodes sont relatives aux En date du. Toutes les périodes commencent le premier jour de la période, c’est-à-dire le premier jour du mois, du trimestre ou de l’année que vous sélectionnez.
Date d’effet	La date qu’Intacct utilisera comme référence pour la période de référence que vous sélectionnez. La date du jour est sélectionnée par défaut.
Date de début	Laissez le Date de début Vide pour inclure toutes les informations depuis la date la plus ancienne de vos données Intacct jusqu’à la date de fin (incluse).
Date de fin	Laissez le Date de fin Vide pour inclure toutes les informations de la date de début jusqu’à la date du jour.
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour obliger Intacct à attendre que vous (ou toute personne utilisant ce rapport) saisissiez un site, un service et/ou une période avant d’exécuter le rapport.

Filtres du rapport

Utilisez les filtres pour cibler les résultats du rapport. Les filtres vous permettent en effet d’isoler les données de votre choix en vue de les regrouper. Vous pouvez définir la combinaison de filtres de votre choix.

Pour définir les filtres afin d’affiner les résultats du rapport

Configurez le rapport pour afficher les résultats d’un fournisseur ou d’une gamme de fournisseurs spécifique. Pour ce faire, utilisez le Du fournisseur et Au fournisseur listes déroulantes.

Comment utiliser le De et À champs

Tout De et À Les paires de champs fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi fine que vous le souhaitez, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique.

Pour exécuter ce rapport pour un seul objet :

À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité.
À partir de la À liste déroulante, sélectionnez le même objet.

Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets :

À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité au début de la plage.
À partir de la À liste déroulante, sélectionnez l’objet que vous souhaitez voir à la fin de la plage.

Pour exécuter ce rapport pour tous les objets :

Laissez les deux champs vides.

Si vous avez un grand nombre d’objets ou si le rapport prend trop de temps à traiter, utilisez la commande De et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour chacun des objets dont les noms commencent par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z.

Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un élément de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets.

Configurez le rapport pour afficher les résultats d’un type de fournisseur spécifique. Pour ce faire, sélectionnez l’icône Type de fournisseur puis sélectionnez le type de fournisseur que vous souhaitez inclure dans le rapport, par exemple consultants ou distributeurs.
Configurez le rapport pour afficher les résultats d’un compte ou d’une plage de comptes spécifique. Pour ce faire, utilisez le Depuis le compte et Jusqu’au compte listes déroulantes.

Si vous vous trouvez dans un environnement multi-entités, vous pouvez filtrer par emplacement, service ou les deux.

Pour définir les options d’emplacement et de service :

Pour filtrer le rapport par emplacement géographique, saisissez le nom de la région, du pays, de l’État ou du territoire, ou la ville dans la Emplacement liste déroulante. Vous pouvez également sélectionner l’emplacement dans la liste.

Saisissez ou sélectionnez un site si vous souhaitez exécuter ce rapport au niveau général. Le système utilise le site que vous spécifiez pour déterminer la devise appropriée.
Pour filtrer le rapport par service dans la société, saisissez le nom du service dans la Département liste déroulante. Vous pouvez également sélectionner le service dans la liste.
Si vous souhaitez que le rapport couvre certains emplacements, indépendamment de ce que vous sélectionnez dans la Emplacement liste déroulante, utilisez la commande Afficher pour Liste déroulante pour sélectionner les emplacements du rapport :
- Tous les emplacements : Pour inclure les données pour tous les établissements, quelle que soit l’entité que vous utilisez actuellement.
- Cet établissement : Pour inclure les données uniquement pour l’entité que vous utilisez actuellement.
- Emplacements enfants : Pour inclure les données uniquement pour les emplacements qui sont des emplacements enfants de l’entité actuelle. Par exemple, si votre entité actuelle est la Californie et que vous avez des sites enfants pour San Francisco et Los Angeles, utilisez cette option pour que le rapport inclue les données uniquement pour Los Angeles et la Californie.

Sélectionnez l’icône Inclure les détails du paiement Case à cocher si vous souhaitez que le rapport fournisse des détails supplémentaires sur la façon dont le paiement a été effectué, tels que la date et le montant payé. Ces détails s’affichent à l’extrême droite du rapport.
Sélectionnez soit Résumé ou Détail, en fonction de la quantité d’informations que vous souhaitez inclure dans le rapport.
Sélectionnez l’une des options Afficher les documents suivantes pour spécifier le type de transaction à inclure :
Réglé intégralement
Partiellement payée
Non payé
Tous

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque élément de la section Filtres de cette page de configuration du rapport :

Champ Filtre	Remarques
Du fournisseur, Au fournisseur	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour ce fournisseur ou cette gamme de fournisseurs spécifique. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport obtiendra des résultats pour tous les fournisseurs.
Type de fournisseur	Incluez les données uniquement pour le type de fournisseur spécifié. Par défaut, ce champ est vide, ce qui signifie que le rapport inclut tous les types de fournisseurs.
Depuis le compte, Vers le compte	Vous permet d’obtenir des données uniquement pour ce compte ou cette plage de comptes spécifique. Par défaut, ces champs sont vides, ce qui signifie que le rapport obtient des résultats pour tous les comptes.
Établissement	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un emplacement spécifique. S’affiche uniquement pour les sociétés multidevises et multi-entités uniquement.
Service	Vous permet de limiter les résultats du rapport à un service spécifique.
Rapport individuel	Cochez cette case si vous souhaitez que chaque entité, service et/ou établissement ait son propre rapport. En raison de leur taille potentiellement importante, les rapports avec les services et les emplacements sur des pages individuelles ne peuvent être exécutés que hors ligne. Par conséquent, si vous sélectionnez l’icône Rapport individuel , vous ne pouvez sélectionner que Traiter et stocker. Lorsque vous sélectionnez des rapports individuels, tous les rapports individuels sont contenus dans un seul rapport ou classeur Excel.
Invite à l’exécution	Cochez cette case pour vous obliger (vous ou toute personne utilisant ce rapport) à saisir un emplacement, un service et/ou une période avant l’exécution du rapport.
Afficher pour	Sélectionnez cette option pour afficher différentes vues des données, en fonction de l’établissement ou de l’entité que vous choisissez : Tous les emplacements : Cette option affiche les données comptabilisées sur l’établissement ou l’entité et ses enfants. Cet établissement : Cette option affiche uniquement les données comptabilisées pour l’établissement ou l’entité que vous sélectionnez. Les données comptabilisées sur un emplacement enfant ne sont pas affichées. Emplacements enfants : Cette option affiche uniquement les données comptabilisées sur les sites enfants de l’établissement ou de l’entité que vous sélectionnez. Les données comptabilisées sur l’emplacement ou l’entité parent ne sont pas affichées. Exemple : Supposons que votre emplacement soit États-Unis > Californie > San Francisco. Tous les emplacements afficherait les transactions pour les États-Unis, la Californie et San Francisco. Cet établissement afficherait les transactions pour les États-Unis. Emplacements enfants afficherait les transactions pour la Californie et San Francisco uniquement.
Inclure les détails du paiement	Cette option opère au niveau du document et indique comment la facture fournisseur a été payée, ce qui est particulièrement utile lorsque vous payez une facture fournisseur avec plusieurs chèques. Deux nouvelles colonnes sont ajoutées pour cela : Payé par et Méthode. La colonne Payé par indique le numéro du document ayant payé la facture fournisseur. En général, il s’agit de votre numéro de chèque. Dans ce cas, la colonne Méthode affiche le chèque imprimé, mais elle peut également contenir d’autres méthodes telles que En ligne ou Remise. En outre, la colonne Montant payé est développée pour indiquer les montants payés par chaque document. Par défaut, cette case n’est pas cochée, ce qui signifie que le rapport n’inclura PAS les détails du paiement.
Afficher	Résumé : affiche tous les types de comptes fournisseurs, tels que le coût des ventes, le juridique, les déplacements, les services Internet, les fournitures de bureau, etc., ainsi que le montant total facturé à ce compte par tous les fournisseurs. Détail : affiche des colonnes et des lignes supplémentaires avec beaucoup plus de détails (les éléments individuels sont affichés pour chaque fournisseur avec des détails tels que son numéro de facture fournisseur, sa description, son service, son emplacement, la ventilation des transactions, la devise de transaction, le montant en devise de transaction, le montant total dans sa devise de tenue de compte, etc.).
Afficher les documents	Entièrement payé : affiche uniquement les transactions pour les factures fournisseurs qui ont été payées en totalité. Partiellement payé : affiche uniquement les transactions des factures fournisseurs qui ont été partiellement payées. Non payé : affiche uniquement les transactions pour les factures fournisseurs qui ne sont pas payées. Toutes : affiche toutes les transactions, à l’exception des factures fournisseurs au statut Brouillon ou Soumis.

Formatage

Pour mettre en forme ce rapport :

Pour organiser les données connexes par groupe, sélectionnez l’icône Grouper par , puis sélectionnez le groupe souhaité.
Pour organiser les données au sein de chaque groupe, sélectionnez l’icône Trier par , puis sélectionnez l’élément selon lequel trier les fiches.
- Après une option, le terme « décroissant » signifie « ordre décroissant », tel que l’ordre alphabétique inverse ou l’ordre numérique inverse.
Pour modifier la mise en page :

Sélectionnez l’icône Page Orientation , puis sélectionnez Portrait ou Paysage.

Options de format de rapport
Champ Format	Remarques
Grouper par	Sélectionnez la manière dont les données associées sont organisées par groupe.
Trier par	Sélectionnez le mode de tri des données au sein de chaque groupe.
Orientation de la page	Le mode portrait est la présentation par défaut. Portrait : permet d’afficher ou d’imprimer les pages du rapport verticalement Paysage : permet d’afficher ou d’imprimer les pages du rapport horizontalement

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exportez au format Excel ou CSV, ou sélectionnez Imprimer pour une version PDF.

Que contient ce rapport ?

Le rapport Analyse des factures fournisseurs par défaut se compose des colonnes suivantes :

En-têtes de colonne du rapport	Description
Date	Date à laquelle vous avez reçu les factures fournisseurs du fournisseur
Fournisseur	L’ID et le nom associés au fournisseur
N° de facture fournisseur	Le numéro de compte de facturation du fournisseur auprès de votre société
Description	Le type d’articles qui vous sont facturés (par exemple, conseils juridiques, facture mensuelle ou frais de télécommunications)
Service	Le numéro et le nom du service auquel la facture fournisseur est facturée
Établissement	L’emplacement physique du service
Ventilation	Montant facturé au service et/ou à l’établissement spécifié, parfois exprimé en pourcentage du montant total. La façon dont une dépense est répartie dépend de la façon dont vous la configurez dans le Page Informations sur les ventilations pour votre entreprise.
Devise de transaction	La devise dans laquelle la transaction a été facturée (par exemple, EUR ou USD)
Montant de la transaction	Montant de la facture fournisseur dans la devise spécifiée
Montant	Montant de la facture fournisseur dans votre devise de tenue de compte. La devise étrangère est automatiquement convertie dans votre devise de tenue de compte.

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.

Dans ce rapport, sélectionnez un montant dans la dernière colonne (Montant) pour afficher les informations de facturation de cette transaction.