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Rapport de registre des factures fournisseurs

Le rapport du registre des factures fournisseurs affiche les factures que vous avez reçues des fournisseurs au cours de la période spécifiée, ainsi que toutes les régularisations de compte qui ont été saisies. Chaque facture fournisseur répertoriée indique la date, l’ID et le nom du fournisseur, le numéro de facture fournisseur, la description (le cas échéant), la date d’échéance et le montant.

Pour plus d’informations sur les conditions qui peuvent différer selon votre emplacement, reportez-vous à la section Terminologie dans tous les paramètres régionaux.

À l’aide du rapport, vous pouvez :

Afficher les factures fournisseurs et les régularisations
Afficher les détails de paiement des factures fournisseurs, y compris le mode et la date de paiement
Afficher les détails du crédit, y compris les factures fournisseurs auxquelles une régularisation particulière a été appliquée
Afficher les sous-totaux des montants de facturation par fournisseur ou emplacement

Pour générer ce rapport, accédez à Comptes fournisseurs > Tout > rapports > registres > factures fournisseurs.

Abonnement	Comptes fournisseurs
Type d’utilisateur	Entreprise, collaborateur, approbation
Permissions	Exécuter le rapport Registre des factures fournisseurs

Afficher un rapport mensuel

Sur la page Paramètres du rapport, sélectionnez Vue.
Le rapport affiche tous les résultats de la période de référence par défaut.
Pour affiner le rapport, sélectionnez Personnaliser.

Personnaliser et exécuter

Avant d’exécuter le rapport, vous pouvez sélectionner la période et les types d’articles à inclure, ainsi que spécifier la manière dont vous souhaitez que le rapport apparaisse.

Sélectionnez la période de référence dans le menu déroulant ou saisissez les dates de début et de fin que vous souhaitez que le rapport couvre. Si vous ne spécifiez pas de période de référence, le système génère un rapport pour le mois en cours à ce jour.

Vous pouvez spécifier la période de référence ou les dates de début et de fin, mais pas les deux.
Définissez les filtres pour obtenir les données souhaitées.

Les filtres vous permettent d’inclure ou d’exclure des types de données spécifiques dans le rapport, tels que le fournisseur et le site. En règle générale, pour obtenir des résultats moins nombreux et plus précis dans votre rapport, définissez davantage de filtres.
Effectuer la mise en page du rapport.

Les options de format varient d’un rapport à l’autre. En général, vous pouvez définir la présentation du rapport et/ou organiser le regroupement et l’affichage des données contenues dans le rapport.
Saisissez un titre, un sous-titre et un texte de pied de page pour votre rapport.

Procédez de l’une des manières suivantes :

Comment travailler avec les rapports
À :	Sélectionnez :
Affichez le rapport maintenant dans votre navigateur.	Afficher
Affichez le rapport au format PDF pour pouvoir l’imprimer ou l’enregistrer sur votre disque local.	Imprimer
Générez le rapport et enregistrez-le pour un accès ultérieur. Les formats disponibles sont HTML, imprimable (PDF), Excel, CSV (valeurs séparées par des virgules) et texte. Les rapports peuvent être enregistrés : Dans Intacct Dans la liste Mes rapports enregistrés Transmis vers un emplacement de stockage dans le cloud, tel que Dropbox En savoir plus sur Traitement et stockage des rapports.	Traiter et stocker
Ajoutez le rapport à votre tableau de bord.	Ajouter au tableau de bord
Enregistrez le rapport dans la liste Rapports enregistrés pour pouvoir y revenir ultérieurement ou le modifier et le réexécuter. Vous pouvez programmer les rapports enregistrés pour qu’ils s’exécutent de manière récurrente. Intacct peut automatiquement envoyer les rapports par e-mail ou les transférer vers un emplacement de stockage dans le cloud.	Enregistrer
Exportez le rapport dans un fichier distinct que vous pouvez ensuite distribuer ou enregistrer sur votre disque local. Les formats de fichier disponibles varient selon les rapports.	Exporter

Après avoir exécuté un rapport, vous pouvez également l’envoyer par e-mail à d’autres personnes ou revenir à la page Configuration des rapports pour affiner les résultats.

Partager et affiner les rapports
Après l’exécution du rapport, pour…	Sélectionnez
Envoyez le rapport par e-mail à d’autres utilisateurs.	E-mail
Revenez à la page principale du rapport et affinez davantage le rapport.	Personnaliser

Vous pouvez utiliser les essais et les erreurs pour obtenir les résultats précis que vous souhaitez. Il vous suffit de remplir les champs souhaités et de sélectionner Vue pour afficher le rapport. Si le résultat ne correspond pas à ce que vous souhaitez, sélectionnez Personnaliser pour revenir à la page Configuration du rapport et affiner davantage le rapport. Répétez ce processus jusqu’à ce que vous soyez satisfait.

Pour les rapports financiers complexes qui seront exécutés régulièrement, enregistrez le rapport une fois que vous avez terminé de le configurer. La prochaine fois que vous serez prêt à exécuter le rapport, vous n’aurez qu’à modifier le En date du avant d’exécuter le rapport.

Période

Vous pouvez utiliser l’une des périodes de référence prédéfinies disponibles à partir de la Période et En date du ou de créer votre propre période de référence à l’aide de la commande Date de début et Date de fin Boîtes.

Pour définir la période :

Dans le Période , effectuez l’une des opérations suivantes :

Utilisez la Période liste déroulante pour sélectionner la période de référence. Saisissez une date dans la En date du ou utilisez l’outil de calendrier pour sélectionner une date.
Saisissez un élément spécifique Date de début, Date de fin, ou les deux. Vous pouvez également utiliser l’outil de calendrier pour sélectionner les dates souhaitées.

Si vous remplissez tous les champs de la période (c’est-à-dire si vous remplissez la Période, En date du, Date de débutet Date de fin champs), Sage Intacct génère votre rapport sur la base des dates de début et de fin. Il ignore l’attribut En date du.

Le tableau suivant décrit les champs de la Période section.

Champ	Description
Période de référence	Ces périodes sont relatives aux En date du. Toutes les périodes commencent le premier jour de la période, c’est-à-dire le premier jour du mois, du trimestre ou de l’année que vous sélectionnez.
Date d’effet	La date qu’Intacct utilisera comme référence pour la période de référence que vous sélectionnez. La date du jour est sélectionnée par défaut.
Date de début	Laissez le Date de début Vide pour inclure toutes les informations depuis la date la plus ancienne de vos données Intacct jusqu’à la date de fin (incluse).
Date de fin	Laissez le Date de fin Vide pour inclure toutes les informations de la date de début jusqu’à la date du jour.
Invite en cours d’exécution	Cochez cette case pour obliger Intacct à attendre que vous (ou toute personne utilisant ce rapport) saisissiez un site, un service et/ou une période avant d’exécuter le rapport.

Filtres du rapport

Vous pouvez utiliser la section Filtres pour filtrer la liste des factures fournisseurs et des régularisations par fournisseur ou type de fournisseur. En outre, vous pouvez éventuellement inclure des informations supplémentaires sur le mode de paiement des factures fournisseurs ou sur la manière dont les régularisations ont été appliquées aux factures fournisseurs.

Pour personnaliser les résultats du rapport, modifiez les filtres comme suit :

Pour afficher les résultats d’un fournisseur spécifique, sélectionnez l’icône Du fournisseur , puis sélectionnez le fournisseur que vous souhaitez inclure dans le rapport.

Comment utiliser le De et À champs

Tout De et À Les paires de champs fonctionnent de la même manière. Utilisez-les pour obtenir des résultats de recherche dans une plage aussi large ou aussi fine que vous le souhaitez, de tout ce qui se trouve dans le système à un seul objet spécifique.

Pour exécuter ce rapport pour un seul objet :

À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité.
À partir de la À liste déroulante, sélectionnez le même objet.

Pour exécuter ce rapport pour une plage spécifique d’objets :

À partir de la De liste déroulante, sélectionnez l’objet souhaité au début de la plage.
À partir de la À liste déroulante, sélectionnez l’objet que vous souhaitez voir à la fin de la plage.

Pour exécuter ce rapport pour tous les objets :

Laissez les deux champs vides.

Si vous avez un grand nombre d’objets ou si le rapport prend trop de temps à traiter, utilisez la commande De et À pour exécuter une série de rapports plus petits. Par exemple, vous pouvez exécuter cinq rapports, un pour chacun des objets dont les noms commencent par A-E, puis F-J, K-O, P-T et U-Z.

Un objet est un terme fourre-tout qui fait référence à un élément de données spécifique dans le système. Les clients, les fournisseurs, les articles et les comptes sont tous des exemples d’objets.

Pour afficher les résultats d’un type de fournisseur spécifique, sélectionnez l’icône Type de fournisseur puis choisissez le type de fournisseur que vous souhaitez inclure dans le rapport, par exemple consultants ou distributeurs.

Pour afficher les résultats d’un fournisseur ou d’une gamme de fournisseurs spécifique, utilisez la Sélectionner le fournisseur Zones de liste.
Si votre société a plusieurs entités et utilise plusieurs devises, sélectionnez l’emplacement que le rapport doit utiliser (obligatoire) et, éventuellement, le service et la devise de tenue de compte que le rapport doit utiliser. Sélectionnez également les établissements sur lesquels baser le rapport (quel que soit l’établissement choisi à l’étape d’aperçu).
Indiquez si vous voulez Afficher les détails de la transaction pour les factures fournisseurs et les régularisations, telles que le compte, le service, l’emplacement, la ventilation et le mémo.
Indiquez si vous souhaitez afficher des détails sur le mode de paiement des factures fournisseurs et l’application des régularisations. Si plusieurs paiements ont été effectués sur une facture fournisseur, ou si une régularisation a été appliquée à plusieurs factures fournisseurs, ce détail est divisé en plusieurs lignes.
- Pour afficher des détails sur la manière dont les paiements ont été effectués (tels que le mode de paiement et le numéro de chèque), sélectionnez l’icône Afficher les détails du paiement case à cocher.
- Pour afficher des détails sur l’emplacement d’application des régularisations, sélectionnez l’icône Afficher les détails du crédit case à cocher. La sélection de cette option modifie le Payé par colonne à une Payé par/payé à et ajoute des informations sur les factures fournisseurs auxquelles la régularisation a été appliquée.
Si vous ne souhaitez pas que le rapport affiche les factures fournisseurs qui ont déjà été payées, sélectionnez l’icône Masquer les documents payés case à cocher.
Si vous souhaitez que le rapport n’affiche que les éléments de facture fournisseur qui ont été débloqués pour paiement, cochez la case Afficher uniquement les éléments débloqués case à cocher.

Champ Filtre	Remarques	Limites
Du fournisseur, Au fournisseur	Incluez uniquement les données d’un fournisseur ou d’une gamme de fournisseurs spécifique. Par défaut, ces cases sont vides, ce qui signifie que le rapport inclura tous les fournisseurs.
Type de fournisseur	Incluez les données uniquement pour le type de fournisseur spécifié. Par défaut, ce champ est vide, ce qui signifie que le rapport inclut tous les types de fournisseurs.
Devise de transaction	Attribue la devise de tenue de compte que le rapport doit utiliser. S’affiche uniquement pour les sociétés qui ont plusieurs entités et qui utilisent plusieurs devises.
Établissement	Pour afficher toutes les données dans un seul rapport, effacez la Rapport individuel case à cocher. Pour afficher une page de rapport distincte pour chaque service, cochez cette case. Pour forcer la personne qui exécute le rapport à sélectionner un emplacement, un service et/ou une période lorsque vous exécutez le rapport, cochez la case Invite à l’exécution case à cocher. S’affiche uniquement pour les sociétés qui ont plusieurs entités et qui utilisent plusieurs devises.	Obligatoire si vous exécutez un rapport au niveau général. Cela garantit que le rapport utilise la bonne devise de tenue de compte. Exécutez les rapports hors ligne si des services et des sites se trouvent sur des pages individuelles, car ces rapports peuvent être trop volumineux pour être exécutés pendant la session de votre société.
Service	Pour afficher toutes les données dans un seul rapport, effacez la Rapport individuel case à cocher. Pour afficher une page de rapport distincte pour chaque service, cochez cette case. Pour forcer la personne qui exécute le rapport à inclure un emplacement, un service et/ou une période lorsque vous exécutez le rapport, cochez la case Invite en cours d’exécution S’affiche uniquement pour les sociétés qui ont plusieurs entités et qui utilisent plusieurs devises.	Exécutez les rapports hors ligne s’ils ont des services et des emplacements sur des pages individuelles, car ces rapports peuvent être trop volumineux pour être exécutés pendant votre session active.
Afficher pour	Sélectionnez les emplacements pour lesquels le rapport doit inclure des transactions. S’affiche uniquement pour les sociétés qui ont plusieurs entités et qui utilisent plusieurs devises.
Afficher les détails de la transaction	Ajoutez des colonnes de détails supplémentaires pour chaque transaction dans le rapport. Cela inclut le libellé du compte (ou compte du grand livre), le service, l’emplacement, la ventilation et le mémo. Par défaut, cette case n’est pas cochée, ce qui signifie que le rapport n’inclura aucun détail.
Afficher les détails du paiement	Cette option opère au niveau du document et indique comment la facture fournisseur a été payée, ce qui est particulièrement utile lorsque vous payez une facture fournisseur avec plusieurs chèques. Quatre nouvelles colonnes sont ajoutées pour cela : Payé par, Méthode, Date de paiement et Compte bancaire. La colonne Payé par indique le numéro du document ayant payé la facture fournisseur. En général, il s’agit de votre numéro de chèque. Dans ce cas, la colonne Méthode affiche le chèque imprimé, mais elle peut également contenir d’autres méthodes telles que En ligne ou Remise. En outre, la colonne Montant payé est développée pour indiquer les montants payés par chaque document. Par défaut, cette case n’est pas cochée, ce qui signifie que le rapport n’inclut pas les détails du paiement.
Afficher les détails du crédit	Montrer comment les régularisations ont été appliquées aux factures fournisseurs. La sélection de cette option modifie le Payé par colonne à une Payé par/payé à et ajoute des informations sur les factures fournisseurs auxquelles la régularisation a été appliquée.
Masquer les documents payés	Sélectionnez cette option si vous souhaitez afficher uniquement les factures fournisseurs qui n’ont pas encore été entièrement payées. Cela supprime les factures payées du rapport pour faciliter le tri. Par défaut, cette case n’est pas cochée, ce qui signifie que le rapport inclura les factures payées ainsi que les factures impayées.
Afficher uniquement les éléments débloqués	Sélectionnez cette option pour afficher tous les éléments de facture fournisseur qui ont été débloqués pour le paiement. Indisponible si vous n’avez pas également sélectionné l’icône Afficher les détails de la transaction case à cocher.	S’affiche uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Débloquer pour payer.

Formatage

Utilisez cette section pour spécifier l’ordre de tri et pour modifier la mise en page du rapport.

Pour mettre en forme ce rapport :

Pour trier les résultats du rapport, sélectionnez l’icône Trier par liste déroulante, puis sélectionnez la catégorie à utiliser pour le tri.
Après une option, l’abréviation « décroissant » signifie « ordre décroissant », ordre alphabétique inverse ou ordre numérique inverse.
Pour modifier la mise en page, sélectionnez l’icône Page Orientation liste déroulante, puis sélectionnez Portrait ou Paysage.

Consultez le tableau suivant pour identifier chaque article de la section Format de cette page de configuration du rapport :

Champ Format	Remarques
Trier par	Fournisseur est le fournisseur par défaut.
Page Orientation	Le mode portrait est la présentation par défaut. Portrait : permet d’afficher ou d’imprimer les pages du rapport verticalement Paysage : permet d’afficher ou d’imprimer les pages du rapport horizontalement
Grouper par	Vous pouvez regrouper les factures fournisseurs par fournisseur ou par emplacement et afficher les sous-totaux. Sinon, la valeur par défaut est Aucun.

Champ Format

Remarques

Trier par

Fournisseur est le fournisseur par défaut.

Page Orientation

Le mode portrait est la présentation par défaut.

Portrait : permet d’afficher ou d’imprimer les pages du rapport verticalement

Paysage : permet d’afficher ou d’imprimer les pages du rapport horizontalement

Grouper par

Vous pouvez regrouper les factures fournisseurs par fournisseur ou par emplacement et afficher les sous-totaux. Sinon, la valeur par défaut est Aucun.

Titres et pied de page

Les titres, sous-titres et pieds de page ne s’appliquent qu’aux versions imprimées de ce rapport. Exportez au format Excel ou CSV, ou sélectionnez Imprimer pour une version PDF.

Que contient ce rapport ?

Le rapport par défaut Registre des factures fournisseurs comporte les colonnes suivantes :

En-têtes de colonne du rapport	Description
Date	Date à laquelle vous avez reçu les factures fournisseurs du fournisseur
Fournisseur	L’ID et le nom associés au fournisseur
N° de facture fournisseur/régularisation	Le numéro de compte de facturation du fournisseur auprès de votre société
Échéance	Date d’échéance de la facture
Description	Une description des produits ou services fournis par le fournisseur
Devise
Montant de transaction
Montant	Le montant de la facture fournisseur
Montant payé	Le montant que votre société a payé au fournisseur

Vous pouvez sélectionner n’importe quel lien pour afficher les détails.