rapport d’utilisation des collaborateurs

Vous pouvez utiliser cette Assistant de création de rapport financier préparatoire pour créer une rapport d’utilisation des collaborateur qui analyse l’efficacité collaborateur. Vous pouvez établir des rapports sur une combinaison de mesures, y compris les heures facturables et non facturables, et les heures utilisées et non utilisées, pour analyser exactement comment le temps est passé.

Dans cette rubrique, vous allez apprendre à :

  • Configurez votre société pour capturer les mesures d’utilisation
  • Créer des rapports sur ces indicateurs dans l’assistant de création de rapport financier préparatoire

Après avoir créé ce rapport, vous pouvez l’exécuter à partir de la liste des rapports financiers du Grand livre ou du Centre de rapports.

À propos du rapport

Un rapport d’utilisation des collaborateur présente une ventilation des heures réelles travaillées par un collaborateur par rapport à ses heures budgétisées. Vous pouvez également choisir d’inclure les heures facturables ou non facturables, et celles qui sont utilisées ou non utilisées.

Voici un exemple de rapport d’utilisation collaborateur :

Rapport d’utilisation des collaborateurs indiquant les heures facturables et non facturables par rapport aux heures budgétisées pour deux collaborateurs actifs.

Conditions préalables

Avant de créer un rapport d’utilisation des collaborateur dans le Assistant de création de rapport financier préparatoire, vous devez vous assurer que les conditions préalables suivantes sont remplies :

Conditions préalables Description

Configurer les Projets pour capturer les heures de travail

Vous pouvez configurer votre société de manière à ce que les heures de travail soient suivies à mesure que les feuilles de temps sont comptabilisées. Ces informations font l’objet d’un suivi automatique à l’aide d’un journal statistique et de comptes statistiques que vous sélectionnez sur la page Configurer les Projets.

Pour sélectionner un journal statistique :

  1. Accédez à Société > Admin > Abonnements.

  2. Sélectionnez Projets.

    La page Configurer les Projets apparaît.

  3. Dans la section Comptabilisation GL de la feuille de temps, pour Journaux, sélectionnez le journal statistique dans lequel vous souhaitez capturer les heures de travail.

    Pour plus d’informations sur la création d’un journal statistique, accédez à Journaux statistiques.

Pour sélectionner un compte statistique :

    Accédez à Société > Admin > Abonnements.

  1. Sélectionnez Projets.

    La page Configurer les Projets apparaît.

  2. Dans la section Comptabilisation au grand livre de la feuille de temps, pour Comptes, sélectionnez des comptes statistiques pour saisir les heures de travail.
    1. Vous pouvez sélectionner des comptes statistiques individuels pour chaque domaine sur lequel vous souhaitez rapport, par exemple, les heures facturables et non facturables, et les heures utilisées et non utilisées. Cette option offre le plus de flexibilité pour la création de rapports.
    2. Vous pouvez également sélectionner un seul compte statistique pour suivre tous les types de main-d’œuvre, par exemple, « Heures de travail ». Cette configuration fonctionne si vous ne prévoyez pas de rapport séparément les heures facturables, non facturables, utilisées et non utilisées.

    Pour plus d’informations sur la création d’un compte statistique, accédez à Comptes statistiques

Configurer les budgets de main-d’œuvre des collaborateurs

Si vous ne l’avez pas déjà fait, créez des budgets de main-d’œuvre pour chaque collaborateur à inclure dans le rapport. Cela vous permet d’inclure les heures réelles et totales budgétisées pour chaque collaborateur dans le rapport. Vous pouvez également choisir de faire la distinction entre les heures facturables et non facturables, et les heures de main-d’œuvre utilisées et non utilisées, en configurant des budgets pour chacun de ces comptes.

  1. Aller à Grand livre > Tous > Rapports et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Le budget.

  2. Donnez un coup de pouce à votre budget Budget ID et Descriptif et sélectionnez Enregistrer.

    Vous revenez à la page de la liste Budgets.

  3. Après avoir créé un budget, par exemple « Objectifs d’utilisation », vous pouvez ajouter des collaborateurs et des comptes sur la page Informations sur le budget. Aller à Grand livre > Tous > rapports > budget et sélectionnez Détails pour le budget.
  4. Pour sélectionner un compte et un collaborateur pour lesquels vous souhaitez ajouter un budget à votre budget, sélectionnez Ajouter. Vous devrez configurer une fiche pour chaque collaborateur.
    En mode Ajouter, la partie inférieure de la page est vierge jusqu’à ce que vous sélectionniez Afficher les périodes, après quoi la page est actualisée pour afficher les périodes que vous pouvez budget et les champs correspondants dans lesquels vous pouvez attribuer des montants budget.
  5. Définissez le nombre total d’heures de budget pour chaque mois et par mois.

    Pour plus d’informations sur la création d’un budget, accédez à Détails budgétaires d’un compte.

Distinguer les tâches utilisées des tâches non utilisées

Modifiez les tâches pour indiquer si elles sont facturables ou non facturables, et utilisées ou non utilisées. Les collaborateurs sélectionnent une tâche lors de la saisie des informations de leur feuille de temps. Cela permet de suivre et de classer automatiquement les différents types d’heures de travail dans votre rapport.

Pour modifier une tâche :

  1. Aller à Projets > Tous > Projets > tâches. Sélectionnez une tâche à modifier.
  2. Sur le Tâche , cochez la case pour Facturable, ou laissez le champ vide.
  3. Sur le Informations supplémentaires , cochez la case pour Utilisé, ou laissez le champ vide.
    Pour plus d’informations sur les tâches, accédez à Utiliser les tâches du projet.

Configurez vos structures de rapport : groupes de dimensions et groupes de comptes

Les lignes et les colonnes de votre rapport d’utilisation des collaborateurs sont constituées de groupes de dimensions et de groupes de comptes statistiques.

Par exemple, l’exemple de rapport utilise :

  • Une structure de dimension de collaborateur dans les lignes
  • Groupes de comptes statistiques dans les colonnes

Au minimum, vous devez créer des groupes de comptes statistiques qui contiennent les comptes statistiques représentant les heures de travail que vous souhaitez afficher dans le rapport.

Par exemple, si vous souhaitez afficher les heures facturables sous forme de colonne dans votre rapport, vous devez créer un groupe de comptes statistiques pour les heures facturables.

Les groupes de comptes sont les composants de base des rapports financiers. Chaque compte que vous possédez doit faire partie d’un groupe de comptes si vous souhaitez utiliser ses données dans un bilan, un relevé de résultats, un flux de trésorerie ou un autre rapport.

Pour configurer une structure de dimension de collaborateur :

  1. Aller à Dépenses > Mise en place > Collaborateurs > groupes .

    La page Informations sur le groupe de collaborateurs s’affiche.

  2. Sélectionnez Ajouter Pour créer un groupe de dimension de collaborateur qui est aussi une structure de dimension. Pour ce faire, cochez la case Dimension Structure case à cocher. Par exemple, vous pouvez créer un groupe de dimension de collaborateur appelé « Collaborateurs actifs » afin d’obtenir des données sur tous les collaborateurs actuellement actifs dans votre société.
  3. Sélectionnez soit Tous les membres ou Membres spécifiques à inclure dans le groupe.
    • Pour inclure tous les collaborateurs actifs, sélectionnez Tous les membres, puis filtrez les collaborateurs dont le statut est « Actif ».
    Pour plus d’informations, rendez-vous sur .

Pour configurer des groupes de comptes statistiques :

  1. Aller à Rapports > Mise en place > comptes > groupes. La page Groupes de comptes apparaît.
  2. Sélectionnez Ajouter pour créer un ou plusieurs groupes de comptes statistiques qui serviront de conteneur pour vos comptes.
    1. La création de groupes de comptes pour chaque compte (facturable, non facturable, utilisé et non utilisé) vous permet d’afficher et de comparer les détails de l’utilisation et de la facturation des heures dans votre rapport. Il s’agit des comptes que vous avez sélectionnés sur la page Configurer les Projets.
    2. La création d’un seul groupe de compte, par exemple « Heures de travail », vous permet de générer un seul rapport sur le nombre total d’heures.
    Pour plus d’informations sur les groupes de comptes statistiques, accédez à Comptes statistiques

Créer le rapport

Vous pouvez créer de nombreux types de rapports différents à l’aide des informations que vous venez de configurer. Voici quelques conseils sur la façon de créer le rapport présenté dans l’exemple.

Pour créer un rapport qui comporte des dimensions dans les lignes ou les colonnes de rapport :

  1. Aller à Grand livre > Tous > Rapports financiers et sélectionnez Ajouter (cercle) à côté de Rapports financiers.
  2. Sur la page de l’Assistant de création de rapport financier préparatoire, sur la Informations sur le rapport , donnez un nom à votre rapport.
  3. Dans le Structure du rapport de la section Informations sur le rapport Onglet :
    • Saisissez un Nom du rapport, par exemple « Utilisation des collaborateurs ».
    • Pour Structure du rapport, sélectionnez Dimensions.
  4. Sur le Lignes Onglet, sélectionnez Sélectionner des structures de dimension. Sélectionnez la structure dimension collaborateur que vous avez créée ci-dessus à l’étape 4, par exemple « Collaborateurs actifs ».
  5. Sur le Colonnes , sélectionnez les groupes de comptes que vous avez créés ci-dessus à l’étape 4 et le budget de main-d’œuvre que vous avez créé à l’étape 2.
    • Créez une colonne pour chaque groupe de compte que vous avez créé ci-dessus à l’étape 4. Par exemple, pour créer un rapport comme celui de l’exemple ci-dessus, vous devez sélectionner les groupes de comptes « Heures facturables », « Heures utilisées » et « Heures non utilisées ». Sélectionnez Réel pour le type de colonne.
    • Créez une colonne pour le nombre total d’heures travaillées. Sélectionnez le groupe de compte pour les heures des collaborateurs. Sélectionnez Réel pour le type de colonne.
    • Créez une colonne pour les heures budgétées. Sélectionnez le groupe de comptes pour les heures des collaborateurs, mais sélectionnez Le budget pour le type de colonne.

Exécuter le rapport

Pour exécuter le rapport, accédez à l’une des pages suivantes :

  • Le Assistant de création de rapport financier préparatoire (Grand livre > Tous > Rapports financiers de base >)

OU

  • Le Centre de rapports (sélectionnez Rapports dans le menu principal).