Rapport d’utilisation des collaborateurs

Vous pouvez utiliser l’Assistant de création de rapport financier pour créer un rapport d’utilisation des collaborateurs qui analyse l’efficacité des collaborateurs. Vous pouvez générer des rapports sur une combinaison de mesures, y compris les heures facturables et non facturables, et les heures utilisées et non utilisées, pour analyser exactement comment le temps est passé.

Dans cette rubrique, vous apprendrez à :

  • Configurez votre société pour capturer les indicateurs d’utilisation
  • Créez un rapport sur ces mesures dans l’Assistant de création de rapport financier préparatoire

Une fois ce rapport créé, vous pouvez l’exécuter à partir de la liste Rapport financier préparatoire du Grand livre ou du Centre de rapports.

À propos du rapport

Un rapport d’utilisation des collaborateurs présente une ventilation des heures réelles travaillées par un collaborateur par rapport à ses heures budgétées. Vous pouvez également choisir d’inclure les heures facturables ou non facturables, et celles qui sont utilisées ou non utilisées.

Voici un exemple de rapport sur l’utilisation des collaborateurs :

Rapport d’utilisation des collaborateurs indiquant les heures facturables et non facturables par rapport aux heures budgétisées pour deux collaborateurs actifs.

Conditions préalables

Avant de créer un rapport sur l’utilisation des collaborateurs dans l’Assistant de création de rapport financier préparatoire, vous devez vous assurer que les conditions préalables suivantes sont remplies :

Conditions préalables Description

Configurer les projets pour capturer les heures de travail

Vous pouvez configurer votre société de manière à ce que les heures de travail soient suivies à mesure que les feuilles de temps sont comptabilisées. Ces informations sont automatiquement suivies à l’aide d’un journal statistique et de comptes statistiques que vous sélectionnez sur la page Configurer les projets.

Pour sélectionner un journal statistique :

  1. Accédez à Société > Admin > Abonnements.

  2. Choisir Projets.

    La page Configurer les projets s’affiche.

  3. Dans la section Comptabilisation GL de la feuille de temps, pour Journaux, sélectionnez le journal statistique pour lequel vous souhaitez capturer les heures de travail.

    Pour plus d’informations sur la création d’un journal statistique, accédez à Journaux statistiques.

Pour sélectionner un compte statistique :

    Accédez à Société > Admin > Abonnements.

  1. Choisir Projets.

    La page Configurer les projets s’affiche.

  2. Dans la section Comptabilisation dans le grand livre de la feuille de temps, pour Comptes, sélectionnez des comptes statistiques pour saisir les heures de travail.
    1. Vous pouvez sélectionner des comptes statistiques individuels pour chaque domaine sur lequel vous souhaitez établir un rapport, par exemple, les heures facturables et non facturables, et les heures utilisées et non utilisées. Cette option offre le plus de flexibilité pour la création de rapports.
    2. Vous pouvez également sélectionner un seul compte statistique pour suivre tous les types de main-d’œuvre, par exemple, « Heures de travail ». Cette configuration fonctionne si vous ne prévoyez pas de générer de rapports distincts sur les heures facturables, non facturables, utilisées et non utilisées.

    Pour obtenir des informations détaillées sur la création d’un compte statistique, accédez à Comptes statistiques

Configurer les budgets de main-d’œuvre des collaborateurs

Si vous ne l’avez pas déjà fait, créez des budgets de main-d’œuvre pour chaque collaborateur à inclure dans le rapport. Cela vous permet d’inclure les heures réelles et totales budgétées pour chaque collaborateur dans le rapport. Vous pouvez choisir de faire la distinction entre les heures facturables et non facturables, et les heures de main-d’œuvre utilisées et non utilisées, en définissant des budgets pour chacun de ces comptes.

  1. Atteindre Grand livre > Tout > Rapports et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Budget.

  2. Donnez un coup de pouce à votre budget Budget ID et Description et sélectionnez Sauvegarder.

    Vous reviendrez à la page de la liste Budgets.

  3. Après avoir créé un budget, par exemple « Objectifs d’utilisation », vous pouvez ajouter des collaborateurs et des comptes sur la page Informations sur le budget. Atteindre Grand livre > Tout > rapports > budget et sélectionnez Détails pour le budget.
  4. Pour sélectionner un compte et un collaborateur pour lesquels vous souhaitez ajouter un budget à votre budget, sélectionnez Ajouter. Vous devrez configurer une fiche pour chaque collaborateur.
    En mode Ajouter, la partie inférieure de la page est vierge jusqu’à ce que vous sélectionniez Afficher les périodes, après quoi la page est actualisée pour afficher les périodes que vous pouvez budgétiser et les champs correspondants dans lesquels vous pouvez attribuer des montants de budget.
  5. Définissez le nombre total d’heures de budget pour chaque mois par mois.

    Pour plus d’informations sur la création d’un budget, accédez à Détails budgétaires d’un compte.

Faire la distinction entre les tâches utilisées et non utilisées

Modifiez les tâches pour indiquer si elles sont facturables ou non facturables, utilisées ou non. Les collaborateurs sélectionnent une tâche lorsqu’ils saisissent les informations de leur feuille de temps. Cela permet de suivre et de classer automatiquement les différents types d’heures de travail dans votre rapport.

Pour modifier une tâche :

  1. Atteindre Projets > Tout > projets > tâches. Sélectionnez une tâche à modifier.
  2. Sur le Tâche , cochez la case pour Facturable, ou laissez ce champ vide.
  3. Sur le Informations supplémentaires , cochez la case pour Utilisé, ou laissez ce champ vide.
    Pour plus d’informations sur les tâches, accédez à Travailler avec les tâches du projet.

Configurez vos structures de rapport : groupes de dimensions et groupes de comptes

Les lignes et les colonnes de votre rapport sur l’utilisation des collaborateurs sont constituées de groupes de dimensions et de groupes de comptes statistiques.

Par exemple, l’exemple de rapport utilise :

  • une structure de dimension Collaborateur dans les lignes
  • Groupes de comptes statistiques dans les colonnes

Vous devez au minimum créer des groupes de comptes statistiques contenant les comptes statistiques représentant les heures de travail que vous souhaitez afficher dans le rapport.

Par exemple, si vous souhaitez afficher les heures facturables sous forme de colonne dans votre rapport, vous devez créer un groupe de comptes statistiques pour les heures facturables.

Les groupes de comptes sont les composants de base des rapports financiers. Chaque compte dont vous disposez doit faire partie d’un groupe de comptes si vous souhaitez utiliser ses données dans un bilan, un relevé de résultats, un flux de trésorerie ou un autre rapport.

Pour configurer une structure de dimension Collaborateur :

  1. Atteindre Dépenses > Coup monté > Collaborateurs > groupes .

    La page Informations sur le groupe de collaborateurs s’affiche.

  2. Choisir Ajouter pour créer un groupe de dimension de collaborateur qui soit également une structure de dimensions. Pour ce faire, cochez la case Dimension Structure case à cocher. Par exemple, vous pouvez créer un groupe de dimension de collaborateur appelé « Collaborateurs actifs » afin d’obtenir des données sur tous les collaborateurs actuellement actifs dans votre société.
  3. Sélectionnez soit Tous les membres ou Membres spécifiques à inclure dans le groupe.
    • Pour inclure tous les collaborateurs actifs, sélectionnez Tous les membres, puis filtrez les collaborateurs dont le statut est « Actif ».
    Pour plus d’informations, reportez-vous à la section .

Pour configurer des groupes de comptes statistiques :

  1. Atteindre Rapports > Coup monté > comptes > groupes. La page Groupes de comptes s’affiche.
  2. Choisir Ajouter pour créer un ou plusieurs groupes de comptes statistiques qui serviront de conteneur pour vos comptes.
    1. La création de groupes de comptes pour chaque compte (facturable, non facturable, utilisé et non utilisé) vous permet d’afficher et de comparer les détails de la façon dont les heures sont utilisées et facturées dans votre rapport. Il s’agit des comptes que vous avez sélectionnés sur la page Configurer les projets.
    2. La création d’un groupe de comptes, par exemple « Heures de travail », vous permet de générer un rapport sur le nombre total d’heures.
    Pour en savoir plus sur les groupes de comptes statistiques, accédez à Comptes statistiques

Créer un rapport

Vous pouvez créer de nombreux types de rapports différents à l’aide des informations que vous venez de configurer. Voici quelques conseils sur la façon de créer le rapport présenté dans l’exemple.

Pour créer un rapport comportant des dimensions dans des lignes ou des colonnes de rapport :

  1. Atteindre Grand livre > Tout > Rapports financiers et sélectionnez Ajouter (cercle) À côté de Rapports financiers.
  2. Sur la page Assistant de création de rapport financier préparatoire, sur la page Informations sur le rapport , donnez un nom à votre rapport.
  3. Dans le Structure du rapport de la section Informations sur le rapport onglet:
    • Saisissez un Nom du rapport, par exemple « Utilisation des collaborateurs ».
    • Pour Structure du rapport, sélectionnez Taille.
  4. Sur le Lignes Tab, sélectionnez Sélectionner des structures de dimension. Sélectionnez la structure de dimension de collaborateur que vous avez créée ci-dessus à l’étape 4, par exemple « Collaborateurs actifs ».
  5. Sur le Colonnes , sélectionnez les groupes de comptes que vous avez créés ci-dessus à l’étape 4 et le budget de main-d’œuvre que vous avez créé à l’étape 2.
    • Créez une colonne pour chaque groupe de comptes que vous avez créé ci-dessus à l’étape 4. Par exemple, pour créer un rapport comme celui de l’exemple ci-dessus, vous devez sélectionner les groupes de comptes « Heures facturables », « Heures utilisées » et « Heures non utilisées ». Choisir Réel pour le type de colonne.
    • Créez une colonne pour le nombre total d’heures travaillées. Sélectionnez le groupe de comptes pour les heures des collaborateurs. Choisir Réel pour le type de colonne.
    • Créez une colonne pour les heures budgétisées. Sélectionnez le groupe de comptes pour les heures des collaborateurs, mais sélectionnez Budget pour le type de colonne.

Exécuter le rapport

Pour exécuter le rapport, accédez à :

  • Le Assistant de création de rapport financier (Grand livre > Tout > Rapports financiers de base >)

OU

  • Le Centre de rapports (Sélectionnez Rapports dans le menu principal).