Achats

Automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les Achats – Disponibilité générale

Rationalisez le processus de création et de rapprochement des transactions d’achat entrantes avec l’automatisation d’Achats, un module complémentaire de l’automatisation de la réception des factures fournisseurs. L’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec les achats crée un brouillon de la facture fournisseur entrante et le met en correspondance avec tous les documents précédents, tels que la commande d’achat ou le bon de réception.

Détails

Vous définissez la manière dont les documents d’achat entrants sont mis en correspondance avec les transactions sources existantes dans une configuration unique. Ensuite, au lieu de convertir les transactions d’achat en factures fournisseur, vous laissez Sage Intacct établir des correspondances pour les factures fournisseurs entrantes en utilisant le flux suivant :

1. Vous envoyez par e-mail ou chargez des documents de facture fournisseur pour un traitement automatisé.

2. Sage Intacct utilise l’intelligence artificielle (IA) pour détecter le fournisseur et faire correspondre la facture fournisseur à une transaction d’achat.

3. Le système crée un brouillon de facture fournisseur pour vous, avec le document source joint. Les éléments sont renseignés en fonction de la transaction source mise en correspondance.

4. Vous révisez le brouillon de facture fournisseur, le validez par rapport au document source et apportez les corrections nécessaires, puis vous pouvez la comptabiliser.

5. Vos corrections sont renvoyées au moteur d’IA, qui met à jour le modèle d’apprentissage automatique pour améliorer les futures correspondances.

Lorsque vous révisez les brouillons, vous avez la possibilité de modifier la correspondance avec une autre transaction d’Achat ou de remplacer le brouillon de transaction par une facture de ou un autre type de transaction.

Comment cela fonctionne

• Les transactions automatisées apparaissent dans une nouvelle liste Transactions automatisées, disponible dans les menus de Comptes fournisseurs et Achats.
• Les transactions entrantes sont créées par défaut en tant que factures fournisseurs et vous pouvez modifier le type de transaction selon vos besoins avant leur comptabilisation.
• Vous pouvez modifier la correspondance de la transaction pour un brouillon avant de la comptabiliser à tout moment.
• Pour les transactions qui n’appartiennent pas au flux de travail Achats, telles que les loyers ou les factures fournisseurs de services publics, vous pouvez sélectionner Passer en facture de pour déplacer la transaction vers les Comptes fournisseurs.
• Si vous souhaitez que Sage Intacct crée toutes les futures transactions pour un fournisseur en tant que factures de CF, vous pouvez définir l’option Passer en facture de comme préférence dans la fiche du fournisseur.
• Sage Intacct détecte automatiquement les fichiers qui ont été précédemment chargés et les signale comme des doublons pour mieux attirer votre attention.

Étape 1. Envoyer par e-mail ou charger des documents de facture fournisseur

Envoyer une facture fournisseur par e-mail

Transférez un ou plusieurs documents à l’adresse e-mail fournie par Sage pour l’entité de création souhaitée. L’automatisation d’Achats utilise les mêmes boîtes de réception qui ont été configurées pour vous lorsque vous avez activé l’Automatisation de la réception des factures fournisseurs, si bien que vous n’avez pas besoin de nouvelles adresses e-mail.

Sage Intacct analyse le document envoyé par e-mail, crée un brouillon de facture fournisseur dans Achats et ajoute la nouvelle transaction à la liste de transactions automatisées.

Charger une facture fournisseur

Chargez de nouvelles transactions d’achat dans la liste Transactions automatisées au lieu de la liste Factures fournisseurs.

1. Accédez à Comptes fournisseurs ou Achats > Tous > Transactions automatisées.
2. Sélectionnez Charger dans la liste des transactions automatisées pour charger jusqu’à 30 factures fournisseurs à la fois.

   Les factures fournisseurs chargées apparaissent immédiatement dans la liste tandis que Sage Intacct analyse les données.

3. Sélectionnez Actualiser pour mettre à jour la liste et voir quand le brouillon de transaction est terminé et prêt à être examiné.

Étape 2. Examiner des brouillons de transactions automatisées

1. Accédez à Comptes fournisseurs ou Achats > Tous > Transactions automatisées.
2. Sélectionnez Modifier en regard du brouillon de facture fournisseur dans la liste Transactions automatisées.

   Si la vue fractionnée est activée dans vos préférences personnelles, vous pouvez afficher la facture fournisseur d’origine avec le brouillon de la transaction pour faciliter la comparaison.

3. Vérifiez les détails du brouillon.
   • Pour modifier la correspondance de transaction, sélectionnez Modifier, puis sélectionnez une transaction source différente de ce fournisseur dans la fenêtre contextuelle.
   • Pour déplacer la transaction vers le flux de travail Comptes fournisseurs, sélectionnez Passer en CF.
   • Modifiez les informations d’en-tête et ajustez les éléments selon vos besoins.

4. Comptabilisez la transaction.

Modifications apportées à la validation des brouillons de transactions

Nous avons mis à jour la façon dont les brouillons de transactions sont validés par rapport aux paramètres de sécurité et aux éléments de taxe pour garantir une correcte création des brouillons de transactions.

En savoir plus sur la façon dont les validations de transactions ont modifié cette version pour les zones suivantes :

• Paramètres de sécurité dans les définitions de transactions

• Informations fiscales dans les brouillons de transactions

Améliorations apportées à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec Achats pour l’adoption précoce

Les améliorations suivantes apportées à l’automatisation de la réception des factures fournisseurs avec achats sont disponibles pour les utilisateurs du programme d’adoption précoce, uniquement avec la version R1 :

• Transactions automatisées autonomes : automatisez les transactions autonomes dans les cas où il n’existe aucun document d’achat à mettre en correspondance.

• Mise en correspondance des transactions au niveau des lignes : remplissez les éléments de la facture fournisseur à l’aide des données du document du fournisseur plutôt que de la transaction source correspondante.

Permissions et autres exigences

Abonnement	Achats Comptes fournisseurs Service Sage Cloud
Disponibilité régionale	Toutes les régions
Type d’utilisateur	Charger des transactions pour la mise en correspondance des transactions automatisées Utilisateur Entreprise, Plateforme, Chef de projet ou Entrepôt Afficher, modifier et comptabiliser des transactions automatisées Utilisateur Entreprise, Plateforme, Chef de projet ou Entrepôt Déplacer un brouillon de transaction vers un flux de travail des Comptes fournisseurs Utilisateur professionnel
Permissions	Permissions de Comptes fournisseurs Transactions automatisées : Lister Factures fournisseurs : Ajouter (pour faire passer un brouillon de transaction en facture de CF) Permissions de l’application Achats (pour afficher ou modifier les transactions envoyées par e-mail) Transactions automatisées : Lister Transactions d’achats : Afficher, Modifier, Ajouter
Configuration	Activez le mode brouillon sélectionné pour le niveau général et chaque entité. Automatisation des transactions d’Achats et de la mise en correspondance des documents activée. Séquencement des documents affecté aux définitions de transaction
Restrictions	Indisponible pour les sociétés suivantes : Avalara AvaTax activé pour la taxe de vente Conformité à la loi HIPAA requise