Report zur Lieferantenabstimmung

Der Report zur Lieferantenabstimmung zeigt für einen ausgewählten Zeitraum, wie viel den einzelnen Lieferanten geschuldet wird und wie Zahlungen und Gutschriften mit Rechnungen abgestimmt werden.

Jeder abgeglichenen Transaktion im Report wird eine Alpha-Abgleichsequenz zugewiesen. Mit dieser Sequenz können Sie die Beziehung zwischen Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften abstimmen. Durch Untersuchen der Abgleichsequenz können Sie Fragen wie die folgenden beantworten:

• Welche Gutschriften und Zahlungen wurden auf eine bestimmte Rechnung angewendet?
• Wo wurde eine bestimmte Gutschrift angewendet?
• Welche Transaktionen wurden nicht oder nur teilweise abgeglichen?

Sie können den Report filtern, um Transaktionen anzuzeigen, die nicht abgeglichen, teilweise abgeglichen oder vollständig abgeglichen wurden. Sie können den Report auch nach einer bestimmten Übereinstimmungssequenz filtern.

Wer benötigt diesen Report in der Regel?

• Buchhalter*innen, Controller*innen und alle, die sehen müssen, wer wem Geld schuldet.
• Buchhalter*innen und Controller*innen, die sehen müssen, wie Zahlungen und Gutschriften mit bestimmten Rechnungen abgestimmt werden.

Informationen zu Begriffen, die sich an Ihrem Standort unterscheiden können, finden Sie unter Terminologie über Standorte hinweg.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie den Report zur Lieferantenabstimmung ausführen können, müssen Sie die Abgleichsequenz einrichten und den Report aktivieren.

Nachdem Sie den Report aktiviert haben, wendet Intacct Abgleichsequenzen auf neue Transaktionen in der Kreditorenbuchhaltung an, die Sie in Zukunft erstellen.

Report ausführen

Um diesen Report zu generieren, gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Reports > Lieferantenabstimmung.

Anpassen und ausführen

Vor dem Ausführen des Reports können Sie den Zeitraum und die Typen der einzuschließenden Elemente auswählen und angeben, wie der Report angezeigt werden soll.

1. Wählen Sie den Reportingzeitraum aus dem Dropdown-Menü aus oder geben Sie das Start- und Enddatum für den Report ein. Wenn Sie keinen Reportingzeitraum angeben, erzeugt das System einen Report für den aktuellen Monat bis zum heutigen Datum.

   Sie können entweder den Reportingzeitraum oder das Start- und Enddatum angeben, aber nicht beides.

2. Legen Sie die Filter fest, um die gewünschten Daten zu erhalten.

   Mit Filtern können Sie bestimmte Datentypen in den Report aufnehmen oder ausschließen, z. B. Lieferant und Standort. Generell gilt: Um weniger und präzisere Ergebnisse in Ihrem Report zu erhalten, setzen Sie mehr Filter.

3. Formatieren Sie den Report.

   Die Formatoptionen variieren von Report zu Report. Im Allgemeinen können Sie das Layout des Reports festlegen und/oder bestimmen, wie die im Report enthaltenen Daten gruppiert und angezeigt werden sollen.

4. Geben Sie einen Titel-, Untertitel- und Fußzeilentext für den Report ein.

5. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus, um den Report anzuzeigen, zu verarbeiten, zu merken, zu exportieren, anzupassen oder dem Dashboard hinzuzufügen:

   • Anzeigen: Den Report direkt in Ihrem Browser ansehen.
   • Drucken: Zeigen Sie den Report jetzt im druckbaren PDF-Format an.
   • Verarbeiten und speichern: Den Report generieren und für den späteren Zugriff speichern. Reports können entweder in der Liste "Meine archivierten Reports" gespeichert oder an einen Cloud-Speicherstandort wie Dropbox übermittelt werden. Weitere Informationen zum Thema Verarbeiten und Speichern von Reports.
   • Zum Dashboard hinzufügen: Fügen Sie den Report zu Ihrem Dashboard hinzu.

   • Merken: Merken (d. h. speichern) Sie den Report, damit Sie später darauf zurückgreifen oder ihn ändern und erneut ausführen können.

     Sie können die wiederkehrende Ausführung von gemerkten Reports planen. Intacct kann die Reports automatisch per E-Mail versenden oder an einen Cloud-Speicherort weiterleiten.

   • Exportieren: Exportieren Sie den Report in eine separate Datei, die Sie dann verteilen oder auf Ihrem lokalen Laufwerk speichern können. Die Dateiformate, in die Sie die Reportdaten exportieren können, variieren je nach Bericht.
   • Anpassen: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, kehren Sie zur Hauptseite des Reports zurück und grenzen Sie den Report weiter ein.
   • E-Mail: Nachdem Sie den Report ausgeführt haben, senden Sie ihn per E-Mail an andere.

   Einige Optionen sind nur verfügbar, wenn Sie über das Reportzentrum auf den Report zugreifen.

Zeitraum

Sie können einen der zahlreichen vordefinierten Reportingzeiträume verwenden, die Sie in den Feldern Reportingzeitraum und Ab-Datum finden. Sie können mithilfe der Felder Startdatum und Enddatum auch einen eigenen Reportingzeitraum erstellen.

Reportfilter

Sie können die Liste nach dem Lieferantennamen filtern oder den Lieferantenbereich leer lassen, um alle Lieferanten einzuschließen. Sie können auch auswählen, ob Konten mit Nullsalden unterdrückt oder angezeigt werden sollen.

Festlegen von Filtern zum Eingrenzen Ihrer Reportergebnisse:

1. Um den Report so einzurichten, dass Ergebnisse für einen bestimmten Lieferanten oder einen Lieferantenbereich angezeigt werden, verwenden Sie die Dropdown-Menüs Von Lieferant und Bis Lieferant.
   So verwenden Sie die Felder Von und Bis

   Alle Feldpaare mit Von und Bis funktionieren auf die gleiche Weise. Verwenden Sie sie, um Suchergebnisse auf einen so breiten oder kleinen Bereich zu beschränken, wie es für Sie am besten ist. Dieser kann alles im System umfassen oder auch nur ein einzelnes Objekt.

   So führen Sie diesen Report für ein einzelnes Objekt aus:

   1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das gewünschte Objekt aus.
   2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Bis dasselbe Objekt aus.

   So führen Sie diesen Report für einen bestimmten Objektbereich aus:

   1. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Von das Objekt aus, das am Anfang des Bereichs stehen soll.
   2. Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü Bis das gewünschte Objekt aus, das am Ende des Bereichs stehen soll.

   So führen Sie diesen Report für alle Objekte aus:

   Lassen Sie beide Felder leer.

   Wenn Sie eine große Anzahl von Objekten haben oder die Verarbeitung des Reports zu lange dauert, verwenden Sie die Felder Von und Bis, um eine Reihe kleinerer Reports auszuführen. Sie können z. B. fünf Reports ausführen, jeweils einen für Objekte, deren Namen mit A–E, dann mit F-J, K-O, P-T und U-Z beginnen.

   Ein Objekt ist ein Sammelbegriff, der sich auf einen bestimmten DatenArtikel im System bezieht. Kunden, Lieferanten, Artikel und Konten sind Beispiele für Objekte.

2. Um die im Report angezeigten Übereinstimmungstypen einzuschränken, wählen Sie unter "Anzuzeigende Übereinstimmungen" Auswählen, dann die gewünschten Übereinstimmungstypen und zum Schluss Fertig aus.

   Der Report enthält standardmäßig nicht abgeglichene, teilweise abgeglichene und vollständig abgeglichene Transaktionen.

3. Wählen Sie das Kontrollkästchen Alle Lieferanten einschließen aus, um Transaktionen von Lieferanten mit Nullsalden einzubeziehen.
4. Wählen Sie Nullsaldo-Lieferanten mit Aktivität einschließen aus, um Konten mit Nullsaldo nur dann einzubeziehen, wenn diese Lieferanten während des ausgewählten Zeitraums aktiv waren.

Filter für mehrere Entitäten und mehrere Währungen

Geben Sie für Unternehmen mit mehreren Entitäten und mehreren Währungen in ihren Filtern den Typ der Währung, den Standort und die Abteilung an.

Transaktionswährung

Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Währungen sind, können Sie Transaktionen anhand einer bestimmten Währung filtern. (Dieses Feld ist nur in einer Umgebung mit mehreren Währungen sichtbar.)  Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Transaktionswährung die Währung aus, die im Report angezeigt werden soll.  Wenn Sie keine Währung auswählen, enthält der Report Transaktionen in Ihrer Basiswährung.

Standort

Die folgenden Filteroptionen werden nur angezeigt, wenn Sie in einer Umgebung mit mehreren Währungen und Entitäten arbeiten.

• Um den Report nach geografischem Standort zu filtern, geben Sie den Namen der Region, des Landes, des Status oder des Gebiets oder der Stadt in das Feld Lage oder wählen Sie den Pfeil nach unten und dann den gewünschten Standort aus der angezeigten Liste aus.
  Der Standort ist erforderlich, um diesen Report auf Top-Level auszuführen, wenn Sie mehrere Basiswährungen haben. Der von Ihnen angegebene Standort bestimmt die entsprechende Währung.
• Um die Auswahl im Feld "Standort" zu überschreiben, verwenden Sie das Feld Anzeigen für.
  

  Wo Sie sich in der Organisation befinden, wirkt sich darauf aus, was der Report enthält.

  • Alle Standorte: Schließen Sie Daten für alle Standorte ein, unabhängig von der Entität, die Sie gerade verwenden.
  • Dieser Standort: Zeigen Sie nur die Daten des ausgewählten Standorts/der ausgewählten Entität/Gruppe an, aber nicht die Daten ihrer untergeordneten Elemente.
  • Untergeordnete Standorte: Zeigen Sie nur die Daten der untergeordneten Elemente des ausgewählten Standorts oder der ausgewählten Entität an.

Transaktionen mit mehreren Einzelpositionen von verschiedenen Standorten

Wenn Sie eine Transaktion mit mehreren Einzelpositionen von verschiedenen Standorten erstellen, wird der Report nicht auf Positionsebene gefiltert.

Beispiel: Wenn Sie dieselbe Einrichtung verwenden und eine einzelne Transaktion haben, die Folgendes umfasst:

Position	Standort	Betrag
1	Kalifornien	1.000,00 USD
2	New York	1.500,00 USD

Unabhängig davon, was Sie für die Option "Anzeigen für" auswählen, zeigt der Report 2.500,00 USD an, was der Gesamtsumme entspricht, nicht einzelnen Positionen.

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Elemente im Abschnitt "Filter" dieser Reporteinstellungsseite beschrieben:

Feld "Filter"	Anmerkungen
Von Lieferant, An Lieferant	Enthält Daten für einen bestimmten Lieferanten oder einen bestimmten Lieferantenbereich. Standardmäßig sind diese Felder leer, was bedeutet, dass der Report Ergebnisse für alle Lieferanten abruft.
Transaktionswährung	Filtert nach Transaktionen, die diese Währung verwenden. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert, was bedeutet, dass der Report Transaktionen in allen Währungen enthält. Der Report selbst verwendet aber die Basiswährung.
Standort	Beschränkt die Ergebnisse des Reports auf einen bestimmten Standort oder eine bestimmte Standortgruppe. Für Unternehmen mit mehreren Währungen und mehreren Entitäten.
Einzelreport	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn jede Entität oder jeder Standort oder beide einen eigenen Report erhalten sollen. Aufgrund ihrer potenziell großen Größe können Reports mit Abteilungen und Standorten auf einzelnen Seiten nur offline ausgeführt werden. Wenn Sie also die Option Einzelreport auswählen, können Sie nur Verarbeiten und speichern auswählen. Wenn Sie einzelne Reports auswählen, sind alle einzelnen Reports in einem einzigen Report oder einer Excel-Arbeitsmappe enthalten.
Abfrage bei Ausführung	Wird verwendet, wenn Sie einen Report merken und zu den gemerkten Reports wechseln. Wenn Sie den Report ausführen, werden keine Filter angezeigt. Mit einer Eingabeaufforderung treffen Benutzer*innen die Auswahl, bevor sie den Report ausführen oder akzeptieren, was zuvor im gemerkten Report gespeichert wurde.
Abgleichsequenz	Um einen Report für eine einzelne Abgleichsequenz zurückzugeben, geben Sie hier die Sequenz ein. Bei der Sequenz wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden, je nachdem, ob die Transaktion abgeglichen oder nicht abgeglichen oder teilweise abgeglichen ist.
Anzuzeigende Übereinstimmungen	Standardmäßig werden alle Übereinstimmungstypen im Report angezeigt. Alternativ können Sie auswählen, welche Art von Transaktionsabgleich Sie anzeigen möchten: Nicht abgeglichen: Rechnungen, für die Sie keine Zahlung geleistet haben. Teilweise abgeglichen: Teilweise bezahlte Rechnungen, bei denen ein Saldo verbleibt. Vollständig abgeglichen: Vollständig bezahlte Rechnungen.
Alle Lieferanten einschließen	Schließt Lieferanten mit Nullsalden ein. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, enthält der Report nur die Lieferanten, die einen Saldo aufweisen.
Nullsaldo-Lieferanten mit Aktivität einschließen	Umfasst alle Lieferanten mit Ausnahme von Lieferanten mit Nullsaldo, es sei denn, der Lieferant mit Nullsaldo war während des Zeitraums aktiv.
Anzeigen für	Wählen Sie diese Option aus, um verschiedene Ansichten der Daten anzuzeigen, je nach ausgewähltem Standort oder Entität: Alle Standorte: Diese Option zeigt die Daten an, die auf den Standort oder die Entität und die jeweiligen untergeordneten Elemente gebucht wurden. Dieser Standort: Diese Option zeigt nur die Daten an, die auf den von Ihnen ausgewählten Standort oder die ausgewählte Entität gebucht wurden. Die Daten, die auf einen untergeordneten Standort gebucht wurden, werden nicht angezeigt. Untergeordnete Standorte: Diese Option zeigt nur die Daten an, die auf die untergeordneten Standorte des von Ihnen ausgewählten Standorts oder der Entität gebucht werden. Daten, die auf den übergeordneten Standort oder die übergeordnete Entität gebucht wurden, werden nicht angezeigt. Beispiel: Angenommen, Ihr Standort befindet sich in den USA > Kalifornien > San Francisco. Alle Standorte würde Transaktionen für die USA, Kalifornien und San Francisco anzeigen. Dieser Standort würde Transaktionen für die USA anzeigen. Untergeordnete Standorte würde nur Transaktionen für Kalifornien und San Francisco anzeigen.

Formatieren

In diesem Abschnitt können Sie die Sortierreihenfolge angeben und das Seitenlayout des Reports ändern.

Titel und Fußzeile

Titel, Untertitel und Fußzeilen betreffen nur die Druckversionen dieses Reports. Exportieren Sie die Daten im Excel- oder CSV-Format oder wählen Sie Drucken für eine PDF-Version.

Inhalt dieses Reports

Der Standardreport besteht aus den folgenden Spalten:

Spaltenüberschrift des Reports	Beschreibung
Ab-Datum	Der von Ihnen ausgewählte Reportingzeitraum.
Erstellt am	Der Zeitpunkt der Ausführung des Reports.
Lieferant	Der/die Lieferant(en), nach dem/denen Sie gefiltert haben.
Datum	Das Datum des Dokuments.
Dokument	Die Dokument-ID, z. B. eine Rechnungsnummer oder die Schecknummer.
Notiz	Die Notiz für die Transaktion. Notizen mit Saldovortrag markieren den Anfangssaldo für den Lieferanten am Anfang des Reportingbereichs.
Transaktionstyp	Der Transaktionstyp, wie z. B.: Rechnung Zahlungen Anpassung Vorschuss Angewendeter Vorschuss Zurückbuchung Wenn Sie eine Kreditorenkorrektur auf eine Rechnung anwenden, zeigt der Transaktionstyp die Dokumentnummer der Korrektur an, wie sie auf die Rechnungsnummer angewendet wurde. Beispiel: Sie haben eine Kreditorenkorrektur mit der Dokumentnummer C10, die Sie auf die Rechnung 1500 anwenden. Der Transaktionstyp für Einträge im Zusammenhang mit der Anwendung der Gutschrift ist C10, angewendet auf 1500. Wenn Sie die Transaktion umgekehrt haben, wird dem Transaktionstyp für alle Einträge, die sich auf die Umkehrung beziehen, "Umgekehrt" vorangestellt.
Transaktionswährung	Die für die Transaktion verwendete Währung.
Transaktionsbetrag	Der Betrag der Transaktion in der Transaktionswährung.
Abgleichsequenz	Die automatisch generierte Sequenz, die auf diese Transaktion angewendet wurde, als sie erstellt oder bezahlt wurde. Grundlegendes zu Abgleichsequenzen Abgleichsequenzen verwenden immer Alpha-Zeichen anstelle von Zahlen. Die Abgleichsequenz für eine Transaktion wird in Kleinbuchstaben angezeigt, bis sie vollständig mit anderen Transaktionen abgestimmt wurde. Nach der Abstimmung wird sie in Großbuchstaben angezeigt. Beispiel: Eine Rechnung mit der Abgleichsequenz abb ist entweder teilweise bezahlt oder vollständig unbezahlt. Wenn Sie den auf der Rechnung fälligen Saldo bezahlen, ändert sich die Abgleichsequenz in ABB.
Gebühren	Die Sollbeträge, die auf dem Lieferantenkonto für den ausgewählten Zeitraum in der Basiswährung gebucht wurden.
Zahlungen	Die Habenbeträge, die auf dem Lieferantenkonto für den ausgewählten Zeitraum in der Basiswährung gebucht wurden.
Saldo	Der Gesamtbetrag des Saldos, den Sie dem Lieferanten für den ausgewählten Zeitraum schulden, in der Basiswährung.
Summe	Der Gesamtbetrag des Saldos, den Sie dem Lieferanten für den ausgewählten Zeitraum schulden, in der Basiswährung.

Sie können einen beliebigen Link auswählen, um weitere Details anzuzeigen.