Ausfüllen von Rechnungsentwürfen mit der AP-Automatisierung

Die AP-Automatisierung befüllt Rechnungsentwürfe mit Daten, die von Quelldokumenten, Lieferantendatensätzen und Künstlicher Intelligenz/Maschinellem Lernen (KI/ML) bereitgestellt werden.

Datenquellen für Felder im Rechnungsentwurf

Zum Erstellen eines automatisierten Rechnungsentwurfs verwendet die AP-Automatisierung KI/ML, um Informationen auf intelligente Weise aus mehreren Quellen zu sammeln:

Prognosen von Künstlicher Intelligenz und Maschinellem Lernen (KI/ML)
Datensatz mit Lieferanteninformationen
Quellrechnungsdokument
Ihre Konfiguration und Unternehmenseinstellungen

Kopfzeileninformationen

Zunächst verwendet KI/ML Prognosen, um die Rechnung dem richtigen Lieferanten zuzuordnen. Auf diese Weise kann Sage Intacct Informationen aus dem Lieferantendatensatz verwenden, um die Adressen für "Zahlung an" und "Rückgabe an", die Laufzeit und die Zahlungspriorität auszufüllen. Die Laufzeit wird zur Berechnung des Fälligkeitsdatums verwendet.

KI/ML extrahiert zudem Informationen aus dem Rechnungsdokument, das Sie hochladen oder per E-Mail senden. Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Transaktionswährung, Einzelpostenbeträge und Notizen werden aus der Quellrechnung übernommen.

Für Felder wie "Hauptbuchkonto", "Standort", "Abteilung" und "Projekt" prognostiziert KI/ML die Werte basierend auf historischen Mustern.

Schließlich bestimmen Ihre Konfiguration und Ihre Unternehmenseinstellungen das HB-Erfassungsdatum und die Wechselkursinformationen.

Wenn keine Informationen verfügbar sind

Manchmal kann KI/ML Feldinformationen nicht aus der üblichen Quelle extrahieren. In diesem Fall verwendet KI/ML entweder eine alternative Quelle, falls verfügbar, oder lässt das Feld leer.

Beispiel: Wenn Sie die Laufzeit nicht im Lieferantendatensatz definiert haben, kann KI/ML sie nicht zur Berechnung des Fälligkeitsdatums verwenden. In diesem Fall versucht KI/ML, das Fälligkeitsdatum aus dem Rechnungsdokument zu extrahieren. Wenn das Fälligkeitsdatum in dem Dokument, das Sie per E-Mail gesendet oder hochgeladen haben, nicht ohne Weiteres ermittelt werden kann, lässt Sage Intacct das Feld leer.

Einzelheiten zu alternativen Datenquellen finden Sie in der folgenden Tabelle.

Felddetails

Die folgende Tabelle zeigt, wo die KI/ML der AP-Automatisierung Informationen für automatisierte Rechnungsentwürfe sammelt. Wenn Sie Rechnungsentwürfe korrigieren und erfassen, werden Ihre Korrekturen an das ML-System zurückgemeldet. Diese Korrekturen werden verwendet, um das ML-System zu trainieren und die Genauigkeit zukünftiger Rechnungen zu verbessern.

Rechnungsfeld	Quelle
Datum	Das Rechnungsdatum aus der Quellrechnung. Wenn Intacct das Datum nicht aus der Rechnung extrahieren kann, verwendet es das Systemdatum zum Zeitpunkt der Rechnungsverarbeitung.
HB-Erfassungsdatum	Bestimmt durch die für Ihr Unternehmen konfigurierte Häufigkeit der Zusammenfassung: Tägliche Hauptbuchzusammenfassung: Das HB-Erfassungsdatum stimmt mit dem Rechnungsdatum überein. Einmal pro Rechnung: Das HB-Erfassungsdatum stimmt mit dem Rechnungsdatum überein. Monatlich: Das HB-Erfassungsdatum ist der letzte Tag des Monats, der das Rechnungsdatum umfasst.
Lieferant	KI-Prognose der besten Übereinstimmung in Ihrer Liste der Lieferanten. Wenn die KI den Lieferantennamen nicht zuverlässig abgleichen kann, wird dieses Feld leer gelassen. Die Rechnung wird in der Liste "Rechnungen" mit einer Importausnahme vom Typ "Beheben" (Lieferant nicht gefunden) gekennzeichnet.
Zahlung an	Zahlungskontaktdaten von der Informationsseite des übereinstimmenden Lieferanten
Rückgabe an	Kontaktdaten für "Rückgabe an" von der Informationsseite des übereinstimmenden Lieferanten
Rechnungsnummer	Rechnungsnummer aus der Quellrechnung
Referenznummer	Dieses Feld bleibt leer.
Beschreibung	Dieses Feld bleibt leer.
Laufzeit	Laufzeit, die auf dem Tab "Zahlungsinformationen" der Seite mit Lieferanteninformationen definiert ist Wenn Sie keine Laufzeit für den Lieferanten definiert haben, ist das Feld leer.
Anhang	Rechnungsbild, das Sie oder der Lieferant bereitgestellt haben
Fälligkeitsdatum	Das Fälligkeitsdatum wird wie folgt ausgefüllt: Wenn auf der Seite mit Lieferanteninformationen die Laufzeit definiert ist, verwendet Intacct die Frist zur Berechnung des Fälligkeitsdatums. Wenn Sie für den Lieferanten keine Laufzeit definiert haben, wird das Fälligkeitsdatum aus dem Lieferantendokument übernommen. Wenn das Lieferantendokument kein Fälligkeitsdatum enthält oder wenn das Datum nicht lesbar ist, bleibt das Feld leer.
Zahlungspriorität	Wenn auf dem Tab "Zahlungsinformationen" der Seite mit Lieferanteninformationen eine Zahlungspriorität definiert ist, wird diese Priorität verwendet. Andernfalls ist dieses Feld leer.
Transaktion hat steuerliche Auswirkungen	Diese Option ist ausgewählt, wenn dem prognostizierten Standort eine Steuerlösung zugewiesen ist.
Steuerlösung	Die Steuerlösung wird anhand des prognostizierten Standorts ausgefüllt.
Inklusive Steuern	Diese Option wird ausgewählt, wenn die vorherige Rechnung für den Lieferanten in den Positionseinträgen inklusive Steuern war.
Transaktionswährung	Bei Unternehmen mit mehreren Währungen gilt als Transaktionswährung die Währung, die in der Quellrechnung angegeben ist. Wenn sie anhand der Quellrechnung nicht prognostiziert werden kann, ist die Transaktionswährung die Basiswährung des Standorts für diese Rechnung. Für Rechnungen, die auf Top-Level in einem Unternehmen mit mehreren Währungen eingereicht werden, verwendet das System die Währungen in folgender Reihenfolge: Die anhand der Quellrechnung prognostizierte Währung. Manchmal kann die KI die falsche Währung prognostizieren. Wenn die KI eine falsche Währung prognostiziert, werden die von Ihnen vorgenommenen Änderungen an das System zurückgemeldet, um zukünftige Prognosen zu verbessern. Entweder die Basiswährung des Standorts, den Sie beim Hochladen der Rechnung ausgewählt haben, oder die Basiswährung des Geschäftsbereichs, an den die Rechnung per E-Mail gesendet wurde
Wechselkursart	Wenn Ihr Unternehmen benutzerdefinierte Wechselkursarten definiert hat, verwendet Intacct Ihre Standard-Wechselkursart. Wenn Ihr Unternehmen keine benutzerdefinierten Wechselkursarten definiert hat, wird der Intacct-Tageskurs verwendet.
Wechselkursdatum	Das Rechnungsdatum
Wechselkurs	Der aktuelle Wechselkurs, den Ihr Unternehmen für diese Währung festgelegt hat

Einträge

Rechnungsfeld	Quelle
Konto	Wird auf Basis von KI/ML-Prognosen ausgefüllt. Wenn KI/ML einen Wert nicht sicher vorhersagen kann, ist dieses Feld leer. Korrekturen, die Sie am Konto vornehmen, werden beim Erfassen der Rechnung an das ML-System zurückgemeldet. Ihre Korrekturen werden verwendet, um zukünftige Prognosen zu verbessern.
Kontolabel	Dieses Feld bleibt leer.
Betrag	Die Quellrechnung Wenn Sie festgelegt haben, dass jede Rechnung mit einem einzigen Einzelposten mit dem Gesamtbetrag generiert wird, repräsentiert dieser Betrag die Summe aller Einzelposten, die in der Quellrechnung enthalten sind. Wenn Sie festgelegt haben, dass für alle Einzelposten und zugehörigen Beträge jeweils eine Rechnung generiert wird, repräsentiert der jeweilige Betrag einen einzelnen Einzelposten, der in der Quellrechnung enthalten ist.
Abteilung	Wird auf Basis von KI/ML-Prognosen ausgefüllt. Wenn KI/ML einen Wert nicht sicher vorhersagen kann, ist dieses Feld leer. Korrekturen, die Sie an der Abteilung vornehmen, werden beim Erfassen der Rechnung an das ML-System zurückgemeldet.
Standort	Wird auf Basis von KI/ML-Prognosen ausgefüllt. Wenn KI/ML einen Wert nicht sicher vorhersagen kann, ist dieses Feld leer. Korrekturen, die Sie am Standort vornehmen, werden beim Erfassen der Rechnung an das ML-System zurückgemeldet.
Projekt	Wird auf Basis von KI/ML-Prognosen ausgefüllt. Wenn KI/ML einen Wert nicht sicher vorhersagen kann, ist dieses Feld leer. Korrekturen, die Sie am Projekt vornehmen, werden beim Buchen der Rechnung an das ML-System zurückgemeldet.
Transaktionssteuer	Wird auf Basis von KI/ML-Prognosen ausgefüllt, wenn die Quellrechnung Steuerinformationen in den Positionseinträgen enthält. Wenn die Positionseinträge keine Steuerinformationen enthalten, wird in diesem Feld ein zugewiesener Steuerbetrag angezeigt, der auf der Gesamtsteuersumme für die Transaktion basiert. Wenn eine Transaktion mehrere Steuersätze enthält, überprüfen Sie die einzelnen Positionen auf ihre Richtigkeit. Die KI kann die beiden Steuersätze zu einem kombinieren und jeder Position den Gesamtsteuerbetrag zuweisen. Wenn KI/ML die Steuer für die Einzelposition nicht prognostizieren kann, wird die Transaktionssteuer für einzelne Positionen leer gelassen. Hier erfahren Sie mehr zum Thema Handhabung der Steuer beim automatisierten Rechnungseingang.
Notiz	Die Einzelpostenbeschreibung aus der Quellrechnung, wenn Sie sich dafür entschieden haben, für alle Einzelposten und zugehörigen Beträgen jeweils eine Rechnung zu generieren. Wenn Sie festgelegt haben, dass eine Rechnung mit einem einzelnen Einzelposten mit dem Gesamtbetrag generiert wird, ist dieses Feld leer.
Kreditorenkonto	Wenn auf dem Tab "Weitere Informationen" des Lieferantendatensatzes ein Kreditorenkonto definiert ist, wird dieses Hauptbuch-Überschreibungskonto verwendet, um dieses Feld auszufüllen. Andernfalls ist dieses Feld leer.
Andere Dimensionswerte	Andere Dimensionswerte sind leer. Sie können andere Dimensionswerte eingeben, bevor Sie die Rechnung erfassen.
1099	Datensatz mit Lieferanteninformationen.