Eingehende Transaktionen über die E-Rechnungsstellung prüfen und buchen

Verwenden Sie die Standardansicht Entwürfe RechnungenEntwürfe, um automatisierte Transaktionen für Rechnungen anzuzeigen, die Sage Intacct aus hochgeladenen oder per E-Mail eingereichten Rechnungen erstellt hat. Über diese Ansicht können Sie Folgendes tun:

Importausnahmen sehen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern
Das angehängte Rechnungsdokument direkt über die Liste anzeigen, indem Sie die Verknüpfung Anfügen verwenden
Details für Rechnungen mit dem Status "Entwurf" auswählen und anzeigen.
Geben Sie Steuerdetails für Transaktionen ein.

Die Ansicht für Rechnungsentwürfe enthält auch Transaktionen mit dem Status "Analyse läuft". Dies sind hochgeladene Rechnungen, die von Intacct verarbeitet werden. Wenn eine Rechnung mehr als 2 Stunden lang im Status "Analyse läuft" feststeckt, können Sie die Analyse mit dem Link "Abbrechen" stoppen.

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Berechtigungen	Rechnungen: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten Automatische Transaktionen: Auflisten

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Rechnungen: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten

Automatische Transaktionen: Auflisten

Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Automatisierte Transaktionen.

Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.
Wählen Sie den Abwärtspfeil neben dem Menü "Anzeigen" und dann Entwürfe.

Die Liste wird aktualisiert und zeigt alle Transaktionen mit dem Status "Entwurf" oder "Analyse läuft" an.

Wählen Sie den Abwärtspfeil neben dem Menü "Anzeigen" und dann Rechnungsentwürfe.

Die Liste wird aktualisiert und zeigt alle Rechnungen mit dem Status "Entwurf" oder "Analyse läuft" an.
So zeigt Intacct den Rechnungsstatus von hochgeladenen und per E-Mail gesendeten Rechnungen an:So zeigt Intacct den Transaktionsstatus für hochgeladene und per E-Mail gesendete Transaktionen an
- Analyse läuft: Intacct verarbeitet das Dokument noch. Sie können das angehängte Rechnungsdokument anzeigen, aber die Rechnungsdetails sind noch nicht ausgefüllt. Sie können das angehängte Transaktionsdokument anzeigen, aber die Transaktionsdetails sind noch nicht ausgefüllt.
- Entwurf: Die Verarbeitung ist abgeschlossen. Sie können die Rechnungsdetails aufrufen und bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Rechnung einreichen oder buchen. Sie können die Transaktionsdetails aufrufen und bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, reichen Sie die Transaktion ein oder buchen Sie sie.
Der Status "Analyse läuft" wird für hochgeladene Rechnungen angezeigt, die gerade verarbeitet werden. Per E-Mail gesendete Rechnungen werden in der Liste "Rechnungen" angezeigt, sobald der Entwurf erstellt wurde.

Der Status "Analyse läuft" wird für hochgeladene Transaktionen angezeigt, die gerade verarbeitet werden. Per E-Mail gesendete Transaktionen werden in der Liste "Automatisierte Transaktionen" angezeigt, sobald der Entwurf erstellt wurde.
Zum Aktualisieren der Liste können Sie jederzeit "Aktualisieren" auswählen. Rechnungen, die nach dem Öffnen der Rechnungsliste eingetroffen sind, werden angezeigt, und der Status der zuvor analysierten Rechnungen wird aktualisiert. Automatisierte Transaktionen, die nach dem Öffnen der Transaktionsliste eingetroffen sind, werden angezeigt, und der Status der automatisierten Transaktionen, die zuvor analysiert wurden, wird aktualisiert.

Bewegen Sie den Mauszeiger über etwaige Warnungen, die in der Spalte "Importausnahmen" angezeigt werden, um weitere Informationen zu erhalten.

Importausnahmen weisen Sie auf Probleme hin, die bei der Verarbeitung des per E-Mail gesendeten oder hochgeladenen Dokuments festgestellt wurden. Das könnte zum Beispiel eine doppelte Rechnung oder eine unlesbare Datei sein.

In Fällen, in denen Intacct einige oder alle Rechnungsinformationen nicht erfassen kann, können Sie die Details selbst eintragen und den Anhang als Referenz verwenden. Wenn der Anhang nicht lesbar ist, reichen Sie eine neue Datei ein oder bitten Sie den Lieferanten, die Rechnung erneut zu senden.

Die Spalte "Importausnahmen" wird in den Standardansichten der Liste "Rechnungen" angezeigt. Wenn Sie die Spalte nicht sehen, wählen Sie die Ansicht "Alle" oder "Rechnungsentwürfe" aus. Sie können die Spalte auch einer benutzerdefinierten Ansicht hinzufügen.

Wenn Sie einen Entwurf mit einer Importausnahme bearbeiten oder öffnen, wird eine detailliertere Ausnahmemeldung angezeigt. Die Importausnahme wird gelöscht, sobald Sie die Transaktion speichern, erfassen oder einreichen.

Arten von Importausnahmen

Mögliche Importausnahmen sind:

Ausnahmetyp	Meldung	Beschreibung
Duplikat	Duplikat einer vorhandenen Rechnung	Die eingereichte Rechnung ist das Duplikat einer vorhandenen Rechnung, daher wurde der Entwurf nicht ausgefüllt. Wählen Sie Originalrechnung anzeigen aus, um die Rechnung anzuzeigen, deren Duplikat sie ist.
Beheben	Lieferant nicht gefunden	Sage Intacct konnte keinen zuverlässigen Lieferantenabgleich durchführen. Wählen Sie vor der Erfassung einen Lieferanten aus.
Beheben	Datei kann nicht gelesen werden	Das System konnte den Anhang nicht lesen. Sie können eine neue Version der Datei weiterleiten oder hochladen oder die Rechnungsdaten direkt eingeben.
Beheben	Datei zu groß	Die Rechnung konnte nicht verarbeitet werden, da sie die maximal zulässige Dateigröße überschreitet. Reichen Sie eine Version der Rechnung ein, die kleiner ist als 20 MB, oder geben Sie die Rechnungsdaten direkt unter Verwendung des Anhangs als Referenz ein.
Beheben	Mögliche Trennung	Während der Verarbeitung ist ein technisches Problem aufgetreten. Geben Sie die Rechnungsdetails direkt ein.
Beheben	Möglicher Virus	Im Anhang wurde ein möglicher Virus entdeckt, der die Analyse verhindert. Geben Sie die Rechnungsdetails direkt ein.
Beheben	Nicht unterstütztes Dateiformat	Die Rechnung konnte aus einem der folgenden Gründe nicht verarbeitet werden: Der Dateityp war nicht PDF, JPG, JPEG, TIFF oder PNG. Die Datei war eine nicht standardmäßige PDF-Datei oder die PDF-Version war 1.4 oder früher. Die Datei war verschlüsselt. Reichen Sie die Rechnung erneut in einem unterstützten Dateityp ein oder geben Sie die Rechnungsdetails direkt ein.
Beheben	Standort liegt außerhalb der Beschränkungsgrenze für die Dimension "Lieferant"	Der Lieferant ist auf einen anderen Standort beschränkt als den Standort, an dem die Rechnung eingereicht wurde. Ändern Sie den Standort für die Rechnung. Wenn die Rechnung bei einem eingeschränkten Geschäftsbereich eingereicht wurde, löschen Sie die Rechnung und reichen Sie sie erneut beim richtigen Geschäftsbereich ein.
Beheben	Wert für Zuordnung wurde zusammen mit mindestens einem Dimensionsfeld angegeben	Die vorherige Rechnung enthielt einen Einzelposten mit Zuordnung. Aktualisieren Sie die Zuordnung des Einzelpostens. Wenn die vorherige Rechnung eine benutzerdefinierte Zuordnung enthielt, kopiert Intacct die Dimensionswerte nicht in den neuen Rechnungsentwurf. Bearbeiten Sie die Zuordnung, um Dimensionswerte hinzuzufügen.
Beheben	Gesamtbetrag der Transaktion ist bei Verwendung von "Inklusive Steuern" erforderlich	Die vorherige Rechnung für den jeweiligen Lieferanten wies mehr Positionen inklusive Steuern auf als die eingereichte Rechnung. Dies erzeugt eine Rechnung mit einem Betrag von 0.

Rufen Sie die Rechnung auf, die Sie überprüfen und aktualisieren möchten.
Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.
Überprüfen Sie die Rechnungsdetails und bearbeiten Sie sie bei Bedarf.

Überprüfen Sie die Transaktionsdetails und bearbeiten Sie sie bei Bedarf.
Überprüfen Sie bei Unternehmen, die die Anwendung "Steuern" verwenden, die Steuerinformationen und fügen Sie Steuerangaben hinzu.
Steuerinformationen auf Kopfzeilenebene überprüfen
Überprüfen Sie die folgenden Felder für Steuerinformationen auf Kopfzeilenebene:
- Transaktion hat steuerliche Auswirkungen
- Steuerlösung
- Inklusive Steuern
Transaktionssteuer für Positionseintrag überprüfen und Steuerdetails auswählen
1. Überprüfen Sie die Beträge der Transaktionssteuer für die einzelnen Positionen.
2. Wählen Sie die Steuerangaben.
Wählen Sie Buchen oder Einreichen aus.

Die Rechnung wird aktualisiert und Sie werden zur Rechnungsliste zurückgeleitet. Alle Korrekturen, die Sie an von KI ausgefüllten Feldern vorgenommen haben, werden an das System für maschinelles Lernen zurückgesendet, um künftige Prognosen zu verbessern.

Die Transaktion wird aktualisiert und Sie werden zur Liste "Automatisierte Transaktionen" zurückgeleitet. Alle Korrekturen, die Sie an von KI ausgefüllten Feldern vorgenommen haben, werden an das System für maschinelles Lernen zurückgesendet, um künftige Prognosen zu verbessern.

Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Automatisierte Transaktionen.

Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen.
Wählen Sie den Abwärtspfeil neben dem Menü "Anzeigen" und dann Entwürfe.

Die Liste wird aktualisiert und zeigt alle Transaktionen mit dem Status "Entwurf" oder "Analyse läuft" an.

Wählen Sie den Abwärtspfeil neben dem Menü "Anzeigen" und dann Rechnungsentwürfe.

Die Liste wird aktualisiert und zeigt alle Rechnungen mit dem Status "Entwurf" oder "Analyse läuft" an.
So zeigt Intacct den Rechnungsstatus von hochgeladenen und per E-Mail gesendeten Rechnungen an:So zeigt Intacct den Transaktionsstatus für hochgeladene und per E-Mail gesendete Transaktionen an
- Analyse läuft: Intacct verarbeitet das Dokument noch. Sie können das angehängte Rechnungsdokument anzeigen, aber die Rechnungsdetails sind noch nicht ausgefüllt. Sie können das angehängte Transaktionsdokument anzeigen, aber die Transaktionsdetails sind noch nicht ausgefüllt.
- Entwurf: Die Verarbeitung ist abgeschlossen. Sie können die Rechnungsdetails aufrufen und bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, können Sie die Rechnung einreichen oder buchen. Sie können die Transaktionsdetails aufrufen und bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, reichen Sie die Transaktion ein oder buchen Sie sie.
Der Status "Analyse läuft" wird für hochgeladene Rechnungen angezeigt, die gerade verarbeitet werden. Per E-Mail gesendete Rechnungen werden in der Liste "Rechnungen" angezeigt, sobald der Entwurf erstellt wurde.

Der Status "Analyse läuft" wird für hochgeladene Transaktionen angezeigt, die gerade verarbeitet werden. Per E-Mail gesendete Transaktionen werden in der Liste "Automatisierte Transaktionen" angezeigt, sobald der Entwurf erstellt wurde.
Zum Aktualisieren der Liste können Sie jederzeit "Aktualisieren" auswählen. Rechnungen, die nach dem Öffnen der Rechnungsliste eingetroffen sind, werden angezeigt, und der Status der zuvor analysierten Rechnungen wird aktualisiert. Automatisierte Transaktionen, die nach dem Öffnen der Transaktionsliste eingetroffen sind, werden angezeigt, und der Status der automatisierten Transaktionen, die zuvor analysiert wurden, wird aktualisiert.

Bewegen Sie den Mauszeiger über etwaige Warnungen, die in der Spalte "Importausnahmen" angezeigt werden, um weitere Informationen zu erhalten.

Arten von Importausnahmen

Mögliche Importausnahmen sind:

Ausnahmetyp	Meldung	Beschreibung
Duplikat	Duplikat einer vorhandenen Rechnung	Die eingereichte Rechnung ist das Duplikat einer vorhandenen Rechnung, daher wurde der Entwurf nicht ausgefüllt. Wählen Sie Originalrechnung anzeigen aus, um die Rechnung anzuzeigen, deren Duplikat sie ist.
Beheben	Lieferant nicht gefunden	Sage Intacct konnte keinen zuverlässigen Lieferantenabgleich durchführen. Wählen Sie vor der Erfassung einen Lieferanten aus.
Beheben	Datei kann nicht gelesen werden	Das System konnte den Anhang nicht lesen. Sie können eine neue Version der Datei weiterleiten oder hochladen oder die Rechnungsdaten direkt eingeben.
Beheben	Datei zu groß	Die Rechnung konnte nicht verarbeitet werden, da sie die maximal zulässige Dateigröße überschreitet. Reichen Sie eine Version der Rechnung ein, die kleiner ist als 20 MB, oder geben Sie die Rechnungsdaten direkt unter Verwendung des Anhangs als Referenz ein.
Beheben	Mögliche Trennung	Während der Verarbeitung ist ein technisches Problem aufgetreten. Geben Sie die Rechnungsdetails direkt ein.
Beheben	Möglicher Virus	Im Anhang wurde ein möglicher Virus entdeckt, der die Analyse verhindert. Geben Sie die Rechnungsdetails direkt ein.
Beheben	Nicht unterstütztes Dateiformat	Die Rechnung konnte aus einem der folgenden Gründe nicht verarbeitet werden: Der Dateityp war nicht PDF, JPG, JPEG, TIFF oder PNG. Die Datei war eine nicht standardmäßige PDF-Datei oder die PDF-Version war 1.4 oder früher. Die Datei war verschlüsselt. Reichen Sie die Rechnung erneut in einem unterstützten Dateityp ein oder geben Sie die Rechnungsdetails direkt ein.
Beheben	Standort liegt außerhalb der Beschränkungsgrenze für die Dimension "Lieferant"	Der Lieferant ist auf einen anderen Standort beschränkt als den Standort, an dem die Rechnung eingereicht wurde. Ändern Sie den Standort für die Rechnung. Wenn die Rechnung bei einem eingeschränkten Geschäftsbereich eingereicht wurde, löschen Sie die Rechnung und reichen Sie sie erneut beim richtigen Geschäftsbereich ein.
Beheben	Wert für Zuordnung wurde zusammen mit mindestens einem Dimensionsfeld angegeben	Die vorherige Rechnung enthielt einen Einzelposten mit Zuordnung. Aktualisieren Sie die Zuordnung des Einzelpostens. Wenn die vorherige Rechnung eine benutzerdefinierte Zuordnung enthielt, kopiert Intacct die Dimensionswerte nicht in den neuen Rechnungsentwurf. Bearbeiten Sie die Zuordnung, um Dimensionswerte hinzuzufügen.
Beheben	Gesamtbetrag der Transaktion ist bei Verwendung von "Inklusive Steuern" erforderlich	Die vorherige Rechnung für den jeweiligen Lieferanten wies mehr Positionen inklusive Steuern auf als die eingereichte Rechnung. Dies erzeugt eine Rechnung mit einem Betrag von 0.

Zum Überprüfen und Aktualisieren einer Rechnung wählen Sie in der jeweiligen Zeile Bearbeiten aus.
Überprüfen Sie die Rechnungsdetails und bearbeiten Sie sie bei Bedarf.

Überprüfen Sie die Transaktionsdetails und bearbeiten Sie sie bei Bedarf.
Überprüfen Sie bei Unternehmen, die die Anwendung "Steuern" verwenden, die Steuerinformationen und fügen Sie Steuerangaben hinzu.
Steuerinformationen auf Kopfzeilenebene überprüfen
Überprüfen Sie die folgenden Felder für Steuerinformationen auf Kopfzeilenebene:
- Transaktion hat steuerliche Auswirkungen
- Steuerlösung
- Inklusive Steuern
Transaktionssteuer für Positionseintrag überprüfen und Steuerdetails auswählen
1. Überprüfen Sie die Beträge der Transaktionssteuer für die einzelnen Positionen.
2. Wählen Sie die Steuerangaben.
Wählen Sie Buchen oder Einreichen aus.

Die Rechnung wird aktualisiert und Sie werden zur Rechnungsliste zurückgeleitet. Alle Korrekturen, die Sie an von KI ausgefüllten Feldern vorgenommen haben, werden an das System für maschinelles Lernen zurückgesendet, um künftige Prognosen zu verbessern.

Die Transaktion wird aktualisiert und Sie werden zur Liste "Automatisierte Transaktionen" zurückgeleitet. Alle Korrekturen, die Sie an von KI ausgefüllten Feldern vorgenommen haben, werden an das System für maschinelles Lernen zurückgesendet, um künftige Prognosen zu verbessern.