E-Rechnungen empfangen

Die E-Rechnungsstellung erstellt Transaktionsentwürfe aus Dokumenten des Lieferanten, die Sie per E-Mail an Ihre von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse senden.

Sie können ZUGFeRD-E-Rechnungen verarbeiten, indem Sie die Transaktion hochladen oder per E-Mail versenden.

  • So laden Sie eine Transaktion hoch:

    1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Automatisierte Transaktionen.

    2. Wählen Sie Hochladen aus.
    3. Ziehen Sie die Transaktion per Drag-and-Drop oder navigieren Sie zur Transaktion und wählen Sie sie aus.

    4. Überprüfen und Buchen von Transaktionsentwürfen.

      1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Automatisierte Transaktionen.

      2. Wählen Sie im Menü "Ansicht" die Option Entwürfe.

      3. Suchen Sie die Transaktion, die Sie überprüfen und aktualisieren möchten.

      4. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

      5. Überprüfen Sie die Transaktionsdetails und bearbeiten Sie sie bei Bedarf.
      6. Reichen Sie die Transaktion ein oder buchen Sie sie.

  • So senden Sie eine Transaktion per E-Mail an die E-Mail-Adresse, die mit Ihrem Abonnement für die E-Rechnungsstellung konfiguriert ist:

    1. Stellen Sie sicher, dass Sie Transaktionsentwürfe an die E-Mail-Adresse senden, die Sie beim Abonnieren der E-Rechnungsstellung eingerichtet haben.

      1. Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements.

      2. Wählen Sie neben E-Rechnungsstellung Konfigurieren aus.

      3. Suchen Sie im Abschnitt "Servicepostfach-Konfiguration" die E-Mail-Adresse für die Entität und senden Sie Transaktionsentwürfe an diese Adresse.

    2. Überprüfen und Buchen von Transaktionsentwürfen.

      1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Automatisierte Transaktionen.

      2. Wählen Sie im Menü "Ansicht" die Option Entwürfe.

      3. Suchen Sie die Transaktion, die Sie überprüfen und aktualisieren möchten.

      4. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

      5. Überprüfen Sie die Transaktionsdetails und bearbeiten Sie sie bei Bedarf.
      6. Reichen Sie die Transaktion ein oder buchen Sie sie.

Wenn Sie den automatisierten Rechnungseingang abonniert haben, füllt Intacct zusätzliche Felder aus, die im ZUGFeRD-Dokument im Allgemeinen nicht verfügbar sind, z. B. Hauptbuchkonto, Standort und Abteilung.

Die von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse ermitteln

Wenn Automatisierter RechnungseingangE-Rechnungsstellung aktiviert ist, werden E-Mail-Adressen für Sage eingerichtet, die Sie beim Einreichen von Rechnungs-Transaktionen per E-Mail verwenden können. Ihnen wird eine eindeutige E-Mail-Adresse für das Top-Level sowie eine für jede Entität zugewiesen. Diese Adressen können nicht bearbeitet werden.

Abonnement

Kreditorenbuchhaltung

E-Rechnungsstellung

Automatisierter Rechnungseingang

Sage Cloud Services
Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen

  1. Gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

    Wenn es in Ihrem Unternehmen mehrere Entitäten gibt, rufen Sie die Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung vom Top-Level aus auf.

  2. Wählen Sie unter "Einstellungen für die Rechnungsautomatisierung" die Option Konfigurieren neben "E-Mail-Dienste".

    Das Pop-up-Fenster "E-Mail-Dienste konfigurieren" wird geöffnet. Darin wird eine Liste der Entitäten mit den zugehörigen Standardstandorten und den bereitgestellten Postfächern angezeigt. Kopieren Sie die E-Mail-Adresse aus der Spalte "Postfach" des Geschäftsbereichs, den Sie verwenden möchten.

  3. Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Abonnements.

  4. Gehen Sie zu "E-Rechnungsstellung" und wählen Sie Konfigurieren.

    Im Abschnitt "Service-Mailbox-Konfiguration" werden die Entitäten und ihre bereitgestellten Postfächer aufgeführt. Kopieren Sie die E-Mail-Adresse aus der Spalte "Postfach" des Geschäftsbereichs, den Sie verwenden möchten.

Transaktion per E-Mail zum automatischen Erstellen eines Entwurfs senden

Abonnement

Kreditorenbuchhaltung

Automatisierter Rechnungseingang

E-Rechnungsstellung

Sage Cloud Services
Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen

Rechnungen: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten

Automatische Transaktionen: Auflisten

  1. Leiten Sie Lieferanten-E-Mails mit Anhängen von Rechnungs-Transaktionen an die von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse für die entsprechende Entität weiter.

    Sie können Rechnungen einzeln weiterleiten oder eine einzelne E-Mail mit mehreren angehängten Rechnungen weiterleiten.

    Geben Sie bei der Adressierung der E-Mail eine einzige E-Mail-Adresse in das Feld "An:" ein und lassen Sie das Feld "CC:" leer. Wenn Sie mehr als eine E-Mail-Adresse angeben, wird die Rechnungs-Transaktion von Sage Intacct nicht verarbeitet.

    Beachten Sie die folgenden Einschränkungen beim Weiterleiten einer einzelnen E-Mail, die mehrere Rechnungsanhänge enthält.

    • Jede Rechnung muss eine separate Datei sein.

    • Die Dateinamen der einzelnen Rechnungen muss im Batch der Rechnungen eindeutig sein.

    • Die E-Mail darf maximal 200 Anhänge enthalten.

    • Die Größe der E-Mail-Nachricht und aller Anhänge zusammen muss weniger als 40 MB betragen.

    Wenn Sie oder andere Benutzer*innen bereits die Funktion Automatisierter RechnungseingangE-Rechnungsstellung verwendet haben, um Entwürfe für die jeweilige Entität zu erstellen, können Sie die Ihnen zugewiesene E-Mail-Adresse in der Spalte "Empfänger-E-Mail" in der Liste RechnungenAutomatisierte Transaktionen sehen.

    Filtern Sie in einer Standardansicht die Spalte "Quelle" nach "E-Mail". Dieser Filter zeigt Rechnungs-Transaktionen an, die aus weitergeleiteten Rechnungen erstellt wurden.

    E-Mail-Adressen des automatisierten Rechnungseingangs im Rahmen der E-Rechnungsstellung haben das folgende Format.

    Ebene E-Mail-Format Beispiel

    Geschäftsbereich

     

    <Unternehmens-ID><Entitäts-ID>@ai.sage

     

    Unternehmens-ID: examplecorp

    Entitäts-ID: E100

    E-Mail-Adresse der Entität: examplecorpe100@ai.sage.com

    Top-Level

    <Unternehmens-ID>@ai.sage

    Unternehmens-ID: examplecorp

    E-Mail-Adresse für das Top-Level: examplecorp@ai.sage.com

    Fügen Sie bei der Ermittlung Ihrer E-Mail-Adresse keine Leerzeichen oder Unterstriche ein, auch wenn diese in Ihrer Unternehmens-ID vorhanden sind.

    Intacct stellt unter folgenden Umständen möglicherweise eine andere E-Mail-Adresse bereit:

    • Ihre Unternehmens-ID + Entitäts-ID stimmen mit einer bereits verwendeten E-Mail-Adresse überein

    • Sie entfernen eine Entität und erstellen sie anschließend mit derselben Entitäts-ID neu

    In diesen Fällen hängt Intacct einen Unterstrich und eine fortlaufende Zahl (beginnend mit 2) an das Ende des Benutzernamens an.

  2. Um Entwürfe anzuzeigen, die aus den per E-Mail gesendeten Rechnungen erstellt wurden, wechseln Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen in der Entität, in der Sie die Rechnungen per E-Mail gesendet haben.

    Wenn die Liste "Rechnungen" bereits geöffnet ist, wählen Sie Aktualisieren aus, um die Liste zu aktualisieren. Um die Liste "Rechnungen" nach Entwürfen zu filtern, wählen Sie die Standardansicht für Rechnungsentwürfe aus.

    Um Entwürfe anzuzeigen, die aus den per E-Mail gesendeten Transaktionen erstellt wurden, gehen Sie zu Kreditorenbuchhaltung > Alle > Automatische Transaktionen in der Entität, in der Sie die Transaktionen per E-Mail gesendet haben.

    Wenn die Liste "Automatisierte Transaktionen" bereits geöffnet ist, wählen Sie Aktualisieren, um die Liste zu aktualisieren. Um die Liste "Automatisierte Transaktionen" nach Entwürfen zu filtern, wählen Sie die Standardansicht "Entwürfe" aus.

    Im Gegensatz zu hochgeladenen Rechnungen, die während der Inhaltsanalyse durch Intacct in der Liste angezeigt werden, werden per E-Mail gesendete Rechnungen erst nach Abschluss der Analyse angezeigt. Wenn Sie Ihre Rechnungen nicht sehen, müssen Sie Intacct möglicherweise etwas Zeit geben, um die Verarbeitung abzuschließen.

    Im Gegensatz zu hochgeladenen Transaktionen, die während der Inhaltsanalyse durch Intacct in der Liste angezeigt werden, werden per E-Mail gesendete Transaktionen erst nach Abschluss der Analyse angezeigt. Wenn Sie Ihre Transaktionen nicht sehen, müssen Sie Intacct möglicherweise etwas Zeit geben, um die Verarbeitung abzuschließen.

    In Standardansichten enthalten die folgenden Spalten weitere Informationen zu automatisch generierten Rechnungs-Transaktionen:

    • Quelle: Gibt an, ob die Rechnungs-Transaktion durch einen Upload erstellt wurde (über die Liste RechnungenAutomatisierte Transaktionen) oder per E-Mail. Wenn dieses Feld leer ist, wurde die Rechnungs-Transaktion entweder direkt in Intacct eingegeben, als CSV importiert oder über eine API importiert.

    • Importausnahmen: Warnt Sie bei Problemen mit dem Entwurf. Bewegen Sie den Mauszeiger über dieses Feld, um weitere Informationen anzuzeigen.

    • Empfänger-E-Mail: Zeigt die von Sage bereitgestellte E-Mail-Adresse an, an die die Rechnungs-Transaktion gesendet wurde.

    • Absender-E-Mail: Zeigt die E-Mail-Adresse des Absenders an.

Nächster Schritt:  Eingehende Rechnungen über den automatisierten Rechnungseingang prüfen und buchen

Nächster Schritt:  Eingehende Transaktionen über die E-Rechnungsstellung prüfen und buchen