Übersicht über Zusammenfassungen – Debitorenbuchhaltung

Informationen zu Debitorenzusammenfassungen

Zusammenfassungen sind Sammlungen desselben Transaktionstyps, die zur Verarbeitung gruppiert werden. Bis Sie oder das System eine neue Zusammenfassung erstellen, werden keine Einzelpositionen auf der Seite "Zusammenfassungsliste" angezeigt. Zusammenfassungen können geöffnet oder geschlossen werden. Wenn Zusammenfassungen in der Debitorenbuchhaltung geöffnet sind, können Sie Rechnungen, Korrekturen und Einzahlungen hinzufügen. Bei der Gestaltung eines Prozesses in der Debitorenbuchhaltung kann ein*e Systemadministrator*in Zugriff auf die Seiten für die Verwaltung von Rechnungen gewähren, jedoch keinen Zugriff zum Öffnen oder Schließen von Zusammenfassungen.

Zusammenfassungen für Rechnungen, Anpassungen und Schnelleinzahlungen können auf zwei Arten erstellt werden.

  • Automatisch von Intacct in von Ihnen konfigurierten Intervallen. (Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.)
  • Manuell, durch spezifische Zusammenfassungen, die Sie für bestimmte Situationen erstellen und benennen.

Wenn Sie eine Liste von Transaktionen im CSV-Dateiformat gespeichert haben, können Sie sie in Intacct hochladen, indem Sie Folgendes auswählen: Unternehmen > Alle > Mehr > Unternehmensdaten importieren.

Automatisch erstellte Zusammenfassungen

Intacct kann automatisch Zusammenfassungen erstellen, sodass für Rechnungen und andere Transaktionen, die im Laufe des Tages eingegeben werden, immer eine Zusammenfassung vorhanden ist. Automatische Zusammenfassungen werden nach festgelegten Zeitintervallen erstellt. Diese Zusammenfassungen können nicht bearbeitet werden.

Sie legen die Häufigkeit der automatischen Zusammenfassungserstellung auf der Seite Debitorenbuchhaltung konfigurieren fest.

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie die Häufigkeit der Zusammenfassung aus, um festzulegen, wie oft automatische Zusammenfassungen für jeden Transaktionstyp erstellt werden.

Intacct standardisiert das Datumsformat für alle automatisch erzeugten Zusammenfassungen im international akzeptierten Format JJJJ-MM-DD24:MI:SS. Durch die Standardisierung des Datumsformats im Titel der Zusammenfassung wird sichergestellt, dass Transaktionen immer mit der entsprechenden Zusammenfassung gruppiert oder abgeglichen werden. Dadurch wird auch das Risiko von Erfassungsfehlern aufgrund eines nicht übereinstimmenden Datumsformats ausgeschlossen.

Manuell erstellte Zusammenfassungen

Eine manuelle Zusammenfassung ist nützlich, wenn Sie eine spezielle Zusammenfassung für bestimmte Rechnungen und beim Empfang von Zahlungen benötigen.

So konfigurieren Sie manuelle Zusammenfassungen auf der Seite Debitorenbuchhaltung konfigurieren:

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Legen Sie die Zusammenfassungshäufigkeit für die Transaktionstypen, für die Sie manuelle Zusammenfassungen verwenden möchten, auf Benutzerdefiniert fest.

So nehmen Sie eine Zahlung manuell vor: Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Zahlungen erhalten – Neu! aus.