Zahlungen empfangen

Auf der Seite "Zahlungen empfangen" haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Zahlungen von einem Kunden empfangen und erfassen.
  • Guthaben, Vorschüsse und Überzahlungen anwenden.
  • Rabatte anwenden.

Intacct listet nur die Rechnungen auf, auf die Sie etwas anwenden können. Rechnungen, die vollständig bezahlt sind, werden nicht angezeigt. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen, um sie einzusehen.

Versuchen Sie, eine Erstattung von einem Lieferanten zu bearbeiten? Erfahren Sie, wie Sie eine Einzahlung und Aufzeichnung einer Lieferantenerstattung.

Wenn Sie einen Journaleintrag, eine Korrektur oder einen Vorschuss für die Zahlung erstellen möchten, bevor Sie sie erhalten, können Sie dies direkt auf der Seite "Zahlungen empfangen" tun.

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Zahlungen erhalten – Neu! aus.

  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Mehr Aktionen Journaleintrag erstellen oder Korrektur erstellen oder Vorschuss erstellen aus.
  3. Geben Sie die Informationen zum Journaleintrag, zur Anpassung oder zum Vorschuss nach Bedarf ein.
  4. Wählen Sie Speichern.

Eine Zahlung erhalten

Auf der Seite "Zahlungen empfangen" können Sie eine vollständige oder teilweise Zahlung eines Kunden für bestimmte Rechnungen empfangen und erfassen. Wenn Sie noch nicht bereit sind, die Zahlung zu erfassen, speichern Sie sie als Entwurf. Sie können die Zahlung auf der Seite "Gebuchte Zahlungen" buchen, wenn Sie bereit sind.

Für Vorschusszahlungen, wie z. B. Vorauszahlungen oder Vorschüsse, wird ein anderer Prozess verwendet. Es gibt einen anderen Prozess, da ein Vorschuss eine Zahlung ist, die Sie erhalten, bevor Sie eine Rechnung für den Kunden haben.

Abonnement

Debitorenbuchhaltung
Regionale Verfügbarkeit

Alle Regionen
Benutzertyp

Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen

Zahlungen verwalten: Auflisten, Anzeigen und Hinzufügen

  1. Gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Rechnungen und wählen Sie Hinzufügen (Kreis) neben Zahlungen erhalten – Neu! aus.

  2. Geben Sie die Zahlungsinformationen ein, einschließlich Kunde, erhaltener Betrag und Zahlungsmethode.

    Sind Sie ein Unternehmen, das mehrere Basiswährungen verwendet und Zahlungen in Form von Haben erhält? Wechseln Sie in eine Entität, um eine Zahlung über diese Zahlungsmethode zu erhalten.

  3. Wählen Sie Rechnungen anzeigen aus.

    • Der Kunde hat eine offene Rechnung: Die Rechnung wird im Raster unten angezeigt.

    • Der Kunde hat mehr als eine offene Rechnung: Eine Liste der offenen Rechnungen für den Kunden wird angezeigt.

      1. Verwenden Sie Filtersätze, um nach bestimmten Rechnungen zu filtern.
      2. Wählen Sie Rechnungen aus der Liste aus und klicken Sie dann auf Hinzufügen und schließen.

  4. Der Zahlungsbetrag wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie Zahlungsvorschläge auf EIN gesetzt haben.

    Wenn diese Option deaktiviert ist, geben Sie den Zahlungsbetrag für jede ausgewählte Rechnung ein.

    Wählen Sie den Transaktionsbetrag für die Rechnung aus, für die Sie Details ansehen möchten.

    Das Feld "Zahlungsbetrag" ist ein bearbeitbares Feld. Sie können den Betrag im Feld Zahlungsbetrag anpassen, indem Sie dieses Feld auswählen und einen neuen Betrag eingeben.

    1. Suchen Sie die Rechnung, auf die Sie die Zahlung nach Einzelpositionen anwenden möchten.

    2. Wählen Sie Einzelpositionsdetails aus.

      Die Seite "Rechnungsdetails" wird angezeigt.

    3. Geben Sie den Zahlungsbetrag für jeden Rechnungsposten ein oder passen Sie ihn nach Bedarf an.
    4. Wählen Sie Speichern.

  5. Wenn der Kunde keine Guthaben oder Rabatte hat, die er anwenden kann, wählen Sie Buchen oder Entwurf aus.

    Erfasste Zahlungen werden sofort gebucht, was sich entsprechend auf Ihren Kassenbestand und Ihre Forderungen auswirkt. Rechnungen, die vollständig bezahlt wurden, werden nicht mehr im Report zu Zahlungsausständen des Kunden angezeigt.

    Sie finden die Zahlungen in der Liste "Erfasste Zahlungen". Wenn Sie eine erfasste Zahlung korrigieren müssen, z. B. um die Zahlungsmethode oder das Datum zu ändern, buchen Sie die erfasste Zahlung zurück. Sie erhalten sie dann erneut mit den korrigierten Informationen. Weitere Informationen zum Zurückbuchen von gebuchten Zahlungen.

    Zahlungsentwürfe sind noch nicht erfasst und wirken sich nicht auf Nebenbuchsalden aus. Diese Zahlungen werden auf der Seite "Erfasste Zahlungen" als Entwürfe angezeigt. Sie können einen Zahlungsentwurf aus "Erfasste Zahlungen" auswählen und erfassen, wenn Sie bereit sind.

    Rechnungen, die in Zahlungsentwürfen enthalten sind, haben den Status "Ausgewählt". Nachdem Sie die Zahlung erfasst haben, aktualisiert Intacct den Rechnungsstatus zu "Bezahlt" oder "Teilweise bezahlt".

Guthaben und Rabatte verrechnen

Einschränkung: Sie können keine Überzahlungen in Fremdwährung auf Rechnungen in der Basiswährung anwenden.

  1. Suchen Sie die Rechnung, auf die Guthaben angewendet werden sollen.

  2. Geben Sie den Guthabenbetrag in der Spalte Zu verrechnendes Guthaben für diese Rechnung ein.

    1. Um bestimmte Guthaben auszuwählen und anzuwenden, wählen Sie stattdessen den Betrag für verfügbare Guthaben aus.

      Die Seite "Guthaben verrechnen" wird angezeigt.

    2. Wählen Sie die Guthaben aus und geben Sie den Betrag in die Spalte Zu verrechnendes Guthaben ein.
    3. Wählen Sie Speichern.

Wenn Sie ein Guthaben über die Verknüpfung Verfügbares Guthaben anwenden, ändert sich der Guthabenstatus in "ausgewählt", und das Guthaben wird im Wesentlichen gesperrt. Dies bedeutet, dass der Betrag eines etwaigen Restsaldos des Guthabens für die Verrechnung mit einer anderen Rechnung erst verfügbar ist, nachdem Sie die Kundenzahlung gebucht haben. Verwenden Sie stattdessen Guthaben verrechnen, wenn Sie das Guthaben mit mehr als einer in dieser Zahlung ausgewählten Rechnung verrechnen möchten.

  1. Wählen Sie Guthaben verrechnen aus.

    "Guthaben verrechnen" ist verfügbar, wenn Sie eine Zahlung von einem einzelnen Kunden erhalten.

  2. Wählen Sie die Guthaben aus, die Sie verrechnen möchten.

    Der Gesamtbetrag der zu verrechnenden Guthaben muss kleiner sein als der Summenbetrag der ausgewählten Rechnungen. Passen Sie den Betrag für Anzuwendendes Guthaben nach Bedarf an.

  3. Wählen Sie Speichern.

    Intacct wendet die Guthaben auf die Rechnungen an, die Sie zur Zahlung ausgewählt haben, und verteilt die Zahlungen nach der Wasserfallmethode.

  1. Suchen Sie die Rechnung, für die Sie Guthaben nach Einzelposten anwenden möchten.

  2. Wählen Sie Einzelpositionsdetails aus.

    Die Seite "Rechnungsdetails" wird angezeigt.

  3. Suchen Sie die Einzelposition, mit der das Guthaben verrechnet werden soll.

  4. Wählen Sie den Betrag des verfügbaren Guthabens für diese Einzelposition aus.

    Die Seite "Guthaben verrechnen" wird angezeigt.

  5. Wählen Sie die Guthaben aus und geben Sie den Betrag in die Spalte Zu verrechnendes Guthaben ein.
  6. Wählen Sie Speichern.

In der Spalte "Laufzeitrabatt" wird der Rabatt angezeigt, der für jede Rechnung basierend auf dem Zahlungsdatum und der Laufzeit, die Sie für die*den Kund*in festgelegt haben, verfügbar ist.

Um einen Laufzeitrabatt anzuwenden, müssen Sie gleichzeitig auch die Zahlung für den Rechnungssaldo erhalten.

  1. Wählen Sie neben der Rechnung Rabatt anwenden aus.

    • Wenn in Ihrer Organisation unter "Debitorenbuchhaltung konfigurieren" benutzerdefinierte Rabatte aktiviert sind, kopiert Intacct den Laufzeitrabatt in die Spalte Anzuwendender Rabatt. Dieser Betrag wird vom Zahlungsbetrag abgezogen, wenn Sie die Zahlung buchen.
    • Wenn Sie keine benutzerdefinierten Rabatte verwenden, subtrahiert Intacct den Laufzeitrabatt vom Zahlungsbetrag.

    Wenn die Option Rabatte automatisch anwenden in "Debitorenbuchhaltung konfigurieren" aktiviert ist, wendet Intacct automatisch den Laufzeitrabatt an.

    Wenn ein Rabatt mit dieser Konfiguration nicht automatisch angewendet wird, stellen Sie sicher, dass der Erhaltene Betrag größer oder gleich dem Zahlungsbetrag abzüglich des Laufzeitrabatts ist.

  2. Wählen Sie Speichern.

Wenn in Ihrer Organisation unter "Forderungen konfigurieren" benutzerdefinierte Rabatte aktiviert sind, bearbeiten Sie den Rabattbetrag. Sie können einen Rabatt sogar anwenden, wenn kein Laufzeitrabatt verfügbar ist.

Sie müssen eine Zahlung, auch eine Teilzahlung, erhalten, wenn Sie einen benutzerdefinierten Rabatt anwenden möchten.

  1. Geben Sie den benutzerdefinierten Rabatt neben der Rechnung in Anzuwendender Rabatt ein.

    In der Spalte "Angewendete Rabatte" können Sie nachsehen, ob zuvor benutzerdefinierte Rabatte auf die Rechnung angewendet wurden.

  2. Wählen Sie Speichern.

Nachdem Sie Guthaben und Rabatte verrechnet haben, wählen Sie Buchen oder Entwurf aus.

Ergebnis:

Erfasste Zahlungen werden sofort gebucht, was sich entsprechend auf Ihren Kassenbestand und Ihre Forderungen auswirkt. Rechnungen, die vollständig bezahlt wurden, werden nicht mehr im Report zu Zahlungsausständen des Kunden angezeigt.

Sie finden die Zahlungen in der Liste "Erfasste Zahlungen". Wenn Sie eine erfasste Zahlung korrigieren müssen, z. B. um die Zahlungsmethode oder das Datum zu ändern, buchen Sie die erfasste Zahlung zurück. Sie erhalten sie dann erneut mit den korrigierten Informationen. Weitere Informationen zum Zurückbuchen von gebuchten Zahlungen.

Zahlungsentwürfe sind noch nicht erfasst und wirken sich nicht auf Nebenbuchsalden aus. Diese Zahlungen werden auf der Seite "Erfasste Zahlungen" als Entwürfe angezeigt. Sie können einen Zahlungsentwurf aus "Erfasste Zahlungen" auswählen und erfassen, wenn Sie bereit sind.

Rechnungen, die in Zahlungsentwürfen enthalten sind, haben den Status "Ausgewählt". Nachdem Sie die Zahlung erfasst haben, aktualisiert Intacct den Rechnungsstatus zu "Bezahlt" oder "Teilweise bezahlt".

Überzahlungsdimensionen eingeben

Wenn Sie eine Zahlung erhalten, die den Betrag übersteigt, den ein Kunde auf allen Rechnungen schuldet, geben Sie den Betrag der Zahlung ein. Intacct erfasst den Überschuss als Überzahlung, die auf zukünftige Rechnungen angewendet werden kann. Sie können die Überzahlung für die zukünftige Verwendung mit bestimmten Dimensionen kennzeichnen.

Auf der obersten Ebene einer Umgebung mit mehreren Entitäten muss der Standort für die Überzahlung mit der Bank übereinstimmen, die Sie für den Empfang der Zahlung verwenden, oder mit dem Standort der Rechnung, die Sie bezahlen. Wenn Sie eine Zahlung auf eine Rechnung mit mehreren Einzelposten anwenden, die zu einem anderen Geschäftsbereich gehört, wird der Bankstandort standardmäßig als Überzahlungsstandort festgelegt.

Auf Entitätsebene können Sie die Rechnungsentität und den Unterstandort als Überzahlungsstandort verwenden.

Wenn der Kunde es vorzieht, das überschüssige Geld zurückerstattet zu bekommen, erstatten Sie die Überzahlung.

Sonstige Zahlungen empfangen

Das System bietet drei zusätzliche Möglichkeiten, Zahlungen zu erhalten:

  • Vorschüsse: Erhalten Sie eine Kundenzahlung wie eine Vorauszahlung oder einen Vorschuss, wenn der*die Kund*in noch keine Rechnung für die Zahlung hat. Speichern Sie die Zahlung als Vorschuss und wenden Sie sie später auf die entsprechende Rechnung an.
  • Manuelle Einzahlung: Sie erhalten eine Kundenzahlung, ohne sie auf eine bestimmte Rechnung anzuwenden. Stattdessen wird die Einnahme direkt auf ein Bankkonto eingezahlt. Siehe Eine manuelle Einzahlung erstellen für weitere Details.
  • Sonstige Einnahmen: Empfangen Sie Zahlungen von Kund*innen, die kein Konto in der Debitorenbuchhaltung haben. Das System zahlt die Zahlung entweder auf ein Konto für nicht eingezahlte Gelder oder direkt auf ein Bankkonto ein. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Sonstige Einnahmen.

Feldbeschreibungen

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Felder auf der Seite "Rechnungen zur Zahlung auswählen" beschrieben.

Zahlungsinformationen

Einige Felder ändern sich, je nachdem, welche Zahlungsmethode Sie auswählen.

Feldbeschreibungen für "Standard für Abteilungen ohne bestimmte Regeln"
Feld Beschreibung

Kontotyp

Wählen Sie den Kontotyp aus, der mit der Zahlungsmethode verknüpft ist: Bankkonto oder Konto für nicht eingezahlte Gelder.

Konto

Das Konto, auf das Intacct die Zahlung überweisen soll.

Anhang

Sie können Ihre Begleitdokumente speichern, indem Sie sie für Ihr Unternehmen hochladen und an Transaktionen anhängen. Weitere Informationen darüber, wer Anhänge hinzufügen kann.

Zur Zahlung ausgewählte Rechnungen

Feldbeschreibungen für "Standard für Abteilungen ohne bestimmte Regeln"
Feld Beschreibung

Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer für die Rechnung, auf die Sie die Zahlung anwenden.

Kunde

Der Kunde, für den eine Rechnung erstellt wurde.

Ausstehender Betrag

Der ausstehende Betrag, der auf der Rechnung nach Zahlungen, Guthaben und Rabatten fällig ist.

Verfügbares Guthaben/Details zum Guthaben

Feldbeschreibungen für "Standard für Abteilungen ohne bestimmte Regeln"
Feld Beschreibung

Transaktionsnr.

Die Informationen, die bei der Erstellung des Guthabens eingegeben wurden. Für weitere Informationen wählen Sie Details anzeigen oder die Rechnungsnr. aus.

Guthabentyp

Die Art des Guthabens. Das verfügbare Guthaben kann aus einer Korrektur, einer Überzahlung oder einem Inline-Guthaben aus einer vorherigen Rechnung stammen.

Anzuwendendes Guthaben

Sie können einen "Pauschalbetrag" für eine Rechnung eingeben. Alle Guthaben, negativen Rechnungen und Vorschüsse, die für diesen Kunden verfügbar sind, werden addiert und im Feld "Verfügbares Guthaben" angezeigt, sodass Sie entscheiden können, wie hoch diese Pauschale sein soll.

Sie können das Guthaben, das im Feld "Verfügbares Guthaben" angezeigt wird, in einer Rechnung verwenden oder auf mehrere Rechnungen aufteilen. Sie können jedoch nicht mehr als das gesamte verfügbare Guthaben nehmen. (Das heißt, Sie können nicht für alle Rechnungen für diesen Kunden denselben Betrag in dieses Feld eingeben oder Beträge eingeben, die zusammen mehr als das verfügbare Guthaben ausmachen.) Vorschüsse werden vor etwaigen Guthabenanpassungen oder früheren Überzahlungen angewendet.

Um einige oder alle Gutschriften und/oder Vorschüsse zu erhalten, geben Sie einen Betrag in das Feld Zu verrechnendes Guthaben ein. Intacct wendet Guthaben in der folgenden Reihenfolge an: Vorschüsse, Überzahlungen, negative Rechnungen und dann Anpassungen.

Mit anderen Worten, nehmen wir an, Sie haben einen Vorschuss von 1.000 USD erhalten und auch ein Guthaben über 500 USD ausgestellt. Ihnen steht ein Gesamtguthaben von 1.500 USD zur Verfügung. Nehmen wir an, Sie geben dann 1.200 USD in das Feld Zu verrechnendes Guthaben ein. Intacct verwendet zuerst den gesamten Vorschuss in Höhe von 1.000 USD und dann 200 USD des Guthabens, sodass 300 USD auf diesem Guthaben verbleiben.

Der Habenbetrag, den Sie anwenden, wird automatisch von Intacct abgezogen, wenn Sie auf Speichern klicken. Wenn eine Rechnung durch das Guthaben vollständig bezahlt wurde, wird sie beim Speichern von Intacct aus der Liste entfernt. Darüber hinaus ist der Betrag der Guthaben/Vorschüsse, den Sie auf die erste Rechnung angewendet haben, nicht mehr für andere Rechnungen verfügbar. Angenommen, Sie hatten ein Guthaben von 132 USD für diesen Kunden, wenden aber nur 100 USD an. Intacct merkt sich, dass Sie zusätzliche 32 USD haben, die Sie später verwenden können. Wenn Sie jedoch die resultierende Transaktion zurückbuchen, wird der Betrag der Guthaben/Vorschüsse auf den vollen ursprünglichen Betrag zurückgesetzt.

Überzahlungsdimensionen

Feldbeschreibungen für "Standard für Abteilungen ohne bestimmte Regeln"
Feld Beschreibung

Abteilung

Gegebenenfalls können Sie einen beliebigen Überzahlungsbetrag einer bestimmten Abteilung zuordnen.

Projekt

Gegebenenfalls können Sie einen beliebigen Überzahlungsbetrag einem bestimmten Projekt zuordnen.