Informationen zu Einzahlungen

Das Erstellen einer Einzahlung ist der nächste Schritt im Workflow, wenn Sie Zahlungen auf ein Konto für nicht eingezahlte Gelder für Kundenrechnungen und -vorschüsse sowie andere in Cash-Management erstellte Belege erhalten.

Die Einzahlung stellt sicher, dass Ihre Bücher die Überweisung von Geldern von Ihrem Konto für nicht eingezahlte Gelder auf Ihr Bankkonto widerspiegeln, wenn Sie sich entscheiden, die eingezogenen und einbehaltenen Zahlungen tatsächlich auf das Bankkonto zu überweisen.

Was ist der Unterschied zwischen Einzahlungen, automatischen Einzahlungen und manuellen Einzahlungen?

Die Art der Einzahlung, die Sie erstellen, hängt davon ab, ob Sie Zahlungen erfassen, für die bereits Rechnungen vorliegen, oder ob Sie eine einzelne Zahlung erfassen und keine Rechnung vorhanden ist.

• Wenn Sie eine Einzahlung in "Zahlungsverkehr" oder "Debitorenbuchhaltung" erstellen, haben Sie bereits Zahlungen mit nicht eingezahlten Geldern auf Rechnungen angewendet.

  Mit dieser Art der Einzahlung können Sie Zahlungen von mehreren Kunden in einer Einzahlung erfassen.

• Wenn Sie eine manuelle Einzahlung in "Debitorenbuchhaltung" erstellen, gibt es keine Rechnung. Sie erfassen Geldeingänge für einen Kunden (z. B. bei einem direkten Barverkauf).

  Intacct erstellt automatisch die passende Rechnung.

Einzahlungen in Sage Intacct unterscheiden sich von automatischen Einzahlungen und manuellen Einzahlungen.

Tabelle, in der die einzelnen Einzahlungsmethoden beschrieben werden.

Methode	Beschreibung
Einzahlungen	Wenn Sie Zahlungen für Rechnungen, Forderungsvorschüsse oder andere CM-Quittungen auf einem Konto für nicht eingezahlte Gelder erhalten, erstellen Sie als nächsten Schritt im Workflow eine Einzahlung. Mit dieser Art der Einzahlung können Sie Zahlungen von mehreren Kunden in einer Einzahlung erfassen. Wenn Sie mehrere Zahlungen in einer einzigen Einzahlung einzahlen, sehen Sie nur einen Eintrag für den gesamten Einzahlungsbetrag, wenn Sie Ihren Kontoauszug erhalten. Auf der Seite "Einzahlung" können Sie alle einzelnen Zahlungen erfassen, aus denen sich die Einzahlung zusammensetzt.
Automatische Einzahlungen	Wenn Sie Zahlungen für Rechnungen, Forderungsvorschüsse oder andere CM-Quittungen direkt auf ein Bankkonto und nicht auf ein Konto für nicht eingezahlte Gelder erhalten, erfasst Intacct die Einzahlung automatisch im Hauptbuch und den entsprechenden Nebenbüchern. Sie müssen keine weiteren Maßnahmen ergreifen.
Manuelle Einzahlungen	Wenn Sie eine Zahlung erhalten und keine Rechnung haben, auf die Sie die Zahlung anwenden können (z. B. bei einem direkten Barverkauf), können Sie eine manuelle Einzahlung erstellen. Intacct erfasst automatisch die Zahlung und erstellt gleichzeitig die passende Rechnung.

Workflow für Einzahlungen

Das folgende Diagramm veranschaulicht den Workflow für Einzahlungen und die Buchungsaktivität im Hauptbuch und in den Nebenbüchern. Denken Sie daran, erst dann eine Einzahlung vorzunehmen, wenn Sie Zahlungen auf ein Konto für nicht eingezahlte Gelder erhalten haben.

Wenn Sie eine Zahlung auf ein Konto für nicht eingezahlte Gelder erhalten, wird der Zahlungsbetrag im Hauptbuch erfasst. Das entsprechende Konto erhält ein Guthaben, je nachdem, wofür die Zahlung bestimmt ist und wie Ihre Konten eingerichtet sind, und belastet das Konto für nicht eingezahlte Gelder. Ein entsprechendes Konto erhält ein Guthaben, je nachdem, wofür die Zahlung bestimmt ist und wie Ihre Konten eingerichtet sind, und das Konto für nicht eingezahlte Gelder wird belastet. Die Zahlung wird der Liste der Zahlungen hinzugefügt, die Sie auf der Seite "Einzahlungsbeleg erstellen" einzahlen können.

Tabelle mit dem typischen Konto, auf verschiedene Zahlungsarten eingehen.

Zahlungsmethode	Typisches Konto, das ein Guthaben erhält
Rechnung	Forderungskonto
Vorschuss auf Außenstände	Kunden-Vorauszahlungskonto
Sonstiger CM-Beleg	Sonstiges Konto oder sonstiges Ertragskonto

Nachdem Sie die Einzahlung erstellt haben, wird der Betrag der Einzahlung im Hauptbuch erfasst. Die Einzahlung erscheint in der Einzahlungsliste und im Bankbeleg. Das Bankkonto wird belastet und das Konto für nicht eingezahlte Gelder, auf dem sich zuvor die Transaktion befand, erhält ein Guthaben. Die Zahlungen, die Sie in die Einzahlung aufgenommen haben, werden aus der Liste der Zahlungen auf der Seite "Einzahlungsbeleg erstellen" entfernt. Sie können nicht mehr in andere Einzahlungsbelege aufgenommen werden.

Konto für nicht eingezahlte Gelder

Sie verwenden ein Konto für nicht eingezahlte Gelder, um Schecks und Barzahlungen aufzubewahren, die Sie für eine zukünftige Einzahlung einziehen. Wenn Sie Schecks und Bargeld einziehen, können Sie diese Zahlungen auch dann eingeben, wenn Sie nicht wissen, wann oder bei welcher Bank Sie die Einzahlung vornehmen werden.

Zum Beispiel tätigen Sie Ihre Einzahlungen freitags. Sie ziehen die Zahlungen über die Woche ein und erfassen sie. Die Zahlungen werden korrekt auf dem Konto für nicht eingezahlte Gelder verbucht. Die Einzahlung befindet sich jedoch erst dann auf dem Bankkonto, wenn Sie die Seite "Einzahlungsbeleg erstellen" ausgefüllt haben. Zu diesem Zeitpunkt wird das Geld vom Konto für nicht eingezahlte Gelder auf das Bankkonto überwiesen. Wenn Sie also einen großen Scheck erhalten haben, sich aber noch nicht sicher sind, wo Sie ihn einzahlen sollen, können Sie ihn bei Erhalt erfassen, damit die Zahlung in den Büchern steht, und sich offenhalten, bei welcher Bank sie ihn einzahlen möchten.

Wenn Sie ein Konto für nicht eingezahlte Gelder auswählen, können Sie kein Hauptbuchkonto auswählen, das mit einem Bankkonto verknüpft ist, auch wenn Ihnen dies auf den ersten Blick normal erscheint. Vielmehr sollten Sie ein Konto angeben, das als Überweisungskonto verwendet werden kann, damit Sie später Einzahlungen vornehmen können. (Würden Sie ein Bankkonto wählen, wäre das Geld bereits bei dieser Bank erfasst, obwohl Sie es noch nicht eingezahlt haben. Damit würde der Sinn hinter der Funktion für nicht eingezahlte Gelder zunichte gemacht.) Normalerweise erstellen Sie ein Konto, z. B. 1500 Nicht eingezahlte Gelder. Sie können jedoch eine detailliertere Struktur mit mehreren Konten für nicht eingezahlte Gelder erstellen.

Einrichtung für Einzahlungen

Um eine Einzahlung zu erstellen, müssen Sie die folgenden Aufgaben ausgeführt haben:

• Erstellung eines Kontos für nicht eingezahlte Gelder, das Zahlungen empfangen soll.
• Erstellung einer Zahlungsübersicht in Forderungen, wenn Sie Zahlungen für Forderungsvorschüsse in nicht eingezahlte Gelder erhalten möchten. Weitere Informationen zum Erstellen einer Zahlungsübersicht
• Sie haben eine Zahlung in nicht eingezahlte Gelder erhalten, die noch nicht eingezahlt wurde.

Nachdem Sie Einzahlungen getätigt haben, können Sie diese in einer Liste einsehen. Um eine Liste aufzurufen, gehen Sie zu Debitorenbuchhaltung > Alle > Zahlungen > Einzahlungen oder Zahlungsverkehr > Alle > Einzahlungen. Um weitere Informationen zu einer bestimmten Einzahlung zu erhalten, wählen Sie Anzeigen für die Einzahlung aus.

Transaktionen in Fremdwährung

Wenn Ihr Unternehmen ausländische Transaktionswährungen verwendet, sind nur Basiswährungstransaktionen für eine Zusammenfassung der nicht eingezahlten Gelder verfügbar. Wenn Sie Zahlungen in Fremdwährung erhalten, müssen Sie stattdessen ein Bankkonto für die Zusammenfassung auswählen.

Unternehmen mit mehreren Entitäten:

In Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen und mehreren Basiswährungen können Sie diese Funktion nur auf der Geschäftsbereichsebene verwenden, auf der die Transaktion in der Basiswährung des Geschäftsbereichs erfasst wird. Der Menüpunkt "Einzahlungen" ist für Unternehmen der obersten Ebene nicht verfügbar.

Einzelzahlungen an mehrere Kund*innen

Wenn Sie eine einzelne Zahlung für mehrere Kunden auf dem Top-Level erhalten, müssen Sie das Geld auf dem Top-Level einzahlen. Die Zahlung ist auf Entitätsebene nicht sichtbar, selbst wenn alle bezahlten Einzelpositionen für eine einzelne Entität codiert sind.

Mehrere Kundenzahlungen, die auf Entitätsebene eingehen, können entweder auf dem Top-Level oder auf der Entitätsebene eingezahlt werden.