Abteilungen

Verwenden Sie Abteilungen, um die Daten und Workflows Ihres Unternehmens zu organisieren. Sie können Abteilungen für Folgendes verwenden:

Finanzdaten nach Team oder Funktion verfolgen
Reports und Dashboards filtern
Leiten Sie Genehmigungen (z. B. Einkaufsgenehmigungen) an die richtige Manager*in weiter

Sie können auch eine Abteilungshierarchie erstellen, die Ihrer Organisationsstruktur entspricht. Die Hierarchie wird durch das Definieren übergeordneter und untergeordneter Beziehungen zwischen Abteilungen festgelegt.

Bevor Sie beginnen

Beachten Sie einige wichtige Regeln, bevor Sie Abteilungen erstellen oder verwalten.

Die Abteilung-ID ist permanent. Sie können sie nach dem Speichern nicht mehr ändern.
Sie können eine Abteilung nicht löschen, wenn sie in Transaktionen verwendet wurde. Stattdessen können Sie ihn deaktivieren, damit er nicht mehr in Listen angezeigt wird.
- Wenn eine Abteilung jedoch nicht in Transaktionen verwendet wurde, können Sie sie löschen.
Inaktive Abteilungen werden standardmäßig ausgeblendet. Inaktive Abteilungen werden in Listen nur angezeigt, wenn Sie bei Bedarf inaktive Datensätze in Reports aufnehmen.

So zeigen Sie Abteilungen an:

Gehe zu Reports > Einrichtung > Dimensionen > Abteilungen.
Auswählen Hinzufügen (Kreis) neben Abteilungen um eine neue Abteilung hinzuzufügen oder wählen Sie Bearbeiten oder Ansicht neben einer vorhandenen Abteilung.

Eine Abteilung hinzufügen

Abonnement	Unternehmen
Regionale Verfügbarkeit	Alle Regionen
Benutzertyp	Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen	Abteilungen: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen und Bearbeiten

Beim Erstellen einer Abteilung müssen Sie eine ID und einen Namen angeben. Die ID identifiziert die Abteilung eindeutig und kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Sie können bei Bedarf auch weitere Struktur oder Verhalten hinzufügen:

Weisen Sie ein übergeordnetes Element zu, um die Abteilung in einer Hierarchie zu ordnen.
Weisen Sie einen Manager zu, der die Genehmigung unterstützt.
Fügen Sie einen Abteilungstitel für das Reporting hinzu (falls aktiviert).

So erstellen Sie eine Abteilung:

Gehe zu Reports > Einrichtung > Dimensionen > Abteilungen.
Auswählen Erstellen um eine neue Abteilung zu gründen.
Eine Abteilung eingeben ID und Name.
Nachdem Sie eine Abteilung erstellt haben, kann die ID nicht mehr geändert werden.
Wählen Sie optional einen Übergeordnet Abteilung zur Erstellung einer Hierarchie.
Wählen Sie optional eine Abteilung aus Manager zur Bereitstellung von Genehmigung-Routing.
Ändern Sie optional den Status der Abteilung, je nach Bedarf.
Wählen Sie Speichern.

So fügen Sie eine Abteilung hinzu:

Gehe zu Reports > Einrichtung > Dimensionen > Abteilungen.
Auswählen Hinzufügen um eine neue Abteilung hinzuzufügen.
Eine Abteilung eingeben ID und Name.
Nachdem Sie eine Abteilung erstellt haben, kann die ID nicht mehr geändert werden.
Wählen Sie optional einen Übergeordnet Abteilung zur Erstellung einer Hierarchie.
Wählen Sie optional eine Abteilung aus Manager zur Bereitstellung von Genehmigung-Routing.
Ändern Sie optional den Status der Abteilung, je nach Bedarf.
Wählen Sie Speichern.

Eine Abteilung bearbeiten

Sie können die ID einer Abteilung nicht bearbeiten.

So bearbeiten Sie eine Abteilung:

Gehe zu Reports > Einrichtung > Dimensionen > Abteilungen.
Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.
Informationen hinzufügen oder aktualisieren und wählen Sie Speichern.

So bearbeiten Sie eine Abteilung:

Gehe zu Reports > Einrichtung > Dimensionen > Abteilungen.
Auswählen Bearbeiten für die Abteilung, die Sie bearbeiten möchten.
Informationen hinzufügen oder aktualisieren und wählen Sie Speichern.

Eine Abteilung deaktivieren

Wenn Sie eine Abteilung nicht mehr verwenden, können Sie sie deaktivieren. Dadurch bleiben die historischen Daten erhalten, die Abteilung wird jedoch aus der aktiven Nutzung entfernt.

So deaktivieren Sie eine Abteilung:

Gehe zu Reports > Einrichtung > Dimensionen > Abteilungen.
Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.
Ändern Sie im Feld Status den Status in Inaktiv.
Wählen Sie Speichern.

Gehe zu Reports > Einrichtung > Dimensionen > Abteilungen.
Suchen Sie auf der Seite "Liste" die Abteilung und wählen Sie Bearbeiten.
Ändern Sie im Feld Status den Status in Inaktiv.
Wählen Sie Speichern.

So zeigen Sie inaktive Dimensionen in Reports und Listen an:

Als inaktiv gekennzeichnete Datensätze werden standardmäßig nicht in der Liste angezeigt. Um diese Datensätze aufzurufen, wählen Sie oben in der Liste Filter und dann Entfernen neben dem Filter Status aus, um ihn zu entfernen.
Wählen Sie den Inaktive einschließen Kontrollkästchen oben auf der Seite "Report" oder "Liste".
Sie sehen die Option Inaktive einschließen auf Ihrer Seite nicht?
Der häufigste Grund dafür, dass dieses Feature nicht angezeigt wird, ist, dass Sie eine benutzerdefinierte Ansicht verwenden.
Wählen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht aus, werden einige Optionen ausgeblendet. Je nachdem, auf welcher Seite Sie sich befinden, sind die Optionen Inaktive einschließen, Einmalige Verwendung einschließen, Private einschließen und Hierarchie anzeigen nicht sichtbar. Befinden Sie sich z. B. in einer benutzerdefinierten Ansicht, wird in der Liste Finanzberichte nicht die Option Inaktive einschließen angezeigt.
Um die Optionen wieder zu sehen, schalten Sie wieder um zu "Alle anzeigen". Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Ansichten.

Um Daten aus inaktiven Dimensionen in Finanzberichte aufzunehmen, können Sie Dimensions zum Filtern verwenden.

Eine Abteilung löschen

Löschen Sie Abteilungs-Datensätze aus der Liste "Abteilungen".

Sie können eine Abteilung löschen, wenn sie nicht mit einer Transaktion oder einem Datensatz verknüpft wurde.

Nachdem eine Abteilung in einer Transaktion verwendet wurde, kann sie nicht mehr gelöscht werden.

Gehe zu Reports > Einrichtung > Dimensionen > Abteilungen.
Suchen Sie die Abteilung, die Sie löschen möchten.
Benötigen Sie Hilfe bei der Suche nach einem Dimensions-Wert?
- Als inaktiv gekennzeichnete Datensätze werden standardmäßig nicht in der Liste angezeigt. Um diese Datensätze aufzurufen, wählen Sie oben in der Liste Filter und dann Entfernen neben dem Filter Status aus, um ihn zu entfernen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen am Anfang der Zeile für jede Abteilung, die Sie löschen möchten, und wählen Sie dann Löschen.

Je nach Ihren Benutzereinstellungen werden Sie möglicherweise von Sage Intacct aufgefordert, das Löschen zu bestätigen.

Gehe zu Reports > Einrichtung > Dimensionen > Abteilungen.
Suchen Sie die Abteilung, die Sie löschen möchten. Wenn sie nicht angezeigt wird, wählen Sie Inaktive einschließen um inaktive Abteilungen anzuzeigen.
Sie sehen die Option Inaktive einschließen auf Ihrer Seite nicht?
Der häufigste Grund dafür, dass dieses Feature nicht angezeigt wird, ist, dass Sie eine benutzerdefinierte Ansicht verwenden.
Wählen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht aus, werden einige Optionen ausgeblendet. Je nachdem, auf welcher Seite Sie sich befinden, sind die Optionen Inaktive einschließen, Einmalige Verwendung einschließen, Private einschließen und Hierarchie anzeigen nicht sichtbar. Befinden Sie sich z. B. in einer benutzerdefinierten Ansicht, wird in der Liste Finanzberichte nicht die Option Inaktive einschließen angezeigt.
Um die Optionen wieder zu sehen, schalten Sie wieder um zu "Alle anzeigen". Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Ansichten.
Wählen Sie den Löschen Aktivieren Sie das Kontrollkästchen am Ende der Zeile für jeden Dimensions-Wert, den Sie löschen möchten, und wählen Sie Löschen.

Feldbeschreibungen:

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Artikel auf der Seite "Abteilungsinformationen" beschrieben:

Feld	Anmerkung
ID	Eine eindeutige Kennung für die Abteilung. Bewährte Methoden zum Erstellen von Kennungen (IDs) Eine ID ermöglicht es Ihrem Unternehmen, eine bestimmte Art von Informationen zu verfolgen, z. B. Hauptbuchkonto, Abteilung oder Standort. Sie können IDs erstellen, indem Sie sie spontan hinzufügen oder indem Sie sie von Intacct automatisch aus einem voreingestellten Nummerierungsschema hinzufügen lassen. Welche Methode auch immer Sie wählen: Wir empfehlen, in IDs keine vorangestellten Nullen zu verwenden. IDs mit vorangestellten Nullen können Fehler verursachen, wenn Sie Informationen aus Excel in Ihr Unternehmen importieren, da Excel die vorangestellten Nullen entfernt. Best Practice: Verwenden Sie ein Zeichen als Präfix für Ihre ID, beispielsweise C0001 für eine Kundennummer. Problemumgehung: Wenn Sie führende Nullen in IDs verwenden müssen, konvertieren Sie die Spalte mit ID-Nummern in Excel in das Textformat, bevor Sie den Dateiinhalt importieren. In diesem Fall entfernt Excel die führenden Nullen nicht, wenn Sie die Datei speichern. Denken Sie daran, dies jedes Mal zu tun, wenn Sie eine Vorlage zum Importieren von Informationen verwenden, für die IDs erforderlich sind. Nachdem Sie eine ID eingegeben und gespeichert haben, können Sie sie nicht mehr ändern.
Name	Der Name der Abteilung.
Übergeordnet	ID der übergeordneten Abteilung. Definiert eine Hierarchie durch Verknüpfung mit einer anderen Abteilung.
Führungskraft	Name des Managers der Abteilung. Wählen Sie einen Managerin aus der Liste "Mitarbeitende" aus. Wenn in dieser Liste keine Namen angezeigt werden, fügen Sie diese hinzu: Gehe zu Reports > Einrichtung > Dimensionen > Mitarbeitende. Wenn Sie möchten, dass die Abteilungsleitung alle Einkauf-Anfragen ihrer Mitarbeiter genehmigt, müssen Sie eine Führungskraft auswählen. Andernfalls können Sie dieses Feld leer lassen.
Abteilungsbezeichnung	Optionaler Text, der in Report-Kopfzeilen verwendet wird, wenn diese Option aktiviert ist. Nur verfügbar, wenn Abteilungs- und Standort-Titel aktivieren aktiviert ist am Hauptbuch konfigurieren Seite. Weitere Informationen Um Zeit zu sparen, können Sie einen Finanzbericht oder einen anderen Hauptbuch-Report für eine Gruppe von Entitäten/Standorten oder Abteilungen ausführen und Intacct automatisch verwenden Den Report in mehrere einzelne Reports aufteilen. In diesem Fall zeigt die Kopfzeile des "einzelnen Reports" anstelle des Unternehmensnamens den Namen der Abteilung, des Geschäftsbereichs oder des Standorts sowie den hier eingegebenen Titeltext an. Beispielsweise kann ein Standorttitel zusätzliche Informationen enthalten, die Sie in Reports anzeigen möchten, z. B. die Adresse und den Namen von Manager*innen. Büro in San Jose 111 Poststraße Verwaltet von: Karla Grace Sie können bis zu 5 Zeilen mit maximal 50 Zeichen pro Zeile eingeben.
Status	Aktiv – Standard Inaktiv Wenn Sie die Abteilung nicht mehr verwenden und nicht möchten, dass sie in Listen angezeigt wird, wählen Sie Inaktiv. Die Abteilungs-Informationen verbleiben in Ihrem System, werden aber in keiner Abteilung Listen angezeigt. Als inaktiv gekennzeichnete Datensätze werden standardmäßig nicht in der Liste angezeigt. Um diese Datensätze aufzurufen, wählen Sie oben in der Liste Filter und dann Entfernen neben dem Filter Status aus, um ihn zu entfernen. Um diese inaktiven Abteilungen später anzuzeigen, wählen Sie den Inaktive einschließen Kontrollkästchen in der Liste. Sie sehen die Option Inaktive einschließen auf Ihrer Seite nicht? Der häufigste Grund dafür, dass dieses Feature nicht angezeigt wird, ist, dass Sie eine benutzerdefinierte Ansicht verwenden. Wählen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht aus, werden einige Optionen ausgeblendet. Je nachdem, auf welcher Seite Sie sich befinden, sind die Optionen Inaktive einschließen, Einmalige Verwendung einschließen, Private einschließen und Hierarchie anzeigen nicht sichtbar. Befinden Sie sich z. B. in einer benutzerdefinierten Ansicht, wird in der Liste Finanzberichte nicht die Option Inaktive einschließen angezeigt. Um die Optionen wieder zu sehen, schalten Sie wieder um zu "Alle anzeigen". Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Ansichten.