Abteilungen

Verwenden Sie Abteilungen, um die Daten und Workflows Ihres Unternehmens zu organisieren. Sie können Abteilungen für Folgendes verwenden:

• Verfolgen Sie Finanzdaten nach Team oder Funktion

• Berichte und Dashboards filtern

• Genehmigungen (z. B. Einkaufsgenehmigungen) an den richtigen Manager weiterleiten

Sie können auch eine Abteilungshierarchie erstellen, die zu Ihrer Organisationsstruktur passt. Die Hierarchie wird durch das Definieren übergeordneter und untergeordneter Beziehungen zwischen Abteilungen festgelegt.

Bevor Sie beginnen

Beachten Sie einige wichtige Regeln, bevor Sie Abteilungen erstellen oder verwalten.

• Die Abteilungs-ID ist permanent. Sie können sie nach dem Speichern nicht mehr ändern.

• Sie können eine Abteilung nicht entfernen, wenn sie in Transaktionen verwendet wurde. Stattdessen können Sie es als inaktiv markieren, damit es nicht mehr in Listen angezeigt wird.
  

  • Wenn eine Abteilung jedoch nicht in Transaktionen verwendet wurde, können Sie sie entfernen.

• Inaktive Abteilungen werden standardmäßig ausgeblendet. Inaktive Abteilungen werden nicht in Listen angezeigt, es sei denn, Sie fügen bei Bedarf inaktive Datensätze in Reports ein.

So zeigen Sie Abteilungen an:

1. Gehe zu Berichte > Einrichtung > Abmessungen > Abteilungen.

2. Auswählen Hinzufügen (Kreis) neben Abteilungen , um eine neue Abteilung hinzuzufügen, oder wählen Sie Bearbeiten oder Anzeigen neben einer vorhandenen Abteilung.

Eine Abteilung hinzufügen

Beim Erstellen einer Abteilung müssen Sie eine ID und einen Namen angeben. Die ID identifiziert die Abteilung eindeutig und kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Bei Bedarf können Sie auch mehr Struktur oder Verhalten hinzufügen:

• Weisen Sie ein übergeordnetes Element zu, um die Abteilung in einer Hierarchie zu platzieren.

• Weisen Sie einen Manager zu, der die Weiterleitung von Genehmigungen unterstützt.

• Fügen Sie einen Abteilung Titel für das Reporting hinzu (falls aktiviert).

So erstellen Sie eine Abteilung:

1. Gehe zu Berichte > Einrichtung > Abmessungen > Abteilungen.

2. Auswählen Erstellen um eine neue Abteilung zu erstellen.

3. Eine Abteilung eingeben ID (Englisch) und Bezeichnung.

   Nachdem Sie eine Abteilung erstellt haben, kann die ID nicht mehr geändert werden.

4. Wählen Sie optional einen Übergeordnet Abteilung, um eine Hierarchie zu erstellen.

5. Wählen Sie optional eine Abteilung aus Geschäftsführer um das Routing für die Genehmigung bereitzustellen.
6. Ändern Sie optional den Status der Abteilung, je nach Bedarf.
7. Wählen Sie Speichern.

So fügen Sie eine Abteilung hinzu:

1. Gehe zu Berichte > Einrichtung > Abmessungen > Abteilungen.

2. Auswählen Hinzufügen , um eine neue Abteilung hinzuzufügen.

3. Eine Abteilung eingeben ID (Englisch) und Bezeichnung.

   Nachdem Sie eine Abteilung erstellt haben, kann die ID nicht mehr geändert werden.

4. Wählen Sie optional einen Übergeordnet Abteilung, um eine Hierarchie zu erstellen.

5. Wählen Sie optional eine Abteilung aus Geschäftsführer um das Routing für die Genehmigung bereitzustellen.
6. Ändern Sie optional den Status der Abteilung, je nach Bedarf.
7. Wählen Sie Speichern.

Eine Abteilung bearbeiten

Sie können die ID einer Abteilung nicht bearbeiten.

So bearbeiten Sie eine Abteilung:

1. Gehe zu Berichte > Einrichtung > Abmessungen > Abteilungen.

2. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

3. Fügen Sie Informationen hinzu oder aktualisieren Sie sie und wählen Sie Speichern.

So bearbeiten Sie eine Abteilung:

1. Gehe zu Berichte > Einrichtung > Abmessungen > Abteilungen.

2. Auswählen Bearbeiten für die Abteilung, die Sie bearbeiten möchten.

3. Fügen Sie Informationen hinzu oder aktualisieren Sie sie und wählen Sie Speichern.

Eine Abteilung deaktivieren

Wenn Sie eine Abteilung nicht mehr verwenden, können Sie sie deaktivieren. Dadurch werden die historischen Daten beibehalten, die Abteilung jedoch aus der aktiven Verwendung entfernt.

So deaktivieren Sie eine Abteilung:

1. Gehe zu Berichte > Einrichtung > Abmessungen > Abteilungen.

2. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.

3. Ändern Sie im Feld Status den Status in Inaktiv.
4. Wählen Sie Speichern.

1. Gehe zu Berichte > Einrichtung > Abmessungen > Abteilungen.

2. Suchen Sie auf der Seite "Liste" die Abteilung und wählen Sie Bearbeiten.

3. Ändern Sie im Feld Status den Status in Inaktiv.
4. Wählen Sie Speichern.

So zeigen Sie inaktive Dimensionen in Reports und Listen an:

• Datensätze gekennzeichnet als Inaktiv Werden standardmäßig nicht in der Liste angezeigt. Um diese Datensätze anzuzeigen, wählen Sie Filter Wählen Sie oben in der Liste Entfernen neben dem Status Filter, um ihn zu entfernen.

  Wählen Sie das Symbol Inaktive einschließen Kontrollkästchen oben auf der Seite "Report" oder "Liste".

  Sie sehen die Option Inaktive einschließen auf Ihrer Seite nicht?

  Der häufigste Grund dafür, dass dieses Feature nicht angezeigt wird, ist, dass Sie eine benutzerdefinierte Ansicht verwenden.

  Wählen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht aus, werden einige Optionen ausgeblendet. Je nachdem, auf welcher Seite Sie sich befinden, sind die Optionen Inaktive einschließen, Einmalige Verwendung einschließen, Private einschließen und Hierarchie anzeigen nicht sichtbar. Befinden Sie sich z. B. in einer benutzerdefinierten Ansicht, wird in der Liste Finanzberichte nicht die Option Inaktive einschließen angezeigt.

  Um die Optionen wieder zu sehen, schalten Sie wieder um zu "Alle anzeigen". Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Ansichten.

Um Daten aus inaktiven Dimensionen in Finanzberichte aufzunehmen, können Sie Dimensionen zum Filtern verwenden.

Eine Abteilung löschen

Löschen Sie Abteilung Datensätze aus der Liste "Abteilungen".

Sie können eine Abteilung entfernen, wenn sie nicht mit einer Transaktion oder einem Datensatz verknüpft wurde.

Nachdem eine Abteilung in einer Transaktion verwendet wurde, kann sie nicht mehr gelöscht werden.

1. Gehe zu Berichte > Einrichtung > Abmessungen > Abteilungen.

2. Suchen Sie die Abteilung, die Sie entfernen möchten.

   Benötigen Sie Hilfe bei der Suche nach einem Dimension-Wert?

   • Datensätze gekennzeichnet als Inaktiv Werden standardmäßig nicht in der Liste angezeigt. Um diese Datensätze anzuzeigen, wählen Sie Filter Wählen Sie oben in der Liste Entfernen neben dem Status Filter, um ihn zu entfernen.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen am Anfang der Zeile für jede Abteilung, die Sie entfernen möchten, und wählen Sie dann Löschen.

Je nach Ihren Benutzereinstellungen werden Sie möglicherweise von Sage Intacct aufgefordert, das Löschen zu bestätigen.

1. Gehe zu Berichte > Einrichtung > Abmessungen > Abteilungen.

2. Suchen Sie die Abteilung, die Sie entfernen möchten. Wenn sie nicht angezeigt wird, wählen Sie Inaktive einschließen , um inaktive Abteilungen anzuzeigen.

   Sie sehen die Option Inaktive einschließen auf Ihrer Seite nicht?

   Der häufigste Grund dafür, dass dieses Feature nicht angezeigt wird, ist, dass Sie eine benutzerdefinierte Ansicht verwenden.

   Wählen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht aus, werden einige Optionen ausgeblendet. Je nachdem, auf welcher Seite Sie sich befinden, sind die Optionen Inaktive einschließen, Einmalige Verwendung einschließen, Private einschließen und Hierarchie anzeigen nicht sichtbar. Befinden Sie sich z. B. in einer benutzerdefinierten Ansicht, wird in der Liste Finanzberichte nicht die Option Inaktive einschließen angezeigt.

   Um die Optionen wieder zu sehen, schalten Sie wieder um zu "Alle anzeigen". Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Ansichten.

3. Wählen Sie das Symbol Löschen Kontrollkästchen am Ende der Zeile für jeden Dimensionwert, den Sie entfernen möchten, und wählen Sie Löschen.

Feldbeschreibungen:

In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Artikel auf der Seite "Abteilungsinformationen" beschrieben:

Feld	Anmerkung
ID	Eine eindeutige Kennung für die Abteilung. Bewährte Methoden zum Erstellen von Kennungen (IDs) Eine ID ermöglicht es Ihrem Unternehmen, einen bestimmten Typ von Informationen zu verfolgen, z. B. Hauptbuchkonto, Abteilung oder Standort. Sie können IDs erstellen, indem Sie sie spontan hinzufügen oder indem Sie sie von Intacct automatisch aus einem voreingestellten Nummerierungsschema hinzufügen lassen. Welche Methode auch immer Sie wählen: Wir empfehlen, in IDs keine vorangestellten Nullen zu verwenden. IDs mit vorangestellten Nullen können Fehler verursachen, wenn Sie Informationen aus Excel in Ihr Unternehmen importieren, da Excel die vorangestellten Nullen entfernt. Best Practice: Verwenden Sie ein Zeichen als Präfix für Ihre ID, beispielsweise C0001 für eine Kundennummer. Problemumgehung: Wenn Sie führende Nullen in IDs verwenden müssen, konvertieren Sie die Spalte mit ID-Nummern in Excel in das Textformat, bevor Sie den Dateiinhalt importieren. In diesem Fall entfernt Excel die führenden Nullen nicht, wenn Sie die Datei speichern. Denken Sie daran, dies jedes Mal zu tun, wenn Sie eine Vorlage zum Importieren von Informationen verwenden, für die IDs erforderlich sind. Nachdem Sie eine ID eingegeben und gespeichert haben, können Sie sie nicht mehr ändern.
Name	Der Name der Abteilung.
Übergeordnet	ID der übergeordneten Abteilung. Definiert eine Hierarchie durch Verknüpfung mit einer anderen Abteilung.
Führungskraft	Name des Managers für die Abteilung. Wählen Sie eine*n Manager*in aus der Liste "Mitarbeiter" aus. Wenn in dieser Liste keine Namen angezeigt werden, fügen Sie diese hinzu: Gehe zu Berichte > Einrichtung > Abmessungen > Mitarbeiter. Wenn Sie möchten, dass die Abteilungsleitung alle Einkaufsanfragen ihrer Mitarbeiter genehmigt, müssen Sie eine Führungskraft auswählen. Andernfalls können Sie dieses Feld leer lassen.
Abteilungsbezeichnung	Optionaler Text, der in Report-Kopfzeilen verwendet wird, wenn diese Option aktiviert ist. Nur verfügbar, wenn Aktivieren Sie Abteilung und Standort Titel auf der Registerkarte Hauptbuch konfigurieren Seite. Weitere Informationen Um Zeit zu sparen, können Sie einen Finanzbericht oder einen anderen Hauptbuch-Report für eine Gruppe von Entitäten/Standorten oder Abteilungen ausführen und Intacct automatisch Den Report in mehrere Einzelreports aufteilen. In diesem Fall zeigt die Kopfzeile des "einzelnen Reports" anstelle des Unternehmensnamens den Namen der Abteilung, des Geschäftsbereichs oder des Standorts sowie den hier eingegebenen Titeltext an. Beispielsweise kann ein Standorttitel zusätzliche Informationen enthalten, die Sie in Reports anzeigen möchten, z. B. die Adresse und den Namen von Manager*innen. Büro in San Jose 111 Poststraße Verwaltet von: Karla Grace Sie können bis zu 5 Zeilen mit maximal 50 Zeichen pro Zeile eingeben.
Status	Aktiv – Standard Inaktiv Wenn Sie die Abteilung nicht mehr verwenden und nicht möchten, dass sie in Listen angezeigt wird, wählen Sie Inaktiv. Die Informationen zur Abteilung verbleiben in Ihrem System, werden aber in keiner Liste der Abteilungen angezeigt. Datensätze gekennzeichnet als Inaktiv Werden standardmäßig nicht in der Liste angezeigt. Um diese Datensätze anzuzeigen, wählen Sie Filter Wählen Sie oben in der Liste Entfernen neben dem Status Filter, um ihn zu entfernen. Um diese inaktiven Abteilungen später anzuzeigen, wählen Sie das Symbol Inaktive einschließen Kontrollkästchen in der Liste. Sie sehen die Option Inaktive einschließen auf Ihrer Seite nicht? Der häufigste Grund dafür, dass dieses Feature nicht angezeigt wird, ist, dass Sie eine benutzerdefinierte Ansicht verwenden. Wählen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht aus, werden einige Optionen ausgeblendet. Je nachdem, auf welcher Seite Sie sich befinden, sind die Optionen Inaktive einschließen, Einmalige Verwendung einschließen, Private einschließen und Hierarchie anzeigen nicht sichtbar. Befinden Sie sich z. B. in einer benutzerdefinierten Ansicht, wird in der Liste Finanzberichte nicht die Option Inaktive einschließen angezeigt. Um die Optionen wieder zu sehen, schalten Sie wieder um zu "Alle anzeigen". Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Ansichten.