Übersicht zur Verarbeitung von Vertragszeitplänen
Viele Kunden von Sage Intacct, die sich für die Implementierung von Verträgen entscheiden, möchten ihre früheren Vertragssalden zu Berichtszwecken im System integrieren, insbesondere, um die vom Standard ASC 606 geforderten finanziellen Offenlegungen bereitzustellen. Die Vertragszeitpläne verarbeiten automatisiert die Integration dieser Salden, indem die entsprechenden Abrechnungs-, Umsatz- und Ausgaben Terminierung Einträge für historische und laufende Verträge in die Nebenbuch Verträge Buchung. Sie können dann Reports zu den Nebenbuchdaten erstellen, sie analysieren, überprüfen und, wenn Sie mit den Daten zufrieden sind, die Anfangsvertragssaldoeinträge im Hauptbuch vornehmen.
Die Verarbeitung von Vertragszeitplänen
In Umgebungen mit mehreren Entitäten verarbeiten Implementierer Vertragszeitpläne auf Entitätsebene. Siehe Vor der Verarbeitung von Vertragszeitplänen Hier finden Sie weitere Informationen dazu, was Sie tun müssen, bevor Sie diesen Vorgang ausführen. Die folgende Abbildung ist ein vereinfachtes Beispiel dafür, wie Sie Vertragszeitpläne mit einem vollständig rückwirkenden Ansatz verarbeiten können.
Bei der Vertragsimplementierung wird mit dem Kunden von Sage Intacct zusammengearbeitet, um ein Go-Live-Datum festzulegen, d. h. das Datum, an dem der Kunde die Anwendung "Verträge" für Live-Transaktionen verwenden möchte. Der Implementierer definiert das Go-Live-Datum im Datensatz Konfiguration für Prozessvertragszeitpläne. Nachdem alle zugehörigen Vertragsimportdateien in Zusammenarbeit mit dem Kunden eingepflegt sind, werden die Vertragsdaten in Sage Intacct importiert. Während des Importvorgangs kennzeichnet das System Abrechnungs-, Umsatz- und Ausgaben Terminierung Einträge, bei denen Buchung Daten vor dem Go-Live-Datum liegen, als "historisch".
Der Implementierer Richtet alle zugehörigen Vertragsdaten ein und führt die Funktion "Vertragszeitpläne verarbeiten" zu den entsprechenden Daten aus. Wenn der Kunde den modifizierten retrospektiven Ansatz verwendet, werden die Daten eingerichtet und der Prozess ab dem Go-Live-Datum minus eins ausgeführt. Wenn der Kunde den vollständig retrospektiven Ansatz verwendet, werden die Daten eingerichtet und der Prozess für die einzelnen anwendbaren Berichtszeiträume ausgeführt, beginnend mit dem frühesten Zeitraum.
Das System verarbeitet die Vertragszeitpläne offline. Wenn das System einen Prozess abschließt, sendet es eine Benachrichtigungs-E-Mail an die entsprechenden Benutzer. Die E-Mail zeigt die Nummer der erfolgreich verarbeiteten Zeitpläne an. Außerdem werden die Fehlerbedingungen aufgeführt, wenn ein Vertrag nicht erfolgreich verarbeitet wurde. Gegebenenfalls können Sie eine benutzerdefinierter Vertrags-Report zur Unterstützung bei der Fehlerbehebung.
Wenn ein Vertrag erfolgreich verarbeitet wurde, verschiebt das System die historischen Abrechnungs- und Umsatzbeträge "Nicht fakturiert" zu den Konten "Bezahlt" und die historischen Ausgaben Periodenrechnungsbeträge zum gebuchten Konto über Nebenbuch Transaktionen, die die geplanten Buchung Daten verwenden. Für die Abrechnungsbeträge erzeugt das System für die einzelnen Verträge und für die jeweilige geplante Abrechnungsperiode unter Verwendung einer vom System erstellten Transaktionsdefinition eine Rechnung. Sie können diese Rechnungen nicht konvertieren, bearbeiten oder zur Zahlung anwenden, sondern ausschließlich für die Berichterstellung und als Referenz verwenden. Bei Bedarf können Sie diese Rechnungstypen jedoch Entfernen, um Nebenbuchdaten rückgängig zu machen.
Wenn die Verarbeitung aller Vertragszeitpläne abgeschlossen ist, werden Nebenbuchberichte für die Verträge verwendet, um die Daten mithilfe von Nebenbuch-Reports zu überprüfen. In Zusammenarbeit mit dem Kunden werden dann die Anfangsvertragssaldoeinträge im Hauptbuch vorgenommen. Dann wird der Implementierer Verarbeitung von Vertragszeitplänen sperrt. Diese Sperre verhindert, dass Terminierungseinträge als "historisch" gekennzeichnet werden. Außerdem können dadurch Live-Vertragstransaktionen erstellt werden. Wenn Sie beispielsweise versuchen, eine Rechnung zu generieren, die am oder nach dem Go-Live-Datum geplant ist, wenn die Verarbeitung von Vertragszeitplänen nicht gesperrt ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Wenn sie gesperrt ist, können Sie die Rechnung generieren.
ACP
