Rechnung vor Vertragsbeginn stellen

In diesem Thema wird beschrieben, wie Sie automatisch eine Fakturierungs Terminierung erstellen, die vor dem Start einer Vertragsposition beginnt.

Dieses Thema gilt nur für befristete Verträge. Ein befristeter Vertrag hat sowohl ein Start- als auch ein Enddatum.

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Benutzertyp Geschäftlicher Benutzer
Berechtigungen Vertrag: Auflisten, Anzeigen, Hinzufügen, Bearbeiten, Entfernen
Abhängigkeiten Der Vertrag verfügt über Art der Frist = "Befristet"

Informationen zur Abrechnung im Vorschuss

Die Funktion "Rechnung im Vorschuss" erstellt automatisch Fakturierungszeitpläne, die vor dem Start einer Vertragsposition beginnen, sodass Sie Ihre Rechnungen früher versenden können. Angenommen, Sie haben eine Vertragsposition für eine Schulungs-Klasse, die für den 1. März geplant ist, möchten dem Kunden aber am 1. Februar eine Rechnung stellen.

Wenn Sie einen neuen Vertrag anlegen, legen Sie die gewünschte Nummer der Tage oder Monate vor Vertragsbeginn fest, für die Sie die zugehörige Fakturierungs Terminierung starten möchten. Wenn Sie dem Vertrag eine Vertragsposition hinzufügen, beginnt die Fakturierungs Terminierung für die Vertragsposition automatisch am Startdatum der Vertragsposition abzüglich des Rechnung-in-Vorschuss-Zeitraums.

Das Enddatum endet standardmäßig am Enddatum der Vertragsposition abzüglich des Rechnung-in-Vorschuss-Zeitraums. Die Ausnahme besteht darin, dass, wenn eine Fakturierungs Terminierung am letzten Tag eines Monats beginnt (z. B. 28. Februar) und der Rechnung-in-Vorschuss-Zeitraum Monate umfasst, der erste Fakturierungszeitraum am letzten Tag des betreffenden Monats statt am selben Tag Nummer (z. B. 31. Januar statt 28. Januar) geplant wird.

Vertrag für die Rechnung in Vorschuss einrichten

Sie müssen die Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss definieren Vorher Für den Vertrag wurden Umsätze oder Ausgaben erfasst, Rechnungen generiert oder Mehrkomponentenvertrags-Zuweisungen definiert. Nach dem ersten Verbuchungs- oder Fakturierungsereignis können die Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss nicht mehr bearbeitet werden.

Beachten Sie bei der Verwendung der Abrechnung im Vorschuss Folgendes:

  • Es gibt keine Begrenzung für die Nummer Tage oder Monate in Vorschuss, die Sie Rechnung können.
  • Nicht fakturierte Debitoren und nicht fakturierte passive Rechnungsabgrenzungsposten ("Buchungserlöse") für alle Vertragspositionen haben ein Buchung Datum, das dem Hauptbuch- Buchung Datum der Vertragsposition entspricht, unabhängig vom tatsächlichen Fakturierungs- Terminierung Startdatum.

  • Das Startdatum der Rechnung im Vorschuss darf nicht in einem geschlossenen Zeitraum liegen. Zum Beispiel, heute ist der 9. Februar und Sie haben gerade die Bücher für Januar geschlossen. Sie haben einen neuen Vertrag, der am 9. März beginnt. Der Zeitraum für die Rechnung im Vorschuss soll zwei Monate betragen. Wenn Sie den Vertrag speichern, versucht Intacct, eine Fakturierungs Terminierung zu erstellen, die am 9. Januar beginnt, aber fehlschlägt, da der Zeitraum geschlossen ist.

Sie können die Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss definieren, wenn Sie einen neuen Vertrag erstellen, oder Sie können einen vorhandenen Vertrag bearbeiten. Im folgenden Verfahren wird davon ausgegangen, dass Sie einen vorhandenen Vertrag mit dem Status "In Bearbeitung" bearbeiten, sodass er Informationen zur Rechnung im Vorschuss enthält.

  1. Gehe zu Verträge > Alle > Verträge.
  2. Suchen Sie den Vertrag, für den Sie Rechnung-in-Vorschuss einrichten möchten.
  3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.
  4. Wählen Sie im Vorausfakturierung im Vorschuss Wählen Sie im Dropdown-Menü "Tage" oder "Monate" aus und geben Sie dann den Nummer der Tage oder Monate im Wann -Feld.
  5. Wählen Sie Speichern aus.

    Das System aktualisiert die Fakturierungszeitpläne für alle vorhandenen Vertragspositionen so, dass sie am Startdatum der entsprechenden Vertragsposition abzüglich der ausgewählten Länge/des ausgewählten Zeitraums für die Rechnung im Vorschuss beginnen.

  6. Fügen Sie wie gewünscht Vertragspositionen hinzu.

    Die Option "In jede Rechnung aufnehmen" Häufigkeit Pauschalbetrag/fester Betrag die Option in der Vertragsposition wird nicht unterstützt, wenn der Rechnung-in-Vorschuss-Zeitraum = "Tage" ist. Für die mehrfache Rechnung während der Vertragslaufzeit legen Sie den Häufigkeit Pauschalbetrag/fester Betrag auf "Fakturierungsvorlage verwenden" um.

    Sie können jetzt Eine Rechnung generieren für den Vertrag gemäß Ihrem Geschäftsprozess tun.

  1. Gehe zu Verträge > Alle auszuwählen, wählen Sie Verträgeauswählen und dann Bearbeiten neben den gewünschten Verträgen.
  2. Wählen Sie im Vorausfakturierung im Vorschuss Wählen Sie im Dropdown-Menü "Tage" oder "Monate" aus und geben Sie dann den Nummer der Tage oder Monate im Wann -Feld.
  3. Wählen Sie Speichern aus.

    Das System aktualisiert die Fakturierungszeitpläne für alle vorhandenen Vertragspositionen so, dass sie am Startdatum der entsprechenden Vertragsposition abzüglich der ausgewählten Länge/des ausgewählten Zeitraums für die Rechnung im Vorschuss beginnen.

  4. Fügen Sie wie gewünscht Vertragspositionen hinzu.

    Die Option "In jede Rechnung aufnehmen" Häufigkeit Pauschalbetrag/fester Betrag die Option in der Vertragsposition wird nicht unterstützt, wenn der Rechnung-in-Vorschuss-Zeitraum = "Tage" ist. Für die mehrfache Rechnung während der Vertragslaufzeit legen Sie den Häufigkeit Pauschalbetrag/fester Betrag auf "Fakturierungsvorlage verwenden" um.

    Sie können jetzt Eine Rechnung generieren für den Vertrag gemäß Ihrem Geschäftsprozess tun.

Zeitpläne für die Rechnung im Vorschuss bearbeiten

Sie können eine Rechnung-in-Vorschuss-Fakturierungs Terminierung bearbeiten, um das Startdatum der Fakturierung nach Bedarf zu ändern, mit der Ausnahme, dass Sie das Startdatum nicht auf ein Datum vor dem standardmäßigen Fakturierungsstartdatum ändern können. Die Fakturierungszeitplan-Terminierung muss am oder nach dem standardmäßigen Fakturierungsstartdatum beginnen, außer in bestimmten Szenarien, in denen das HB-Buchungsdatum ein anderes Datum ist. Siehe Wie sich das HB-Erfassungsdatum der Vertragsposition auf die Buchung auf die Fakturierungszeitpläne auswirkt um weitere Informationen zu erhalten.

Wenn beispielsweise das Standardstartdatum der Fakturierungszeitplan-Terminierung und das Hauptbuch-Buchungsdatum der 1. Juli ist, können Sie die Fakturierungszeitplan-Terminierung so ändern, dass sie am 15. Juli beginnt, aber Sie können ihn nicht so ändern, dass er am 30. Juni beginnt. Beachten Sie, dass auch wenn Sie das Startdatum der Fakturierung Terminierung ändern, die nicht fakturierten Debitoren und die nicht fakturierten Rechnungsabgrenzungsposten ("Buchungserlöse") für die Vertragsposition weiterhin ein Buchung Datum haben, das dem Hauptbuch-Buchung Datum entspricht.

Informationen zum Bearbeiten einer Fakturierungs-Terminierung finden Sie unter Fakturierungspläne.

Parameter für die Rechnung im Vorschuss für Vertragsverlängerungen festlegen

Sie können separate Parameter für die Rechnung im Vorschuss speziell für Vertragsverlängerungen definieren. Alle Vertragspositionen im untergeordneten Verlängerungsvertrag beginnen ihre Abrechnungszeitpläne standardmäßig am Startdatum der untergeordneten Vertragsposition abzüglich des Rechnung-in-Vorschuss-Zeitraums. Sie können den untergeordneten Vertrag bearbeiten und die Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss (vor der Rechnungsstellung oder der Umsatzrealisierung) und/oder die Daten der Terminierung der Vertragsposition nach Bedarf ändern.

Wenn Sie dem Quellvertrag für die Rechnung im Vorschuss eine Vertragsposition hinzufügen, nachdem dieser verlängert wurde, wird die Vertragsposition automatisch dem untergeordneten Vertrag hinzugefügt. Dieser "Link" gilt nur, wenn Sie eine neue Vertragsposition hinzufügen. Änderungen an vorhandenen Vertragspositionen im Quellvertrag werden nicht auf den untergeordneten Vertrag übertragen.

Sie können Einstellungen für die Verlängerungs-Rechnung im Vorschuss definieren, wenn Sie einen neuen Vertrag erstellen, oder Sie können einen vorhandenen Vertrag bearbeiten, um sie hinzuzufügen. Im folgenden Verfahren wird davon ausgegangen, dass Sie einen vorhandenen Vertrag mit dem Status "In Bearbeitung" bearbeiten, um Informationen zur Verlängerungs-Rechnung im Vorschuss aufzunehmen.

  1. Gehe zu Verträge > Alle >Verträge.

  2. Suchen Sie den Vertrag, für den Sie Parameter für die Rechnung im Vorschuss angeben möchten.
  3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.
  4. Wählen Sie das Symbol Verlängerungen Tab.
  5. Wenn der Vertrag nicht für eine Verlängerung eingerichtet ist, wählen Sie das Verlängern aktivieren Sie ein Erneuerungsvorlageund geben Sie die Verlängerungsdauer und Zeitraum. Erfahren Sie mehr zum Thema Einen Vertrag zur Verlängerung einrichten.
  6. Wählen Sie im Vorausfakturierung im Vorschuss Wählen Sie im Dropdown-Menü "Tage" oder "Monate" aus und geben Sie dann den Nummer der Tage oder Monate im Wann -Feld.

    Wenn das Startdatum der Rechnung im Vorschuss vor dem Startdatum der Verlängerungsvorlage liegt, wird oben auf der Seite eine Informationsmeldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass die Verlängerung am Startdatum der Rechnung im Vorschuss erstellt wird.

  7. Wählen Sie Speichern.

  1. Gehe zu Verträge > Alle >Verträge.

  2. Auswählen Bearbeiten neben den gewünschten Verträgen.
  3. Wählen Sie das Symbol Verlängerungen Tab.
  4. Wenn der Vertrag nicht für eine Verlängerung eingerichtet ist, wählen Sie das Verlängern aktivieren Sie ein Erneuerungsvorlageund geben Sie die Verlängerungsdauer und Zeitraum. Erfahren Sie mehr zum Thema Einen Vertrag zur Verlängerung einrichten.
  5. Wählen Sie im Vorausfakturierung im Vorschuss Wählen Sie im Dropdown-Menü "Tage" oder "Monate" aus und geben Sie dann den Nummer der Tage oder Monate im Wann -Feld.

    Wenn das Startdatum der Rechnung im Vorschuss vor dem Startdatum der Verlängerungsvorlage liegt, wird oben auf der Seite eine Informationsmeldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass die Verlängerung am Startdatum der Rechnung im Vorschuss erstellt wird.

  6. Wählen Sie Speichern.

Vorgehensweise, wenn nicht alle Vertragspositionen in Vorschuss Rechnung sollen

Die Einstellungen für Vorschuss Rechnungsstellung wirken sich auf alle Vertragspositionen in einem Vertrag aus. Sie wirken sich auch auf Vertragsverlängerungen aus, da in der Regel ein Vertrag mit Rechnung im Vorschuss für die Verlängerung mit angegebenen Parametern für die Rechnung im Vorschuss eingerichtet wird. Wenn Sie einen Vertrag haben, bei dem nicht alle Vertragspositionen in Vorschuss Rechnung sollen, gibt es mehrere Möglichkeiten, die gewünschten Fakturierungszeitpläne für die verschiedenen Vertragspositionen zu erreichen. Einige Optionen umfassen Folgendes:

  • Wenn Sie den Vertrag zum ersten Mal einrichten, erstellen Sie zwei Verträge: einen mit den Vertragspositionen, die im Vorschuss in Rechnung gestellt werden, und einen mit den Vertragspositionen, die nicht im Vorschuss in Rechnung gestellt werden. Diese Lösung funktioniert, wenn keine der Vertragspositionen an Mehrkomponentenverträgen beteiligt ist.
  • Ändern Sie im übergeordneten Rechnung-in-Vorschuss-Vertrag und im untergeordneten Rechnung-in-Vorschuss-Vertrag nach der Verlängerung das Hauptbuch-Buchung-Datum für die Vertragspositionen, die nicht in Vorschuss Rechnung, auf das entsprechende spätere Datum. Sie können dies manuell oder über die API tun.
  • Geben Sie bei der Ersteinrichtung des Vertrags keine Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss an. Ändern Sie stattdessen das Hauptbuch-Buchung Datum für die Vertragspositionen, die in Vorschuss Rechnung sollen, auf das entsprechende frühere Datum. Sie müssten dies auch nach der Verlängerung im untergeordneten Vertrag tun, wenn die Verlängerungsvertragsposition auch in Vorschuss Rechnung soll.
  • Wenn die Vertragspositionen, die nicht in Vorschuss Rechnung sollen, Fakturierungsvorlagen verwenden können, verwenden Sie Fakturierungsvorlagen mit den entsprechenden Verrechnungswerten, mit denen die Fakturierung entsprechend Terminierung gestartet wird. Wenn der Zeitraum für die Rechnung im Vorschuss beispielsweise einen Monat beträgt, hat der erste Eintrag in der Fakturierungsvorlage den Verrechnungswert 1. Um diese Lösung verwenden zu können, muss die Option "Fakturierungszeitpläne" auf der Seite "Verträge konfigurieren" auf "Standardfakturierungs Terminierung nicht ändern" eingestellt sein.

Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss aus einem Vertrag entfernen

Angenommen, Ihr Original Rechnung Vorschuss Vertrag wurde verlängert, aber Sie entscheiden später, dass Sie den untergeordneten Vertrag nicht in Vorschuss Rechnung möchten. Wenn für den untergeordneten Vertrag keine Einnahmen oder Ausgaben erfasst wurden oder Rechnungen dafür erstellt wurden, können Sie die Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss entfernen. Wenn der Vertrag über eine Mehrkomponentenvertrags-Zuweisung verfügt, müssen Sie Mehrkomponentenvertrags-Zuweisung löschen bevor Sie dieses Verfahren abschließen.

  1. Gehe zu Verträge > Alle >Verträge.

  2. Suchen Sie den Vertrag, für den Sie den Vorschuss auf die Rechnung entfernen möchten.
  3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.
  4. Wählen Sie im Vorausfakturierung Entfernen Sie die Nummer im ersten Feld und wählen Sie dann in der Dropdown-Liste im zweiten Feld die leere Zeile oben in der Liste aus.

    Beide Felder sollten jetzt leer sein.

  5. Wählen Sie Speichern aus.

    Das System setzt die Fakturierungszeitpläne so zurück, dass sie am Startdatum der Vertragsposition beginnen.

  1. Gehe zu Verträge > Alle >Verträge.

  2. Suchen Sie den Vertrag, für den Sie den Vorschuss auf die Rechnung entfernen möchten.
  3. Öffnen Sie den Vertrag in Bearbeiten Modus.
  4. Wählen Sie im Vorausfakturierung Entfernen Sie die Nummer im ersten Feld und wählen Sie dann in der Dropdown-Liste im zweiten Feld die leere Zeile oben in der Liste aus.

    Beide Felder sollten jetzt leer sein.

  5. Wählen Sie Speichern aus.

    Das System setzt die Fakturierungszeitpläne so zurück, dass sie am Startdatum der Vertragsposition beginnen.

Standardeinstellungen für die Rechnung im Vorschuss für einen Kunden definieren

Wenn Sie möchten, dass die Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss für einen Kunden immer auf einen bestimmten Zeitraum festgelegt sind, können Sie die Standardeinstellungen im Kunden-Datensatz definieren. Wenn Sie einen Vertrag für den Kunden erstellen, füllt das System die Einstellungen für die Rechnung im Vorschuss automatisch mit den Einstellungen für den Kunden aus. Sie können die Standardeinstellungen für Rechnungen im Voraus je nach Vertrag ändern oder entfernen.

  1. Gehe zu Verträge > Alle >Kunden.

  2. Suchen Sie den Kunden, für den Sie Standardeinstellungen für die Rechnung im Vorschuss definieren möchten.
  3. Wählen Sie Bearbeiten am Ende der Zeile aus.
  4. Wählen Sie den Tab Zusätzliche Informationen aus.
  5. Wählen Sie im Vorausfakturierung im Vorschuss Abschnitt von die Rechnungsdetails Wählen Sie im Dropdown-Menü "Tage" oder "Monate" aus und geben Sie dann den Nummer der Tage oder Monate.
  6. Wählen Sie Speichern.

  1. Gehe zu Verträge > Alle >Kunden.

  2. Auswählen Bearbeiten neben dem gewünschten Kunden.
  3. Wählen Sie den Tab Zusätzliche Informationen aus.
  4. Wählen Sie im Vorausfakturierung im Vorschuss Abschnitt von die Rechnungsdetails Wählen Sie im Dropdown-Menü "Tage" oder "Monate" aus und geben Sie dann den Nummer der Tage oder Monate.
  5. Wählen Sie Speichern.