Feldbeschreibungen: E-Mail-Vorlage

Die folgenden Tabellen Liste die einzelnen Felder auf der Seite "E-Mail-Vorlage".

Felder im Abschnitt "Allgemeine Informationen"
Feld Beschreibungen

Name

Verwenden Sie einen Namen, mit dem Sie die Vorlage anhand eines Auswahlvorgangs Liste identifizieren können. Zum Beispiel Verkaufsrechnung - monatlich.

Beschreibung

Geben Sie alle Informationen ein, die Sie in diesem Datensatz beibehalten möchten.

Vorlagentyp

Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um die Art der Transaktion auszuwählen, die die E-Mail-Vorlage verwenden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Ausgangsrechnung: Die E-Mail-Vorlage wird für Rechnungen verwendet, die von Debitorenbuchhaltung per E-Mail gesendet werden.
  • Forderungs-Auszug: Die E-Mail-Vorlage wird für Auszüge verwendet, die von der Debitorenbuchhaltung per E-Mail gesendet werden.
  • Vertrag: Die E-Mail-Vorlage wird für Verlängerungen innerhalb der Anwendung "Verträge" verwendet.
  • Auftragserfassungs-Transaktion: Die E-Mail-Vorlage wird für Rechnungen verwendet, die aus der Auftragserfassung per E-Mail gesendet werden (einschließlich Rechnungen, die aus Verträgen oder Projekten generiert wurden).
  • Einkaufs-Transaktion: Die E-Mail-Vorlage wird für Einkaufstransaktionen verwendet (einschließlich Kaufaufträge, Bestellanforderungen usw.).
  • Änderungsantrag: Die E-Mail-Vorlage wird verwendet, um Änderungsanträge für Projekte mit Lieferanten oder Projektverantwortlichen zu kommunizieren.

Anhänge

Wenn Sie eine Anhangsoption auswählen, wirkt sich dies auf die E-Mail-Größe aus, da die E-Mail dann nicht nur die E-Mail selbst, sondern auch alle Anhänge und die PDF-Datei der Projektrechnung umfasst. Wenn die E-Mail-Größenbeschränkungen überschritten werden, kann dies die Zustellung von E-Mails mit diesen Optionen verhindern.

  • Alle Dokumentenanhänge in die E-Mail einschließen

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Dokumente, die an die Transaktion angehängt sind, wie z. B. Belege, in die E-Mail aufzunehmen, die Sie im Rahmen einer Transaktion versenden. Anhänge werden in dem Format per E-Mail gesendet, in dem sie an die Transaktion angehängt wurden. Wenn Sie beispielsweise eine TXT-Datei angehängt haben, wird die Datei als TXT-Datei gesendet.

Wenn Sie diese Option auswählen, werden alle Dokumente aus einer Transaktion jedes Mal berücksichtigt, wenn Sie eine E-Mail mit dieser Vorlagenoption senden.

  • Alle Anhänge aus Quelldokumenten in die E-Mail einschließen

    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um alle Quelldokumentanhänge einzubeziehen, die mit einer Projektrechnung verknüpft sind, wenn Sie die Rechnung per E-Mail versenden. Anhänge werden in dem Format per E-Mail gesendet, in dem sie an die Transaktion angehängt wurden. Wenn Sie beispielsweise eine TXT-Datei angehängt haben, wird die Datei als TXT-Datei gesendet.

Datumsangaben in den Benutzereinstellungen anzeigen

Standardmäßig ist das Datumsformat für Seriendruckfelder, die in der E-Mail verwendet werden, MM/TT/JJJJ.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um das Datumsformat zu verwenden, das in den persönlichen Einstellungen für den Benutzer festgelegt ist, der die E-Mail sendet.

Eine europäische Organisation sendet Rechnungen sowohl an europäische als auch an US-Kunden. Die europäischen Kunden bevorzugen das Datumsformat TT/MM/JJJJ. US-Kunden bevorzugen das Datumsformat MM/TT/JJJJ.

Wer die Rechnungen per E-Mail sendet, hat seine Datumsformateinstellung möglicherweise auf TT/MM/JJJJ eingestellt, aber er kann eine E-Mail-Vorlage verwenden, um E-Mails mit der vom Kunden bevorzugten Datumsformatoption zu senden:

Das Kontrollkästchen wird nur angezeigt, wenn der Vorlagentyp wie folgt lautet:

  • Auftragserfassungstransaktion
  • Einkaufstransaktion
  • Dokumente für die Debitorenbuchhaltung (Rechnungen, Auszüge und Mahnwesen)

Status

Der Standardstatus ist Aktiv.

Wenn Sie die E-Mail-Vorlage nicht mehr verwenden und sie aus den Dropdown-Listen entfernen möchten, wählen Sie Inaktiv.

Sie können inaktive E-Mail-Vorlagen weiterhin anzeigen, indem Sie das Inaktive einschließen im Kontrollkästchen E-Mail-Vorlagen Liste.

Anschriften

Felder im Abschnitt "Adressen"
Feld Beschreibungen

Antwort-E-Mail-Adresse

Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, an die der Empfänger antworten soll. Dies entspricht dem Ab E-Mail-Adresse, die der Benutzer im Datensatz Drucken oder per E-Mail senden -Dialogfeld, wenn eine E-Mail aus einer Transaktion gesendet wird.

Feldsuche für Kontakte

Wählen, kopieren und fügen Sie Seriendruckfelder ein, die beim Senden einer E-Mail automatisch durch die zugehörigen Kundenadressen ersetzt werden.

Aktion

CC

BCC

Die Empfänger der E-Mail. Sie können in jedes Feld ein oder mehrere Zusammenführungsfelder eingeben. Intacct ersetzt automatisch die Zusammenführungsfelder im Datensatz An, CCund BCC Felder mit den E-Mail-Adressen, die Ihren Kunden und Ihrem Unternehmen zum Zeitpunkt der E-Mail-Generierung zugeordnet sind.

Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch Kommas.

Nachrichteninhalt

Felder im Abschnitt "Nachrichteninhalt"
Feld Beschreibungen

Feldsuche für Dokumentelemente

Feldsuche für Unternehmenselemente

Auswählen, kopieren und einfügen Zusammenführen von Feldern, die werden automatisch durch Transaktionsinformationen und -werte in der Betreffzeile oder im Nachrichteninhalt ersetzt, wenn Sie eine E-Mail generieren.

Betreff

Geben Sie wie gewünscht eine Kombination aus Text- und Seriendruckfeldern ein, um eine informative Betreffzeile zu erstellen. Das Feld ist erforderlich.

Ton anpassen

Wählen Sie eine Option aus, damit Copilot Ihre Nachricht formeller oder informeller gestaltet.

Nachdem Sie eine Option ausgewählt haben, wählen Sie Generieren. Copilot erstellt einen neuen Entwurf mit dem aktualisierten Text.

Wenn Sie mehrere Entwürfe haben, können Sie mithilfe der Pfeile in der oberen rechten Ecke dieses Abschnitts von einem zum anderen navigieren.

Wenn Sie den Nachrichtentext direkt bearbeitet haben, werden diese Änderungen nicht in von Copilot generierten Entwürfen übernommen. Nehmen Sie also alle Änderungen an der Nachricht vor, nachdem Sie den Ton angepasst haben.

Dieses Feld ist nur verfügbar für Abschluss-Arbeitsbereich und Varianzanalyse Vorlagen.

Länge anpassen

Wählen Sie eine Option aus, damit Copilot Ihre Nachricht länger oder kürzer gestaltet.

Nachdem Sie eine Option ausgewählt haben, wählen Sie Generieren. Copilot erstellt einen neuen Entwurf mit dem aktualisierten Text.

Wenn Sie mehrere Entwürfe haben, können Sie mithilfe der Pfeile in der oberen rechten Ecke dieses Abschnitts von einem zum anderen navigieren.

Wenn Sie den Nachrichtentext direkt bearbeitet haben, werden diese Änderungen nicht in von Copilot generierten Entwürfen übernommen. Nehmen Sie also Änderungen an der Nachricht vor, nachdem Sie die Länge angepasst haben.

Dieses Feld ist nur verfügbar für Abschluss-Arbeitsbereich und Varianzanalyse Vorlagen.

Nachricht

Geben Sie nach Bedarf eine Kombination aus Text, Seriendruckfeldern und HTML-Markups ein, um Ihre Nachricht zu erstellen und anzupassen. Das Feld ist erforderlich.

Wenn Sie an einer Vorlage für Abschluss-Arbeitsbereich oder Varianzanalysewird in diesem Feld eine Standardmeldung angezeigt, die Sie jedoch ändern können.

Logo einfügen

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Logo-Bilddatei auf der Seite "Unternehmen-Informationen" in der E-Mail-Vorlage.

Vertikale Logoposition

Wählen Sie aus, ob das Logo oben oder unten in der E-Mail angezeigt wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie Logo einschließen.

Horizontale Logoposition

Wählen Sie aus, ob das Logo auf der linken oder rechten Seite der E-Mail angezeigt wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie Logo einschließen.