Feldbeschreibungen: E-Mail-Vorlage

Die folgenden Tabellen Liste die einzelnen Felder auf der Seite "E-Mail-Vorlage".

Felder im Abschnitt "Allgemeine Informationen"
Feld Beschreibungen

Name

Verwenden Sie einen Namen, der Ihnen hilft, die Vorlage anhand einer Auswahl-Liste zu identifizieren. Zum Beispiel Verkaufsrechnung – monatlich.

Beschreibung

Geben Sie alle Informationen ein, die Sie in diesem Datensatz beibehalten möchten.

Vorlagentyp

Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um die Art der Transaktion auszuwählen, die die E-Mail-Vorlage verwenden soll. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

  • Rechnung für Debitorenbuchhaltung: Die E-Mail-Vorlage wird für Rechnungen verwendet, die von der Debitorenbuchhaltung per E-Mail gesendet werden.
  • Auszug aus der Debitorenbuchhaltung: Die E-Mail-Vorlage wird für Auszüge verwendet, die von der Debitorenbuchhaltung per E-Mail gesendet werden.
  • Vertrag: Die E-Mail-Vorlage wird für Verlängerungen innerhalb der Anwendung "Verträge" verwendet.
  • Auftragserfassung Eingabe-Transaktion: Die E-Mail-Vorlage wird für Rechnungen verwendet, die aus der Auftragserfassung per E-Mail gesendet werden (einschließlich Rechnungen, die aus Verträgen oder Projekten generiert wurden).
  • Einkauf Transaktion: Die E-Mail-Vorlage wird für Einkauf Transaktionen verwendet (einschließlich Einkauf Bestellungen, Einkauf Anforderungen usw.).
  • Änderungsantrag: Die E-Mail-Vorlage wird verwendet, um Änderungsanträge für Projekte mit Lieferanten oder Projektverantwortlichen zu kommunizieren.
  • Kreditorenbuchhaltung Überweisung: Die E-Mail-Vorlage wird verwendet, um Überweisungsinformationen für die Bankdatei zu erstellen.

Anhänge

Beide Anhangsoptionen erhöhen die E-Mail-Größe, da die E-Mail, die Anhänge und die PDF-Datei der Rechnung zusammen gesendet werden. Große E-Mails können die Größenbeschränkungen überschreiten und die Zustellung verhindern.

  • Alle Dokumentenanhänge in die E-Mail einschließen

    Enthält Dateien, die bereits direkt an die Transaktion oder das per E-Mail gesendete Dokument angehängt sind. Wenn dem Datensatz keine Belege beigefügt sind, hat diese Option keine Auswirkungen. Verfügbar für die meisten Arten von E-Mail-Vorlagen.

    Wenn diese Option ausgewählt ist, werden bei jeder Verwendung dieser Vorlage immer alle aktuellen und zukünftigen Anhänge in der Transaktion einbezogen.

  • Alle Anhänge aus Quelldokumenten in die E-Mail einschließen

    Enthält Anhänge aus Quelldatensätzen, die mit einer Projektrechnung verknüpft sind (z. B. Stundenerfassungsbögen oder Ausgabendatensätze). Anhänge werden im Original-Dateiformat gesendet.

    Diese Option gilt nur für Vorlagentypen für die Auftragserfassung.

Datumsangaben in den Benutzereinstellungen anzeigen

Standardmäßig ist das Datumsformat für das Seriendruckfeld für das Datum, das in der E-Mail verwendet wird, MM/TT/JJJJ.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um das Datumsformat zu verwenden, das in den persönlichen Einstellungen für den Benutzer festgelegt ist, der die E-Mail sendet.

Eine europäische Organisation versendet Rechnungen sowohl an europäische als auch an US-Kunden. Die europäischen Kunden bevorzugen das Datumsformat TT/MM/JJJJ. US-Kunden bevorzugen das Datumsformat MM/TT/JJJJ.

Die Datumsformateinstellung für jeder, der die Rechnungen per E-Mail versendet, ist möglicherweise auf TT/MM/JJJJ eingestellt, aber er kann eine E-Mail-Vorlage verwenden, um E-Mails mit der vom Kunden bevorzugten Datumsformatoption zu senden:

Das Kontrollkästchen wird nur angezeigt, wenn der Vorlagentyp wie folgt lautet:

  • Auftragserfassungstransaktion
  • Einkaufstransaktion
  • Dokumente der Debitorenbuchhaltung (Rechnungen, Auszüge und Mahnungen)

Status

Der Standardstatus ist Aktiv.

Wenn Sie die E-Mail-Vorlage nicht mehr verwenden und sie aus den Dropdown-Listen entfernen möchten, wählen Sie Inaktiv.

Sie können inaktive E-Mail-Vorlagen weiterhin anzeigen, indem Sie das Inaktive einschließen im Kontrollkästchen E-Mail-Vorlagen Liste.

Anschriften

Felder im Abschnitt "Adressen"
Feld Beschreibungen

Antwort-E-Mail-Adresse

Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, an die der Empfänger antworten soll. Dies entspricht dem Ab E-Mail-Adresse, die der Benutzer im Datensatz Drucken oder per E-Mail senden wenn sie eine E-Mail aus einer Transaktion senden.
Die E-Mail-Adresse meines Kontos verwenden

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die E-Mail-Adresse Ihres Kontos als Antwort an E-Mail-Adresse.
Antwortname

Geben Sie beim Senden der E-Mail den Namen ein, der der Antwort-E-Mail-Adresse entspricht.

Beispiel: Der Name des Absenders lautet John Schmidt und die Antwort-E-Mail-Adresse jsmith@company.com, Empfänger sehen John Smith jsmith@company.com in der Absenderzeile.

Feldsuche für Kontakte

Mit diesem Tool können Sie Kontakt-Felder nachschlagen. Sie können dann das Token für das Zusammenführungsfeld kopieren und in die Felder An, CC oder BCC einfügen. Wenn die E-Mail gesendet wird, werden diese Zusammenführungstoken automatisch durch die Adressen der zugehörigen Kunden ersetzt.

Aktion

CC

BCC

Die Empfänger der E-Mail.

Sie können in jedes Feld ein oder mehrere Seriendruckfelder eingeben. Intacct ersetzt automatisch die Zusammenführungsfelder im Datensatz An, CCund BCC Felder mit den E-Mail-Adressen, die Ihren Kunden und Ihrem Unternehmen zugeordnet sind, wenn die E-Mail generiert und gesendet wird.

Trennen Sie mehrere E-Mail-Adressen durch Kommas.

Nachrichteninhalt

Felder im Abschnitt "Nachrichteninhalt"
Feld Beschreibungen

Feldsuche für Dokumentelemente

Feldsuche für Unternehmenselemente

Mit diesen Tools können Sie Elemente zu Dokumenten und Unternehmensinformationen nachschlagen.

Sie können dann die Seriendruckfeld Token. Token für die Zusammenführung von Feldern werden beim Senden der E-Mail im Betreff oder in der Nachricht der E-Mail durch Transaktionswerte ersetzt.

Betreff

Geben Sie eine Kombination aus Text- und Seriendruckfeldern ein, um eine informative Betreffzeile zu erstellen. Das Feld ist erforderlich.

Siehe Beispiele für E-Mail-Vorlagen.

Ton anpassen

Dieses Feld ist nur verfügbar für Abschluss-Arbeitsbereich und Varianzanalyse Vorlagen.

Wählen Sie eine Option aus, damit Copilot Ihre Nachricht formeller oder informeller gestaltet.

Nachdem Sie eine Option ausgewählt haben, wählen Sie Generieren. Copilot erstellt einen neuen Entwurf mit dem aktualisierten Text.

Wenn Sie mehrere Entwürfe haben, können Sie mithilfe der Pfeile in der oberen rechten Ecke dieses Abschnitts von einem zum anderen navigieren.

Wenn Sie den Nachrichtentext direkt bearbeitet haben, werden diese Änderungen nicht in von Copilot generierten Entwürfen übernommen. Nehmen Sie also Änderungen an der Nachricht vor, nachdem Sie den Ton angepasst haben.

Länge anpassen

Dieses Feld ist nur verfügbar für Abschluss-Arbeitsbereich und Varianzanalyse Vorlagen.

Wählen Sie eine Option aus, damit Copilot Ihre Nachricht länger oder kürzer gestaltet.

Nachdem Sie eine Option ausgewählt haben, wählen Sie Generieren. Copilot erstellt einen neuen Entwurf mit dem aktualisierten Text.

Wenn Sie mehrere Entwürfe haben, können Sie mithilfe der Pfeile in der oberen rechten Ecke dieses Abschnitts von einem zum anderen navigieren.

Wenn Sie den Nachrichtentext direkt bearbeitet haben, werden diese Änderungen nicht in von Copilot generierten Entwürfen übernommen. Nehmen Sie also Änderungen an der Nachricht vor, nachdem Sie die Länge angepasst haben.

Nachricht

Geben Sie nach Bedarf eine Kombination aus Text, Seriendruckfeldern und HTML-Markup ein, um Ihre Nachricht zu erstellen und anzupassen. Das Feld ist erforderlich.

Siehe Beispiele für E-Mail-Vorlagen.

Wenn Sie an einer Vorlage für Abschluss-Arbeitsbereich oder Varianzanalysewird in diesem Feld eine Standardmeldung angezeigt, die Sie jedoch ändern können.

Logo einfügen

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um den Logo-Bilddatei auf der Seite "Unternehmen-Informationen" im E-Mail-Vorlage angegeben.

Vertikale Logoposition

Wählen Sie aus, ob das Logo oben oder unten in der E-Mail angezeigt wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie Logo einschließen.

Horizontale Logoposition

Wählen Sie aus, ob das Logo auf der linken oder rechten Seite der E-Mail angezeigt wird. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie Logo einschließen.