Markierte Transaktionen überprüfen
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Nachdem die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch konfiguriert wurde und ausgeführt wird, durchlaufen Transaktionen, die einem Journal zur Genehmigung zugewiesen werden, zur Auswertung die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch.
| Abonnement |
KI/Maschinelles Lernen Hauptbuch |
|---|---|
| Regionale Verfügbarkeit |
Alle Regionen |
| Benutzertyp | Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen |
| Berechtigungen | Journaleinträge: Anzeigen, Auflisten, Genehmigen, Hinzufügen, Bearbeiten |
| Voraussetzungen | Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch wurde konfiguriert und indexiert. Optional wird der Sonderfallassistent aktiviert. |
Der Auswertungsprozess läuft im Hintergrund und Genehmigende können den Status "Sonderfall" in der Listenansicht sehen.
Symbole auf Listenebene
In der Spalte "Sonderfall" wird der Status der Sonderfallerkennung angezeigt:
- Leer ( ): Die Transaktion wurde noch nicht ausgewertet, obwohl sie eingereicht wurde. Die Auswertung kann nach der Einreichung eine Weile dauern.
- Ein Ausrufezeichen (Ausrufezeichen für Sonderfall): Mindestens ein Zeileneintrag in der Transaktion ist ein Sonderfall.
- Ein Bindestrich (Bindestrich für Kein Sonderfall): Es wurden in der Transaktion basierend auf Ihren historischen Daten und dem Modell keine Sonderfälle erkannt.
Symbole auf Zeilenebene
Anhand von Indikatorsymbolen in einzelnen Transaktionspositionen können Sie sehen, ob ein Sonderfall als Codierungsanomalie, Betragsanomalie oder Mehrfachanomalie gekennzeichnet ist. Auf diese Weise lässt sich leichter feststellen, nach welchem Element in der Einreichung gesucht werden muss.
Wenn Sie die Transaktionsdetails überprüfen, sehen Sie einen Hinweis darauf, warum die Position als Sonderfall gekennzeichnet wurde. Wenn Sie mit der Maus über das Symbol fahren, erhalten Sie noch mehr Informationen. Zu den Symbolen gehören:
-
Codierungssonderfall: Die Beziehung Konto-Dimension, Dimension-Dimension oder Konto-Journal ist ein Sonderfall. -
Betragssonderfall: Die Beziehung Betrag-Journal ist ein Sonderfall. -
Mehrere Sonderfälle: Es gibt mindestens zwei Arten von Sonderfällen.
Worauf Sie achten sollten, wenn eine Transaktion gekennzeichnet wird
Die Sonderfallerkennung kennzeichnet unregelmäßige Mengen und ungewöhnliche Kombinationen der folgenden Dimensionen:
-
Konto
-
Abteilung
-
Standort
-
Lieferant
-
Klasse
-
Projekt (falls Sie Projekte abonniert haben)
Wenn Sie sehen, dass eine Transaktion einen Sonderfall aufweist, öffnen Sie die Transaktionsdetails. Wenn eine Transaktion einen Sonderfall enthält:
- Wird oben in der Transaktion eine Benachrichtigung angezeigt
- Die Spalte Sonderfall in der Eintragstabelle gibt den Sonderfalleintrag an.
Um Details zu einem Sonderfall anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über Sonderfall.
Der nächste Schritt gehört Ihnen
Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch stellt einen zusätzlichen Datenpunkt bereit, wenn Sie die Genehmigungsentscheidung treffen. Sie haben weiterhin die Möglichkeit, die Transaktion zu genehmigen, manuell zu korrigieren oder abzulehnen.
Die Aktion, die Sie für die Transaktion ausführen, wird bei der Verfeinerung des Datenmodells berücksichtigt. Diese Informationen ermöglichen eine kontinuierliche Verbesserung des Datenmodells.
Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch ist ein hilfreiches Werkzeug bei der Genehmigung von Einträgen, aber kein Ersatzentscheidungsträger. Kein Tool – nicht einmal KI – ist narrensicher. Die letztendliche Entscheidung darüber, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, liegt bei Ihnen.
Wenn Sie den Sonderfallassistenten verwenden
Wenn der Sonderfallassistent aktiviert ist, werden Einträge, die als Sonderfälle gekennzeichnet sind, an den Absender zurückgesendet, bevor sie an den Genehmigenden weitergeleitet werden.
In diesem Fall bestimmt der Einreichende zunächst, ob Änderungen an dem Eintrag erforderlich sind, oder er kann ihn unverändert an den Genehmigenden senden.
Nachdem der Einreichende den Eintrag aktualisiert oder seine Richtigkeit festgestellt hat, wird er wie gewohnt an den Genehmigenden gesendet.
Wie werden Einträge bei der Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch gekennzeichnet?
Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch verwendet Ihre historischen Daten, um Muster in Ihren Hauptbuch-Journaleinträgen zu erkennen. Eingehende Einträge, die diesen Mustern nicht entsprechen, werden gekennzeichnet. Muster werden in der Regel pro Journal festgelegt und basieren weitgehend auf Standardfeldern eines Eintrags, z. B. Konto, Schlüsseldimensionen und Betrag.
Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch ist dynamisch, d. h. sie lernt kontinuierlich, wenn neue Daten verfügbar werden und neue Muster entstehen. Beispielsweise wird eine Transaktion zuerst markiert, dann aber ein neues Muster erkannt. Einträge, die dem neu identifizierten Muster entsprechen, werden nicht mehr als Sonderfälle gekennzeichnet.
Was bedeutet es, wenn ein Eintrag markiert wird?
Wenn ein Hauptbuch-Journaleintrag als Sonderfall gekennzeichnet wird, hat der Algorithmus anhand der verfügbaren Daten und der aktuell identifizierten Muster festgestellt, dass der Eintrag ungewöhnlich ist. Der Grund für die Markierung des Eintrags kann angezeigt werden, indem Sie den Mauszeiger über die Sonderfallflagge innerhalb des Eintrags bewegen. Der Grund für die Kennzeichnung könnte sein:
- Es wird ein Wert für eine Dimension verwendet, der normalerweise nicht in diesem Journal verwendet wird.
- Es wird ein neuer Eintragstyp verwendet, der noch nie zuvor in den Daten zu sehen war.
- Es entspricht nicht anderen Mustern, die vom Algorithmus identifiziert wurden.
Algorithmen zur Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch basieren auf gängigen Transaktionspraktiken und berücksichtigen Beziehungsmuster in historischen Daten. In einigen Fällen können sich Ihre Geschäftspraktiken aus einem legitimen Grund, den die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch nicht als Muster erkannt hat, weiterentwickeln oder abweichen. Folglich markiert die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch einige Einträge, die Sie als normal betrachten. Die Markierung ist ein zusätzliches Instrument, das Sie zu Transaktionen führt, die eine besondere Prüfung erfordern.
Was bedeutet es, wenn ein Eintrag nicht markiert ist?
Es kann viele Gründe geben, warum ein Eintrag nicht gekennzeichnet wird oder besondere Aufmerksamkeit erfordert. Dies kann z. B. auf eine Richtlinienänderung in Ihrem Unternehmen oder auf eine andere Art von Problem zurückzuführen sein, das der Algorithmus noch nicht erkannt hat.
Die Erkennung von Sonderfällen im Hauptbuch ist ein weiterer Datenpunkt in Ihrem Überprüfungsprozess, der hilfreich sein kann, wenn Sie Journaleinträge mit und ohne Markierung zur Genehmigung überprüfen.
