Genehmigungen für Journaleinträge einrichten

Bevor Sie einen Benutzer als Genehmigenden zuweisen können, benötigt der Benutzer die Berechtigung zum Genehmigen von Journaleinträgen.

Gehen Sie auf der Seite "Hauptbuchberechtigungen" zu Journaleinträge genehmigen und wählen Sie daneben Liste aus.

Wenn Sie rollenbasierte Berechtigungen verwenden, achten Sie darauf, dass Sie diese Berechtigung allen Benutzer*innen erteilen möchten, denen die Rolle zugewiesen ist.

Wenn Ihr Unternehmen eine rollenbasierte Sicherheit verwendet, können Sie eine Benutzergruppe erstellen und diese als Genehmigende hinzufügen. Jedes Mitglied der Gruppe kann dann Einträge genehmigen. Die Genehmigung ist jeweils von nur einem Mitglied erforderlich.

Weitere Informationen finden Sie auf den folgenden Hilfeseiten:

• Benutzergruppe hinzufügen

• Eine Rolle einer Benutzergruppe zuweisen

Wenn Sie in einem Unternehmen mit mehreren Entitäten arbeiten und pro Entität unterschiedliche Genehmigende bestimmen müssen, beginnen Sie auf dem Top-Level. Nachdem Sie die Genehmigungen auf dem Top-Level eingerichtet haben, gehen Sie jede Entität durch und wählen die Genehmigenden aus.

1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Konfiguration.

2. Wählen Sie unter Genehmigungsoptionen die Option Genehmigungen für Journaleinträge aktivieren aus.
3. Wählen Sie Genehmigungen verwalten und dann Bearbeiten aus.

4. Wählen Sie optional Einreicher kann eigene Einträge genehmigen.

   Wenn Sie nicht möchten, dass die Journaleinträge von Genehmigenden automatisch genehmigt werden, wenn sie eingereicht werden, lassen dieses Kontrollkästchen deaktiviert. Sie können für die einzelnen Journale stellvertretende Genehmigende auswählen.

5. Wählen Sie optional Delegierung aktivieren, damit Genehmigende eine andere Person mit Genehmigungsberechtigungen auswählen können, um Journaleinträge in ihrem Namen zu genehmigen. Weitere Informationen finden Sie unter Genehmigungen des Bevollmächtigten.

6. Sie können auch Admin-Genehmigende auswählen.

   Weitere Informationen finden Sie unter Admin-Genehmigenden erstellen.

7. Geben Sie in der Tabelle die Genehmigenden für die einzelnen Journale an, für die Genehmigungen erforderlich sind.

   Hierfür gibt es drei Möglichkeiten:

   Autorisieren Sie einen Genehmigenden pro Journal.

   1. Geben Sie in der Spalte Journal in der ersten leeren Zeile ein Journal ein.

   2. Wählen Sie Details anzeigen aus.

   3. Wählen Sie in der Spalte Genehmigender eine Person aus.

   4. Wenn Sie Benutzer*innen nicht die Genehmigung erteilen, ihre eigenen Einträge zu genehmigen, wählen Sie eine*n stellvertretende*n Genehmigende*n aus.

   Autorisieren Sie eine Gruppe von Benutzern.

   Jedes Mitglied der Gruppe kann Journaleinträge genehmigen. Es ist nur eine Genehmigung erforderlich.

   1. Geben Sie in der Spalte Journal in der ersten leeren Zeile ein Journal ein.
   2. Geben Sie in der Spalte Genehmigender eine Benutzergruppe ein, um alle Personen in der Gruppe als Genehmigende zu autorisieren.

   3. Wenn Sie Benutzer*innen nicht die Genehmigung erteilen, ihre eigenen Einträge zu genehmigen, wählen Sie eine*n stellvertretende*n Genehmigende*n aus.

   Erstellen Sie eine mehrstufige Genehmigungskette.

   In diesem Workflow sind für jeden Journaleintrag zwei oder mehr Genehmigungen erforderlich. Jeder Eintrag wird an den ersten Genehmigenden weitergeleitet. Nach der Genehmigung wird er an den nächsten Genehmigenden weitergeleitet.

   1. Geben Sie in der Spalte Journal in der ersten leeren Zeile ein Journal ein.

   2. Geben Sie in der Spalte Genehmigender eine*n Benutzer*in ein, um ihn*sie als Genehmigende*n zu autorisieren.

   3. Wenn Sie Benutzer*innen nicht die Genehmigung erteilen, ihre eigenen Einträge zu genehmigen, wählen Sie eine*n stellvertretende*n Genehmigende*n aus.

   4. Geben Sie in der nächsten Zeile dasselbe Journal ein und wählen Sie einen anderen Genehmigenden und ggf. einen stellvertretenden Genehmigenden aus.

      Wiederholen Sie diesen Schritt, um weitere Ebenen in der Genehmigungskette hinzuzufügen.

8. Wählen Sie Speichern und dann noch einmal Speichern.

Im Abschnitt Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigung können Sie Intacct so einrichten, dass E-Mail-Benachrichtigungen über Einträge, die genehmigt werden müssen, an Genehmigende gesendet werden. Sie können auswählen, wie oft Benachrichtigungen gesendet werden:

• Keine: Benachrichtigungen werden nicht gesendet. Dies ist die Standardauswahl.
• Einzelne Transaktionen: Jedes Mal, wenn eine Transaktionsgenehmigung angefordert wird, wird eine Benachrichtigung gesendet.
• Tägliche Zusammenfassung: Eine Benachrichtigung wird einmal am Tag, direkt nach Betriebsschluss, gesendet.
• Wöchentliche Zusammenfassung: Eine Benachrichtigung wird einmal pro Woche zu Beginn des letzten Arbeitstages der Woche gesendet.
• Monatliche Zusammenfassung: Eine Benachrichtigung wird am Ende des Monats zu Beginn des letzten Arbeitstages des Monats gesendet.

Zusammenfassungsbenachrichtigungen umfassen alle Aktivitäten, die nach der letzten gesendeten Benachrichtigung stattgefunden haben.

Ihr Unternehmenskalender bestimmt die genaue Uhrzeit oder den Tag der Woche oder des Monats, an dem zusammenfassende Benachrichtigungen gesendet werden.

Für jede Transaktion, die genehmigt werden muss, enthält die Benachrichtigung einen Link zur Überprüfung der Transaktion und die folgenden Details:

• Name der Person, die die Transaktion übermittelt hat
• Datum der Einreichung
• Journal
• Transaktionsnummer
• Beschreibung

Wenn Personen die Rolle in Unternehmen wechseln oder das Unternehmen ganz verlassen, ist ein Genehmigender möglicherweise nicht mehr verfügbar, um Journaleinträge zu genehmigen. Um sicherzustellen, dass es immer jemanden gibt, der einen Eintrag genehmigen kann, erstellen Sie einen Admin-Genehmigenden.

Journaleinträge, die vom Admin-Genehmigenden erstellt wurden, werden automatisch genehmigt.

1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Journaleintragsgenehmigungen.

2. Wählen Sie Bearbeiten aus.

3. Treffen Sie in der Dropdown-Liste Admin-Genehmigender eine Auswahl.

   Wählen Sie am besten eine Person aus, die normalerweise nicht am Genehmigungsprozess beteiligt ist.

4. Wählen Sie Speichern.

Ein*e Einreicher*in kann eigene Journaleinträge genehmigen, wenn die folgenden Anforderungen erfüllt sind:

• Auf der Seite "Journaleintragsgenehmigungen" ist das Kontrollkästchen Der Einreicher kann eigene Einträge genehmigen aktiviert.
• Der Einreicher ist ein Genehmigender für das Journal.

Um E-Mails zu empfangen, müssen die E-Mail-Benachrichtigungen auf der Seite "Journaleintragsgenehmigungen" eingerichtet werden.

1. Wählen Sie oben auf einer beliebigen Seite Ihren Benutzernamen und dann Meine Einstellungen aus.

2. Wählen Sie im Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen" unter "Genehmigungsanforderungen" die Option Journaleintrag.

3. Wählen Sie Speichern.