Genehmigungen für Journaleinträge einrichten

Journaleintragsgenehmigungen stellen sicher, dass die richtigen Benutzer die entsprechenden Journaleinträge überwachen und genehmigen, bevor sie gebucht werden.

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Geschäftlicher Benutzer mit Admin-Berechtigungen
Berechtigungen

Journaleinträge genehmigen: Auflisten
Voraussetzungen

  • Genehmigungen müssen aktiviert sein

    Wählen Sie auf der Seite "Hauptbuch konfigurieren" in den Genehmigungsoptionen die Option Journaleintragsgenehmigungen aktivieren aus.

  • Wenn Sie einer Benutzergruppe die Berechtigung geben möchten, Journaleinträge zu genehmigen, erstellen Sie zuerst die Benutzergruppe.

Berechtigungen für Genehmigende hinzufügen

Bevor Sie einen Benutzer als Genehmigenden zuweisen können, benötigt der Benutzer die Berechtigung zum Genehmigen von Journaleinträgen.

Gehen Sie auf der Seite "Hauptbuchberechtigungen" zu Journaleinträge genehmigen und wählen Sie daneben Liste aus.

Wenn Sie rollenbasierte Berechtigungen verwenden, achten Sie darauf, dass Sie diese Berechtigung allen Benutzern erteilen möchten, denen die Rolle zugewiesen ist.

Weitere Informationen zum Zuweisen von Berechtigungen finden Sie unter einem der folgenden Links, je nach Sicherheitseinrichtung Ihres Unternehmens:

Der Benutzer wird nun in der Liste der verfügbaren Genehmigenden angezeigt. Führen Sie die Schritte im nächsten Abschnitt aus, um Benutzer als Genehmigende hinzuzufügen.

Eine Rolle einer Benutzergruppe zuweisen

Wenn Sie eine Benutzergruppe erstellt haben, die als Genehmigender autorisiert werden soll, und rollenbasierte Berechtigungen verwenden, können Sie dieser Gruppe eine Rolle mit der Genehmigungsberechtigung zuweisen. In diesem Fall sollten Sie eine separate Rolle nur für Genehmigende von Journaleinträgen erstellen.

  1. Gehen Sie zu Unternehmen > Admin > Gruppen.

  2. Suchen Sie die Gruppe der Genehmigenden für Journaleinträge und wählen Sie Bearbeiten aus.

  3. Gehen Sie zum Tab Rolleninformationen.

  4. Wählen Sie in der Spalte Rollenname die Rolle mit der Berechtigung zum Genehmigen von Journaleinträgen aus.

  5. Wählen Sie Speichern.

Genehmigung für Journale erforderlich machen und Genehmigende angeben

Wenn Sie in einem Unternehmen mit mehreren Entitäten arbeiten und pro Entität unterschiedliche Genehmigende bestimmen müssen, beginnen Sie auf dem Top-Level. Nachdem Sie die Genehmigungen auf dem Top-Level eingerichtet haben, gehen Sie jede Entität durch und wählen die Genehmigenden aus.

  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Wählen Sie auf der Seite "Hauptbuch konfigurieren" unter Genehmigungsoptionen die Option Journaleintragsgenehmigungen aktivieren aus.

  3. Geben Sie im Abschnitt Genehmigende die Genehmigenden für jedes Journal an, für das Genehmigungen erforderlich sind.

    Hierfür gibt es drei Möglichkeiten:

    • Autorisieren Sie einen Genehmigenden pro Journal.

      1. Geben Sie in der Spalte Journal in der ersten leeren Zeile ein Journal ein.

      2. Geben Sie in der Spalte Genehmigender eine*n Benutzer*in ein, um ihn*sie als Genehmigende*n zu autorisieren.

      3. Wenn Sie Benutzer*innen nicht die Genehmigung erteilen, ihre eigenen Einträge zu genehmigen, wählen Sie eine*n stellvertretende*n Genehmigende*n aus.

    • Autorisieren Sie eine Gruppe von Benutzern.

      Jedes Mitglied der Gruppe kann Journaleinträge genehmigen. Nur eine Genehmigung ist erforderlich.

      1. Geben Sie in der Spalte Journal in der ersten leeren Zeile ein Journal ein.
      2. Geben Sie in der Spalte Genehmigender eine Benutzergruppe ein, um alle Personen in der Gruppe als Genehmigende zu autorisieren.

      3. Wenn Sie Benutzer*innen nicht die Genehmigung erteilen, ihre eigenen Einträge zu genehmigen, wählen Sie eine*n stellvertretende*n Genehmigende*n aus.

    • Erstellen Sie eine mehrstufige Genehmigungskette.

      In diesem Workflow sind für jeden Journaleintrag zwei oder mehr Genehmigungen erforderlich. Jeder Eintrag wird an den ersten Genehmigenden weitergeleitet. Nach der Genehmigung wird er an den nächsten Genehmigenden weitergeleitet.

      1. Geben Sie in der Spalte Journal in der ersten leeren Zeile ein Journal ein.

      2. Geben Sie in der Spalte Genehmigender eine*n Benutzer*in ein, um ihn*sie als Genehmigende*n zu autorisieren.

      3. Wenn Sie Benutzer*innen nicht die Genehmigung erteilen, ihre eigenen Einträge zu genehmigen, wählen Sie eine*n stellvertretende*n Genehmigende*n aus.

      4. Geben Sie in der nächsten Zeile dasselbe Journal ein und wählen Sie einen anderen Genehmigenden und ggf. einen stellvertretenden Genehmigenden aus.

        Wiederholen Sie diesen Schritt, um weitere Ebenen in der Genehmigungskette hinzuzufügen.

  4. Wählen Sie Speichern.

Um alle Transaktionen in einem bestimmten Journal automatisch zu genehmigen (keine Genehmigung erforderlich), nehmen Sie das Journal nicht in die Liste auf.

E-Mail-Benachrichtigungen für Genehmigende einrichten

Im Abschnitt Häufigkeit der E-Mail-Benachrichtigung können Sie Intacct so einrichten, dass E-Mail-Benachrichtigungen über Einträge, die genehmigt werden müssen, an Genehmigende gesendet werden. Sie können auswählen, wie oft Benachrichtigungen gesendet werden:

  • Keine: Benachrichtigungen werden nicht gesendet. Dies ist die Standardauswahl.
  • Einzelne Transaktionen: Jedes Mal, wenn eine Transaktionsgenehmigung angefordert wird, wird eine Benachrichtigung gesendet.
  • Tägliche Zusammenfassung: Eine Benachrichtigung wird einmal am Tag, direkt nach Betriebsschluss, gesendet.
  • Wöchentliche Zusammenfassung: Eine Benachrichtigung wird einmal pro Woche zu Beginn des letzten Arbeitstages der Woche gesendet.
  • Monatliche Zusammenfassung: Eine Benachrichtigung wird am Ende des Monats zu Beginn des letzten Arbeitstages des Monats gesendet.

Zusammenfassungsbenachrichtigungen umfassen alle Aktivitäten, die nach der letzten gesendeten Benachrichtigung stattgefunden haben.

Ihr Unternehmenskalender bestimmt die genaue Uhrzeit oder den Tag der Woche oder des Monats, an dem zusammenfassende Benachrichtigungen gesendet werden.

Für jede Transaktion, die genehmigt werden muss, enthält die Benachrichtigung einen Link zur Überprüfung der Transaktion und die folgenden Details:

  • Name der Person, die die Transaktion übermittelt hat
  • Datum der Einreichung
  • Journal
  • Transaktionsnummer
  • Beschreibung

Einen Admin-Genehmigenden erstellen

Wenn Personen die Rolle in Unternehmen wechseln oder das Unternehmen ganz verlassen, ist ein Genehmigender möglicherweise nicht mehr verfügbar, um Journaleinträge zu genehmigen. Um sicherzustellen, dass es immer jemanden gibt, der einen Eintrag genehmigen kann, erstellen Sie einen Admin-Genehmigenden.

Journaleinträge, die vom Admin-Genehmigenden erstellt wurden, werden automatisch genehmigt.

  1. Gehen Sie zu Hauptbuch > Einrichtung > Konfiguration.

  2. Geben Sie auf der Seite "Hauptbuch konfigurieren" unter Genehmigungsoptionen einen Benutzer in das Feld Admin-Genehmigender ein.

    Wählen Sie am besten eine Person aus, die normalerweise nicht am Genehmigungsprozess beteiligt ist.

  3. Wählen Sie Speichern.

Einreichende ihre eigenen Einträge genehmigen lassen

Ein Einreicher kann seine eigenen Journaleinträge genehmigen, wenn die folgenden Anforderungen erfüllt sind:

  • Auf der Seite "Hauptbuch konfigurieren" unter Genehmigungsoptionen ist das Kontrollkästchen Der Einreicher kann eigene Einträge genehmigen ausgewählt.
  • Der Einreicher ist ein Genehmigender für das Journal.
  • Die Genehmigung durch eine Führungskraft ist deaktiviert.
Ursache Lösung

"Der Einreicher kann eigene Einträge genehmigen" nicht aktiviert

Wenn Der Einreicher kann eigene Einträge genehmigen auf der Seite "Hauptbuch konfigurieren" nicht ausgewählt ist, können Benutzer*innen ihre eigenen Einträge nicht genehmigen.

Wenden Sie sich an Ihren Administrator, um diese Funktion zu aktivieren oder einen stellvertretenden Genehmigenden auszuwählen, der Ihre Einträge genehmigt.

Nicht als Genehmigender definiert

Wenn Ihnen keine Genehmigungsberechtigungen erteilt wurden, können Sie keine Journaleinträge genehmigen.

Wenden Sie sich an den Administrator, um Berechtigungen zum Genehmigen von Einträgen zu aktivieren, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.

Probleme bei der Genehmigung durch Führungskräfte

Wenn Sie keiner Führungskraft zugewiesen sind, erhalten Sie möglicherweise eine Fehlermeldung, wenn Sie versuchen, einen Journaleintrag zu übermitteln. Die Meldung besagt, dass es sich um eine ungültige Transaktion handelt und den Mitarbeitern jeweils Führungskräfte zugewiesen werden müssen.

Die Option, mit der Sie Ihre eigenen Einträge genehmigen können, funktioniert nur dann ordnungsgemäß, wenn Sie als Genehmigender konfiguriert sind. Wenn Genehmigung durch Führungskraft des Mitarbeiters für die Genehmigung festgelegt ist, ignoriert das Hauptbuch "Der Einreicher kann eigene Einträge genehmigen" und sucht in Ihrem Mitarbeiterdatensatz nach einer Führungskraft.

Fügen Sie in diesem Fall eine Führungskraft in den Mitarbeiterdatensatz ein und übermitteln Sie den Eintrag dann zur Genehmigung an die Führungskraft, oder entfernen Sie die Anforderung für die Genehmigung durch eine Führungskraft.

E-Mail erhalten, um eine Transaktion zu genehmigen

Um E-Mails zu empfangen, müssen E-Mail-Benachrichtigungen in "Hauptbuch konfigurieren" eingerichtet werden.

  1. Wählen Sie oben auf einer beliebigen Seite Ihren Benutzernamen und dann Meine Einstellungen aus.

  2. Wählen Sie im Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen" unter "Genehmigungsanforderungen" die Option Journaleintrag.

  3. Wählen Sie Speichern.